6 Tips om OneNote te gebruiken als uw takenlijst

Een takenlijst kan een goede manier zijn om ervoor te zorgen dat u vooruitgang boekt met uw dagelijkse taken. Het opstellen van een takenlijst in Microsoft OneNote is eenvoudig en biedt verschillende voordelen ten opzichte van pen en papier.

OneNote is beschikbaar op al uw apparaten en stelt u in staat om snel naar belangrijke taken te zoeken. Als u de to-do’s tagt, verzamelt OneNote alle gemarkeerde notities voor gemakkelijke toegang, opzoeken en afdrukken. Dat is nog maar één basisvoordeel. We laten u nog een paar eenvoudige tips zien om een werkbare lijst in OneNote te maken om uw werk op tijd af te krijgen.

1. Gebruik snelkoppelingen om van OneNote-checklists een fluitje van een cent te maken

Een to-do-tag voegt een selectievakje toe naast de notitie. U kunt het gebruiken om lopende activiteiten te markeren en ze af te vinken als ze klaar zijn. U kunt het ook gebruiken om een checklist te maken voor boodschappen of dagelijkse taken die u moet doen.

Markeer gewoon wat tekst en druk op Ctrl + 1 om het te koppelen aan een selectievakje. Je kunt deze snelkoppeling ook combineren met een aantal andere tags. Druk op Ctrl + 2 om een ster toe te voegen, Ctrl + 3 om een vraagteken toe te voegen, en nog veel meer.

Als de vooraf ingestelde tags niet aan uw behoeften voldoen, kunt u een aangepaste tag toewijzen en deze toewijzen met een sneltoets. U hoeft niet te zoeken of te klikken door de lange tag menu’s.

Klik in OneNote Desktop 2016 op het tabblad Home en selecteer Tags aanpassen. In het dialoogvenster dat verschijnt, verplaatst u uw tag omhoog in de lijst totdat deze een van de bovenste negen is. Met OneNote voor Windows 10 kunt u aangepaste tags maken, maar kunt u de bestaande tags niet wijzigen.

2. Uw bestanden insluiten in OneNote

Wanneer u aan een project werkt, verliest u gemakkelijk uit het oog wat u moet afmaken om het project te voltooien. In een ongeorganiseerde computer verspilt u nog meer tijd met het zoeken naar uw bestanden. Met OneNote kunt u bestanden rechtstreeks in uw aantekeningen insluiten.

In OneNote voor Windows 10 gaat u naar Instellingen > Opties en schakelt u vervolgens de optie Bijlagen opslaan in cloud in. Wanneer u een bestand in OneNote-pagina bijvoegt, wordt het bestand geüpload naar OneDrive en wordt een koppeling naar dat bestand ingevoegd. In het geval van een Word-document, zal OneNote een live voorbeeld van het Office-document weergeven. U kunt ook zien wijzigingen die zijn aangebracht in het bestand in real time.

Voor alle andere documenttypen wordt in de bijlage een koppeling weergegeven. Als het document een PDF is, kunt u direct in OneDrive aantekeningen maken bij uw documenten en worden de wijzigingen gesynchroniseerd met OneNote.

Zodra u uw bestanden hebt ingesloten, maakt u een takenlijst en begint u aan uw document te werken. U zult nooit meer dingen vergeten, en de laatste kopie zal er altijd zijn in OneNote.

3. Maak een Kanban-bord in OneNote

Als u probeert een groot aantal taken alleen af te handelen en moeite hebt met het stellen van prioriteiten, dan is de Kanban-methode vast iets voor u. Met Kanban kunt u complexe taken opdelen in kleinere stappen en deze visueel weergeven. U kunt inzicht krijgen in de voortgang van uw taken, problemen waar ze tegenaan lopen, en de ruimte voor verbeteringen vaststellen.

In het begin maken we drie kolommen: Project, Taak en Prioriteit. Zie de tabel als een middelpunt voor al uw taken. Ontwerp het op een manier die voor jou zinvol is. Open een nieuwe pagina en noem die “Mijn Bord”.

Typ de eerste kolom, druk op tab, en verander het in een tabel. Typ de volgende kolom en herhaal de stappen. Voer deze stappen uit totdat u drie tabellen hebt gemaakt: “Te doen”, “Deze week” en “Archief”.

Zodra u klaar bent met een taak, plaatst u de muisaanwijzer net links van de rij om een anker te onthullen. Klik met uw muis en sleep de rij tussen de tabellen. U kunt ook een bijlage toevoegen aan de kolomcel en een link invoegen naar verschillende pagina’s voor meer details over de taak.

