Stel je voor dat je een huis aan het bouwen bent. Je moet de muren optrekken voordat je ze kunt schilderen. Het schilderen van de muren is afhankelijk van de muren die worden gebouwd.
Projecten, net als het echte leven, gebeuren niet in een vacuüm en hebben hun eigen sets van afhankelijkheden en beperkingen, ongeacht de bedrijfstak. Het vinden van een geïsoleerde projectactiviteit of -taak is bijna onmogelijk, omdat projecten inherent met elkaar zijn verbonden.
Veel managers beschouwen het identificeren van en omgaan met afhankelijkheden in projectmanagement als een van de belangrijkste en meest consequente taken.
Wat zijn projectafhankelijkheden?
Afhankelijkheden in projectmanagement hebben te maken met het beheren en plannen van projecttaken terwijl ze hun volgordes en vereisten in gedachten houden. Als taak B de voltooiing van taak A vereist, dan zeggen we dat taak B afhankelijk is van taak A.Dit klinkt nu misschien eenvoudig, maar in complexe projecten met verschillende onderling afhankelijke taken, kunnen de dingen rommelig worden.
Hierna volgen enkele van de belangrijke termen met betrekking tot de afhankelijkheden in projectmanagement.
Beperkingen
In projectmanagement gaan afhankelijkheden en beperkingen hand in hand. Projectrestricties zijn de beperkingen of grenzen waarbinnen de manager moet blijven bij het voltooien van het project. De drie belangrijkste beperkingen van elk project zijn
- kosten
- tijd
- projectbereik.
Soms zijn afhankelijkheden in projecten het gevolg van bepaalde beperkingen in het project. Als uw team zich bijvoorbeeld slechts één softwareontwikkelaar kan veroorloven, dan zullen de taken waarvoor u een ontwikkelaar nodig hebt, van elkaar afhankelijk zijn.
Lead en Lag
Lead is een uniek concept dat alleen van toepassing is op ‘finish to start’-relaties, waarover later meer. Het verwijst naar de tijd waarmee de opeenvolgende taken worden versneld ten opzichte van de voorafgaande taken. Terwijl de FtS-relatie vereist dat de opeenvolgende taken niet kunnen beginnen vóór het einde van de voorafgaande taken, passen projectmanagers doorlooptijden toe om de totale tijd van het project te verkorten.
Lag wordt niet beperkt door het type relatie. Het verwijst naar de tijdvertraging tussen taken wanneer geen middelen in gebruik zijn. Hoewel ongewenst, is vertragingstijd soms noodzakelijk om de voltooiing van het project te verzekeren. Wanneer je een kamer schildert, is de extra tijd die nodig is om de kamer te laten drogen voordat je begint met het ophangen van je schilderijen, de vertragingstijd.
Kritisch pad
De keten van ononderbroken activiteiten die leiden tot de voltooiing van een project, is het kritieke pad van het project. Als een taak op het kritieke pad vertraging oploopt, loopt het hele project dezelfde vertraging op, tenzij een andere kritieke taak eerder wordt voltooid om dit goed te maken.
Beheer uw afhankelijkheden beter met Kissflow Project
Typen afhankelijkheden in projectbeheer
Afhankelijkheden kunnen van verschillende typen zijn omdat interne en externe factoren ze kunnen beïnvloeden. Hieronder volgen enkele van de belangrijkste categorieën van projectafhankelijkheden.
1. Logische afhankelijkheden
Zogenaamd causale afhankelijkheden. Deze afhankelijkheden zijn een inherent onderdeel van het project en kunnen niet worden vermeden. Taken die als logische afhankelijkheid worden gekenmerkt, gebruiken gewoonlijk de uitvoer van de voorgaande taken als invoer, zodat je ze niet parallel kunt uitvoeren.
Bedenk het bakken van een cake als je project. Je kunt niet met het proces beginnen als je niet alle ingrediënten hebt die je nodig hebt.
2. Resource-afhankelijkheden
Deze afhankelijkheid komt voort uit een projectrestrictie, omdat het gaat over de beschikbaarheid van gedeelde resources. Als twee taken dezelfde hulpbron nodig hebben voor voltooiing, dan zijn ze afhankelijk van de voltooiing van de andere.
3. Voorkeursafhankelijkheden
Deze afhankelijkheden zijn over het algemeen afhankelijk van de teamleden, andere belanghebbenden, en industriële praktijken. Preferentiële afhankelijkheden ontstaan wanneer taken worden gepland om ontwikkelde standaardpraktijken te volgen.
In de meeste gevallen kan het project zelfs concurreren als u de preferentiële afhankelijkheden in uw taken negeert, maar er zullen enkele kwaliteitsproblemen zijn.
4. Externe afhankelijkheden
Hoezeer u ook plant, er zijn dingen die onvermijdelijk buiten uw controle vallen. Sommige taken zijn afhankelijk van externe factoren en projectmanagers kunnen niets doen om de voortgang ervan te beïnvloeden. Om met deze afhankelijkheden om te gaan, is het aan te raden een backup plan te hebben.
