Blanket Purchase Agreements

Een GSA Schedule BPA is een overeenkomst tussen een overheidsinkoper en een Schedule-contractant om te voldoen aan terugkerende behoeften aan goederen of diensten (FAR 8.405-3). BPA’s maken het gemakkelijker voor de contractant en de koper om terugkerende behoeften in te vullen met de specifieke vereisten van de klant in gedachten, terwijl gebruik wordt gemaakt van de volledige koopkracht van de koper door te profiteren van kwantumkortingen, administratieve tijd te besparen, en papierwerk te verminderen. BPA’s zijn gunstig voor:

Schedule BPA’s: Tot uw dienst

Overheidsbrede Schedule BPA’s

Hoe zijn Schedule BPA’s anders?

Opstelling van Schedule BPA’s

BPA Set Asides

Open Market Items

Overheidsbrede Schedule BPA’s

GSA beheert diverse BPA’s die beschikbaar zijn voor alle federale agentschappen. Deze BPA’s zijn opgericht om een specifieke behoefte te consolideren die over overheidsinstanties is geïdentificeerd.

• Federal Strategic Sourcing Initiative BPAs
  • Wireless FSSI
  • Janitorial and Sanitation Supplies
  • Maintenance, Repair, en Operations
• IT en Services
  • Identity Protection Services
  • Salesforce
  • Software Purchase Agreements (voorheen SmartBUY)
    • Software-overeenkomsten
    • Softwareovereenkomsten voor databasemanagement
    • Enterprise Management Software (EMS)-overeenkomsten
    • Informatieverzekeringssoftwareovereenkomsten
• Reizen, Transport en logistiek
  • Noodhuisvesting

Terug naar boven

Waarin verschillen BPA’s van schema’s?

Het verschil tussen “traditionele” algemene inkoopovereenkomsten (Blanket Purchase Agreements, BPA’s) en BPA’s die tot stand zijn gekomen in het kader van het GSA Schedules-programma is dat “traditionele” BPA’s onderworpen zijn aan de vereisten van FAR Deel 13. FAR Deel 13 is niet van toepassing op GSA Schedule BPA’s, met uitzondering van FAR 13.303-2(c), waarin staat dat “BPA’s kunnen worden vastgesteld met GSA Federal Supply Schedule contractors…,” FAR 8.405-3 stelt dat bestelactiviteiten BPA’s kunnen vaststellen onder elk Schedule-contract om in terugkerende behoeften te voorzien.

Bedenk de voordelen van het gebruik van GSA Schedules: kosten-, tijd- en administratieve besparingen, plus flexibiliteit, transparantie en controle van de aanbesteding.

Uitgaande van deze voordelen, overweeg dan of u BPA’s moet vaststellen – en hoeveel BPA’s u moet vaststellen – en beoordeel verschillende factoren die specifiek zijn voor het agentschap, maar waaronder:

• De omvang en complexiteit van de vereiste(n);
• De frequentie/totaal aantal verwachte vereisten die onder de BPA(‘s) zullen worden geplaatst – met inbegrip van alle beoogde gebruikers/bestellingsactiviteiten;
• De voordelen van voortdurende concurrentie en de noodzaak om periodiek meerdere technische benaderingen of prijzen te vergelijken;
• De administratieve kosten van BPA’s vs. de mogelijkheid om bestelprocedures vast te stellen en te gebruiken die nog sneller en verder vereenvoudigd zijn van nieuwe Schedule-bestelprocedures; en
• De technische kwalificaties van de beschikbare Schedule-contractant(en).

Best Procurement Approach Determination and Schedule BPAs

FAR 17.5, Interagency Acquisition, vereist dat agentschappen een Determination of Best Procurement Approach (bepaling van de beste aanbestedingsaanpak) opstellen wanneer ze het contract van een ander agentschap gebruiken. Deze vereiste is van toepassing op Schedule orders met een waarde van meer dan $550.000, en omvat orders tegen Schedule BPA’s.

Back to Top

Establishing Schedule BPAs

Bij het vaststellen van single of multiple-award Schedule BPAs, moet een koper de procedures volgen die zijn beschreven in FAR 8.405-3. Het resultaat is dat de koper in het algemeen ten minste drie bronnen vraagt en offertes van drie bronnen ontvangt en prijsverminderingen nastreeft alvorens een GSA Schedule BPA op te stellen.

Als de koper slechts één bron vraagt (d.w.z. een “enige bron”), moet de bestellende activiteit haar actie rechtvaardigen volgens FAR 8.405-6, Limited Sources Justification and Approval. Bij het vaststellen van een “sole source” BPA heeft de inkoper het aantal aannemers dat zowel de BPA als de daaruit voortvloeiende orders zou kunnen krijgen, beperkt. Daarom moet de inkoper voldoen aan de vereisten voor beperkte bronnen en goedkeuring van FAR 8.405-6 op het moment dat de BPA wordt gegund.

Voorwaarden

Bij het opstellen van een Schedule BPA vloeien alle voorwaarden van het Schedule-contract over naar de BPA. Kopers kunnen de voorwaarden van de Schedule-overeenkomst niet wijzigen of aanpassen, maar mogen voorwaarden op agentschapsniveau en lokale voorwaarden toevoegen die niet in strijd zijn met de voorwaarden van de Schedule-overeenkomst.

Bepalingen en clausules die gewoonlijk worden toegevoegd, hebben betrekking op onderwerpen als organisatorische belangenconflicten en goedkeuring van onderaannemers of belangrijk personeel. Andere overwegingen op orderniveau kunnen snellere levertijden en prijskortingen omvatten.

Wanneer er een vraag is over de vraag of aanvullende GSA Schedule BPA-voorwaarden in strijd zijn met het GSA Schedule-contract, dient de koper contact op te nemen met de GSA-contracteerder.

Single-Award BPA Approval

Geen single-award BPA met een geschatte waarde van meer dan $112 miljoen, inclusief eventuele opties, kan worden toegekend tenzij het hoofd van het agentschap schriftelijk vaststelt dat:

• De orders die verwacht worden onder de BPA zijn zo integraal verbonden dat slechts één bron het werk redelijkerwijs kan uitvoeren;
• De BPA voorziet alleen in vaste-prijsorders, die omvatten:
  • Producten of diensten (specifieke taken die moeten worden uitgevoerd) met prijzen die in de BPA zijn vastgesteld; en
  • Er is slechts één bron die gekwalificeerd en in staat is om het werk tegen een redelijke prijs voor de overheid uit te voeren, of het is noodzakelijk in het algemeen belang om de BPA aan één bron te gunnen vanwege uitzonderlijke omstandigheden.

Tijdbeperkingen

Multiple-Award BPA’s mogen niet langer zijn dan vijf jaar, maar mogen dat wel zijn om aan programmavereisten te voldoen (FAR 8.405-3(d)(1)).

Een single-award BPA mag niet langer zijn dan een jaar, maar mag maximaal vier eenjarige opties hebben.

Een aannemer aan wie een BPA is gegund die de huidige duur van zijn BPA overschrijdt (of een BPA die opties bevat die de huidige duur van de BPA overschrijden), kan een BPA gegund krijgen die de huidige duur van zijn BPA overschrijdt, indien er nog optieperioden op de BPA over zijn die, indien uitgeoefend, de prestatieperiode van de BPA, inclusief eventuele optie(s), bestrijken.

Elke opdracht die tegen een bestaande BPA wordt verstrekt (inclusief de bijbehorende orderopties) voordat de BPA afloopt, heeft zijn eigen prestatieperiode (inclusief orderopties). Deze zal worden voltooid (inclusief eventuele orderopties) volgens de FAR-clausule 52.216-22(d) van het Schedule Contract, waarin staat,

“Elke order die tijdens de effectieve periode van dit contract is uitgegeven en niet binnen die periode is voltooid, zal door de contractant worden voltooid binnen de in de order gespecificeerde tijd. Het contract regelt de rechten en verplichtingen van de aannemer en de regering met betrekking tot die order in dezelfde mate als wanneer de order tijdens de effectieve periode van het contract zou zijn voltooid, met dien verstande dat de aannemer niet verplicht zal zijn om leveringen te doen krachtens dit contract na de voltooiing van de order van de klant, inclusief opties, 60 maanden na het verstrijken van de basisbestelperiode van het contract.”

Orderplaatsing

Wanneer een inkoper een BPA vaststelt tegen een GSA Schedule-contract, voldoen orders geplaatst onder de BPA aan de Competition in Contracting Act of 1984 (CICA)-vereisten voor volledige en open concurrentie wanneer de GSA Schedule BPA-bestelprocedures worden gevolgd op 8.405-3(c).

Annual Review

De koper zal een jaarlijkse review uitvoeren van de GSA Schedule BPA om te bepalen of:

• Het onderliggende Schedule contract nog steeds van kracht is
• De BPA nog steeds de beste waarde vertegenwoordigt
• Geschatte hoeveelheden/bedragen zijn overschreden en aanvullende prijsverlagingen kunnen worden verkregen.

De koper zal de resultaten van zijn review documenteren.

Terug naar boven

BPA Set Asides

Naar goeddunken van de koper kunnen BPA’s worden gereserveerd voor de volgende soorten kleine bedrijven:

• Kleine ondernemingen
• 8(a)-bedrijven (agentschappen moeten met de SBA samenwerken om het proces van aanbieding en aanvaarding te voltooien)
• HUBZone small businesses
• Service-disabled veteran-owned small businesses
• Economically disadvantaged women-owned small businesses
• Women-owned small businesses eligible under the Women-Owned Small Business Program

De procedures in 8..405-3 moeten worden gevolgd voor BPA-sluitingen. Marktonderzoek zal informatie opleveren over de vraag of drie of meer Scheduleholders binnen een van de genoemde categorieën van kleine bedrijven de vereiste producten en/of diensten kunnen leveren.

Aternatief kunnen de aanbestedende activiteiten rekening houden met de sociaal-economische status bij het identificeren van contractanten voor overweging of concurrentie voor de gunning van een order of BPA. Ten minste één kleine onderneming, kleine onderneming in eigendom van veteranen, kleine onderneming in eigendom van gehandicapte veteranen, HUBZone kleine onderneming, kleine onderneming in eigendom van vrouwen of kleine onderneming met achterstand moet in aanmerking worden genomen, indien beschikbaar (FAR 8.405-5).

Als een BPA wordt gereserveerd voor andere soorten kleine ondernemingen, moet de documentatie van het dossier marktonderzoek bevatten dat is uitgevoerd samen met de schema’s die voor gunning in aanmerking komen.

Order Set-Asides Under Non Set-Aside BPA

Als BPA’s met meerdere toekenningen worden vastgesteld zonder gebruikmaking van set-asides, kunnen orders in het kader van die BPA’s set-asides zijn, zolang ten tijde van de toekenning van de BPA’s naar behoren is meegedeeld dat de aanbestedende dienst naar eigen goeddunken set-aides kan uitvoeren. Bij het plaatsen van braakleggingsopdrachten tegen BPA’s moeten de bestellende activiteiten zich houden aan de volgende richtsnoeren:

Bij het plaatsen van braakleggingsopdrachten tegen BPA’s hebben we de volgende richtsnoeren:

• Bestaande BPA’s met meervoudige gunning, of BPA’s die tot stand zijn gebracht zonder voorafgaande kennisgeving aan potentiële BPA-houders dat er onder de BPA’s braakleggingsopdrachten kunnen worden geplaatst, mogen geen braakleggingsopdrachten hebben. Procedures voor het plaatsen van orders tegen BPA’s komen uit FAR 8.405-3(c) en vereisen dat de opdrachtgevende activiteit alle BPA-houders een “eerlijke kans” geeft.
• Nieuw opgerichte BPA’s met meervoudige gunning mogen gebruik maken van order set-asides wanneer:
  1. In de RFQ van de BPA staat duidelijk vermeld dat de inkoper(s) kan/ kunnen besluiten om taak- of leveringsorders te set-asiden, zoals beschreven in de bestelprocedures in het Offerteverzoek van de BPA en overeenkomstig FAR 8.405-3(c)2. De BPA’s die zijn opgericht zonder voorafgaande kennisgeving aan potentiële BPA-houders dat orders in het kader van de BPA’s kunnen worden geseponeerd, mogen geen “set-aside”-orders hebben.405-3(c)(2); en
  2. Er is voldoende concurrentie tussen BPA-houders zodat de resulterende taak- of leveringsopdrachten volledig voldoen aan de hierboven geciteerde wettelijke vereisten. De eenvoudigste manier om aan deze vereisten te voldoen, is het vaststellen van een meer dan toereikend aantal BPA’s om de breedte en diepte van de verwachte taak- of leveringsopdrachten te dekken, en ten minste drie bronnen zullen levensvatbare concurrenten zijn voor elke taak of leveringsopdracht; of
  3. De koper heeft de beperking van de overweging naar behoren gedocumenteerd in overeenstemming met de vereisten van FAR 8.405-6, en een Limited Sources Justification gegenereerd.

Terug naar boven

Open Market Items

Onder de voorwaarden van GSA Schedule-contracten hebben aannemers de mogelijkheid om verzoeken in te dienen om leveringen of diensten toe te voegen die binnen het toepassingsgebied van hun bestaande contracten vallen. Kopers kunnen dus contact opnemen met Schedule-contractanten om te vragen of open-market items die binnen het toepassingsgebied vallen, aan hun GSA Schedule-contracten kunnen worden toegevoegd.

Open-market items zijn ook bekend als incidentele items, niet-contract items, niet-schedule items, en items die niet binnen het toepassingsgebied van het Schedule van de contractant vallen en niet aan het contract kunnen worden toegevoegd. In overeenstemming met FAR 8.402(f) kan een aankopende aanbestedende dienst voor administratieve doeleinden items die niet op het GSA Schedule contract staan – d.w.z. open-markt items – alleen toevoegen aan een GSA Schedule BPA of een individuele taak- of leveringsorder als:

• Alle toepasselijke acquisitieregels met betrekking tot de aankoop van de items die niet op het GSA Schedule contract staan, zijn gevolgd (bijv, bekendmaking (FAR Deel 5), mededingingsvereisten (FAR Deel 6), verwerving van commerciële artikelen (FAR Deel 12), aanbestedingsmethoden (FAR Delen 13, 14, en 15), en small business programma’s (FAR Deel 19));
• De aankopende aanbestedende ambtenaar heeft vastgesteld dat de prijzen voor de artikelen die niet op het GSA Schedule-contract staan, eerlijk en redelijk zijn;
• De artikelen zijn duidelijk op de order vermeld als artikelen die niet op het GSA Schedule-contract staan; en
• Alle clausules die van toepassing zijn op artikelen die niet op het GSA Schedule-contract staan, zijn in de order opgenomen.

Back to Top