Seattle Paid Sick and Safe Time Ordinance aumenta la necessità di tracciare i dipendenti

Sfondo delle leggi sul congedo per malattia in tutto lo stato di Washington

Seattle è stata anni avanti rispetto allo stato di Washington ad approvare una legge sul tempo sicuro e malato pagato (PSST). Come primo stato ad approvare una legge sul congedo per malattia, Seattle ha stabilito la tendenza per il tempo di malattia e di sicurezza in tutto lo stato. È entrata in vigore il 1° settembre 2012. Tuttavia, il 2016 ha visto cambiamenti significativi per il congedo per malattia pagato nei comuni locali di Washington e a novembre gli elettori hanno apportato ulteriori cambiamenti.

Washington Paid Sick and Safe Time Leave

Nel 2016, gli elettori dello stato di Washington hanno approvato una Paid Sick Leave Initiative. La nuova legge entra in vigore il 1° gennaio 2018. Inoltre, diverse città, tra cui Tacoma, SeaTac e Spokane hanno già approvato leggi sul congedo per malattia per le loro città. Le leggi di ogni città variano, ma questo articolo affronterà le ordinanze sul congedo per malattia di Seattle e le principali differenze tra Seattle e le ordinanze sul congedo per malattia delle città vicine. Lo scopo è quello di aiutare i datori di lavoro a rispettare meglio le leggi sull’occupazione e di aiutarli ad evitare multe e sanzioni costose.

Seattle Paid Sick and Time Ordinance (PSST) Overview

Secondo le leggi PSST di Seattle, il numero di giorni di malattia e di tempo sicuro differisce in base alle dimensioni dei datori di lavoro. I datori di lavoro sono classificati come datori di lavoro di livello 1, 2 e 3 in base al numero di dipendenti a tempo pieno.

I datori di lavoro di livello 1 hanno tra 5 e 49 dipendenti a tempo pieno e devono concedere ai dipendenti 1 ora per ogni 40 ore lavorate fino a un minimo di 40 ore all’anno.

I datori di lavoro del secondo livello hanno tra 50 e 249 dipendenti a tempo pieno e devono premiare i dipendenti con un’ora per ogni 40 ore lavorate, ma devono fornire un tetto minimo di 56 ore all’anno. Questo è dovuto al presupposto che i datori di lavoro più grandi sono meno interessati dal tempo libero dei dipendenti rispetto ai datori di lavoro più piccoli.

I datori di lavoro di livello tre hanno 250 o più dipendenti a tempo pieno e sono tenuti a fornire 1 ora di assenza per malattia per ogni 30 ore lavorate. Il tetto minimo per i datori di lavoro del terzo livello è di 72 ore all’anno. Ogni livello di datore di lavoro deve consentire al dipendente di rotolare fino al limite di accumulo sopra all’anno successivo. I datori di lavoro di livello uno devono permettere ai dipendenti di accumulare fino a 40 ore all’anno, mentre il livello 2 deve permettere 56 ore, e il livello tre deve permettere fino a 72 ore all’anno.

Employer Tier:	Accumulo e utilizzo delle ferie per malattia
Tier 1: 5-49 dipendenti	1 ora per ogni 40 ore lavorate fino a 40 ore ogni anno
Tier 2: 50-249 Dipendenti	1 ora per ogni 40 ore lavorate, fino a 56 ore ogni anno
Tier 3: 250+ Dipendenti	1 ora per ogni 30 ore lavorate fino a 72 ore ogni anno

è importante notare che non c’è un limite ai tassi di maturazione ogni anno, solo al tasso di utilizzo. Un dipendente di livello 1 può essere limitato all’utilizzo di 40 ore di assenza per malattia in un anno, ma può effettivamente accumulare 50 ore. Ciò significa che può trasferire le 10 ore extra all’anno successivo. Quello stesso dipendente può ancora essere limitato a utilizzare un totale di 40 ore l’anno successivo, ma potrebbe ancora maturare ulteriori ore al di sopra del limite massimo e rotolare quelle ore all’anno successivo.