Oponthoud van leveranciers of andere onvoorziene omstandigheden kunnen plaatsvinden die je voortgang kunnen beïnvloeden. Een goede projectmanager maakt altijd wat noodplannen, zodat alles op rolletjes blijft lopen, zelfs bij tegenslag.
5. Teamoverstijgende afhankelijkheden
Dit komt vaak voor in grote organisaties. Soms werken meerdere teams aan één complex project en zijn ze van elkaar afhankelijk om het project op tijd af te ronden.
Leer hoe projecttijdbeheer efficiënt kan worden uitgevoerd.
Inzicht in taakafhankelijkheden in een project
Inzicht in en identificatie van de relatie tussen afhankelijkheden in taakbeheer is een belangrijk onderdeel van de taakomschrijving van een projectmanager. Hieronder volgen de relaties van vier soorten taakafhankelijkheden in projectmanagement.
- Finish to start (FtS): Taak B kan pas beginnen als taak B is voltooid. Je moet bijvoorbeeld eerst je pizza in elkaar zetten voordat je hem in de oven schuift.
- Finish to finish (FtF): Taak A kan pas eindigen als taak B eindigt. Bij softwareontwikkeling vindt en rapporteert het QA-team bugs (taak A) en repareert het engineeringteam ze (taak B). In dit geval is het testen pas voltooid als de bugs zijn verholpen.
- Start to start (StS): Taak B kan niet beginnen voordat Taak A begint. Wanneer asfalt op de weg wordt gestort, moet het onmiddellijk worden geëgaliseerd omdat het snel opdroogt. De taken asfalt storten en weg egaliseren moeten dus tegelijk beginnen.
- Start to finish (StF): Taak B moet beginnen om taak A te kunnen voltooien. Denk aan de post van een bewaker. Een nachtwaker wordt pas afgelost als de ochtendwaker de leiding neemt.
Hoe om te gaan met afhankelijkheden in projectmanagement
Zoals bij veel andere uitdagingen in projectmanagement, is er geen standaardmanier om met afhankelijkheden om te gaan. Hoe je ermee omgaat, hangt af van de eisen en de omstandigheden van het project.
Echter, er zijn een aantal gemeenschappelijke dingen die alle managers doen om succesvol om te gaan met afhankelijkheden in hun projecten.
Identificeer en visualiseer
Het is belangrijk om alle afhankelijkheden te identificeren en vast te leggen tijdens het projectplan. Anders loopt u het risico dat u het ingewikkeld maakt, want zonder goed taakbeheer worden de kansen dat uw project slaagt klein.
Visualiseren van gegevens kan u helpen bij het herkennen van afhankelijkheden. Dit is waar hulpmiddelen zoals Gantt grafieken van pas komen. Kanban-borden werken ook geweldig, maar je zult ze moeten configureren met labels.
Samenwerken met belanghebbenden
Managers moeten belanghebbenden bij het project aan boord te nemen, zodat iedereen betrokken blijft op dezelfde pagina. U moet ervoor zorgen dat de belanghebbenden de belangrijkste afhankelijkheden begrijpen en hoe elk van hen het project zal beïnvloeden.
Maak een risicolog
Inzicht in de projectafhankelijkheden is geweldig voor risicobeperking. Zodra u alle afhankelijkheden hebt geïdentificeerd, is het tijd voor u om te weten hoe ze uw project zullen beïnvloeden als er iets misgaat. De meeste projecten zijn meestal kwetsbaar door externe afhankelijkheden waar je geen controle over hebt.
Vele beperkingen hebben ook bepaalde risico’s met zich meegebracht, dus je zult er ook op voorbereid moeten zijn. Als je alle lijsten hebt geïdentificeerd en opgesomd, is het tijd om hun impact op je project te verminderen.
Maak noodplannen
Alleen weten wat de afhankelijkheden en risico’s zijn, is niet genoeg. U moet ervoor zorgen dat zelfs als er iets misgaat, het project op schema blijft en met succes wordt voltooid. Met goed projectrisicobeheer kunt u kostbare tijd besparen en de ‘damage control’-modus inschakelen zodra de dingen naar het zuiden beginnen te gaan.
Het creëren van buffers om het effect van afhankelijkheden te minimaliseren is ook een geweldige mitigatiestrategie om ervoor te zorgen dat uw project op tijd wordt voltooid.
Blijf er bovenop met Kissflow Project
Of u nu een getrainde projectmanager bent of projectbeheer aan u opgedrongen krijgt, u zult op technologie moeten vertrouwen om de klus te klaren. Kissflow Project maakt projectbeheer eenvoudig en intuïtief voor iedereen. De cloud-gebaseerde projectmanagementsoftware wordt geleverd met geïntegreerde functies zoals taakbeheer en real-time tracking om je te helpen omgaan met alle uitdagingen waarmee een projectmanager te maken kan krijgen.
Het maakt niet uit of je op locatie bent of geïsoleerd vanuit je huis werkt, je zult altijd op de hoogte zijn van alles met Kissflow Project live toegang en cross-platform beschikbaarheid. Meld je aan voor Kissflow Project en ga er gratis mee aan de slag.
