Reizen in China – Zakelijke etiquette en cultuur

China is een fascinerend land waarvan de 5000 jaar lange geschiedenis bijna verbleekt in vergelijking met de razendsnelle groei van de afgelopen twee decennia. Het is een trots land vol rijke tradities en meerdere etnische groepen dat worstelt met de realiteit van verstedelijking, kapitalisme en globalisering.

Voor wie zaken wil doen met of in China, kan zelfs een basiskennis van deze geschiedenis en cultuur de weg vrijmaken voor betere communicatie en succesvolle overeenkomsten.

Diegenen die door heel China hebben gereisd, weten dat elke poging om China in eenvoudige termen te definiëren dwaas is. Elke regio van China heeft zijn eigen subcultuur en, in veel gevallen, zelfs zijn eigen taal of dialect. Elke vorm van zakendoen in China vereist flexibiliteit, culturele intelligentie en een flinke dosis nederigheid.

Als je bereid bent de gekte van de Chinese zakencultuur te verkennen, zul je niet alleen worden beloond met het potentieel om een enorme markt aan te boren, je zult ook gaan waarderen hoe China zich de afgelopen decennia heeft kunnen vestigen als een wereldwijde economische grootmacht.

Business basics – understanding the concept of “face” in China

Elke discussie over zakendoen in China begint met een fundamenteel onderwerp: het concept van “gezicht”. Gezicht is de onderstroom die de stroom van zaken aandrijft en zonder begrip van het Chinese gezicht, kunt u zich bij thuiskomst achter de oren krabben zonder een ondertekende overeenkomst.

Er is een gezegde in de Chinese taal dat luidt 人要脸树要皮, wat zich laat vertalen als “Mannen kunnen niet leven zonder gezicht, bomen kunnen niet leven zonder schors”.

In zaken heeft uw Chinese tegenhanger “gezicht” nodig. Als je niet bereid bent om hen dat te geven, zijn ze misschien niet bereid om zaken met je te doen. Voor veel westerse zakenmensen lijkt dit een dom spelletje, maar het is niet iets dat Chinezen licht opvatten.

Hoe zou dit kunnen uitspelen terwijl u probeert zaken te doen in China?

Een voorbeeld zou zijn hoe u omgaat met de baas van uw bedrijf of met degene met wie u zaken wilt doen. Terwijl in veel westerse landen openhartig zijn en “zeggen waar het op staat” als een goede eigenschap wordt beschouwd, kan in China een direct meningsverschil of het stellen van vragen in het openbaar ertoe leiden dat iemand “zijn gezicht verliest”.

De belediging is zo diep dat zakelijke deals verloren zijn gegaan door dit eenvoudige misverstand. U kunt meer lezen over de nuance van het Chinese gezicht, maar de belangrijkste takeaway is om uw gastheren en potentiële zakenpartners met het grootste respect te behandelen en als u toch suggesties of uitdagingen hebt, breng ze zorgvuldig alleen onder vier ogen ter sprake.

Zakelijke communicatie in China (E-mail vs WeChat)

Zaken in China worden meestal gedaan in het Mandarijn-Chinees, de standaardtaal in alle delen van het land behalve Hongkong en Macau. Binnen deze gebieden is Kantonees de lingua franca. Afhankelijk van de bedrijfstak, kunt u mensen vinden die Engels spreken, maar dit zal de uitzondering zijn en niet de norm.

Hoewel sommige internationale bedrijven in China communiceren met behulp van e-mail, zult u merken dat in het grootste deel van China, e-mail niet de voorkeursmethode voor communicatie is.

In plaats daarvan zult u het beste geholpen worden door WeChat op uw mobiele apparaat te downloaden voordat u in China aankomt. Bijna alle communicatie, zowel persoonlijk als zakelijk, verloopt via deze app. In feite wordt WeChat door een overgrote meerderheid van de 1,4 miljard Chinezen gebruikt om dingen te betalen, treinkaartjes te kopen en veel andere dagelijkse taken uit te voeren naast instant messaging.