Chi è coperto dall’Ordinanza sul Tempo Malato e Sicuro

Tutti i dipendenti che sono impiegati o lavorano nei limiti della città di Seattle che lavorano almeno 240 ore in un anno sono coperti dalla legge sul congedo per malattia. Questo include dipendenti a tempo pieno, part-time e occasionali. Anche i dipendenti che fanno telelavoro a Seattle e che si fermano a Seattle come parte del loro lavoro sono coperti.

Eccezioni all’ordinanza di Seattle

Le leggi sul congedo per malattia e sul tempo di sicurezza si applicano a tutti i dipendenti, lavoratori legali, lavoratori illegali, lavoratori di stanza fuori Seattle che comunque lavorano occasionalmente a Seattle, dipendenti temporanei e altri. Ci sono alcune eccezioni alla legge, compresi i dipendenti del governo federale, statale e della contea. I dipendenti che lavorano o lavorano a distanza fuori da Seattle sono anch’essi esclusi dalla legge, così come i dipendenti che viaggiano attraverso Seattle. Gli studenti iscritti a un programma di studio-lavoro non sono inclusi nella legge. Infine, i dipendenti che lavorano a Seattle per meno di 240 ore durante l’anno non sono coperti. Anche i volontari non sono coperti dalla legge. 240 ore sono poco più di 6 settimane a tempo pieno.

I dipendenti del sindacato possono rinunciare ai loro diritti ai tempi di malattia e di sicurezza secondo un contratto collettivo. Tuttavia, gli individui non possono.

Usi consentiti dal PSST

Il tempo di malattia e di sicurezza pagato può essere usato per tre motivi principali. Primo, i dipendenti possono usare il tempo per aiutare se stessi o un membro della famiglia a curare una malattia o per cure preventive. In secondo luogo, può essere usato per i sopravvissuti alla violenza domestica, all’aggressione sessuale o allo stalking per cercare assistenza. In terzo luogo, può essere usato quando un posto di lavoro o la scuola di un bambino sono chiusi da un pubblico ufficiale per limitare l’esposizione ad agenti infettivi, tossine biologiche o materiale pericoloso.

• Malattia mentale o fisica, ferita o condizione di salute: per diagnosticare, curare o ottenere trattamento. Questo include la cura preventiva.
• Se il luogo di lavoro del dipendente è stato chiuso, o la scuola o il luogo di cura di un bambino è stato chiuso da un pubblico ufficiale per limitare l’esposizione ad agenti infettivi, tossine biologiche o materiale pericoloso.
• Per motivi legati a violenza domestica, aggressione sessuale o stalking che colpiscono il dipendente o un membro della famiglia
• Tutti questi motivi sono applicabili al bisogno del dipendente o per il dipendente di aiutare un membro della famiglia con questi bisogni.

Familiari accettati per il tempo di malattia e di sicurezza

Seattle usa gli stessi rapporti familiari accettati definiti dallo Stato di Washington. Washington definisce i rapporti familiari ammessi sia in un documento del 2003 che nella nuova legge sul congedo per malattia dello Stato di Washington. Ci sono due differenze principali. Sotto la nuova legge sul congedo per malattia, lo stato riconosce tutti i genitori biologici, adottati, affidatari, adottivi, figliastri, tutori legali, in loco parentis e de facto. Questo indipendentemente dall’età del bambino. Queste relazioni sono sia per i genitori che per i figli. Questo è diverso da alcune ordinanze locali, che permettono le relazioni tra bambini solo se il bambino ha meno di 18 anni. Le relazioni che sono incluse nella legge includono figlio, genitore, coniuge, partner domestico registrato, nonno, nipote e fratello. Alcune ordinanze locali, tra cui Tacoma, hanno definizioni di relazione più ampie sotto le definizioni di relazione familiare.

• Bambino
• Genitore
• Nonno
• Nonno
• Fratello
• Consorte
• Compagno domestico registrato

Inoltre, Seattle permette anche ai membri del nucleo familiare di utilizzare le assenze per malattia. Tacoma ha preso in prestito la stessa definizione da Seattle quando sono state promulgate le loro leggi sul congedo per malattia.

