Google Keep è probabilmente il miglior servizio di Google che la maggior parte delle persone non usa.
Servizi come Keep, Evernote e Microsoft OneNote sono spesso chiamati “app per prendere appunti”. Ma è un’etichetta obsoleta. Sono cresciuti oltre le loro radici, ora offrono un flusso di lavoro collaborativo, promemoria, liste di controllo, geofencing, riconoscimento ottico dei caratteri, trascrizione vocale, sketch e altro ancora.
Alcuni anni fa, avrei consigliato Evernote. Ma durante l’estate, Evernote ha preso una svolta sbagliata. L’azienda ha cambiato la sua struttura dei prezzi in un modo che praticamente costringe gli utenti a pagare o lasciare. In particolare, Evernote ha aggiunto limitazioni alla versione gratuita, chiamata Evernote Basic. Ora è accessibile attraverso un massimo di due dispositivi all’anno – un totale deal-killer, per quanto mi riguarda. Limitano gli upload a 60 megabyte al mese, che è assurdamente basso. E hanno aumentato i prezzi dei livelli premium. Le versioni a pagamento di Evernote ora costano $34.99, $69.99 e $120 all’anno.
Le alternative abbondano.
Microsoft OneNote è una grande scelta per le persone investite nel mondo Microsoft — utenti Windows che si abbonano a Microsoft Office 365 o che hanno un Windows Phone.
Apple Notes è rudimentale, ma ideale per le persone che usano molti prodotti Apple ma non molti prodotti Google e per gli utenti pesanti di Siri che si sentono a loro agio nel caldo abbraccio di iCloud.
Per la maggior parte delle persone, tuttavia, consiglio Google Keep, soprattutto per chi usa i molti prodotti con cui Keep si integra. Questi includono Chrome, Calendar, Gmail, Foto, Drive, Docs, Google Now, Google Assistant e Google Home. L’integrazione di Keep con queste altre app è roba potente.
Keep è il migliore della classe per tre ragioni non sorprendenti, dato che è di Google che stiamo parlando qui. L’integrazione di Keep con altre app, la ricerca e l’intelligenza artificiale (A.I.) sono tutte superiori alla concorrenza. (Vedrai questi vantaggi nei suggerimenti qui sotto.)
Alcuni pensano ancora che Keep sia solo una stupida app per appunti. Sono qui per dirvi che da quando Keep è stato lanciato più di tre anni e mezzo fa, Google ha tranquillamente aggiunto così tante nuove caratteristiche (molte delle quali sfruttano la potente intelligenza artificiale di Google) che ora è un prodotto completamente diverso.
Google quasi certamente svelerà un’API ad un certo punto, consentendo alle aziende di terze parti di creare applicazioni e servizi che leggono o scrivono note.
Nel frattempo, Google probabilmente integrerà Keep più profondamente in una gamma crescente di prodotti Google.
La più trasformativa di queste integrazioni sarà in Google Assistant, l’assistente virtuale A.I. di prossima generazione di Google. Nello stesso modo in cui Assistant analizzerà la tua email, il calendario e altre app Google piene di dati, Assistant analizzerà anche Keep e renderà tutte le informazioni in Keep disponibili per te attraverso una conversazione o una chat.
Quando Assistant potrà usare Keep per ricordare le cose per te, si sentirà come parte della tua mente. Sussurrerà promemoria nel tuo orecchio e ti fornirà qualsiasi informazione in Keep ogni volta che lo chiederai.
Quindi se hai intenzione di utilizzare Google Assistant, ora è il momento di iniziare a popolare Keep con tutti i tuoi fatti personali, informazioni e idee.
Inoltre, penso che Keep sia già la migliore app per prendere appunti là fuori. Ecco le cose incredibili che puoi fare ora con Google Keep.
Cattura istantaneamente qualsiasi cosa
Quando hai un’idea o incontri informazioni nel mondo che vuoi ricordare per sempre, Keep cattura rapidamente.
Usa un widget sulla schermata Oggi per iOS o sulla schermata iniziale di Android per la cattura con un solo tocco. Il widget mostra quattro pulsanti: “Nota”, “Lista”, “Foto” e “Audio”. Un tocco e si parte per le corse.
utenti iPhone: Posiziona l’icona Keep come una delle tue quattro icone “Dock” per un accesso più rapido. Se hai un iPhone 6s o successivo, usa il 3D Touch: Premi forte sull’icona e scegli tra “Nuova nota audio”, “Nuova nota fotografica”, “Nuova lista” o “Nuova nota”.”