In plaats van uw e-mailadres te geven, scant u een QR-code in de WeChat-app en maakt u verbinding met uw Chinese tegenhangers op het messaging-platform. Het belangrijkste om hier te onthouden is dat in de Chinese bedrijfseconomie, relatie valuta is.

In het Chinees heet het 关系 of “guanxi”.

Wanneer u verbinding maakt met een Chinese tegenhanger, neemt u de eerste stappen in het ontwikkelen van een relatie die zal dienen als de basis voor toekomstige zakelijke deals. Met andere woorden, gebruik WeChat niet alleen om afspraken te plannen en te onderhandelen over overeenkomsten. Maak chit-chat en wees persoonlijk op het platform.

Uitleg van Chinese namen

Wanneer het gaat om namen in China, zou je kunnen merken dat mensen zich voorstellen met een Engelse naam die ze waarschijnlijk hebben gekregen toen ze de basisschool doorliepen. Ze doen dit vaak om respect te tonen, wetende dat voor buitenlanders Chinese namen moeilijk te onthouden kunnen zijn.

Durf en vraag naar hun Chinese naam. Schrijf hem op als het moet. Een Chinees bij zijn voornaam noemen is een kleine maar belangrijke manier om hem “gezicht” te geven.

Merk op dat in China de familienaam, of achternaam, eerst wordt vermeld, gevolgd door de voornaam. Als we het voorbeeld van president Xi Jinping nemen, is de naam “Xi” zijn familienaam, terwijl “Jinping” zijn voornaam is. Het zou respectvol zijn om naar hem te verwijzen als “President Xi”, terwijl het beledigend informeel zou zijn om hem “Jinping” te noemen.

Als je een Chinees naar zijn naam vraagt, zal hij heel voorzichtig zijn familienaam uitspreken, terwijl hij vaak weinig belang hecht aan – of zelfs helemaal weglaat – zijn voornaam. Als zij hun naam bijvoorbeeld “Wang Wenyin” noemen, kunt u hem als meneer Wang aanduiden om respect te tonen.

Groeten en ontmoetingen in China

Wanneer u een Chinees voor het eerst begroet in een zakelijke context, is een traditionele handdruk voldoende voor zowel mannen als vrouwen. Er is geen behoefte aan de extra aanrakingen, kussen of buigingen die in sommige andere Aziatische culturen voorkomen. Een eenvoudig “Nihao” of “hallo” is een passende manier om een gesprek te beginnen.

Het is gebruikelijk dat zakelijke bijeenkomsten wat later beginnen of beginnen met het schenken van hete thee. Vergaderingen in China komen vaak traag op gang en vereisen een goede hoeveelheid relatieopbouw alvorens in het hoofdonderwerp van gesprek te duiken. Dit is belangrijk, vooral voor buitenlandse zakenmensen die er belang aan hechten snel, recht door zee en op tijd te zijn met hun vergaderingen. Dit kan als onbeleefd worden beschouwd.

Het gaat allemaal terug op het concept van relaties of “guanxi” in China. Het is vaak – hoewel niet altijd – een goed idee om aan het begin van de vergadering de tijd te nemen om die relatie op te bouwen en manieren te vinden om waar nodig gezicht te geven.

Zakelijke kleding in China

Voor mannen ziet de normale zakelijke kleding er ongeveer hetzelfde uit als in de meeste westerse landen. Een overhemd met een knoopsluiting, een pantalon en nette schoenen worden verwacht, terwijl een jasje en een stropdas als formeel worden beschouwd. Tijdens de zomermaanden, wanneer de hitte in China in veel regio’s wreed kan zijn, is het gebruikelijk om een button-down overhemd met korte mouwen of een polo te dragen. Deze dresscode geldt niet alleen op kantoor, maar ook tijdens elke informele bijeenkomst, zoals maaltijden en banketten.

De dresscode voor vrouwen is meestal een eenvoudige blouse en rok, hoewel broekpakken steeds gebruikelijker worden. Sieraden zijn volkomen acceptabel en er wordt verwacht dat make-up wordt gedragen.

