Een Refund Demand Letter is een formeel schriftelijk verzoek om terugbetaling van de betaling voor een goed of dienst. Het is gericht aan de handelaar en moet basisgegevens over de transactie, de reden waarom de terugbetaling wordt gevraagd, en de verwachtingen voor terugbetaling bevatten.
- Wat op te nemen?
- Hoe een terugbetaling te eisen
- Sample – Refund Demand Letter
- Related Forms
What to Include?
Het doel van deze brief is om de belangrijkste feiten vast te leggen en duidelijke eisen te stellen. In de brief moet worden aangegeven:
- Wat is gekocht, wanneer, en voor hoeveel?
- Waarom de terugbetaling wordt gevraagd
- De termijn voor het verstrekken van de terugbetaling
- Hoe de terugbetaling moet worden verstrekt
Indien eerdere verzoeken zijn gedaan, kan in deze brief ook worden aangegeven welke toekomstige stappen zullen worden ondernomen als de terugbetaling niet wordt verstrekt.
Hoe een terugbetaling te eisen
Hieronder zijn vijf (5) stappen om een terugbetaling te verkrijgen voor een betaalde dienst of goederen.
Stap 1 – Lees het terugbetalingsbeleid
De “kleine lettertjes” zijn belangrijk. Bekijk het gepubliceerde restitutiebeleid van de verkoper om een idee te krijgen van het landschap.
Niet alle verkopers hebben een restitutiebeleid. Een verkoper kan niet zomaar achteraf beweren dat er een beleid bestond; zelfs als er een was, doet het er niet toe als de voorwaarden niet duidelijk werden overgebracht op het moment van de transactie.
Als de handelaar geen formeel retourbeleid heeft, dan zal de staatswet hoogstwaarschijnlijk de consumentenrechten dicteren. Maar vergeet niet dat zelfs strikte “geen restitutie” beleid niet noodzakelijkerwijs afdwingbaar zijn als de geleverde goederen of diensten waren defect, gevaarlijk, of anderszins niet zoals geadverteerd.
Stap 2 – Zoek uw ontvangstbewijs
Documentatie is van cruciaal belang. Wanhoop echter niet als het originele ontvangstbewijs verloren is gegaan – als de aankoop met een credit- of debitcard is gedaan, moet er een back-up beschikbaar zijn via de online overzichtspagina van uw bank.
Stap 3 – Beschrijf de redenen voor de terugbetaling
Leg uit waarom u om terugbetaling vraagt, maar zorg ervoor dat uw reden binnen het terugbetalingsbeleid valt. Was het artikel of de dienst niet zoals beschreven? Was er een defect in het product? Hoe objectiever en verifieerbaarder de kwestie, hoe beter.
Stap 4 – Verzoek tot betaling/krediet
Wees specifiek in de aanmaningsbrief. Vermeld het totale bedrag dat wordt geëist, de uiterste termijn voor het verstrekken van deze terugbetaling, en hoe de terugbetaling moet worden verstrekt. Zorg ervoor dat de handelaar de brief ontvangt, en volg op indien nodig.
Timing is alles met verzoeken om terugbetaling – dus hoe eerder na de oorspronkelijke transactie het verzoek om terugbetaling wordt gedaan, hoe beter.
Stap 5 – Verdere actie
Helaas, sommige handelaren weigeren nog steeds om toe te geven. Als de terugbetaling niet binnen de gestelde termijn heeft plaatsgevonden, kan het tijd zijn om een stap verder te gaan.
Er zijn verschillende manieren om de zoektocht naar een terugbetaling te escaleren:
- Een consumentenklacht indienen bij het kantoor van de procureur-generaal van de staat
- Contact opnemen met het Better Business Bureau (BBB) of de lokale kamer van koophandel
- Een negatieve beoordeling van de handelaar online achterlaten
- Een schadevergoeding zoeken in de rechtbank voor kleine vorderingen
Voorbeeld – Brief met terugbetalingsverzoek
Maart 21, 2017
Dear Mark Hoffer,
Deze brief dient als een formeel verzoek om terugbetaling van $99.99 – het totaal betaald aan uw bedrijf, Squeaky Cleaners, voor het schoonmaken van het huis op 3 maart 2017.
Uw bedrijf adverteert met een “100% tevredenheidsgarantie” voor klanten, gedrukt op de promotionele ansichtkaart die naar mijn huis werd gestuurd. Helaas was ik ontevreden over de kwaliteit van de service. Uw personeel heeft mijn badkamer op de eerste verdieping niet grondig schoongemaakt, en ik vond schoenafdrukken op de keuken- en eetkamervloeren nadat uw team was vertrokken.
Gelieve dit saldo terug te storten op de creditcard die is gebruikt om de eerste betaling te doen vóór 1 april 2017.
Als ik op deze datum geen volledige terugbetaling heb ontvangen, zal ik geen andere keuze hebben dan een consumentenklacht in te dienen bij het kantoor van de procureur-generaal.
Hoogachtend,
John Delacruz
Gerelateerde formulieren
Vorderingsbrief voor persoonlijke bezittingen – Voor het aanvragen van de teruggave van persoonlijke bezittingen.