Kanban-sjabloon van Auscomp

Als u geen tijd wilt verspillen aan het maken en beheren van een Kanban-sjabloon, is er een kant-en-klaar sjabloon van Auscomp. Deze template implementeert alle best practices van Kanban. Het bord heeft meerdere kolommen—Backlog, Volgende, In uitvoering, Focus, en meer.

Organiseer uw taken en to-do’s visueel, dan gewoon drag-and-drop taken naar andere kolommen. De pro-versie van dit sjabloon kunt u de kolommen aanpassen en het bedrijfslogo verwijderen.

Voor andere soorten sjablonen kunt u kijken op deze sites waar u allerlei soorten OneNote-sjablonen kunt downloaden.

4. Een OneNote To-Do Lijst Omzetten In Pagina’s

OneNote 2016 biedt een handige functie waarmee u direct een lijst met items kunt omzetten in afzonderlijke pagina’s. Elke taak krijgt een aparte pagina in uw notitieboek. Maak uw takenlijst, klik met de rechtermuisknop en selecteer Koppelen aan pagina’s in het contextmenu.

OneNote maakt direct nieuwe, lege pagina’s in de huidige sectie. Elke pagina krijgt de inhoud van het item als paginatitel. Tegelijkertijd worden de items in de lijst omgezet in interne links, die naar de corresponderende pagina’s verwijzen. Merk op dat deze functie alleen verschijnt in het context menu van lijsten.

5. Experimenteer met OneNote weergave opties

De standaard OneNote weergave doet goed werk met het presenteren van verschillende notitieblokken, secties, en pagina’s zonder u te overladen met informatie. Als u een to-do-lijst bijhoudt, maakt de schermvullende weergave van OneNote niet efficiënt gebruik van de schermruimte. Zelfs de normale weergave biedt niet veel hulp om uw focus te houden.

U kunt het OneNote-venster in het dock plaatsen, zodat het boven alle andere apps komt te staan. Klik op het tabblad Beeld en kies Dock to Desktop. Wanneer u in een andere toepassing aan een taak werkt, kunt u snel heen en weer bladeren tussen de twee open vensters, koppelingen naar uw taken kopiëren en plakken, en nog veel meer.

Als alternatief kunt u ook een aangepaste snelkoppeling op het bureaublad gebruiken om OneNote rechtstreeks in de Dock-modus te starten. Voeg gewoon “/docked” toe aan “ONENOTE.EXE.” Het pad ziet er dan zo uit

C:\Program
Files (x86)\Microsoft Officeoot\Office16\ONENOTE.EXE /docked

Afhankelijk van het station en de map waarin Microsoft Office 2016 is geïnstalleerd, moet u mogelijk het pad wijzigen. “Office 2016” wordt “Office15” als u Office 2013 gebruikt. Vanaf nu heeft OneNote voor Windows 10 deze functie niet.

6. Filter uw OneNote-toto’s op de overzichtspagina

Als u veel items op uw OneNote-pagina’s hebt getagd, wilt u de functie Tags zoeken gebruiken om een overzicht van uw takenlijst te krijgen. Klik op het tabblad Home en selecteer vervolgens Find Tags (Tags zoeken). De nieuw aangemaakte Tag Summary Page bevat alle tags die in het Tags Summary taakdeelvenster staan.

Als u wilt weten welke taken nog openstaan, vinkt u Toon alleen niet-afgevinkte items aan. Als u in specifieke secties, notitieblokken of alle notitieblokken wilt zoeken, klikt u op de vervolgkeuzelijst Zoeken en kiest u waar u naar tags wilt zoeken.

Leer meer OneNote-trucs kennen

We laten ons vaak meeslepen door productiviteitssystemen en de veelbelovende functies van to-do list apps. Uw taakbeheer wordt een overmatige activiteit en een excuus voor uitstelgedrag. OneNote is een krachtig hulpmiddel. Je kunt het vormgeven zoals je wilt. Natuurlijk, in een noodsituatie, zelfs een kale schrijf app als Kladblok of WordPad kan u helpen uw gedachten en taken op orde te krijgen.

Hoewel OneNote bepaalde functies voor taakbeheer mist, zullen de tips die in dit artikel zijn besproken u helpen om uw eigen productiviteitssysteem te maken met OneNote. Als u meer wilt weten, lees dan dit artikel over de beste OneNote-functies die u nog niet hebt geprobeerd. En kijk ook eens hoe je een persoonlijke wiki maakt met OneNote.

Mocht OneNote je niet helemaal bevallen, probeer dan een andere tool van hetzelfde bedrijf: Microsoft To-Do is een uitgebreide tool voor taakbeheer.