Deze macro heeft zowel nieuwe functies als verbeterde functionaliteit.
De eerste verbetering is dat het begingetal van de verwijderingsreeks (#1) altijd vooraf wordt ingevuld. Wanneer nummers uit de nummerlijst (#7) worden verwijderd, verandert het beginnummer. Het aftellen van de resterende nummers (#6) is nauwkeuriger geworden.
Een belangrijke verbetering betreft het exporteren van een hernummeringsrapport. In de vorige versie, zou klikken op Exporteren het rapport exporteren als een .txt bestand naar de EditTools Datasets directory en de bestandsnaam werd voor u gekozen. Dit is nu veranderd.
In het export proces kunt u nu “koptekst” informatie instellen die op elk rapport verschijnt. Door te klikken op Bestandskoptekst exporteren (#3) wordt het dialoogvenster Onderhoud koptekstinfo geopend:
Hier voert u uw identificatiegegevens in (#8). De koptekst die in elk rapport over de hernummering van referenties zal verschijnen, wordt getoond in #9. Klik op Opslaan (#10) om uw informatie op te slaan. Uw koptekstgegevens blijven behouden totdat u ze wijzigt; u hoeft ze niet bij elk project opnieuw in te voeren.
Als u op Exporteren (#4) klikt, wordt het volgende dialoogvenster geopend:
Het bovenste veld (#11) bevat de informatie over het pad en de bestandsnaam. De aanwezige informatie geeft de informatie voor het laatst geëxporteerde rapport. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe opslagbestemming en bestandsnaam op te geven en als bestandsindeling .txt, .doc of .docx te kiezen. In het onderste veld (#12) voert u de projectinformatie in, bijvoorbeeld “Smith on Rabbits Chapter 98A”. De projectinformatie verschijnt samen met de aanmaakdatum van het rapport onder de koptekst van het rapport.
Een andere nieuwe functie van deze macro zijn de 7 tekstknoppen (#2 hierboven). Dit zijn aanpasbare knoppen waarmee u standaardtekst kunt maken die wordt ingevoegd in het veld Hernummer (#A). Zoals u in de bovenstaande afbeelding kunt zien, zijn de eerste 4 knoppen aangepast en de onderste 3 niet.
Om een knop aan te passen (of te wijzigen), klikt u met de rechtermuisknop op de knop om het dialoogvenster Aangepaste knop te openen. In het veld Knooptekst (#13) voert u de korte titel in die u op de knop wilt laten verschijnen (zie voor een voorbeeld de aangepaste knoppen hierboven). In het tekstveld (#14) voert u de tekst in die u wilt invoegen wanneer de knop wordt ingedrukt. Klik vervolgens op Bijwerken (#15).
Om de vooraf geschreven tekst te gebruiken, klikt u op het referentienummer dat moet worden gewijzigd (#16), zodat het in het veld Origineel wordt ingevoerd. Plaats vervolgens uw cursor in het veld Hernummeren, zodat het veld leeg is. Klik op de knop met de tekst die u wilt invoeren (#17). De tekst verschijnt in het veld Hernummeren. Klik op Wijzigen (#18) om het in te voeren in het hoofdveld Hernummer (#A).
Zo verschijnt het in het veld Hernummer:
Hoewel dit niet volledig zichtbaar is, is dit de tekst die in het rapport aan de klant zal verschijnen: “Niet-gepubliceerde gegevens – uit referentielijst verwijderd en als parenthetisch punt in de tekst opgenomen.
De laatste wijziging in de controle op de volgorde van de referentienummers is bedoeld om het omnummeren sneller en gemakkelijker te maken. Als u nu op een origineel nummer klikt dat moet worden hernummerd, wordt het veld Hernummeren automatisch gevuld met het volgende nummer. De eerste keer dat u een referentie hernummert, moet u het hernummer handmatig invoegen (#19); dat start de interne teller van de macro en het Volgende hernummer wordt getoond (#20). Daarna, om te hernummeren, klik je gewoon op het Oorspronkelijke Nummer en als het voorgestelde Hernummer correct is, klik je op Wijzigen (#21).
