Tijdbeheer is een vaardigheid. En net als elke andere vaardigheid kun je die verbeteren. En dat is wanneer time management-activiteiten van pas komen.
Zij helpen u uw time management-vaardigheden aan te scherpen. En zo wordt u productiever met uw tijd en een sterke balans tussen werk en privé.
Laten we eerlijk zijn:
Velen van ons zouden willen dat we een paar extra uren op de klok konden labelen.
Maar de waarheid is dat we slechts 24 uur in de dag hebben om onze persoonlijke doelen en professionele doelen te bereiken.
En we besteden slechts een klein deel van die tijd aan onze werkdag. Je moet productief zijn en dingen gedaan krijgen in dat korte tijdsbestek.
En dus klagen we dat we niet genoeg tijd hebben:
- “Ik maak nooit mijn to-dos van de dag af” (hier is mijn aanbevolen to-do lijst formaat)
- “Mijn collega’s onderbreken me altijd” (dus je krijgt nooit de kans om Deep Work af te ronden)
- “Ik verspil veel tijd aan zinloze vergaderingen”
- “Ik besteed elke dag veel tijd aan het verwerken van e-mail” (hier is hoe je het kunt omzetten in een GTD Gmail en e-mailproductiviteit)
- “Hoewel ik veel dingen doe, Ik heb nooit het gevoel dat ik vooruitgang boek” (Productiviteit = zinvol werk + vooruitgang)
Klinkt bekend?
Geen wonder dat timemanagement de belangrijkste vaardigheid is om te leren en onder de knie te krijgen.
Dus hoe ontwikkel je goede timemanagementvaardigheden?
Een geweldige manier om te leren efficiënter te werken, is door gebruik te maken van timemanagementactiviteiten.
Inhoudsopgave
De 7 meest effectieve tijdmanagementactiviteiten om alleen en met collega’s te oefenen
Het aanleren van nieuwe vaardigheden door het spelen van spelletjes kan veel efficiënter zijn. En het is leuker dan het zoeken naar trainingsbronnen om u te helpen een nieuwe taak onder de knie te krijgen.
Wilt u productiever worden en uw tijd beter beheren?
Hier zijn de 7 beste tijdmanagementactiviteiten die u kunt gebruiken om uw tijdmanagementvaardigheden te verbeteren.
1. $ 86.400
We noemen deze eerste tijdmanagementactiviteit $ 86.400.
Het is een uitstekende oefening om het belang van verstandig tijdgebruik te begrijpen.
Je kunt het alleen spelen of met een groep collega’s.
Hier zijn de spelregels:
- Iedereen heeft $86.400 dollar te besteden
- Je mag alles met dit geld doen, behalve je huidige bedrag vermenigvuldigen
- Je moet het binnen een dag uitgeven. Anders ben je het kwijt
- En je kunt niet meer geld per dag sparen
Nu:
Laat je team opschrijven hoe ze hun $86.400 zouden uitgeven.
Als iedereen zijn lijst heeft ingevuld, verzamel je je team en bespreek je waarom en hoe ze het geld hebben uitgegeven.
Zoals je nu al geraden hebt, gaat deze time management activiteit niet over geld.
Elke dag heeft 86.400 seconden en hoe je ervoor kiest om ze te besteden, maakt een wereld van verschil.
Wat gebeurt er als je je tijd benadert met dit soort mentaliteit?
Je kunt je dagelijkse activiteiten beter beheren en het meeste halen uit de dingen die je kiest om na te streven.
Schrijf deze herinnering op en bewaar hem in de buurt van je werkplek, zodat je hem dagelijks onthoudt.
2. Filling the Jar “Mayo Jar” (aka The Jar of Life)
Dit spel richt zich meer op het gebruik van tijd in plaats van alleen de waarde van de tijd.
Je hebt nodig:
- Een grote kruik voor elke deelnemer
- Materialen zoals grote stenen, grind en water
Nu:
Vraag je team om de kruik te vullen met alle materialen.
Het doel?
Proberen alles in de pot te krijgen.
Iedereen die het spel speelt, zal impulsief bepaalde dingen in zijn pot doen.
Ze vullen hem misschien eerst met water en grind, en laten weinig tot geen ruimte voor de grote stenen.
De enige manier om de mayopot met alle materialen te vullen? Eerst stenen, dan grind en als laatste water.
Dit is de les:
Denk aan je pot alsof het je dag is en je materialen alsof het je taken zijn.
Jouw dagelijkse doel is om uit te vinden hoe je elk item het beste in een beperkte ruimte kunt plaatsen. En je wilt alles in samenhang laten werken.
De stenen staan voor de belangrijkste taken. Je levensdoelen. Je kikkers. Wat je gedaan moet krijgen om je werk en carrière te verbeteren. Zelfs zonder de kiezelstenen en het zand zou de kruik nog vol zijn en je werk nog betekenis hebben.
