Als fondsenwerver leert u hoe u een succesvolle stille veiling moet runnen. Net wanneer u denkt dat u het onder de knie hebt, veranderen de trends, duiken er nieuwe populaire items op, zoeken donateurs iets anders, evolueert de technologie, enzovoort. Dus moet u zich aanpassen.
Stille veilingen zijn een van de populairste manieren voor non-profitorganisaties om gasten aan te trekken en geld in te zamelen tijdens fondsenwervende evenementen. Er zijn verschillende manieren om een stille veiling uit te voeren, maar als u de onderstaande hoofdpunten onthoudt, zult u zeker succes zien.
1. Werven en trainen van vrijwilligers voor uw stille veiling
Bedenk goed wie u werft om uw stille veiling te runnen. Gaan de vrijwilligers die veilingitems inkopen, leveren? Hebben zij de connecties die u nodig hebt om de must-have items of ervaringen te verzekeren die uw donateurs willen?
Dan moet u denken aan de eigenlijke dag van uw stille veiling. Zullen de vrijwilligers die hebben gezegd dat ze zullen helpen met de kassa daar zijn, of op de dansvloer? Zijn deze vrijwilligers extravert en zullen ze de gasten op het evenement aanmoedigen om mee te bieden in de veiling?
2. Hoe traint u stille veilingvrijwilligers
Niet alleen is het belangrijk dat uw stille veilingvrijwilligers komen opdagen om de stille veiling te helpen maximaliseren, maar ook dat ze weten wat ze moeten doen. Het trainen van uw vrijwilligers is een belangrijk onderdeel in de aanloop naar elk evenement, vooral als u stille veilingsoftware gebruikt.
De online trainingsacademie van GiveSmart is beschikbaar voor al onze non-profitpartners, op elk serviceniveau. Ons full-service stilleveilingteam arriveert vóór uw evenement om te helpen bij het opzetten van de check-in, gasten te trainen in de software, apparatuur te leveren en te zorgen voor consistentie tussen uw stille veilingwebsite en de veilingitems die tijdens het evenement beschikbaar zijn.
Training leert vrijwilligers en personeel ook hoe ze het GiveSmart-platform moeten gebruiken, zodat ze namens gasten die hulp nodig hebben kunnen bieden en doneren.
3. Hoe vraagt u donaties aan voor uw stille veiling
Naast de vrijwilligers van de evenementavond, zult u waarschijnlijk ook een beroep doen op enkele vrijwilligers om donaties voor uw stille veiling te verkrijgen. Als u begint met het plannen van uw stille veiling, is het belangrijk om te beslissen wie een bepaalde waarde aan veilingitems gaat werven.
Deze doelen moeten duidelijk worden gedefinieerd, zodat vrijwilligers en personeel verantwoordelijk worden gehouden voor het vervullen van een veilingcatalogus die u zal helpen uw fondsenwervingsdoelen te bereiken.
Het is ook de moeite waard om te bespreken welke items of ervaringen uw donoren willen en erin geïnteresseerd zijn, omdat dit de donateurs zal begeleiden en uiteindelijk zal leiden tot meer biedingsactiviteit. Zeer gewilde items zullen de bedragen die donateurs bereid zijn te bieden verhogen, vergeleken met items (zoals cadeaubonnen) die een vaste waarde hebben.
Uw stille veiling moet, indien mogelijk, volledig uit donaties bestaan. Soms maken organisaties gebruik van consignatiebedrijven als ze moeilijk aan items kunnen komen (bijvoorbeeld Hamilton-tickets of exclusieve vakantiepakketten).
We raden een strategische aanpak aan bij het gebruik van consignatie-items. Het is belangrijk om de prijsstructuur van het consignatiebedrijf te begrijpen en de mate waarin hun items door donoren worden gewenst. In sommige gevallen kunnen de consignatie-veilingitems die u aanbiedt een nieuw publiek naar het evenement trekken.
Begrijpen wat donoren willen, is de sleutel tot een succesvolle stille veiling.
Als u uw gemeenschap om donaties voor uw stille veiling vraagt, kunt u ook het Item Donatieformulier op uw GiveSmart-site inschakelen. Dit formulier versnelt het verzamelen van informatie van donateurs en voegt automatisch items toe aan de wachtrij voor beheerders om te uploaden naar de veilingcatalogus. Door op deze manier gebruik te maken van technologie, kunnen items eenvoudig worden ingezonden voor de veiling en kunnen on-the-go mobiele afbeeldingen worden geüpload terwijl u items importeert.