Track Reference Renumbering
De oorspronkelijke versie van deze macro voorzag in een methode om te controleren of referenties op volgorde worden afgeroepen. Nieuw is de mogelijkheid om de hernummering van referenties bij te houden. Zoals de figuur hieronder laat zien, zijn er verschillende nieuwe functies aanwezig. (Niet afgebeeld is een nieuwe toevoeging op het laatste moment – de Ga naar-knop.)
Ten eerste is er het gebied voor het bijhouden van de huidige en nieuwe nummers (#1 en #2). Het oorspronkelijke nummer en het nieuwe nummer worden ingevoerd in #3 en met een klik op de knop Wijzigen worden de nummers ingevoerd in de daarvoor bestemde velden in #1 en #2. Als #5 is aangevinkt, worden de vernummerde items automatisch verwijderd uit de oorspronkelijke lijst (#9); als het niet is aangevinkt, moet u het nummer handmatig verwijderen. Het volgende hernummer wordt getoond bij #4. Bij het hernummeren van referenties is het een goede klantrelatie om een hernummerlijst te maken die aan de klant kan gegeven worden zodat de proeflezer ze kan gebruiken (en ook een kopie te bewaren bij het archief van bewerkte bestanden voor het geval er in de toekomst een vraag rijst). Met #6 kan je de hernummerlijst exporteren naar een standaard .txt bestand. Er is een standaard bestand (Reference Num Order Renumbered List.txt) dat opgeslagen wordt in de EditTools Datasets map, maar u kan het een specifieke naam geven voor het project (bv. Gossey Laughter Reference Renumbering.txt) en opslaan in de map van uw keuze, zoals dezelfde map met de bewerkte projectbestanden.
Ook nieuw is de mogelijkheid om een reeks nummers (#7) te verwijderen uit de primaire lijst (#9). Bijvoorbeeld, als de auteur heeft aangegeven dat een callout referenties 10 tot 25 bevat, kunt u al die nummers in één keer uit de hoofdlijst (#9) verwijderen, in plaats van één voor één, met behulp van deze functie (#7). De teller (#8) is ook veranderd. Het toont nu zowel de oorspronkelijke telling als de resterende telling.
Niet getoond is de last-minute toevoeging van de Ga Naar knop. Deze verschijnt boven de tellers (#8). Het belangrijkste gebruik ervan is voor documenten met een groot aantal verwijzingen. In plaats van te scrollen om een nummer ver in de nummerlijst (#9) te vinden, klikt u op Ga naar en voert u het nummer in waarnaar u wilt gaan. Dit is een hulpmiddel voor navigatie alleen.
De volgende afbeeldingen tonen enkele van de functies in actie. De eerste is hernummering.
Hernummering begint met het lokaliseren van het oorspronkelijke nummer, dat wil zeggen, het nummer dat moet worden gewijzigd. Het oorspronkelijke nummer, zoals het in het manuscript staat (d.w.z. het nummer vóór de wijziging), staat in de linkerkolom (#10). Het nummer moet dan worden ingevoegd in het veld Origineel in #11. Er zijn twee manieren om de nummers in te voeren. Het oorspronkelijke nummer kan worden ingevoerd door op het nummer in #10 te klikken, waardoor het automatisch in het veld Origineel in #11 wordt ingevoerd, of u kunt uw cursor in het veld Origineel in #11 zetten en het nummer handmatig invoeren. U voert dan het nieuwe nummer in – dat is het nummer waarin het veranderd moet worden – in het veld Hernummeren in #11. In dit voorbeeld gaan we referentie 5 hernummeren als referentie 1 (#11). Noteer ook #12, waarin de referentienummers 1 en 5 worden weergegeven in de oorspronkelijke lijst met bestelnummers. Omdat we nog niet op de knop Wijzigen (#11) hebben geklikt, toont het Volgende hernummer nog steeds 0 (#13).
