In de moderne zakelijke markt, bent u geconditioneerd om naar de toekomst te kijken. Dat zijn we allemaal. En dat is één ding dat het succesvol navigeren door de Affordable Care Act (ACA) moeilijker kan maken, omdat het niet genoeg is om alleen naar de toekomst te kijken als het gaat om uw ACA-naleving.
Om aan de wet te voldoen, moet u in veel gevallen ook naar het verleden kijken om de ACA-gerechtigdheid van uw werknemers te bepalen.
Nauwkeurige geschiktheidsmeting is steeds belangrijker geworden omdat IRS-boetebeoordelingen kunnen oplopen tot miljoenen dollars. En, zoals we in onze vorige blog hebben geleerd, worden de boetes maandelijks opgelopen en kunnen ze zich snel opstapelen voor elk jaar dat u niet aan de regels voldoet.
Wanneer meting nodig is
Onder de Employer Shared Responsibility Provisions van de ACA moeten grote werkgevers gezondheidsdekking aanbieden die voldoet aan de Minimum Essential Coverage (MEC) -vereisten voor 95% van hun voltijdse werknemers of worden blootgesteld aan mogelijke boetes. Het klinkt eenvoudig genoeg, maar als het gaat om wat een voltijdse werknemer is, kan het antwoord behoorlijk ingewikkeld lijken.
Volgens de wet is een voltijdse werknemer iemand die gemiddeld 30 of meer uren per week of 130 uur per maand werkt. Dit kan een gemakkelijke berekening zijn voor werknemers die een vast schema hebben. Maar voor werknemers met een variabel uurrooster is het niet altijd zo eenvoudig om te bepalen of ze voltijds in dienst zijn.
Als werkgever kan uw bedrijf de voltijdsstatus van uw werknemers bepalen door de diensturen van elke werknemer te tellen met behulp van een van de twee “gelijkwaardigheid”-meetmethoden: maandelijks en look-back. Vandaag gaan we ons richten op de look-back meetmethode.
Wat is de look-back methode?
Bij het gebruik van de look-back methode, “kijkt” een werkgever terug naar eerdere diensturen om de voltijdsstatus voor een toekomstige periode te bepalen. Anders gezegd, de look-back-methode is een benadering voor het bepalen van de voltijdsstatus door het bijhouden van de uren van de werknemer over een bepaalde periode en vervolgens het berekenen van het gemiddelde aantal gewerkte uren over die periode om de voltijdsstatus te bepalen.
Er zijn drie cruciale onderdelen voor look-back-metingen:
1. Meetperiode
De meetperiode is de periode waarvoor de werkgever “terugblikt” naar historische diensturen. De terugblikperiode kan tussen 3 en 12 maanden lang zijn. Werkgevers mogen de lengte van de terugblikperiode zelf bepalen, zolang die maar in overeenstemming is met de minimum- en maximumnormen voor de meting.
Er zijn twee soorten meetperioden: Initiële meting voor nieuwe werknemers en Standaard meting voor lopende werknemers.
Initiële metingsperiode: Nieuwe werknemers
Om de geschiktheid voor nieuwe werknemers te meten, moet u nagaan of de werknemer naar redelijke verwachting meer dan 30 uur per week zal werken. Zo ja, dan moet de werknemer en zijn/haar afhankelijke personen binnen 90 dagen na indiensttreding dekking worden aangeboden.
Als redelijkerwijs niet kan worden vastgesteld dat de nieuwe werknemer meer dan 30 uur per week zal werken, dan kan de werknemer worden geclassificeerd als een werknemer met variabele uren. In dit geval zou u beginnen met het bijhouden van uren op een doorlopende basis. Voor nieuwe werknemers met variabele uren en seizoensarbeiders kunt u een terugblikperiode van 3 tot 12 maanden gebruiken, die begint op een willekeurige datum tussen de eerste loonperiode waarin de uren van de werknemer worden geregistreerd en de eerste dag van de eerste maand na de begindatum. Als de uren van de werknemer gelijk zijn aan of meer bedragen dan een voltijds gemiddelde van 130 uur per maand gedurende de eerste meetperiode, zal worden vastgesteld dat zij “voltijds” zijn en daarom in aanmerking komen voor dekking gedurende de daaropvolgende stabiliteitsperiode – zelfs als hun uren worden verminderd tijdens de stabiliteitsperiode.
Standaard Meetperiode: Lopende werknemers
Standaardmeetperioden worden gebruikt voor lopende werknemers, d.w.z. een werknemer die één volledige standaardmeetperiode heeft gewerkt. In dit geval moet de werkgever letterlijk terugblikken om het gemiddelde van de werkuren over de meetperiode te berekenen. Als de werknemer gemiddeld 130 uur of meer per maand werkt, wordt de werknemer als voltijds beschouwd en komt hij in aanmerking voor voordelen onder de ACA.