4. Hoe promoot u uw stille veiling
Promotie van uw stille veiling vóór uw evenement is een geweldige manier om gasten enthousiast te maken over items en het evenement zelf. Als het uw eerste keer is dat u een mobiele biedsoftware gebruikt, is het belangrijk om gasten te laten weten dat ze op hun telefoon zullen bieden, zodat ze eraan denken om ze mee te nemen naar het evenement.
Met het stille veilingplatform van GiveSmart kunt u met gasten communiceren via e-mail of sms, dus u kunt deze functie gebruiken om uw stille veiling vóór uw evenement te promoten. U kunt de veiling ook openen voordat het evenement begint om donateurs te betrekken bij het voorbieden.
Bieden voorafgaand aan het evenement is voordelig, omdat het gasten laat wennen aan het mobiele platform, hen enthousiast maakt voor het evenement en hen aanzet tot bieden, zodat u de avond van het evenement kunt beginnen met geld dat al is opgehaald!
5. Uw stille veiling online
Host u uw veiling online met mobiel bieden, dan kunnen donateurs overal aan meedoen. Het is dus een goed idee om uw veilingitems en donatiepagina via sociale media te promoten. Uw organisatie, personeel en vrijwilligers moeten de veiling allemaal delen op Facebook, Twitter, Instagram en andere platforms waarop ze actief zijn.
Dit zal mensen buiten uw typische donorpool aanmoedigen om te doneren, omdat de veiling een nieuw publiek zal bereiken via sociale netwerken. Misschien willen uw vrienden in het hele land een organisatie steunen waar u bij betrokken bent, of kennen ze precies de persoon die zich zal uitleven op dat gesigneerde shirt voor een goed doel.
6. Hoe zet u een stille veilingevenement op
Het is gunstig om een startpagina voor uw stille veilingevenement te hebben waar gasten terecht kunnen voor de routebeschrijving van het evenement, tickets, contactinformatie, veilingdetails en meer. Met een landingspagina voor uw evenement bereidt u zich voor op succes als gasten, donateurs en vrijwilligers meer informatie zoeken.
GiveSmart biedt organisaties een hub om tickets en sponsoring te verkopen, donaties te doen, op items te bieden, merchandise te kopen, betalingen te verwerken en rapporten uit te voeren. Voor de verwerking van betalingen en rapportage is het geweldig om een ticketing-oplossing te hebben die met uw veiling integreert, zodat gasten slechts eenmaal hoeven in te loggen en te betalen.
De fysieke opzet van de veiling op de dag van het evenement is net zo belangrijk als de digitale om te overwegen. Hoe u uw veilingitems uitstalt, zal een directe impact hebben op hoe goed ze presteren. Hier zijn enkele zaken waarmee u rekening moet houden:
- Locatie en ruimte in gedachten houden als u nadenkt over waar de gasten zich zullen mengen.
- Plaats de veiling in het zicht.
- Zorg ervoor dat er ruimte is om de veilingitems te bekijken.
- Print displaybladen in een leesbaar lettertype.
- Voor ervaringen of certificaten kunt u rechtstreeks vanaf uw GiveSmart-site een aanpasbaar displayblad afdrukken in plaats van alle informatie te herschrijven die al in uw veilingcatalogus staat.
7. Uw stille veiling organiseren
Op de dag van het evenement moet het veilinggebied een hoogtepunt zijn, en hier komen de medewerkers of vrijwilligers van de stille veiling in het spel. Het is belangrijk dat zij de gasten aanmoedigen om door het veilinggebied te lopen en de items te bekijken als ze aankomen en naar de bar gaan.
Als gasten willen bieden, kunt u hen verwijzen naar de welkomst-sms die ze hebben ontvangen toen ze aankwamen, aanbieden om namens hen een bod uit te brengen of indien nodig verdere instructies geven over het bieden.
Tijdens het evenement kunt u het berichtencentrum gebruiken om de hele avond met de gasten te communiceren. Laat hen weten wanneer het tijd is om aan tafel te gaan. Herinner hen eraan dat er op sommige items nog niet geboden kan zijn. Vraag of ze het geweldige vakantiepakket hebben bekeken. Vertel hen wanneer het programma op het punt staat te beginnen, of geef hen een tijdwaarschuwing als de veiling ten einde loopt.
