Een Job Standard is een voorgedefinieerd sjabloon dat de Scope, Key Responsibilities en Knowledge and Skills vereisten beschrijft van een specifiek functieniveau binnen een functiefamilie. Alle functienormen zijn gecategoriseerd op functiefamilie, functie, functiecategorie en functiecode. Een eenmaal aangepaste functienorm is een functiebeschrijving.
Een functiebeschrijving (ook bekend als Position Description) is een samenvatting van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een functie, voor een specifieke functie of groep van functies. Het omvat de algemene aard van het verrichte werk, het niveau van het verrichte werk, en de vaardigheden en kennis die vereist zijn voor een competente uitvoering van de functie. De functiebeschrijving moet altijd worden aangepast en de vooraf gedefinieerde secties in de Job Standard template (d.w.z. aangepaste reikwijdte, belangrijkste verantwoordelijkheden, en kennis en vaardigheden) moeten aanvullende ondersteunende details bevatten die de functie toelichten. Een functiebeschrijving beschrijft en richt zich op de functie zelf en niet op een specifiek individu dat de functie zou kunnen vervullen.