Hoewel een werkgever verschillende standaard meetperioden kan hebben voor verschillende categorieën werknemers (verschillende categorieën zijn beperkt tot die beschreven in 54.4980H-3(d)(1)(v)), moeten de meetperioden en de bepaling van het in aanmerking komen op een uniforme en consistente basis worden uitgevoerd voor alle werknemers in dezelfde categorie.
Kijk eens naar een voorbeeld.
Voorbeeld: Laten we zeggen dat een werkgever een standaardmeetperiode van 12 maanden gebruikt die begint op 1 november 2018. Als zodanig worden doorlopende werknemers gemeten van 1 november 2018 tot en met 31 oktober 2019 van het volgende jaar om te bepalen of ze in aanmerking komen voor het begin van het 1 januari 2020, planjaar.
Om de uren voor doorlopende werknemers te berekenen, neemt u het gemiddelde van de werkuren over de terugblikperiode. In dit voorbeeld heeft onze werknemer in totaal 1.596 uur gewerkt, wat neerkomt op een gemiddelde van 133 uur per maand.
Omdat het aantal gewerkte uren hoger is dan de vereiste 130 uur, wordt vastgesteld dat de werknemer voltijds werkt en in aanmerking komt.
2. Wachtperiode
Het tweede deel van de terugblikmeting omvat een administratieve wachtperiode voordat de zorgvoordelen worden ingevoerd. Deze periode mag niet langer zijn dan 90 dagen en is facultatief voor werkgevers.
Voorbeeld: Nadat werknemers van 1 november tot en met 31 oktober zijn gemeten, hanteert de onderneming een wachtperiode van 61 dagen (1 november – 31 december). In deze periode breidt de werkgever het dekkingsaanbod uit tot werknemers die als voltijds zijn geïdentificeerd en geeft hij de werknemer de tijd om uitkeringsselecties te maken en zich in te schrijven voor dekking die op 1 januari ingaat.
3. Stabiliteitsperiode
De derde component is een stabiliteitsperiode, de “lock-in”-dekkingsperiode voor werknemers van wie is vastgesteld dat ze voltijds zijn tijdens een eerste of standaardmeetperiode. De stabiliteitsperiode kan niet korter zijn dan de meetperiode en moet tussen 6 en 12 maanden lang zijn. Vaak is het dezelfde lengte als de meetperiode.
Het is belangrijk op te merken dat als de uren van de werknemer voldoen aan of hoger zijn dan het fulltime gemiddelde (130 uur per maand) gedurende de meetperiode, ze zullen worden beschouwd als een ACA “fulltime” werknemer en daarom in aanmerking komen voor dekking gedurende de daaropvolgende stabiliteitsperiode – zelfs als hun uren worden verminderd tijdens de stabiliteitsperiode.
Voorbeeld: Omdat onze voorbeeldwerknemer een gemiddeld aantal uren werkte dat groter was dan 130, moet zij voordelen worden aangeboden voor de stabiliteitsperiode van 1 januari 2020 – 31 december 2020.
Final Points of Consideration
Voordat we afsluiten, zijn hier een paar laatste overwegingen met betrekking tot de look-back-meetmethoden.
De IRS heeft verklaard dat de look-back-meetmethode niet mag worden gebruikt bij de berekening van het aantal voltijdwerknemers voor het bepalen van de status als een Toepasselijke Grote Werkgever. Deze berekeningsmethoden kunnen worden gevonden op IRS website. In plaats daarvan kan het alleen worden gebruikt voor het bepalen van:
- Aan wie de werkgever minimale essentiële dekking moet bieden om een gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgeverbetaling te vermijden; en
- Het bedrag van een mogelijke aansprakelijkheid voor een gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever betaling.
Hoe Health e(fx) kan helpen
Terwijl dit alles ingewikkeld kan klinken, kan Health e(fx) u helpen uw look-back meetmethodeproces te vereenvoudigen via onze Health e(fx) Employer Solutions.
Health e(fx) Enterprise™ houdt alle gewerkte service-uren bij voor alle werknemers binnen uw organisatie en automatiseert de look-back metingen voor uw werknemerspopulaties voor u – zowel voor huidige als nieuwe werknemers. Wij leveren u een rapport met het gemiddelde aantal gewerkte uren in de loop van een standaardmeetperiode en de daaruit voortvloeiende in aanmerking komende status voor elke werknemer in uw organisatie. Het resultaat is een oplossing die u een nauwkeurig inzicht geeft in de terugblik van uw bedrijf, wanneer u dat nodig hebt. Zodat u vooruit kunt blijven kijken voor uw bedrijf.