Vrijwilligers en medewerkers die als biedingsassistenten fungeren, moeten de gasten tijdens het hele evenement blijven ondersteunen, ook na het cocktailuurtje, door na te gaan of ze hulp nodig hebben bij het bieden of doneren.
8. De impact van een biedvisual
Tijdens het evenement kunt u een biedvisual op een muur of projectiescherm projecteren dat in real time wordt bijgewerkt wanneer de biedingen binnenkomen. Dit stimuleert de concurrentie in de zaal en houdt de gasten op de hoogte van waar de biedingen zijn terwijl de klok van de veiling verder tikt. Een soortgelijke donatie- of thermometervisual kan worden weergegeven tijdens een digitale toezegging of sms-tot-doneren, zodat iedereen kan zien hoe de donaties binnenstromen. Het is een geweldige manier om opwinding in de zaal op te bouwen en donaties van alle groottes aan te moedigen.
9. Hoe uw stille veiling te beëindigen
Het is een goed idee om een eindtijd voor uw veiling in te stellen, omdat het een gevoel van urgentie creëert en opwindend is voor gasten om nog steeds op het evenement te zijn wanneer ze erachter komen dat ze winnaars zijn. Stuur na afloop van de veiling een sms-bericht naar de winnaars via het berichtencentrum.
Door de winnaars te filteren en naar het kassagebied te leiden, verloopt het kassaproces sneller en wordt opstopping aan het eind van de avond voorkomen. Gasten weten of ze gewonnen hebben en hoeven de kassa niet te bestoken met vragen over veilingwinnaars.
10. Na een stille veiling
Bedankbriefjes en belastingbonnetjes zijn belangrijk om na een evenement te versturen. Donoren van alle leeftijden zeggen echter dat het ontvangen van een impactrapport het belangrijkste vervolgbericht voor hen is om te ontvangen, volgens de Community Brands’ Donor Experience Study. Donateurs willen weten hoe hun bijdrage direct van invloed is geweest op de missie die uw organisatie dient – ze willen zien dat ze hebben geholpen een verschil te maken.
11. Ontvangstbewijzen
Voor financiële en fiscale doeleinden zijn ontvangstbewijzen een must. Het platform van GiveSmart stuurt automatisch ontvangstbewijzen naar donoren en ticketkopers nadat een betaling is verwerkt op een evenementensite. Deze functie alleen al bespaart ontwikkelteams uren werk en de rompslomp van het handmatig samenstellen en verzenden van ontvangstbewijzen.
12. Hoe evalueert u het succes van uw stille veiling
Als het evenement eenmaal achter de rug is, is het belangrijk om terug te kijken en te zien hoe goed de veilingitems hebben gepresteerd. Hier zijn een paar dingen die u moet overwegen:
- Hoeveel van uw gasten namen deel aan de veiling?
- Wie waren de meest actieve bieders
- Wat was uw ROI?
13. Rapportage na afloop van het evenement en planning voor volgend jaar
Rapportage na afloop van het evenement is belangrijk als u plannen maakt voor volgend jaar. Het evenementendashboard van GiveSmart biedt real-time inzichten voor veilingen, gebruikers en financiën.
In de hub Rapporten kunnen organisatiebeheerders een verscheidenheid aan rapporten downloaden in Excel-, CSV- en PDF-indelingen.
Deze rapporten omvatten:
- Onbetaalde saldi
- Biedingen op stille veilingen
- Donaties
- Ticketbestellingen
- Aanwezigen
- Raffles
- Instant items, en nog veel meer.
Conclusie
Stille veilingen zijn een geweldige manier om donoren te betrekken, unieke ervaringen te bieden, geld in te zamelen en enthousiasme op te bouwen voor de missie van uw organisatie. De juiste aandacht besteden aan elke fase van het proces zorgt voor maximaal succes en minimale stress als u een veiling gebruikt in uw fondsenwerving.
Wij nodigen u uit om onze producten te verkennen, een gratis demo te plannen, of contact met ons op te nemen als u nieuwsgierig bent, vragen hebt, of als u met iemand van ons team in uw omgeving wilt spreken!
- Auteur
- Recent Posts
- Kampioen fondsenwervers…en waar je ze kunt vinden. – 24 maart 2021
- 7 tips voor een effectieve strategie voor fondsenwerving – 10 maart 2021
- Gids voor fondsenwerving voor golftoernooien – 16 februari 2021