Wanneer uw voorraadcyclustellingen en fysieke voorraadtellingen niet nauwkeurig zijn, is dat een probleem. Te veel inventaris legt beslag op overtollig kapitaal dat kan worden gebruikt om andere gebieden van het bedrijf te financieren of schulden af te betalen. Te weinig inventaris kan meer out-of-stocks betekenen en de verkoop schaden.
Nauwkeurige inventaris is de sleutel tot prognoses, magazijnbeheer, logistiek en retourenbeheer. Het beïnvloedt bijna elk aspect van uw operatie, van magazijnactiviteiten en kosten tot uw vermogen om orders correct en op tijd uit te voeren. Fouten kunnen een rimpeleffect hebben dat jaren kan duren.
Wat is een Inventory Cycle Count en een Physical Inventory Count?
Afhankelijk van uw voorraadtellingsprocedures, kunt u fysieke voorraadtellingen, periodieke cyclustellingen of beide uitvoeren.
Cycling Counts
Cycle counting is een van de meest populaire procedures voor voorraadtelling. In plaats van de hele inventaris in één keer te tellen, tellen bedrijven een aantal items in het magazijn. Cyclustelling is een statistische steekproeftechniek. Het tellen van bepaalde items wordt gebruikt als referentie voor de rest van het magazijn.
Het is vergelijkbaar met de manier waarop peilingbedrijven werken. Zij nemen een representatieve steekproef van de meningen van mensen over onderwerpen als een manier om de attitudes in een bredere context te meten. Fietstellingen nemen een momentopname van specifieke locaties. Met behulp van deze informatie kunnen bedrijven bepalen of de inventaris accuraat is op de onderzochte locaties en dat gebruiken als een leidraad voor andere gebieden.
Als uw inventaris niet klopt in de fietstellingen, zult u waarschijnlijk dezelfde onnauwkeurigheden vinden in andere gebieden. Op dezelfde manier, als de cyclustellingen laten zien dat uw inventaris accuraat is, is de kans groter dat u in het hele magazijn accurate tellingen hebt.
Cycle counts kunnen worden gedaan als onderdeel van de dagelijkse workflow zonder het hele magazijn stil te leggen. Na verloop van tijd kunt u elk voorraadgebied doorlopen. Om de waarde van de audit te maximaliseren en de pijn van de fysieke telling te minimaliseren, raden wij aan ten minste vier volledige cyclustellingen per jaar uit te voeren.
Physical Inventory Counts
Physical inventaristellingen worden gedaan door elk item in de gehele inventaris te tellen. Deze telling wordt gebruikt om te matchen met inventaris records om eventuele onnauwkeurigheden te elimineren. Het is een tijdrovend en arbeidsintensief proces.
Het uitvoeren van een fysieke telling van de inventaris kan ook moeilijk zijn om nauwkeurig te doen zonder het afsluiten van uw hele operatie. Terwijl tellingen worden uitgevoerd, kan nieuwe inventaris aankomen of een deel van de huidige voorraad kan worden verzonden out.
Waarom zijn Inventory Counts Important?
Inventaris telprocedures zijn om rekening te houden met afwijkingen tussen de hoeveelheden die u zou moeten hebben en de hoeveelheden die fysiek aanwezig zijn in uw magazijn. Dit is vooral belangrijk voor eCommerce verkopers.
Als de voorraadtellingen niet synchroon lopen met uw beschikbare producten op online marktplaatsen, kunt u mogelijk niet in staat zijn om bestellingen uit te voeren. Voor multi-channel verkopers zonder een geïntegreerd voorraadbeheersysteem, kan het heel gemakkelijk zijn om van het spoor te raken met voorraadtellingen wanneer u verkoopt op meerdere platforms die individuele rapportagesystemen hebben.
Most Businesses Have Inventory Count Problems
De gemiddelde detailhandel in de Verenigde Staten heeft een nauwkeurige voorraadtelling op slechts 63% van zijn voorraad, volgens het GS1 US Apparel and General Merchandise Initiative, een consortium van retailers, distributeurs en leveranciers. Dat is een hoop potentieel verloren omzet of misplaatste voorraad.
Inaccurate inventaris leidt tot oversellingen en out of stocks. Meer dan 30% van de bedrijven hebben situaties meegemaakt waarin ze items verkopen die ze als in-stock toonden, maar niet in staat waren om te worden gelokaliseerd binnen de inventaris. Dit kan logistieke nachtmerries veroorzaken voor verkopers en laat klanten gefrustreerd.