Definizione di membro del nucleo familiare

Il membro del nucleo familiare include, oltre a coniugi e partner domestici, ex coniugi ed ex partner domestici. Sono incluse anche le persone con un figlio in comune, anche se non vivono insieme. La legge riconosce anche gli adulti legati da sangue o matrimonio, adulti che risiedono insieme o che hanno risieduto insieme in passato. Inoltre, le persone di 16 anni che hanno avuto o hanno una relazione di frequentazione e che risiedono o hanno risieduto insieme in passato sono incluse, così come i patrigni, i figliastri, i nonni e i nipoti.

• Ex coniugi ed ex partner domestici
• Persone con un figlio in comune
• Persone adulte legate da sangue o matrimonio
• Adulti che risiedono o hanno precedentemente risieduto insieme
• Compagni che hanno 16 anni o più (Non specificatamente definito nell’ordinanza di Tacoma)

Il monitoraggio delle ore dei dipendenti è importante

Le aziende devono monitorare le ore dei dipendenti. Questo è vero per i dipendenti considerati “dipendenti occasionali” che lavorano principalmente fuori Seattle, ma il cui impiego li porta dentro e attraverso i limiti della città di Seattle. Tracciare le ore dei dipendenti è fondamentale perché i datori di lavoro sono tenuti a notificare un dipendente base occasionale una volta che hanno lavorato a Seattle per 240 ore durante l’anno solare che sono ora ammissibili per iniziare a maturare il congedo di malattia pagato. Gli aggiornamenti 2016 alla legge ora richiedono che una volta che un dipendente base occasionale incontra la soglia di 240 ore, le loro 240 ore verso l’ammissibilità ora contano verso la maturazione di tempo di malattia e di sicurezza. Un altro cambiamento del 2016 alla legge afferma che una volta che un dipendente di uso occasionale si qualifica per il tempo di malattia e di sicurezza, rimangono ammissibili per il congedo di malattia pagato durante l’intera durata del loro impiego. Questo è un cambiamento rispetto alla regola precedente, che concedeva l’idoneità solo per l’anno successivo. Infine, l’anno solare è stato cambiato per riflettere qualsiasi periodo di 12 mesi per l’ammissibilità. I datori di lavoro possono delegare il monitoraggio delle ore lavorate a Seattle al dipendente. Ci deve essere un sistema in cui il dipendente riporta quelle ore al datore di lavoro.

Inoltre, i dipendenti sono tenuti a conservare tutte le registrazioni e i rapporti dei loro dipendenti, del tempo lavorato e delle ferie pagate per tre anni, invece dei due precedenti. Il monitoraggio del libro paga e dei benefici in-house è difficile senza un buon sistema di libro paga. Questo è particolarmente importante perché i requisiti per i fogli di lavoro e la contabilità dei dipendenti sono specifici e differiscono in base al tipo di dipendente e al livello del datore di lavoro.

Ai dipendenti può essere richiesto di usare il tempo di malattia e di sicurezza in incrementi di 1 ora.

	Piccolo datore di lavoro Tier One	Datore di lavoro medio Tier Two	Grande datore di lavoro Tier Three
Full Time Equivalent (FTE)	5-49 ETP	50-249 FTE	250+ FTE
Accumulo di tempo di malattia e di sicurezza	1 ora per 40 ore	1 ora per 40 ore	1 ora per 30 ore
Ore non utilizzate che possono essere riportate (per anno)	40 ore	56 ore	72 ore. 108 ore per i datori di lavoro con PTO.
Eccezioni all’ordinanza di Seattle	Impiegati federali e statali, stagisti non pagati, studenti di lavoro, volontari e appaltatori indipendenti	Impiegati federali e statali, stagisti non pagati, studenti di lavoro, volontari e appaltatori indipendenti	Impiegati federali e statali, stagisti non pagati, studenti di lavoro, volontari, e appaltatori indipendenti
Lutto	Non incluso	Non incluso	Non incluso
Maltempo	Non incluso	Non incluso	Non incluso
Definizione di un anno	Anno di prestazione, Qualsiasi 12 mesi di benefici sono dati	Anno di beneficio, Qualsiasi 12 mesi di benefici sono dati	Anno di beneficio, Qualsiasi 12 mesi di benefici sono dati
Dipendente con lavoro occasionale	Ogni dipendente che lavora a Seattle 240 ore o più in un anno di beneficio.	Ogni dipendente che lavora a Seattle 240 ore o più in un anno di beneficio.	Ogni dipendente che lavora a Seattle 240 ore o più in un anno di beneficio.

