Questa macro ha sia nuove caratteristiche che funzionalità migliorate.
Il primo miglioramento è che il numero iniziale dell’intervallo di cancellazione (#1) è sempre precompilato. Man mano che i numeri vengono rimossi dalla lista dei numeri (#7), il numero iniziale cambia. Il conto alla rovescia del conteggio rimanente (#6) ha migliorato la precisione.
Un importante miglioramento riguarda l’esportazione di un rapporto di rinumerazione. Nella versione precedente, cliccando su Export il report veniva esportato come un file .txt nella cartella EditTools Datasets e il nome del file veniva scelto per voi. Questo è cambiato.
Il processo di esportazione ora ti permette di impostare le informazioni di “intestazione” che appaiono su ogni rapporto. Facendo clic su Export File Header (#3) si apre la finestra di dialogo Header Info Maintenance:
Qui inserisci le tue informazioni di identificazione (#8). Il testo dell’intestazione che apparirà in ogni rapporto di rinumerazione di riferimento è mostrato in #9. Clicca su Save (#10) per salvare le tue informazioni. Le tue informazioni di intestazione rimarranno fino a quando non le cambierai; non c’è bisogno di inserirle di nuovo ad ogni progetto.
Quando fai clic su Esporta (#4), si apre la seguente finestra di dialogo:
Il campo superiore (#11) contiene il percorso e le informazioni sul nome del file. Le informazioni presenti danno quelle dell’ultimo rapporto esportato. Clicca sul pulsante Nuovo per fornire una nuova destinazione di salvataggio e un nuovo nome di file e per scegliere .txt, .doc, o .docx come formato di file. Nel campo inferiore (#12) inserisci le informazioni del progetto, come “Smith on Rabbits Chapter 98A”. Le informazioni sul progetto, insieme alla data di creazione del rapporto, appariranno sotto l’intestazione del rapporto.
Un’altra nuova caratteristica di questa macro sono i 7 pulsanti di testo (#2 sopra). Questi sono pulsanti personalizzabili che ti permettono di creare un testo standard che viene inserito nel campo Renumber (#A). Come potete vedere nell’immagine qui sopra, i primi 4 pulsanti sono stati personalizzati e gli ultimi 3 no.
Per personalizzare (o cambiare) un pulsante, fai clic destro sul pulsante per aprire la finestra di dialogo Custom Button. Nel campo Button Text (#13) inserisci il titolo breve che vuoi far apparire sulla faccia del pulsante (per un esempio, vedi i pulsanti personalizzati sopra). Nel campo di testo (#14), inserisci il testo che vuoi inserire quando il pulsante viene premuto. Poi clicca su Update (#15).
Per utilizzare il testo pre-scritto, clicca sul numero di riferimento che deve essere modificato (#16) in modo che sia inserito nel campo Original. Poi metti il cursore nel campo Renumber, rendendo il campo vuoto. Clicca sul pulsante con il testo che vuoi inserire (#17). Il testo apparirà nel campo Renumber. Clicca su Modifica (#18) per inserirlo nel campo Renumber principale (#A).
Ecco come appare nel campo Renumber:
Anche se non è completamente visibile, questo è il testo che apparirà nel rapporto al cliente: “dati non pubblicati – cancellati dalla lista di riferimento e inseriti come parentesi nel testo”.
L’ultima modifica apportata al controllo dell’ordine dei numeri di riferimento è per rendere la rinumerazione più facile e veloce. Ora quando si clicca su un numero originale che deve essere rinumerato, il campo Renumber viene automaticamente riempito con il numero successivo. La prima volta che rinumerate un riferimento, dovete inserire manualmente il numero di rinumerazione (#19); questo fa partire il contatore interno della macro e viene mostrato il numero Next Renumber (#20). In seguito, per rinumerare, basta cliccare sul Numero originale e se il Renumber suggerito è corretto, cliccare su Modifica (#21).
Track Reference Renumbering
La versione originale di questa macro forniva un metodo per verificare che i riferimenti fossero chiamati in ordine. Nuova è l’aggiunta della capacità di tracciare la rinumerazione dei riferimenti. Come mostra la figura qui sotto, sono presenti diverse nuove caratteristiche. (Non è mostrata una nuova aggiunta dell’ultimo minuto – il pulsante Go To.)
Primo è l’area per tracciare i numeri attuali e nuovi (#1 e #2). Il numero originale e il suo nuovo numero sono inseriti in #3 e il pulsante Modifica è cliccato per inserire i numeri nei campi appropriati in #1 e #2. Se #5 è selezionato, gli elementi rinumerati vengono automaticamente rimossi dalla lista originale (#9); se non è selezionato, è necessario rimuovere il numero manualmente. Il numero successivo di rinumerazione è mostrato al #4. Quando si rinumerano i riferimenti, è una buona relazione con il cliente creare una lista di rinumerazione che può essere data al cliente perché il correttore di bozze la usi (così come tenerne una copia con l’archivio dei file modificati nel caso sorga una domanda in futuro). Usando #6, puoi esportare la lista di rinumerazione in un file .txt standard. C’è un file predefinito (Reference Num Order Renumbered List.txt) che viene salvato nella cartella EditTools Datasets, ma potete dargli un nome specifico per il progetto (ad esempio, Gossey Laughter Reference Renumbering.txt) e salvarlo in una cartella di vostra scelta, come la stessa cartella con i file del progetto modificati.