Nauwkeurige inventaris verbetert marges
Nauwkeurig beheer van uw inventaris zal uw winstgevendheid verbeteren. Het verminderen van het aantal stock-outs en overstocks kan de totale voorraadkosten met 10% verlagen.
Hoe voorraadtellingen uit te voeren
De meeste detailhandelsactiviteiten zijn vereist door ofwel hun boekhoudkundige regels of fiscale regels om voorraadtellingen uit te voeren. Dit kan betekenen dat het nemen van een fysieke telling van de inventaris om nauwkeurige records te verstrekken voor de belastingdienst of om ervoor te zorgen boekhoudkundige bedrijfsboekhouding weerspiegelen de huidige inventaris waarde.
Of u nu cyclustellingen, fysieke voorraadtellingen of een combinatie uitvoert, de Association for Supply Chain Management beveelt aan een tel-feedbacklus te implementeren:
Counting Feedback Loop
- Beoordeel de huidige staat van voorraadintegriteit en stel de beoogde nauwkeurigheidsniveaus vast
- Voer uw telling uit
- Volg afwijkingen en onderzoek de hoofdoorzaken
- Acties uitvoeren om het nauwkeurigheidsniveau te verbeteren
- Vergelijk huidige cijfers en streef nauwkeurigheidsniveaus
Het wordt een tel-feedbacklus genoemd omdat wanneer u stap 5 hebt voltooid, het tijd is om terug te keren naar stap 1.
Hier zijn enkele van de beste praktijken voor voorraadtellingsprocedures om fysieke voorraadtellingen en voorraadcyclustellingen uit te voeren.
Best Practices for Inventory Cycle Counting
* Om deze beste praktijken met succes te implementeren, gebruikt u het SkuVault-klantensucces team als uw bron.
Het volgen van deze best practices voor Inventory Cycle Counting kan het proces effectiever maken:
- Uw faciliteit moet het tellen van de cycli plannen om deel uit te maken van de normale activiteiten van de faciliteit.
- Programmeer het tellen van de cycli regelmatig. Hoe hoger de frequentie van de cyclustellingen, hoe hoger de nauwkeurigheid van de inventaris en lager zal zijn de inventaris afschrijvingen. Veel magazijn operaties doen cyclustellingen dagelijks tellen in verschillende gebieden van het magazijn elke dag.
- In plaats van willekeurige tellingen te doen, is de meest effectieve manier om cyclustellingen te doen het classificeren van items in A, B, en C groepen. Het is zinvol om de meeste tijd te besteden aan het doen van cyclustellingen met de inventaris die de hoogste waarde vertegenwoordigt.
- Groep A compromitteert inventaris die 70-80% van uw totale inventariswaarde uitmaakt
- Groep B is goed voor de volgende 10-15% van de inventariswaarde
- Groep C vertegenwoordigt de onderste 10-5% van de inventariswaarde
- Als u snel aanpassingen moet doen aan de nauwkeurigheid van uw inventaris, richt uw aandacht dan op de A’s. Typisch, zullen de A’s goed zijn voor ongeveer 20-25% van uw totale SKU’s, maar bieden het hoogste rendement. Ook, als u tekortkomingen in deze groepen kunt identificeren, is het waarschijnlijk dat u de hoofdoorzaak van discrepanties kunt identificeren die op alle groepen kan worden toegepast.
- Het toewijzen van speciale cyclustellingsteams stelt het bedrijf in staat om verschillende individuen op te leiden om deze taken uit te voeren. De grootte van het team zal afhankelijk zijn van de grootte en de complexiteit van de inventaris van een bedrijf. Een grote organisatie kan een cyclustellingsteam van enkele voltijdse werknemers hebben. Een kleinere organisatie kan echter slechts twee werknemers hebben die een klein deel van hun werkdag met cyclustellingen bezig zijn.
- Cycle counts moeten methodisch door het magazijn gaan, zodat alle producten minstens één keer per kwartaal worden geteld.
- Twee afzonderlijke personen moeten de producten tellen wanneer dat mogelijk is. Een blinde vergelijking van hun tellingen moet worden gemaakt voordat aanpassingen worden geregistreerd. Eventuele discrepanties moeten worden beoordeeld.
- Voordat de cyclustelling wordt uitgevoerd, moeten alle open transacties, zoals ontvangst, verzending, WIP, worden afgesloten voor de items die zijn geselecteerd voor cyclustelling.