De kiezelstenen zijn de andere dingen in je werk. Het zijn kleinere taken of projecten, maar ze voegen nog steeds waarde toe aan je werk.
Tot slot is het water de onbelangrijke dingen. Ze betekenen niet veel voor je leven als geheel. Besteed er weinig tijd aan.
Als je begint met zand in de pot te doen, zul je geen ruimte hebben voor stenen of kiezels.
Dit geldt ook voor de dingen die je in je leven toelaat.
Zorg eerst voor de stenen, de echt belangrijke dingen. Stel je prioriteiten, want al het andere is slechts water.
Je kunt geen grote dingen doen als je wordt afgeleid door kleine dingen.
3. The Big Picture Blind Puzzle Solving
Puzzels zijn een geweldige teambuilding-oefening. Op de juiste manier gebruikt, zijn ze ook een van de beste time management oefeningen.
Voor deze oefening, ga je met een team van mensen en laat iemand kiezen uit een doos met puzzels.
Kijk niet naar de afbeelding op de voorkant. In plaats daarvan gooi je alle stukjes in de ruimte waar je werkt en ga je aan de slag.
Je boekt misschien enige vooruitgang nadat je bent begonnen. Maar de kans is groot dat je flink gaat worstelen terwijl je probeert de puzzel in elkaar te zetten.
Neem even de tijd om na te denken en vraag:
“Wat ontbreekt hier?”
Nadat je jezelf gedwongen hebt om te worstelen, zoek je de bovenkant van de puzzeldoos. Zodra iedereen ziet hoe de puzzel eruit moet zien, wordt het in elkaar zetten een stuk gemakkelijker.
Het belangrijkste dat je uit dit spel leert? Dingen zijn veel moeilijker te doen zonder aanwijzingen of het grotere plaatje.
Hetzelfde gebeurt als je gaat zitten om werk te doen zonder doel voor de dag of zonder lijst met prioriteiten. Je werkt blindelings, wat inefficiënt is en het een gedoe maakt om de rest van je taken gedaan te krijgen.
Neem in plaats daarvan de tijd die je nodig hebt om een lijst met taken op te stellen voordat je aan het werk gaat.
Hier is een eenvoudig systeem. Stel jezelf de volgende vragen:
- “Welke taken moet je doen?”
- “Hoe lang zal het je kosten om de taken uit te voeren?”
- “Hoe kun je efficiënter zijn in de taken?”
En je zult in staat zijn om beter te leren managen en je productiviteit te verhogen.
4. The Minute Challenge
U heeft een team van mensen nodig voor deze time management oefening. Deze zal u heel wat leren over hoe u tijd percipieert en hoe dit uw werkdag beïnvloedt.
Ga met een groep bij elkaar en laat de hele groep hun ogen sluiten, behalve één persoon. Deze persoon staat aan de zijkant en houdt de tijd bij.
Zet een timer en laat iedereen zijn ogen sluiten en gaan zitten wanneer hij denkt dat er een minuut is verstreken.
Zoals u misschien al hebt geraden, gaat niet iedereen op hetzelfde moment zitten. In plaats daarvan kunnen alle deelnemers op verschillende tijdstippen gaan zitten.
Wat dit ons leert, is dat onze perceptie van tijd heel anders kan zijn dan het werkelijke verstrijken van tijd. Bepaalde taken kunnen ons veel meer tijd kosten dan we denken, waardoor ons hele schema kan ontsporen.
Dit daagt iedereen uit om na te denken over hoe ze hun tijd gebruiken. En misschien zullen ze ontdekken dat ze het niet zo effectief gebruiken als ze denken.
5. Woestijneiland
Ooit in uw leven is u misschien de vraag gesteld:
“Als u op een onbewoond eiland zou stranden en u mocht maar drie dingen meenemen, wat zou u dan meenemen?”
Dit spel geeft een kleine draai aan deze vraag.
Ga met een groepje mensen bij elkaar en laat ze zich allemaal voorstellen dat ze op een onbewoond eiland vastzitten.
Nu:
Stel een tijdslimiet vast. Geef iedereen twee minuten om voorwerpen op te schrijven die ze mee zouden moeten nemen naar het eiland. Leg uit dat ze punten krijgen voor essentiële zaken en geen punten voor niet-essentiële zaken.
Voor velen kan dit soort spel een schok zijn. Waarom?
Wel, als je niet gewend bent om je tijd te beheren, kan het een uitdaging zijn om uit te zoeken wat je prioriteiten zijn en hoe ze in je voordeel kunnen werken in een beperkte hoeveelheid tijd.
Dit spel dwingt alle spelers om niet alleen na te denken over wat ze nodig zouden hebben, maar ook hoe ze meer punten kunnen krijgen in het vereiste tijdsbestek.
Dit lijkt erg op je professionele leven.