Afhankelijk van waar u zich in China bevindt, moet u niet verwachten dat er airconditioning of verwarming aanwezig is in kantoorgebouwen. Het is gebruikelijker in grotere steden zoals Beijing en Shanghai, evenals Hong Kong. Voor degenen die gevoelig zijn voor transpiratie, is het raadzaam dat u een zakdoek, een kleine handdoek, of zelfs een noodsituatie verandering van kleren mee te nemen.

Geven en ontvangen van zakelijke geschenken in China

Het geven van geschenken speelt een kleine rol in de cultuur van het opbouwen van relaties voor het bedrijfsleven in China. In het verleden was dit een belangrijk onderdeel van het zakendoen in het land, maar in het afgelopen decennium is China hard opgetreden tegen de welig tierende corruptie die voortkomt uit het geven van geschenken.

Om die reden zult u voorzichtig willen zijn om niet al te extravagant te zijn met uw geschenken. Terwijl het geven van een grote gift zou kunnen brengen eer aan uw zakelijke tegenhanger in China, het komt ook met de verwachting om een geschenk in natura terug te keren. Als de overheid hen belet zo’n geschenk terug te geven, kunnen ze gezichtsverlies lijden.

Het is het beste om geschenken klein en persoonlijk te houden, indien mogelijk. Bijvoorbeeld, het brengen van een fles wijn uit een wijngaard in de buurt van uw woonplaats of een speciale lokale delicatesse zou zowel eenvoudig als persoonlijk zijn. Voor een vrouwelijke tegenhanger kan het geven van een mooi huidverzorgingsproduct van thuis een welkom gebaar zijn, of je zou zelfs kunnen overwegen het huidverzorgingsproduct te geven aan een mannelijke zakenman die getrouwd is. Het lijkt misschien gek, maar de mogelijkheid om zijn vrouw een buitenlands huidverzorgingsproduct te schenken, kan een enorm gezichtsgebaar zijn.

Voor meer ideeën voor relatiegeschenken, lees deze China business gift guide.

China en het zakenbanket

De traditie van het Chinese zakenbanket is een lange en legendarische, maar net als de traditie van het geven van geschenken, heeft het grote veranderingen ondergaan vanwege het hardhandig optreden van de regering tegen omkoperij. In veel gevallen zijn overdadige banketten vervangen door gematigde maaltijden om overbesteding te beperken die wenkbrauwen zou kunnen doen fronsen.

Als u zich aan een Chinees banket bevindt, kunt u verwachten dat u aan een grote, ronde tafel zit met een Lazy Susan in het midden. Het hoofd van de tafel is de plaats waar de hoogstgeplaatste zit en de plaats aan de tafel is in volgorde van belangrijkheid. Als u niet zeker weet waar u moet zitten, wacht dan tot u zit.

Het eten wordt geserveerd als borden met koude gerechten eerst, gevolgd door het warme eten. Als het eten op de Lazy Susan voorbijkomt, gebruikt u uw eetstokjes of een lepel om het te pakken en op uw persoonlijke bord te leggen. Een ervaren zakenman in China zal de tijd nemen en langzaam eten, wetende dat een Chinees banket een marathon is en het eten nooit lijkt te stoppen met komen.

Er is nog een aspect van een Chinees banket waar u misschien al over gehoord heeft: de alcohol. U zult waarschijnlijk kennismaken met de krachtige Chinese rijstwijn die bekend staat als baijiu en er wordt van u verwacht dat u de hele avond toastjes uitbrengt en eraan deelneemt. Zich onthouden van alcoholgebruik is mogelijk, maar vergt waarschijnlijk veel wilskracht en een beetje relatiekapitaal – weigeren van een drankje kan de gastheer gezichtsverlies opleveren. Het zit in de Chinese zakencultuur ingebakken dat je iemand pas echt kent als je met hem dronken bent geweest.

