Een goede bedrijfsorganisatie kan uw activiteiten soepel laten verlopen. Volg deze 7 tips voor het organiseren van een bedrijf, zodat uw bedrijf als een goed geoliede machine loopt.
Inhoudsopgave
1. Bepaal uw bedrijfsdoelstellingen en -plannen
Schrijf uw bedrijfsdoelstellingen en de manier waarop u ze denkt te bereiken duidelijk en nauwkeurig op en houd u eraan. Houd dit plan zichtbaar om uzelf van dag tot dag aan uw plan te herinneren. Koop een organizer of gebruik software om dit te doen.
Download gratis voorbeeldondernemingsplannen in onze rubriek Sjablonen
Door uw plan te bestuderen en u eraan te houden, kunt u evalueren waar u staat en de nodige aanpassingen doen om weer op het goede spoor te komen.
2. Houd uzelf en uw werknemers gemotiveerd
Wanneer u en uw werknemers gelukkig zijn op het werk, toont het zich – en klanten merken het onmiddellijk. Het verbetert ook de efficiëntie en dat laat uw klanten zien dat u en uw team goed georganiseerd zijn.
Beloon uw werknemers met elke methode waarvan u denkt dat die werkt, om hun moreel hoog te houden.
U kunt ook software zoals Advance Systems gebruiken om u te helpen uw personeelsbestand te beheren. Tools als deze helpen bij de bedrijfsorganisatie.
3. Plan volgens de behoeften van de bedrijfsorganisatie
Er zijn een aantal dingen die dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks moeten worden gepland. Maak een lijst van deze punten en plan ze dienovereenkomstig. Dagelijkse planning moet worden gedaan in de vroege ochtend of in de late avond de vorige dag. Voordat u naar bed gaat (of zelfs eerder, misschien voordat u uw kantoor verlaat), maakt u een lijst met de top 5 dingen die u de volgende dag wilt bereiken.
U kunt gedrukte dagplanners, een eenvoudig notitieblok of een mobiele of desktopapplicatie gebruiken om uw activiteiten bij te houden.
Tools zoals Google’s Tasks en Apple’s To Do-lijst kunnen uw leven gemakkelijker maken. En met nieuwe producten zoals Google’s Home Mini en Amazon’s Echo Dot kunt u een spraakgestuurde persoonlijke assistent hebben om lijsten te maken en u te herinneren aan vergaderingen.
Voor andere delen van uw bedrijf kunt u boekhoud- en productmanagementtools gebruiken om uw voorraad te plannen, de productrotatie te verhogen en uw uitgaven te beheren – waardoor uw cashflow en winstmarge toenemen.
4. Organiseer uw kantoorartikelen
Rommel beïnvloedt de bedrijfsorganisatie. Houd uw kantoor of winkel zo netjes mogelijk. Bewaar items die u elke dag nodig hebt op dezelfde plaats, zodat u er niet elke keer naar hoeft te zoeken als u ze nodig hebt. Opgeruimde archiefsystemen zullen uw leven zoveel gemakkelijker maken.
Hier is een kleine tip over hoe u een bedrijf kunt organiseren die u een heel eind op weg zal helpen: wanneer u de visuele rommel om u heen vermindert, zult u uw mentale rommel automatisch verminderen. Dat maakt je geest vrij om met creatieve ideeën te komen om klanten te krijgen en je bedrijf op te bouwen. Wij nemen regelmatig verbeeldingsdagen.
Verwijder spullen die u niet nodig hebt of al lang niet meer hebt gebruikt. Dit voorkomt tijdverlies en helpt u zich te concentreren op belangrijke zaken in plaats van onbelangrijke zaken.
5. Houd u aan uw afspraken
Kom uw beloften aan klanten, leveranciers en werknemers na. Op tijd betalen aan uw leveranciers geeft aan dat u een goed georganiseerd bedrijf bent.
Op het afgesproken tijdstip leveren aan uw klanten wint hun vertrouwen en zal u helpen bij het krijgen van herhaalopdrachten, evenals mond-tot-mond reclame genereren.
6. Houd contact met klanten en prospects
Het onderhouden van contact met uw klanten geeft aan dat u om hen geeft en hun bedrijf waardeert. Stuur regelmatig notities of e-mails over nieuwe producten en diensten die u aanbiedt.
Nog beter, stuur educatief materiaal dat uw expertise laat zien. Dit is anders dan verkoopmateriaal. Educatieve content marketing biedt inzicht in trends in de industrie en waarschuwingen. Dit positioneert uw bedrijf als een vertrouwde bron, waardoor het erg moeilijk wordt voor uw concurrenten om uw klanten te stelen.
Mail uw klanten verjaardagskaarten of wenskaarten bij speciale gelegenheden en feestdagen. Dit laat veel zien over hoe georganiseerd uw bedrijf is. Met verschillende e-mailmarketingtools zoals MailChimp kunt u de verjaardag van een klant opslaan en automatisch een e-card versturen.
7. Gebruik die computer
Een computer is als het hebben van een extra brein. Gebruik hem zo veel mogelijk. Doe uw boekhouding, inventaris, leveringsschema’s, en zelfs uw brieven schrijven erop. Het bespaart u veel tijd en moeite – veel meer dan wanneer u deze taken handmatig uitvoert.
Met nieuwere en snellere toepassingen is het nu mogelijk om een papierloos, opgeruimd kantoor te hebben. De toegang tot gegevens binnen handbereik duidt op een goede bedrijfsorganisatie. Vergeet alleen niet regelmatig een back-up van uw gegevens te maken.
Hoe beter uw kleine bedrijf is georganiseerd, hoe gemakkelijker het is om dagelijks te werken, zodat u meer tijd overhoudt om u te concentreren op het verhogen van uw winst.