Als je maar negen uur hebt om je taken uit te voeren en je moet ervoor zorgen dat je de meeste waarde haalt uit de taken die je kiest om te doen, ga je veel voorzichtiger zijn over hoe je je uurblokken gebruikt en je taken kiest.
Dit zal u ook helpen om afleidingen te identificeren – zoals sociale media – die u kunnen weerhouden van het verkrijgen van de meeste waarde.
Per slot van rekening voegt niet al het werk waarde toe aan uw leven.
6. Het vinden van de schoppenaas
Voor dit tijdmanagementspel heb je slechts twee personen en een leider nodig.
Hier zijn de regels:
- Laat de leider elke speler twee kaartspellen geven.
- Geef dan aan alle spelers de opdracht de kaartspellen om te draaien en de aas te slaan als ze hem gevonden hebben.
- Het doel is om alle azen sneller te vinden dan de andere speler.
Maar dit is wat de spelers niet zullen weten:
Een spel is zo geschud dat het vinden van de aas volledig willekeurig is. Maar het andere spel is zo georganiseerd dat alle azen bovenaan staan.
Als de spelers het spel beginnen, zal het duidelijk zijn dat de speler met het georganiseerde spel een oneerlijk voordeel heeft ten opzichte van de speler met het gemengde spel.
Zorg ervoor dat dit idee wordt uitgedaagd, want dit is van vitaal belang om ervoor te zorgen dat het doel van dit spel wordt herkend.
Vertel de spelers zich voor te stellen dat deze stapels kaarten schema’s waren.
- Eén speler heeft een schema dat volledig willekeurig is. En dat betekent dat ze het hele spel moeten doorlopen om hun doel te bereiken
- De tweede speler daarentegen heeft een schema dat goed geordend is. En dat betekent dat zij de belangrijkste doelen het eerst bereiken
Time management activiteiten gaan niet over winnen en verliezen. Maar er zijn voordelen verbonden aan het zorgen voor een goed georganiseerde planning van uw dagelijkse taken.
En nu kunnen uw teamleden deze les toepassen op hun beroepsleven en verbeteren hoe zij hun tijd gebruiken.
7. De blinde veelhoek
We hebben vaak redelijk wat tijd om ons op bepaalde taken voor te bereiden. Maar soms worden we onvoorbereid in individuele of groepsprojecten gegooid.
Deze tijdmanagementactiviteit is een uitstekend leermiddel voor die situaties.
In dit spel is er één leider en veel spelers gaan in een kleine groep.
Elke speler wordt geblinddoekt en heeft een lengte touw. Zij moeten dit touw in een bepaalde, door de leider aangegeven vorm organiseren.
De leider moet ook een timer instellen voor de groep.
Hier zijn de regels:
- Niemand mag zijn blinddoek afdoen
- Elk individu moet te allen tijde het touw aanraken
Laat de groep hun vorm gaan vormen. De kans is groot dat alle spelers in de war raken en het moeilijk hebben om de vorm te vormen.
Maar nadat het eerste spel klaar is, speel je het nog een paar keer. Zo kunnen ze erachter komen hoe ze de taak beter kunnen aanpakken.
Dit spel dwingt spelers om te analyseren hoe goed ze met taken omgaan binnen een bepaalde tijdslimiet.
Tijdens het eerste spel raken ze in paniek en presteren ze slecht als gevolg daarvan. Maar zodra ze organisatorische en analytische vaardigheden nodig hebben om beter te presteren, zullen ze nieuwe en betere manieren bedenken om de klus te klaren.
Bent u op zoek naar een uitdaging voor uzelf en anderen?
Dit is een uitstekend spel om timemanagement, teambuilding, analytische vaardigheden, leiderschapsvaardigheden, probleemoplossende vaardigheden en productiviteit aan te leren.
Time Management Activities: Veld notities en lessen
Hier zijn de belangrijkste takeaways van de tijd management activiteiten hierboven:
- De tijd is beperkt. Je hebt maar zoveel tijd op een dag. Besteed aandacht aan hoeveel tijd je hebt en gebruik die tijd om je doelen te bereiken.
- Organisatie is de sleutel tot succes. Een snelle prestatie is niet altijd een uitstekende prestatie. Als je het meeste uit je tijd wilt halen, moet je leren je taken te organiseren en prioriteiten te stellen. Anders loop je het risico tijd te verspillen en weinig gedaan te krijgen.
- Je moet altijd zoeken naar betere manieren om je taken te volbrengen. Er zijn altijd manieren om efficiënter te zijn. Vraag uzelf af: “Is er een efficiëntere manier waarop ik dit zou kunnen doen?” Deze vaardigheid zal u helpen grotere werklasten aan te kunnen en uw prestaties te verbeteren.
Gebruik deze tijdmanagementactiviteiten om uw eigen prestaties en die van uw team te verbeteren.
Op zoek naar verdere verbetering van uw tijdmanagementvaardigheden? Leer meer met mijn time management technieken en time management strategieën.