- U kunt fouten voorkomen door het onderzoeken van bronnen van fouten. Het is van cruciaal belang om eventuele processen of opleidingsproblemen te identificeren en te verhelpen die inventarisatiefouten veroorzaken.
- U moet inventarisnauwkeurigheid metrics bijhouden in de loop van de tijd. Ook kunt u doelen stellen voor de nauwkeurigheid van de inventaris. Het kennen van uw cijfers en het bijhouden van verbeteringen (of dalingen) kan helpen bij het identificeren waar systemen werken (of falen).
- Cycle tellen moet worden gedaan aan het begin van de dag voordat de activiteiten van de faciliteit in volle gang zijn begonnen of aan het einde van de dag nadat de activiteiten zijn afgesloten.
- Het cyclustellingsproces moet goed worden gedefinieerd en gedocumenteerd.
- Scheid het proces van cyclustelling en voorraadregistratie om nauwkeurigheid te garanderen.
Best Practices for Physical Inventory Counting
* Om deze best practices met succes te implementeren, kunt u het SkuVault-klantensucces team als uw bron gebruiken.
Best practices in fysieke telling of fysieke inventarisatie kunnen de effectiviteit van fysieke tellingen verbeteren:
- U moet een mock count uitvoeren tijdens de planningsfase van de fysieke telling om de benodigde tijd en middelen nauwkeurig in te schatten.
- Informeer leveranciers, klanten en productie over het schema voor fysieke telling, zodat eventuele aanpassingen in de levering van tevoren kunnen worden gemaakt.
- Voer fysieke tellingen uit van langzaam lopende SKU’s een paar dagen voordat de daadwerkelijke telling plaatsvindt om de hoeveelheid tijd te minimaliseren die de faciliteit moet worden stilgelegd voor de fysieke inventarisatie.
- Voordat u de fysieke telling uitvoert, ontdoe u van alle defecte en verouderde voorraden, zodat de tijd die aan dit proces wordt besteed, wordt verminderd.
- Toon de economische waarden van SKU-hoeveelheden niet tijdens het tellen. Aangezien u alle inventaris telt, is dit irrelevant voor de fysieke telling.
- Gedefinieerde telgebieden vormen de basis voor de toewijzing van telteams en voor het toezicht op de voortgang van de inventaris.
- Zorg ervoor dat u de juiste apparatuur, evenals eventuele gespecialiseerde apparaten, beschikbaar hebt voor uw telteams.
- Zorg ervoor dat u uw personeel traint in fysieke telactiviteiten om het vlotte verloop van de telling te garanderen.
- In het algemeen moeten de activiteiten volledig worden stopgezet voor de telling. Ten minste, de beweging van de materialen moet worden geminimaliseerd en goed gedocumenteerd om ervoor te zorgen dat de items niet dubbel worden geteld of omgekeerd, helemaal weggelaten.
- Als u niet in staat bent om activiteiten te stoppen voor een fysieke telling, zorg er dan voor dat u een goed gedefinieerd systeem hebt voor hoe u wijzigingen in de inventaris zult behandelen nadat de fysieke telling is uitgevoerd.
- Systeempersoneel moet beschikbaar zijn voor ondersteuning als systeemproblemen worden ondervonden tijdens fysieke telactiviteiten.
- Scheid het proces van fysieke inventaristelling en inventarisregistratie om de nauwkeurigheid te waarborgen.
Echte voorbeelden van het belang van voorraadtellingen
Er ligt op dit moment een recordaantal onderdelen en producten in magazijnen. De Federal Reserve Bank houdt de particuliere voorraden bij en schat dat er meer dan $674 miljard aan voor seizoensinvloeden gecorrigeerde goederen in magazijnen en winkels ligt. Wanneer voorraden niet worden verkocht, kan dit leiden tot een opeenstapeling van voorraden, waardoor kapitaal wordt vastgehouden dat voor andere dingen zou kunnen worden gebruikt.
Wanneer voorraadtellingen niet nauwkeurig zijn, kan er van alles misgaan. Walmart erkent dat het 3 miljard dollar omzet verloor in een jaar. Tegelijkertijd groeide de voorraad sneller dan de verkoop. Slechte tracking leidde tot overstocks en out-of-stocks.