Anche nuova è la possibilità di cancellare un intervallo di numeri (#7) dalla lista primaria (#9). Per esempio, se l’autore ha indicato che un callout include riferimenti da 10 a 25, puoi cancellare tutti quei numeri dalla lista principale (#9) in una volta sola, piuttosto che uno alla volta, usando questa funzione (#7). Anche il contatore (#8) è cambiato. Ora mostra sia il conteggio originale che quello rimanente.
Non è stata mostrata l’aggiunta dell’ultimo minuto del pulsante Go To. Appare sopra i contatori (#8). Il suo uso principale è per i documenti che hanno un gran numero di riferimenti. Piuttosto che scorrere per localizzare un numero molto in basso nella lista dei numeri (#9), si clicca su Vai a e si inserisce il numero a cui si vuole andare. Questo è uno strumento di sola navigazione.
Le seguenti immagini mostrano alcune delle caratteristiche in azione. La prima è la rinumerazione.
La rinumerazione inizia con la localizzazione del numero originale, cioè il numero da cambiare. Il numero originale, come appare nel manoscritto (cioè, il numero prima di cambiare), si trova nella colonna di sinistra (#10). Il numero deve poi essere inserito nel campo Originale a #11. Ci sono due modi per inserire i numeri. Il numero originale può essere inserito cliccando sul numero in #10, che lo inserirà automaticamente nel campo Originale in #11, oppure si può mettere il cursore nel campo Originale in #11 e inserire manualmente il numero. Poi inserisci il nuovo numero – cioè il numero a cui deve essere cambiato – nel campo Renumber a #11. Per questo esempio, rinumereremo la referenza 5 come referenza 1 (#11). Nota anche #12, che mostra i numeri di riferimento 1 e 5 nell’elenco dei numeri d’ordine originali. Poiché non abbiamo ancora cliccato il pulsante Modifica (#11), il Next Renumber mostra ancora 0 (#13).
Una volta cliccato il pulsante Modifica (#11), la finestra di dialogo cambia. Il rinumero appare nel campo principale accanto al numero originale (vedi #14). Questo ci permette di guardare questa finestra di dialogo e determinare quali numeri sono cambiati e in cosa sono cambiati. Per ricordarci che il prossimo rinumero è il 2, il 2 appare al #15. E poiché l’opzione Rimuovi numero (#5) è stata selezionata, il numero 1 è stato automaticamente rimosso dalla lista dell’ordine originale (#16).
Assumiamo che il riferimento 2 sia correttamente numerato; può essere lasciato o cliccato per rimuoverlo dalla lista del numero originale. Il prossimo riferimento chiamato dovrebbe essere 3 ma, invece, è 7. Quindi inseriamo 7 nel campo Original e 3 nel campo Renumber e clicchiamo Modify (#11). Il risultato è come mostrato qui:
Di nuovo, i numeri originali e nuovi sono visti nel campo Renumber (#17) e il numero Next Renumber è 4 (#18). E poiché il numero Remove è stato lasciato spuntato, il numero 3 è stato rimosso dalla lista Reference Order (#19) – ma non il numero 2, che deve essere rimosso cliccandoci sopra.
Si noterà che i conteggi al #20 non sono cambiati dai numeri originali. Questo perché non abbiamo rimosso manualmente un numero dalla lista degli ordini di riferimento (#19). Quando clicchiamo sul 2 per rimuoverlo (#21), il conteggio si aggiorna automaticamente (#22), come mostrato qui:
Quando hai finito il file, puoi esportare la lista di rinumerazione cliccando il pulsante Export (#23). Puoi tenerne una copia nei tuoi archivi e inviarne una copia al tuo cliente. Il file viene esportato come un file .txt ed è un semplice file come mostrato qui:
Il file viene automaticamente etichettato “Reference Num Order Renumbered List” (#24) e salvato automaticamente nella directory EditTools Datasets. Puoi cambiare il nome e la posizione (#23). Quello che viene prodotto è l’elenco mostrato sopra. Le due colonne di numeri (#26) sono identificate dalla testa (#25), con i numeri a sinistra della virgola che sono i numeri di riferimento originali e i numeri a destra della virgola che sono i numeri rinumerati. In questo esempio, tutti i riferimenti sono stati rinumerati tranne il riferimento 7. Il file .txt può essere inviato al cliente per l’uso da parte del correttore di bozze.