La scelta più veloce è Audio: basta selezionare e parlare, e le tue parole saranno catturate e anche digitate in testo ricercabile.
Se hai bisogno di catturare informazioni scritte – su una lavagna, un cartello, un biglietto da visita, un menu, un articolo, un contratto, una targa o anche uno schermo – tocca il pulsante “Foto” e scatta una foto. Keep scansiona e cattura le parole in quella foto, rendendo la nota ricercabile. Per estrarre le parole, tocca la foto e scegli “Grab image text” dal menu. Le parole nella foto saranno trasformate in testo. Puoi anche importare in Keep le foto che hai già scattato, e anche quelle saranno scannerizzate.
La funzione di scansione delle parole funziona solo per la lingua inglese, ma il project manager di Google Keep Mario Anima mi ha detto che altre lingue saranno aggiunte in futuro.
(Suggerimento bonus: sia l’audio che le foto che registri in Keep sono memorizzate in Google Drive e contano contro il tuo limite di archiviazione in Drive. Dopo che Keep estrae il testo, puoi cancellare la registrazione o la foto e conservare solo le parole.)
Ovviamente, puoi anche scegliere “Nota” o “Elenco” per catturare testo in forma libera o liste di checkbox. In una “Nota”, è possibile utilizzare asterischi o trattini per elenchi puntati, e Keep crea automaticamente il punto successivo. In una “Lista”, Google usa l’intelligenza artificiale per indovinare quali elementi stai aggiungendo, il che accelera la creazione della lista.
Con il comando “OK Google” sui telefoni Android, puoi creare note semplicemente parlando. Si possono anche aggiungere e modificare liste con la sola voce. Per esempio: “OK, Google: Crea una lista della spesa con cavoli e latte”. Si può poi cambiare idea dicendo: “Rimuovi il cavolo” e “Cambia ‘latte’ in ‘latte senza grassi.’ (Dopo che la lista è salvata puoi aggiungere nuovi elementi con la sola voce, ma non cambiarli o rimuoverli.)
Se usi il browser Chrome di Google, installa l’estensione Keep Chrome e anche l’app Chrome — basta andare sul sito Keep e trovare l’opzione pagina app sul menu hamburger. Premendo il pulsante Keep che l’estensione del browser installa, catturerai un link alla scheda attualmente selezionata, con la possibilità di aggiungere una nota.
Parlando di browser, apri ciascuna delle tue etichette Keep più frequentemente utilizzate in una scheda separata per una rapida cattura e riferimento mentre usi il tuo PC o laptop. Quando sei già in una specifica categoria di etichette, le nuove note saranno automaticamente etichettate per quella categoria.
O, meglio ancora, esegui l’app del browser Chrome, riducila a una colonna sottile e tienila aperta accanto al tuo browser per un accesso immediato mentre lavori.
Ricorda più velocemente
Google Keep ha una funzione di ricerca incredibile. Ma quando clicchi o tocchi l’icona “Cerca”, e prima che tu possa anche solo cercare, ti verranno presentate delle opzioni per trovare le cose. Queste opzioni includono il tipo di nota (“Promemoria”, “Liste” e “Foto”), etichette (che è possibile creare sia utilizzando il menu pop-out o creando hashtag nelle note; ogni nota può avere tutte le etichette che vuoi), persone (l’elenco completo delle persone con cui hai condiviso le note o che hanno condiviso le note con te), cose (l’auto-categorizzazione di Google A.I. auto-categorizzazione delle tue note, che include categorie come “Libri”, “Cibo”, “Film”, “Musica”, “Luoghi”, “Viaggi” e altri) e colori.
Aggiungi promemoria in Keep (non Inbox)
Google Reminders è una funzione che abbraccia tre prodotti: Inbox, Keep e Calendar. La funzione ti permette di essere avvisato in base all’ora e alla data o alla posizione – per esempio, è possibile impostare un promemoria per ritirare il tuo lavaggio a secco la prossima volta che guidi vicino alla lavanderia. Puoi anche impostare promemoria ricorrenti.