Nike verloor bijna 100 miljoen dollar als gevolg van een verkeerd voorraadbeheer. Best Buy was niet in staat om bestellingen van november en december te leveren voor Kerstmis een jaar toen hun voorraad in de war raakte met zijn online marktplaats telt. Ralph Lauren zag zijn winst met 50% dalen en de voorraadwaarde met 16 miljard dollar dalen als gevolg van mislukkingen in het voorraadbeheer.
Inaccurate voorraad is meer dan alleen frustrerend. Het is duur.
Algemene vragen over voorraadtellingen
Hier volgen enkele van de meest voorkomende vragen die organisaties hebben over voorraadtellingen:
Hoe vaak moet u uw voorraad tellen?
Het korte antwoord is zo vaak als mogelijk. Een volledige cyclustelling van uw inventaris moet minstens een keer per kwartaal worden uitgevoerd, hoewel veel magazijnoperaties dagelijks cyclustellingen uitvoeren voor strategische onderdelen om te voorkomen dat aan het eind van het kwartaal grote hoeveelheden moeten worden geteld. Fysieke tellingen moeten ten minste eenmaal per jaar worden uitgevoerd.
Wanneer moet ik mijn inventaris tellen?
In principe moet u uw inventaris tellen wanneer de activiteiten aan het eind van de dag zijn beëindigd of voordat ze beginnen. Als u de inventaris moet opmaken terwijl de activiteiten doorgaan, moet u een systeem hebben om rekening te houden met nieuw binnengekomen merchandising of artikelen die zijn gepickt voor verzending.
Kan ik iemand gebruiken om de inventaris te tellen?
Het kan, maar het wordt niet aangeraden. De meeste magazijnen hebben telteams of personen die zijn opgeleid in de procedures en die worden gecontroleerd op nauwkeurigheid. U moet een tracking-mechanisme hebben om er zeker van te zijn dat uw teams nauwkeurig tellen.
Heb ik een Warehouse Management System / Inventory Management System nodig?
U kunt het allemaal met de hand doen en in Excel bijhouden, maar het risico op fouten is aanzienlijk. Een Warehouse Management System (WMS) en Inventory Management System (IMS) zullen uw nauwkeurigheid drastisch verbeteren en stellen u in staat om robuuste rapportage op aanvraag te doen. Ook zal een IMS synchroniseren met online marktplaatsen en integreren met uw bestel-, verkoop-, en verzendplatforms voor een naadloze ervaring.
Hoe SkuVault helpt bij cyclustelling
Met de controlefunctie van SkuVault kunt u producten toevoegen aan of verwijderen uit een locatie, producten in bulk verplaatsen van de ene locatie naar de andere, alle producten op een locatie afdrukken en een volledige hertelling uitvoeren van alle producten op een locatie, waarbij u gewoon de bestaande items scant en ze vervangt door de nieuwe SKU’s.
Na een hertelling genereert SkuVault een auditrapport, dat de verschillen laat zien tussen wat u op voorraad zou moeten hebben versus wat u daadwerkelijk op voorraad heeft. In combinatie met onze transactierapporten en gebruikersregistratie kunt u eenvoudig zien wat er fout is gegaan en wie verantwoordelijk is.
Cycle Count Reporting
Met de Cycle Count-rapportage van SkuVault kunt u locaties markeren als “Geteld”. Hierdoor kunt u het rapport uitvoeren om te zoeken naar locaties die nog niet eerder zijn geteld en kunt u efficiënter werken door locaties niet meerdere keren opnieuw te tellen.
Een hogere cyclustelling betekent minder fysieke tellingen, wat minder manuren en meer omzet betekent. Bovendien is een rommelige voorraad een onnauwkeurige voorraad, en een onnauwkeurige voorraad leidt tot:
- Oversellingen
- Ondersellingen
- Voorraden die in het magazijn rondslingeren en niet op uw onlinekanalen staan
- Doodvoorraad
Een goed uitgevoerd programma voor cycli en fysieke tellingen kan leiden tot aanzienlijke verlagingen van de operationele kosten en de kosten voor het dragen van voorraden. Het verhogen van de voorraadnauwkeurigheid kan het niveau van de veiligheidsvoorraad verlagen. Als gevolg hiervan worden de draagkosten van de inventaris verlaagd.
Conclusie
Het volgen van best practices voor inventarisatieprocedures kan uw nauwkeurigheid verbeteren. Met cyclustellingen en fysieke inventarisatietellingen kunt u uw voorraad bij de hand houden, afgestemd op wat er in uw winkel ligt, of dat nu online is op uw website, online op meerdere marktplaatsen, of in uw fysieke winkel.