Zodra op de knop Wijzigen (#11) is geklikt, verandert het dialoogvenster. Het nieuwe nummer verschijnt in het hoofdveld naast het oorspronkelijke nummer (zie #14). Dit stelt ons in staat naar dit dialoogvenster te kijken en te bepalen welke nummers zijn gewijzigd en waarin. Om ons eraan te herinneren dat het volgende hernummer 2 is, verschijnt de 2 bij #15. En omdat de Verwijder nummer optie (#5) was aangevinkt, werd het nummer 1 automatisch verwijderd uit de oorspronkelijke bestellijst (#16).
Laten we aannemen dat referentie 2 correct genummerd is; het kan links of aangeklikt worden om het te verwijderen uit de oorspronkelijke nummerlijst. De volgende referentie die wordt genoemd zou 3 moeten zijn, maar in plaats daarvan is dat 7. We voeren dus 7 in het veld Origineel in en 3 in het veld Hernummeren en klikken op Wijzigen (#11). Het resultaat is zoals hier getoond:
Wederom zijn de originele en nieuwe nummers te zien in het Hernummer-veld (#17) en het Volgende Hernummer-nummer is 4 (#18). En omdat het nummer Verwijderen aangevinkt is gebleven, is nummer 3 verwijderd uit de lijst Referentievolgorde (#19) – maar niet nummer 2, dat moet worden verwijderd door erop te klikken.
U zult opmerken dat de Tellingen bij #20 niet zijn veranderd ten opzichte van de oorspronkelijke nummers. Dat komt omdat we niet handmatig een nummer hebben verwijderd uit de Referentievolgorde lijst (#19). Wanneer we op de 2 klikken om deze te verwijderen (#21), worden de tellingen automatisch bijgewerkt (#22), zoals hier te zien is:
Wanneer u klaar bent met het bestand, kunt u de hernummerlijst exporteren door op de knop Exporteren (#23) te klikken. U kunt een kopie bewaren voor uw administratie en een kopie naar uw klant sturen. Het bestand wordt geëxporteerd als een .txt-bestand en is een eenvoudig bestand zoals hier te zien is:
Het bestand krijgt automatisch het label “Reference Num Order Renumbered List” (#24) en wordt automatisch opgeslagen in de EditTools Datasets directory. U kunt de naam en locatie wijzigen (#23). Wat wordt geproduceerd is de lijst die hierboven wordt getoond. De twee kolommen met nummers (#26) worden geïdentificeerd door de kop (#25), waarbij de nummers links van de komma het oorspronkelijke referentienummer zijn en de nummers rechts van de komma de hernummeringsnummers. In dit voorbeeld zijn alle referenties hernummerd, behalve referentie 7. Het .txt bestand kan naar de klant gestuurd worden voor gebruik door de proofreader.
De Originele Referentie Volgorde Check Macro
Zorgen dat genummerde referenties op volgorde worden genoemd in een document kan een lastige taak zijn, vooral als er veel referenties zijn. De meeste redacteuren gebruiken pen en papier om verwijzingen bij te houden. EditTools biedt nu een andere optie voor het bijhouden van verwijzingen: Reference # Order Check.
Reference # Order Check is te vinden op het lint EditTools in het submenu References (A) (B), waar het wordt vermeld als Ref # Order Check.
Als u op Ref # Order Check (B) klikt, wordt het dialoogvenster voor de macro weergegeven:
Als u aan meerdere projecten tegelijk werkt, kunt u de referenties in elk project bijhouden door de lijst met referentienummers van elk project in een eigen bestand op te slaan en dat bestand te openen wanneer u de volgende keer aan het specifieke project werkt (#1).
Om de volgorde van referenties te controleren, voert u het laatste referentienummer in een document in het veld # referenties (#2) in en klikt u op Lijst bijwerken (#3). Als het laatste referentienummer in uw document bijvoorbeeld 123 is, typt u 123 in het veld # referenties (#2) en klikt u op Lijst bijwerken (#3). De nummers 1 tot en met 123 verschijnen in het weergaveveld (#4).
