La funzione SharePoint Connect to Outlook è un esempio stellare della stretta integrazione tra SharePoint e altri prodotti Microsoft. Mentre SharePoint 2013 offre ancora più integrazione di prima, Connect to Outlook è stato parte di SharePoint fin dall’inizio. Quali vantaggi offre questa funzione facile da usare? Collegando i calendari e altre funzioni di SharePoint ad Outlook, è possibile sfogliare e persino modificare e creare elementi dall’interno di Outlook. Questo ti permette di lavorare con questi elementi senza aprire il sito di SharePoint.
Lavora con Calendari, Contatti e Attività con SharePoint Connect to Outlook
Al di fuori della posta elettronica, le tre aree più comunemente usate di Outlook sono Calendari, Contatti e Attività. Queste funzioni hanno liste corrispondenti in SharePoint. Pertanto, sembra un gioco da ragazzi che ognuna di queste liste in SharePoint possa essere collegata alla loro area corrispondente di Outlook. Se l’utente ha il permesso di lettura sull’elenco in SharePoint, allora sarà in grado di sfogliare e aprire gli elementi in Outlook proprio come fanno in SharePoint. Se hanno i permessi di Contributor in SharePoint, saranno anche in grado di modificare, o addirittura creare o eliminare, gli elementi in Outlook. Qualsiasi permesso abbiano in SharePoint, avranno il permesso corrispondente quando lavorano con quell’elenco in Outlook.
Per creare la connessione:
- Vai all’elenco desiderato su un sito SharePoint (per esempio, un calendario). Nella barra multifunzione Elenco, fai clic sul pulsante Connetti a Outlook.
- A seconda delle impostazioni del tuo browser, potresti ottenere una finestra di dialogo dal browser che ti chiede se vuoi consentire questo tipo di connessione. Fai clic sul pulsante Consenti.
Per visualizzare il calendario in Outlook:
- Passa a Outlook (o apri Outlook se non è già aperto). Potresti ricevere una finestra di dialogo da Outlook che ti chiede se vuoi permettere la connessione. Fai clic su Sì.
- Il calendario di SharePoint sarà aggiunto al gruppo Altro calendario nella barra di navigazione sinistra del calendario di Outlook. Puoi visualizzare il calendario selezionando la casella accanto al suo nome; deseleziona la casella per nasconderlo.
Suggerimento supplementare: vedi il calendario di SharePoint combinato con il tuo calendario personale, o altri calendari, usando la modalità di sovrapposizione. Questo non aggiunge gli eventi di SharePoint al tuo calendario, ma ti permette di vedere tutti gli eventi in una singola griglia del calendario.
Segui gli stessi passi per collegare le liste di contatti di SharePoint ai tuoi contatti di Outlook, o le attività di SharePoint alle attività di Outlook. (NOTA: in SharePoint Server 2013 con MySites abilitato, la funzione si chiama Sync to Outlook, ed è una vera e propria funzione di sincronizzazione. Il tuo MySite conterrà un elenco principale di tutte le tue attività attraverso i siti e comprese le attività in Outlook.)
SharePoint Connect to Outlook funziona anche con bacheche, librerie e altro
Molti utenti sanno come usare SharePoint Connect to Outlook per visualizzare e lavorare con elementi in Calendari, Contatti e Attività. Ciò che viene spesso trascurato, tuttavia, è la capacità di utilizzare questa funzione per altri elenchi e persino per le biblioteche.
La vista cartella in Outlook è dove si va per vedere tutti gli elenchi SharePoint (e le biblioteche) a cui si è collegati. Vedi non solo i Calendari, gli Elenchi attività e gli Elenchi contatti, ma qualsiasi altro Elenco o Libreria SharePoint. Il titolo di ogni connessione inizierà con il nome del sito o sottosito dove si trova l’elenco, seguito dal nome del particolare elenco o biblioteca. Anche in questo caso, qualsiasi autorizzazione tu abbia su quell’elenco in SharePoint verrà riportata in Outlook.
Per ulteriori informazioni su come lavorare con i calendari di SharePoint, vedi i miei post precedenti del blog Color-Code Events on a SharePoint Calendar e SharePoint Calendar Overlay with a Library or Other List. Restate sintonizzati per altri post sui calendari di SharePoint.
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