Calcolo dell’equivalente a tempo pieno

I datori di lavoro devono usare tutte le ore dei dipendenti per calcolare l’equivalente a tempo pieno. Questo include dipendenti a tempo pieno e part-time, dipendenti temporanei e dipendenti che lavorano fuori Seattle. Il datore di lavoro deve sommare tutte le ore lavorate dai dipendenti durante l’anno e dividere quel numero per 40. Poi, il datore di lavoro dovrebbe prendere quel numero e dividerlo per 52 (settimane dell’anno). Questo darà al datore di lavoro la media Full-Time Equivalent dei loro dipendenti totali e gli dirà a quale livello si qualificano. I datori di lavoro devono contare tutti i loro dipendenti, anche quelli che lavorano fuori dallo stato.

Periodo di prova, straordinari e dipendenti esenti

I dipendenti iniziano ad accumulare malattia e alla loro prima data di lavoro. Tuttavia, i datori di lavoro possono limitare l’uso del tempo di malattia e di sicurezza per i primi 180 giorni di lavoro. C’è una restrizione inclusa nell’ordinanza per i datori di lavoro Tier 1 e Tier 2 che permette ai datori di lavoro di limitare l’uso del Paid Sick Leave per i primi 2 anni di lavoro. Ciò significa che i nuovi dipendenti possono essere limitati dall’uso o dall’accumulo di tempo di malattia e di sicurezza per i primi 2 anni di lavoro.

I dipendenti che fanno gli straordinari continuano a maturare il tempo di malattia e di sicurezza per le loro ore di lavoro straordinario. Tuttavia, questo non si applica ai dipendenti esenti. Si presume che i dipendenti esenti lavorino sulla base di una settimana di 40 ore e non accumulano ulteriori assenze per malattia oltre le 40 ore settimanali.

Banca delle assenze per malattia

I dipendenti che lasciano il lavoro e ritornano allo stesso datore di lavoro conservano le loro assenze per malattia per sette mesi. Se vengono reintegrati dal loro datore di lavoro entro un periodo di sette mesi, tutto il loro tempo di malattia e di sicurezza precedentemente maturato e ammissibile deve essere reintegrato a loro. Inoltre, il loro precedente periodo di lavoro conta per la loro idoneità a utilizzare il tempo di malattia e di sicurezza. Se il dipendente ha soddisfatto i 180 giorni di lavoro o il periodo di attesa di 2 anni, o parte del periodo di attesa, tutto il tempo precedentemente lavorato viene conteggiato nel tempo totale lavorato.

Coordinamento con altre politiche di congedo retribuito

Le aziende che forniscono altri tipi di congedo retribuito, compreso il Paid Time Off, il congedo personale o altri tipi di congedo, non devono fornire un congedo aggiuntivo per soddisfare l’ordinanza sul tempo malato e sicuro di Seattle, a condizione che il congedo sia altrettanto o più generoso di quello richiesto. Le ferie retribuite devono poter essere utilizzate per i motivi previsti dalla legge e devono essere concesse ad un tasso di maturazione che sia uguale o migliore del tasso di maturazione richiesto, in base alla dimensione del livello aziendale.

Front Loading

Il tempo di malattia e di sicurezza deve essere tracciato e i dipendenti devono essere informati dei loro tassi di maturazione e di utilizzo ogni periodo di paga. Tuttavia, se il datore di lavoro sceglie di anticipare la quantità minima di tempo di malattia e di sicurezza ai dipendenti all’inizio dell’anno, non ha bisogno di notificare ai dipendenti ogni periodo di paga del loro tasso di maturazione. Infatti, non hanno bisogno di monitorare il tasso di maturazione. Inoltre, i datori di lavoro che caricano anticipatamente il tempo di malattia e di sicurezza non hanno bisogno di rinnovare le ore non utilizzate e accumulate all’anno successivo.

Avviso anticipato

I dipendenti possono essere tenuti a fornire un preavviso di utilizzo prevedibile delle assenze per malattia di almeno 10 giorni, a meno che i datori di lavoro non abbiano una politica che richiede meno tempo. Se il datore di lavoro ha una politica che richiede un preavviso e il dipendente dimentica di avvisare il datore di lavoro, allora il datore di lavoro può negare l’utilizzo delle assenze per malattia finché non ci sono altri fattori attenuanti. Quando il congedo è imprevedibile, il dipendente deve avvisare il datore di lavoro non appena è ragionevole.

Documentazione

I dipendenti che prendono 3 o più giorni consecutivi di congedo per malattia possono essere obbligati dal loro datore di lavoro a fornire la prova che il congedo per malattia è stato utilizzato per un motivo accettabile. Questo può essere un avviso di chiusura per la chiusura pubblica di una scuola o di un luogo di cura. Può anche essere una nota di un fornitore di assistenza sanitaria, un rapporto di polizia, una prova dal tribunale, la documentazione di un avvocato, un membro del clero, o la dichiarazione scritta del dipendente. È vitale che i datori di lavoro mantengano i diritti alla privacy e alla riservatezza. Se il datore di lavoro non fornisce un’assicurazione sanitaria al dipendente, allora il datore di lavoro deve sostenere il 50% del costo della documentazione richiesta.

I datori di lavoro non possono richiedere la documentazione per i congedi di meno di 3 giorni, a meno che non ci sia un modello chiaro e documentato di abuso.

Notifica del datore di lavoro e ritorsione

I datori di lavoro devono informare i dipendenti dei loro diritti secondo l’ordinanza. Questo potrebbe includere l’affissione di un poster sul posto di lavoro, fornendo un avviso ai nuovi dipendenti, o includendo le informazioni in un manuale per i dipendenti. Inoltre, i datori di lavoro devono informare i dipendenti in ogni busta paga.

Inoltre i dipendenti sono protetti dalle ritorsioni per aver usato o tentato di usare i loro diritti secondo la legge. Questo non impedisce ai datori di lavoro di disciplinare i dipendenti che usano o abusano del tempo di congedo per malattia. Ma protegge i dipendenti che usano legittimamente il tempo di malattia e di sicurezza. L’Ufficio dei diritti civili di Seattle (SOCR) supervisiona il rispetto e l’applicazione della legge.

Risarcimento per il mancato rispetto delle nuove leggi sull’occupazione

Le sanzioni e i risarcimenti possono essere severi. I datori di lavoro che violano le nuove leggi possono affrontare sanzioni, multe e il rimborso del tempo di congedo per malattia. I rimedi possono includere fino a due anni di paga arretrata, il valore dei benefici persi, le spese legali e una multa per danni emotivi fino a 10.000 dollari. Inoltre, il datore di lavoro può affrontare una causa privata.

Ritenuta dei registri

Oltre a tracciare il tempo dei dipendenti, i datori di lavoro devono conservare un registro per tre anni per il rispetto dei tempi di malattia e di sicurezza. Questo è un periodo esteso dal precedente periodo di conservazione di due anni richiesto. Questo include il monitoraggio del tempo di malattia e di sicurezza maturato e utilizzato dai dipendenti e le loro ore lavorate. Avere un sistema di cronometraggio automatizzato può essere una componente vitale dell’aspetto della registrazione. Inoltre, gli orologi a tempo GPS possono registrare automaticamente quando i dipendenti su base occasionale stanno lavorando a Seattle.

Politica nazionale sulle assenze per malattia

A livello nazionale, non ci sono leggi sulle assenze per malattia che le richiedano. L’ordinanza sul congedo per malattia di Seattle non include il tempo libero per il legame dopo il parto, ma solo per le implicazioni mediche. Tuttavia, il FMLA, (Family and Medical Leave Act) richiede un congedo per malattia non retribuito con protezione del lavoro per i dipendenti di Seattle che soddisfano determinati requisiti. I dipendenti devono essere stati con i loro datori di lavoro per almeno 12 mesi prima. I datori di lavoro di Seattle che hanno 50 dipendenti o più in un raggio di 75 miglia sono tenuti a onorare la FMLA. I datori di lavoro più piccoli non sono tenuti a fornire il congedo FMLA.

Compliance con le leggi di Seattle City e National Time and Attendance

E’ più importante che mai per i datori di lavoro grandi e piccoli avere gli strumenti in atto che li aiutino a tracciare le ore dei dipendenti ed essere in grado di fornire rapporti riguardo alle carte delle ore dei dipendenti. Le società di buste paga devono fornire strumenti software che possano funzionare sia per le grandi che per le piccole imprese di Seattle. Oltre alle ordinanze di tempo e malattia pagata di Seattle, ci sono molte altre leggi specifiche dello stato in vigore per quanto riguarda la carta di tempo dei dipendenti e i benefici. Queste leggi hanno multe massicce e sanzioni applicate a loro per le aziende che violano i regolamenti.

Le società di paghe possono proteggere i loro clienti offrendo un software accurato di orari e presenze che fornisce i rapporti appropriati e mantiene la conservazione. Questo assicurerà che i loro clienti non paghino le multe e le sanzioni che altre aziende probabilmente pagheranno. SwipeClock fornisce sia gli strumenti di orari e presenze che il software di gestione della forza lavoro per i datori di lavoro per tracciare e fornire i rapporti che dimostrano che stanno rispettando le leggi statali. SwipeClock collabora con società di buste paga e società di contabilità per fornire soluzioni di timeclock e di gestione della forza lavoro che aiutano le aziende a rimanere conformi ai regolamenti federali e statali. Uno degli aspetti più importanti della conformità è la capacità di fornire i rapporti richiesti dei dipendenti, dei benefici e delle ore lavorate da un punto di vista di audit. I fornitori di buste paga hanno bisogno di un approccio semplicistico di un unico software che possa servire sia le piccole che le grandi aziende. SwipeClock può fornire una soluzione per i commercialisti che traccia e crea i rapporti necessari per i loro clienti.

Lasciate che SwipeClock vi aiuti

Le aziende che hanno dipendenti a Seattle, Tacoma, SeaTac o altre parti di Washington potrebbero dover rispettare molteplici ordinanze cittadine in conflitto che definiscono le leggi sull’accumulo e l’uso dei congedi Sick. Inoltre, queste aziende devono anche rispettare le leggi federali sugli straordinari, il Family Leave Medical Act e qualsiasi altra legge nazionale o locale che viene emanata. SwipeClock fornisce una gamma completa di strumenti di gestione della forza lavoro e di monitoraggio del tempo che possono aiutare le aziende a rimanere più facilmente in conformità con le leggi locali e nazionali. I registri sono conservati senza sforzo per anni e la maturazione è automaticamente tracciata e riportata ai dipendenti secondo le leggi statali e cittadine. Inoltre, con gli orologi GEO-timekeeping, le aziende possono monitorare senza sforzo il tempo lavorato in città specifiche per garantire la conformità.

Risorse aggiuntive:

Città di Seattle Paid Sick Time Off and Safe Time Ordinance. 2016. Recuperato da ://www.seattle.gov/Documents/Departments/CivilRights/psst-faq.pdf

Orr, Dylan. Ordinanza sul tempo di malattia retribuito e sul tempo sicuro. Ufficio delle norme del lavoro. 2016. http://www.seattle.gov/laborstandards/ordinances/paid-sick-and-safe-time

Legge sul congedo di malattia pagato di SeaTac per i lavoratori dell’ospitalità e del trasporto

Ordinanza sul tempo di malattia e di sicurezza guadagnato di Spokane

Ordinanza sul congedo pagato di Tacoma

Legge sul congedo di malattia dello Stato del Washington

Cartina di confronto delle leggi sul congedo di malattia del Washington

Scritto da Annemaria Duran. Ultimo aggiornamento il 7 febbraio, 2017