Als uw document “a,b”-verwijzingen bevat (bijv. 57a, 62a, 62b, 62c), kunt u deze aan de lijst toevoegen met de functie Invoegen (#5). U voert de in te voegen “a,b”-waarde in in het veld In te voegen waarde, en geeft vervolgens het nummer aan waarvóór (veld Invoegen vóór) of het nummer waarachter (veld Invoegen na) de waarde in de lijst moet worden ingevoegd. Het “a,b” nummer zal dan in de lijst verschijnen. Om bijvoorbeeld 62b in te voegen, typt u 62b in het veld Waarde in te voegen en typt u vervolgens 62c in het veld Invoegen voor of 63 in het veld Invoegen na – ervan uitgaande dat u al 62a maar niet 62c in de lijst had ingevoerd. Om het nummer in te voeren, klikt u op Invoegen (#5).
De Telling (#6) geeft u een totale telling van het aantal verwijzingen en, net als bij andere EditTools-macro’s, hebt u de optie om het dialoogvenster op te slaan, & te sluiten, of te sluiten (#7).
Laten we aannemen dat er in ons voorbeelddocument 117 verwijzingen zijn. We zouden klikken op Ref # Order Check (B hierboven) om ons dialoogvenster te openen waarin we 117 zouden typen (#8) en klikken op Update List (#9).
Klikken op Update List vult het veld Referentienummerlijst (#9).
Als de referentielijst ook een referentie bevat met nummer 102a, wordt dat nummer aan de lijst toegevoegd door het nummer in te voeren in het veld Waarde om in te voegen (#10) en 103 in te voeren in het veld Invoegen vóór (#11) of 102 in te voeren in het veld Invoegen na (#12) en vervolgens op Invoegen te klikken (#13).
Zoals hier wordt getoond, wordt het nummer 102a automatisch ingevoerd (pijl). Wanneer u op Opslaan & Sluiten (#14) klikt, wordt de nummerlijst opgeslagen.
Wanneer de controle op de volgorde van de referentienummers opnieuw wordt geopend, verschijnt de opgeslagen nummerlijst (zoals blijkt uit de vermelding van 102a in ons voorbeeld) en wordt het totale aantal referentienummers nu weergegeven als 118 (#16), dat wil zeggen onze oorspronkelijke 117 plus de toevoeging van 102a.
In het uittreksel van ons voorbeelddocument zijn de referentie-uitnodigingen gemarkeerd. De eerste referentie die wordt genoemd is 1 (#17), die we lang geleden zijn tegengekomen; de volgende is 43 (#17).
Een blik op het dialoogvenster Volgordecontrole referentienummers leert ons dat 43 het volgende referentienummer is dat moet worden genoemd (#20), dus we klikken een keer op nummer 43 in het nummerveld (#20) om het uit de lijst te verwijderen. Dat zal het nummer 44 naar de top van de lijst verplaatsen (#21), wat aangeeft dat het het volgende te verwachten nummer in het document is.
Het volgende referentienummer in ons document is echter 47 (zie #18 hierboven), niet het verwachte 44 (#21). Dit vertelt ons dat de verwijzingen 44, 45, en 46 niet in de juiste volgorde worden genoemd, of misschien zelfs helemaal niet in het document staan. Als redacteuren zouden we de volgende noodzakelijke stappen nemen om dit probleem op te lossen.
Enkele andere punten: Gebruikmakend van ons voorbeeld, als u & Reference # Order Check op dit punt (nadat 43 uit het nummerveld is verwijderd) opslaat en Reference # Order Check opnieuw opent, begint uw nummerlijst nog steeds met 44 als eerste nummer (#22), maar uw telling (#23) geeft nu het aantal resterende nummers in de nummerlijst aan. Als u gewoon Opslaan, dan wordt het bestand opgeslagen, maar de telling (#23) verandert niet. De telling verandert wanneer het bestand wordt ververst als gevolg van het sluiten en heropenen ervan.
Tot slot kunnen nummers in willekeurige volgorde uit het nummerveld worden verwijderd; klik gewoon op een nummer. Als u per ongeluk een nummer verwijdert, kunt u het opnieuw invoegen volgens de procedure die hierboven is beschreven voor het invoegen van een nummer (#10 tot #14).