De onderhandelingen over een deal vinden vaak plaats rond de bankettafel, maar verwacht niet dat er een contract wordt getekend voordat de avond voorbij is. Het doel van een banket is om de zakelijke relatie te verstevigen en het trekken van papierwerk voor ondertekening toont een gebrek aan goede trouw.

Veilig blijven tijdens het zakendoen in China

Over het algemeen is China een zeer veilig land. Afgezien van kleine diefstallen en zakkenrollers, hoeft u niet te vrezen voor uw persoonlijke veiligheid als u door China zwerft.

Bezoekers moeten in China dezelfde voorzorgsmaatregelen nemen die ze in elk internationaal land dat ze bezoeken zouden doen. Als u zich niet op uw gemak voelt als u ’s nachts uitgaat, probeer het dan te vermijden. Houd niet te veel contant geld bij u en vermijd louche delen van de stad. Diefstal in een hotelkamer is zeldzaam, maar gelukkig bieden de meeste hotels een kluis om uw belangrijkste documenten achter slot en grendel te bewaren terwijl u weg bent.

Het beste advies dat u kunt opvolgen is om u bescheiden te kleden en in een groep te verblijven. De Chinezen zijn vriendelijke mensen, maar ze zullen je waarschijnlijk geen tweede blik gunnen als je over straat loopt.

Reisbasics voor China (visa, geld, telefoons)

Als u zich voorbereidt op uw zakenreis naar China, wilt u een paar zeer belangrijke stappen nemen om ervoor te zorgen dat de reis zo soepel mogelijk verloopt.

China zakenvisa

U zult waarschijnlijk een Chinees M-visum aanvragen, een document dat is voorbehouden aan degenen die zaken doen en handel drijven in China. Dit visum moet u twee tot drie maanden voor uw reis aanvragen en u zult een China Business Invitation Letter moeten overleggen. Deze brief is afkomstig van de handelsbeurs, het bedrijf of de klant die je komt bezoeken en moet op officieel briefpapier en gestempeld met het officiële zegel (bedrijfskantoor). De meeste M-visa staan een verblijf van 30 dagen in China toe en kunnen tot 10 jaar geldig zijn.

Geld in China

Omdat buitenlandse creditcards alleen in een select aantal high-end hotels en winkelcentra worden geaccepteerd, moet u ervoor zorgen dat u contant geld bij de hand hebt. U zult zien dat de meeste mensen in China hun telefoon gebruiken om te betalen voor dagelijkse dingen, maar aangezien dit een geldige Chinese bankrekening vereist om te gebruiken, moeten de meeste kortetermijnbezoekers vertrouwen op contant geld. Gelukkig zijn er in China veel geldautomaten en veel geldautomaten accepteren buitenlandse bankpassen en creditcards die zijn uitgegeven door Visa of MasterCard. Zorg ervoor dat u uw bank op de hoogte stelt van uw zakenreis, zodat ze uw rekening niet blokkeren op verdenking van fraude.

Blijf in contact

Hoewel het mogelijk is om een SIM-kaart te kopen voor gebruik met uw telefoon in China, kan dit een moeizaam proces zijn. Vaak is het beter om gebruik te maken van de internationale roaming met uw thuisabonnement of om een pre-paid China SIM-kaart te kopen die u vóór uw reis ontvangt. Vergeet niet dat China zijn internet censureert, wat betekent dat je, tenzij je een VPN gebruikt, geen toegang zult hebben tot Google-producten (waaronder Gmail), sociale media en de meeste westerse media, naast andere geblokkeerde websites.

Voor meer reistips om u voor te bereiden op China, kunt u Travel to China | Everything You Need to Know Before You Go raadplegen, een handboek dat u helpt bij de planning van uw reis en het bepalen van uw verwachtingen voordat u in China landt.

Over Josh Summers

Josh Summers is een auteur en ondernemer die sinds 2006 in China reist en zaken doet. Hij heeft gastcolleges gegeven aan de Peking University en Tsinghua University en schrijft voor Lonely Planet, Fodors, BBC en vele andere publicaties. Hij en zijn gezin beschouwen de West-Chinese regio Xinjiang nog steeds als hun tweede thuis.