De Cateringfactuur is een document dat zowel de cateraar als de klant zal helpen bij het creëren, factureren (cateraar) en betalen (klant) van een speciaal evenement. De cateraar(s) zal (zullen) het evenement en het soort evenement dat de klant zou willen creëren doornemen. De cateraar int dan (meestal een niet-terugbetaalbaar) voorschot om alle aspecten van het caterdevenement veilig te stellen en deelt de klant de datum mee waarop het restant volledig betaald moet zijn (meestal net voor het evenement plaatsvindt). De factuur bevat alle benodigde informatie over prijzen en diensten en een bijgevoegd document met alle gewenste betalingsinformatie van de klant. 
- Geeft de klant een gespecificeerde lijst van diensten en kosten en vermeldt de betalingsvoorwaarden.
- Dient als zowel een samenvatting van het werk als een formeel schriftelijk verzoek om betaling, en moet worden beschouwd als een essentieel document in elke catering job.
Step by Step: How to Cater an Event
Klanten winkelen vaak meerdere cateraars voordat ze kiezen wie ze inhuren. Wanneer een cateraar een aanvraag ontvangt, moet hij die aangrijpen om zich te bewijzen door de juiste vragen te stellen en te laten zien dat hij het vak beheerst.
Er zijn enkele basisgegevens nodig om een offerte op te stellen: Is er een algemene prijsklasse die de klant in gedachten heeft? Wordt er alcohol geschonken? Zijn er andere bijkomende diensten nodig? Afhankelijk van de omstandigheden kan het eten ter plaatse of op afstand worden bereid; ter plaatse verdient meestal de voorkeur, maar het kan duurder zijn.
Neem het aantal personen op en geef een offerte
Met een verwacht aantal personen en een aantal belangrijke specificaties voor het evenement, moet de cateraar een schriftelijke offerte uitbrengen. Vergeet niet dat er mogelijk kan worden onderhandeld, dus een voorstel voor diensten moet niet in definitieve termen worden geleverd. Als een klant niet tevreden is over de voorgestelde parameters, kan de offerte worden gewijzigd door het menu of het dienstenplan aan te passen.
In de offerte moeten ook de betalingsvoorwaarden worden vermeld. Moet er vooraf een voorschot worden betaald? Wanneer is de laatste betaling verschuldigd? Hoe zit het met aanpassingen van de oorspronkelijke offerte in reactie op prijswijzigingen of andere variabelen?
Personeel en eten voorbereiden
Voorbereiden op een evenement betekent meer dan alleen ingrediënten verzamelen of gerechten klaarmaken. Succesvolle catering draait om een zorgvuldige voorbereiding van het personeel. Teamleden moeten duidelijk zijn over hun verantwoordelijkheden. Sommige cateraars gebruiken zelfs softwareprogramma’s zoals CaterPro, Event Master, of andere om plattegronden te schetsen, de workflow in kaart te brengen, en in het algemeen het hele team voor te bereiden op het evenement.
Lever service op een professionele manier
Goed eten kan een gebrekkige service niet compenseren. De uitvoering moet nauwgezet zijn, ongeacht hoe “veeleisend” de klant mag zijn.
Volledig de cateringfactuur en lever deze met de laatste aanpassingen
Wanneer u klaar bent om betaling te vragen, lever de factuur dan aan de klant. Het kan nodig zijn op het laatste moment nog wijzigingen aan te brengen, bijvoorbeeld als de prijzen van belangrijke ingrediënten zijn gewijzigd of als het aantal personen naar boven is bijgesteld.