La macro di controllo dell’ordine dei riferimenti originali
Assicurarsi che i riferimenti numerati siano richiamati in ordine in un documento può essere un compito difficile, specialmente se ci sono molti riferimenti. La maggior parte degli editor usa carta e penna per tenere traccia dei riferimenti. EditTools ora offre un’opzione diversa per tracciare i richiami dei riferimenti: Reference # Order Check.
Reference # Order Check si trova sulla barra multifunzione di EditTools nel sottomenu References (A) (B), dove è elencato come Ref # Order Check.
Cliccando su Ref # Order Check (B) appare la finestra di dialogo per la macro, mostrata qui:
Se lavori a più progetti contemporaneamente, puoi tenere traccia dei riferimenti in ogni progetto salvando la lista dei numeri di riferimento di ogni progetto nel proprio file e poi aprendo quel file quando lavori al progetto specifico (#1).
Per popolare il controllo dell’ordine dei numeri di riferimento, inserisci l’ultimo numero di riferimento in un documento nel campo # dei riferimenti (#2) e clicca su Update List (#3). Per esempio, se il tuo documento elenca l’ultimo numero di riferimento come 123, devi digitare 123 nel campo # di riferimenti (#2) e poi Aggiorna la lista (#3). I numeri da 1 a 123 appariranno nel campo di visualizzazione (#4).
Se il tuo documento ha riferimenti “a,b” (per esempio, 57a, 62a, 62b, 62c), puoi aggiungerli alla lista usando la funzione Inserisci (#5). Devi inserire il valore “a,b” da inserire nel campo Value to insert, poi indicare il numero prima (Insert before field) o il numero dopo (Insert after field) nella lista. Il numero “a,b” apparirà quindi nella lista. Per esempio, per inserire 62b, dovresti digitare 62b nel campo Valore da inserire e poi digitare 62c nel campo Inserisci prima o 63 nel campo Inserisci dopo – assumendo che tu abbia già inserito 62a ma non 62c nella lista. Per inserire il numero, cliccate su Insert (#5).
Il Count (#6) vi dà un conteggio totale del numero di riferimenti e, come con altre macro di EditTools, avete l’opzione di salvare, salvare & chiudere, o chiudere (#7) la finestra di dialogo.
Prevediamo che nel nostro documento di esempio ci siano 117 riferimenti. Clicchiamo su Ref # Order Check (B sopra) per aprire la nostra finestra di dialogo in cui digitiamo 117 (#8) e clicchiamo Update List (#9).
Cliccando Update List si popola il campo dell’elenco dei numeri di riferimento (#9).
Se la lista di riferimento ha anche un riferimento numerato 102a, quel numero verrebbe aggiunto alla lista digitando il numero nel Valore da inserire (#10) e digitando 103 nel campo Inserisci prima (#11) o digitando 102 nel campo Inserisci dopo (#12) e poi cliccando su Inserisci (#13).
Come mostrato qui, il numero 102a viene inserito automaticamente (freccia). Facendo clic su Salva & Chiudi (#14) si salva la lista dei numeri.
Quando si riapre Controllo ordine numero di riferimento, appare la lista dei numeri salvata (come dimostrato dall’inclusione di 102a nel nostro esempio) e il conteggio ora mostra il numero totale dei numeri di riferimento come 118 (#16), che è il nostro originale 117 più l’aggiunta di 102a.
Nell’estratto del nostro documento di esempio, i riferimenti sono stati evidenziati. Il primo riferimento richiamato è 1 (#17), che abbiamo incontrato molto tempo fa; il successivo è 43 (#17).
Un’occhiata alla finestra di dialogo Reference # Order Check ci dice che 43 è il prossimo numero di riferimento che dovrebbe essere richiamato (#20), quindi facciamo un solo clic sul numero 43 nel campo del numero (#20) per rimuoverlo dalla lista. Questo sposterà il numero 44 in cima alla lista (#21), indicando che è il prossimo numero previsto nel documento.
Tuttavia, il prossimo numero di riferimento nel nostro documento è 47 (vedi #18 sopra), non il previsto 44 (#21). Questo ci dice che i riferimenti 44, 45 e 46 non sono chiamati in ordine numerico o potrebbero non essere chiamati affatto nel documento. Come redattori, faremmo i prossimi passi necessari per affrontare questo problema.
Alcuni altri punti: Usando il nostro esempio, se salvate & chiudete Reference # Order Check a questo punto (dopo che il 43 è stato rimosso dal campo del numero) e riaprite Reference # Order Check, la vostra lista di numeri inizia ancora con il 44 come primo numero (#22) ma il vostro conteggio (#23) ora indica il numero di numeri rimanenti nella lista di numeri. Se semplicemente salvi, allora il file viene salvato ma il conteggio (#23) non cambia. Il conteggio cambia quando il file viene aggiornato come risultato del suo essere chiuso e riaperto.
Infine, i numeri possono essere rimossi dal campo dei numeri in qualsiasi ordine; basta cliccare su un numero. Se cancellate accidentalmente un numero, reinseritelo usando la procedura descritta sopra per l’inserimento di un numero (da #10 a #14).
Si prega di non cancellare i numeri.