La maggior parte degli utenti inserisce i promemoria da Inbox. Ma aggiungerli in Keep è meglio. I promemoria aggiunti in Keep appaiono in Inbox, ma quelli aggiunti in Inbox non appaiono in Keep. (I promemoria appaiono in Calendario, a prescindere.)
L’interfaccia di Keep per i promemoria è migliore di quella di Inbox. Puoi usare l’intera gamma di opzioni: “Note”, “Lista”, “Foto” e “Audio”. Basta creare qualsiasi tipo di nota Keep, poi toccare l’icona Promemoria.
Utilizzare Keep come un “tovagliolo intelligente”
La versione Android di Keep permette schizzi a forma libera e note scritte a mano, proprio come si potrebbe fare su un tovagliolo in una riunione a pranzo. (La versione iOS di Keep avrà presto questa funzione, secondo Anima di Google). La differenza è che Google applica un’incredibile intelligenza artificiale per rendere i tuoi scarabocchi ricercabili. Google può riconoscere e convertire in testo la maggior parte degli scarabocchi scritti a mano. Ancora più sorprendente, Google A.I. può anche riconoscere alcuni dei tuoi disegni. Quindi, se si disegna una casa, una macchina e un bicchiere da Martini, si dovrebbe essere in grado di trovare lo schizzo più tardi cercando queste parole. Google ha recentemente dimostrato questa A.I. all’interno di un gioco divertente chiamato Quick Draw. Google indovina cosa stai disegnando in tempo reale, mentre lo stai disegnando.
Apri l’app Keep per Android e tocca “Nuovo disegno”. Puoi anche aggiungere un disegno a una nota esistente o disegnare su una foto importata in Keep. Una volta che sei in modalità disegno, usa i vari strumenti di disegno ed evidenziazione per migliorare i tuoi disegni.
Prioritizza la tua mente
Utilizza il drag-and-drop per riorganizzare le tue note o “appuntare” le note in cima.
Ecco una scorciatoia segreta che porta qualsiasi nota in cima alla rotazione, ma non “appuntata”: Archivia la nota, poi disarchivia. Quando emerge dall’Archivio, sarà posizionata come se fosse una nuova nota (il pulsante “archivio” è una casella con una freccia sopra).
Incuba le tue idee
Non catturare solo le tue idee in Keep. Sviluppale nel tempo. Questo è il miglior consiglio di Keep per i creatori. Certo, quando il genio colpisce, cattura l’idea. Ma torna indietro e passa del tempo di qualità con le tue note. Quando hai altri pensieri o trovi fatti o risorse correlate, aggiungili alla nota esistente. Scrivi interi passaggi (perché anche le idee su come esprimere o articolare qualcosa devono essere catturate).
Puoi anche trascinare altri ad aiutarti a sviluppare le tue idee semplicemente toccando il pulsante “Condividi” sulla versione desktop o la voce “Collaboratori” sul menu “Altre opzioni” dell’applicazione mobile.
La tua idea è pronta per essere schiusa? “Laurea” la nota di Keep in un documento di Google. Sull’app mobile, l’opzione “Copia in Google docs” è sul pulsante “più” in basso a sinistra. Sulla versione desktop del browser, è sul menu “Altre opzioni” (i punti verticali).
Ogni nota può essere lunga fino a 20.000 caratteri, circa 12 volte la lunghezza di questa colonna, e il campo del titolo non può superare i 1.000 caratteri. Per le liste, ogni elemento può avere fino a 1.000 caratteri e puoi avere fino a 999 elementi per lista.
Pensa a Google Keep come una periferica della tua mente
Rendi Google Keep centrale nella tua vita. Usalo in modo ossessivo. Quando lo fai, diventa uno specchio per la tua mente, un’estensione dei tuoi processi di pensiero che non dimentica mai – un vivaio per le tue migliori idee, progetti, obiettivi e piani.
Come Google evolve l’intelligenza artificiale di Keep e lo collega ai servizi che usi ogni giorno, la distanza tra l’ispirazione e l’esecuzione si riduce sempre di più.
Google Keep non è una stupida app di note adesive gialle. È uno strumento sempre presente, alimentato dall’intelligenza artificiale, che ingrandisce i poteri della tua mente.