U communiceert elke dag per e-mail in het Engels met collega’s, potentiële klanten, uw baas en alle anderen.
Zelfs als ze u nooit persoonlijk hebben ontmoet, oordelen ze over u op basis van uw e-mails. Maakt dat je nerveus?
Ben je altijd bang dat je een fout maakt in je e-mail?
Of dat je niet de juiste woorden gebruikt?
Vandaag ga ik je 4 dingen laten zien die je fout doet en hoe je je fouten kunt herstellen.
Fout #1) Je begroeting is ongepast
Je begroeting moet passen bij je relatie met de persoon.
Schrijf je naar een zakencollega?
Een vriend?
Een mentor?
Zorg ervoor dat u de e-mail met de juiste toon opent.
Voor een zakelijke collega, potentiële klant, of baas:
Hoi (naam),
(naam),
Geachte (naam),
Voor een vriend kunt u wat nonchalanter zijn:
Hey (naam),
Hi (naam),
fout #2) Je komt te snel ter zake
In de Amerikaanse cultuur is het beter om niet meteen in je bericht te springen, tenzij je midden in een reeks heen-en-weer e-mails zit.
Ik begin altijd met een “dank u wel.” Ik zeg “dank u voor uw e-mail” als ik reageer op de e-mail van iemand anders. Ik zeg “bedankt voor uw tijd (vandaag/ vorige week/op maandag)” als ik tijd met de persoon heb doorgebracht voordat ik de e-mail schreef.
Ook is het vaak beter om niet meteen op het specifieke onderwerp in te gaan.
Maak in plaats daarvan een opmerking als: “Ik hoop dat je dag goed verloopt.” “Ik hoop dat je een fijn weekend hebt gehad.” “Ik hoop dat je een geweldige week hebt.”
of
Je kunt ze een snelle vraag stellen over iets dat gaande is in hun leven of op het werk, zoals “Hoe gaat het met je nieuwe project?”
Na een of twee regels “koetjes en kalfjes” kun je ingaan op het hoofdpunt van je e-mail, maar niet eerder dan dat.
Fout #3) Je organiseert je e-mails of je ideeën niet
In de VS wordt het als onbeleefd beschouwd om iemands tijd te verspillen.
E-mail is de grootste tijdverspilling van allemaal.
Als je meer zegt dan nodig is of als je je tekst niet kort of bondig maakt, zullen mensen boos op je worden.
Gebruik opsommingstekens, gebruik cijfers, gebruik spaties.
Gebruik geen lange of bloemrijke taal.
Ga meteen ter zake.
Gebruik de actieve stem in plaats van de passieve stem.
Fout #4) U vertelt mensen niet wat ze moeten doen
In het bedrijfsleven en in uw persoonlijke leven in de VS is het belangrijk om tegen het einde van de e-mail duidelijk en direct te zijn.
Wat wilt u precies dat de persoon doet nadat hij uw e-mail heeft gelezen?
Tot wanneer moet hij dat doen?
Ook als u een oproep tot actie opneemt, is het mogelijk dat u deze niet correct formuleert. Hier zijn enkele goede manieren om de persoon te vertellen wat u wilt dat hij doet: