Seattle Paid Sick and Safe Time Ordinance Increases Need for Employee Tracking

Background of Sick Leave Laws throughout Washington

Seattle was jaren voor op de staat Washington met het aannemen van een Paid Sick and Safe Time Law (PSST). Als eerste staat in de staat die een ziekteverlofwet aannam, zette Seattle de trend voor ziekte en veilige tijd in de hele staat. De wet werd van kracht op 1 september 2012. Echter, 2016 zag belangrijke veranderingen voor betaald ziekteverlof in lokale gemeenten in Washington en in november brachten kiezers meer veranderingen aan.

Washington Paid Sick and Safe Time Leave

In 2016 hebben de kiezers in de staat Washington een Paid Sick Leave Initiative aangenomen. De nieuwe wet gaat in op 1 januari 2018. Daarnaast hebben verschillende steden, waaronder Tacoma, SeaTac, en Spokane al ziekteverlof wetten voor hun steden aangenomen. Elke stad wetten verschillen, maar dit artikel zal ingaan op de Seattle Sick Leave verordeningen en de belangrijkste verschillen tussen Seattle en naburige stad ziekteverlof verordeningen. Het doel is om werkgevers te helpen bij een betere naleving van de arbeidswetgeving en hen te helpen kostbare boetes en straffen te voorkomen.

Seattle Paid Sick and Time Ordinance (PSST) Overview

Volgens de PSST-wetten van Seattle verschilt het aantal ziektedagen en veilige tijd, gebaseerd op de grootte van de werkgevers. Werkgevers worden ingedeeld in de tier 1-, 2- en 3-werkgevers op basis van het aantal fulltime werknemers.

Tier 1 werknemers hebben tussen 5 en 49 voltijdse werknemers en moeten werknemers 1 uur toekennen voor elke 40 gewerkte uren tot een minimum van 40 uur per jaar.

Tier 2-werkgevers hebben tussen de 50 en 249 voltijdse werknemers in dienst en moeten werknemers 1 uur toekennen voor elke 40 gewerkte uren, maar moeten een minimum van 56 uur per jaar bieden. Dit is het gevolg van de veronderstelling dat grotere werkgevers minder te maken hebben met vrije tijd van werknemers dan kleinere werkgevers.

Tier drie werkgevers hebben 250 of meer voltijdse werknemers en moeten 1 uur ziekteverlof geven voor elke 30 gewerkte uren. Het minimumplafond voor werkgevers op niveau drie is 72 uur per jaar. Elk werkgeversniveau moet de werknemer toestaan om tot het opbouwplafond over te rollen naar het volgende jaar. Werkgevers op niveau 1 moeten werknemers toestaan maximaal 40 uur per jaar over te dragen, terwijl dit voor niveau 2 56 uur en voor niveau 3 72 uur per jaar moet zijn.

Employer Tier: # werknemers	Ziekteverlofopbouw en -gebruik
Tier 1: 5-49 werknemers	1 uur voor elke 40 gewerkte uren tot 40 uur per jaar
Tier 2: 50-249 Werknemers	1 uur voor elke 40 gewerkte uren, tot 56 uur per jaar
Tier 3: 250+ Werknemers	1 uur voor elke 30 gewerkte uren, tot 72 uur per jaar

Het is belangrijk op te merken dat er geen plafond is voor de opbouwpercentages per jaar, alleen voor de benuttingsgraad. Een Tier 1-werknemer mag maximaal 40 uur ziekteverlof per jaar gebruiken, maar kan in feite 50 uur opbouwen. Dat betekent dat hij de extra 10 uur kan meenemen naar het volgende jaar. Dezelfde werknemer kan het volgende jaar nog steeds niet meer dan 40 uur gebruiken, maar kan nog steeds meer uren opbouwen dan de bovengrens en die uren naar het volgende jaar doorschuiven.

Wie valt onder de Ziekte en Veilige Tijd Verordening

Alle werknemers die in dienst zijn of werken in Seattle City limits die ten minste 240 uur in een jaar werken, vallen onder de ziekteverlofwet. Dat omvat voltijdse, deeltijdse, en occasionele-basis werknemers. Werknemers die telewerken in Seattle en die stoppen in Seattle als onderdeel van hun werk zijn ook gedekt.

Uitzonderingen op de Seattle-verordening

De ziekteverlof- en veilige-tijdwetten gelden voor alle werknemers, legale werknemers, illegale werknemers, werknemers die buiten Seattle zijn gestationeerd en toch af en toe in Seattle werken, tijdelijke en andere werknemers. Er zijn een paar uitzonderingen op de wet, waaronder federale, staats- en provinciale overheidsmedewerkers. Werknemers die buiten Seattle werken of telewerken zijn eveneens uitgezonderd van de wet, evenals werknemers die door Seattle reizen. Studenten die deelnemen aan een werk-studieprogramma vallen niet onder de wet. Ten slotte vallen werknemers die minder dan 240 uur per jaar in Seattle werken, niet onder de wet. Vrijwilligers vallen evenmin onder de wet. 240 uur is iets meer dan 6 voltijdse weken.

Werknemers van een vakbond kunnen op grond van een collectieve arbeidsovereenkomst afstand doen van hun recht op ziekte- en veilige tijd. Individuen mogen dat echter niet.

Toegestane toepassingen onder PSST

Ziekte- en veiligheidstijd met behoud van loon kan om drie hoofdredenen worden gebruikt. Ten eerste kunnen werknemers de tijd gebruiken om zichzelf of een familielid te helpen bij de verzorging van een ziekte of voor preventieve zorg. Ten tweede kan het worden gebruikt voor overlevenden van huiselijk geweld, seksueel geweld of stalking om hulp te zoeken, Ten derde kan het worden gebruikt wanneer een werkplek of de school van een kind wordt gesloten door een overheidsfunctionaris om de blootstelling aan infectieuze agentia, biologisch toxine of gevaarlijk materiaal te beperken.

• Geestelijke of lichamelijke ziekte, verwonding of gezondheidstoestand: om een diagnose te stellen, verzorging of behandeling te krijgen. Dit omvat preventieve zorg.
• Als de werkplek van de werknemer gesloten is, of de school of opvangplaats van een kind gesloten is door een overheidsfunctionaris om de blootstelling aan besmettelijke agentia, biologisch toxine, of gevaarlijk materiaal te beperken.
• Om redenen die verband houden met huiselijk geweld, aanranding, of stalking die de werknemer of een gezinslid treffen
• Al deze redenen zijn van toepassing op de behoefte van de werknemer of voor de werknemer om een gezinslid met deze behoeften te helpen.

Acceptabele familieleden voor Ziekte en Veilige Tijd

Seattle hanteert dezelfde geaccepteerde familierelaties als gedefinieerd door de staat Washington. Washington definieert de toegestane familierelaties zowel in een document uit 2003 als in de nieuwe Washington State Sick Leave Law. Er zijn twee belangrijke verschillen. Volgens de nieuwe ziekteverlofwet erkent de staat alle biologische, geadopteerde, pleeg-, stief-, wettelijke voogden, in loco parentis en de facto ouder. Dit is ongeacht de leeftijd van het kind. Deze relaties gelden zowel voor ouders als kinderen. Dit wijkt af van sommige plaatselijke verordeningen, die kindrelaties alleen toestaan als het kind jonger is dan 18 jaar. Relaties die onder de wet vallen zijn kind, ouder, echtgenoot, geregistreerde partner, grootouder, kleinkind en broer of zus. Sommige plaatselijke verordeningen, waaronder die van Tacoma, hebben ruimere relatiedefinities onder de definities van gezinsrelaties.

• Kind
• ouder
• grootouder
• kleinkind
• broer of zus
• partner
• geregistreerde partner

Bovendien staat Seattle ook huishoudelijke leden toe voor het gebruik van ziekteverlof. Tacoma heeft dezelfde definitie van Seattle geleend toen hun ziekteverlofwetten werden ingevoerd.

De definitie van lid van het huishouden

Huishoudensleden omvatten, naast echtgenoten en huisgenoten, ook ex-echtgenoten en ex-echtgenoten. Personen met een gemeenschappelijk kind, ook al wonen zij niet samen, vallen hier ook onder. De wet erkent ook volwassenen die door bloedverwantschap of huwelijk verwant zijn, volwassenen die samenwonen of in het verleden hebben samengewoond. Ook personen van 16 jaar die een relatie hebben of hebben gehad en die samenwonen of in het verleden hebben samengewoond, vallen onder de wet, evenals stiefouders, stiefkinderen, grootouders en kleinkinderen.

• Voormalige echtgenoten en voormalige partners
• Personen met een gemeenschappelijk kind
• Volwassenen die door bloedverwantschap of huwelijk verwant zijn
• Volwassenen die bij elkaar wonen of gewoond hebben
• samen
• Medebewoners die 16 jaar of ouder zijn (Niet specifiek gedefinieerd in Tacoma Ordinance)

Het bijhouden van werknemersuren is belangrijk

Bedrijven zijn verplicht om werknemersuren bij te houden. Dit geldt voor werknemers beschouwd als “incidentele basis werknemers” die voornamelijk werken buiten Seattle, maar waarvan de werkgelegenheid brengt hen in en door Seattle stadsgrenzen. Het bijhouden van de uren van werknemers is van cruciaal belang omdat werkgevers een incidentele basis werknemer moeten informeren zodra ze 240 uur in Seattle hebben gewerkt gedurende dat kalenderjaar dat ze nu in aanmerking komen om te beginnen met het opbouwen van betaald ziekteverlof. De wetswijzigingen van 2016 vereisen nu dat zodra een occasionele basiswerknemer de drempel van 240 uur haalt, hun 240 uur om in aanmerking te komen nu meetellen voor de opbouw van ziekte- en veilige tijd. Een andere 2016 wijziging van de wet stelt dat zodra een werknemer met occasioneel gebruik in aanmerking komt voor ziekte en veilige tijd, zij in aanmerking blijven komen voor betaald ziekteverlof gedurende de gehele duur van hun dienstverband. Dit is een wijziging ten opzichte van de vorige regel, die alleen recht gaf voor het volgende jaar. Ten slotte werd het kalenderjaar gewijzigd om een periode van 12 maanden aan te geven om in aanmerking te komen. Werkgevers mogen het bijhouden van de gewerkte uren in Seattle aan de werknemer delegeren. Er moet een systeem zijn waarbij de werknemer die uren aan de werkgever terugmeldt.

Daarnaast moeten werknemers alle gegevens en rapportage over hun werknemers, gewerkte tijd en betaald verlof drie jaar bewaren, in plaats van de vorige twee jaar. Het intern bijhouden van de loonlijst en de uitkeringen is moeilijk zonder een goed loonlijstsysteem. Dit is vooral belangrijk de eisen voor timesheet en werknemer boekhouding zijn specifiek en verschillen op basis van het type werknemer en de werkgever tier.

Werknemers kunnen worden verplicht hun ziekte- en veilige tijd in stappen van 1 uur op te nemen.

	Kleine werkgever Tier One	Middelgrote werkgever Tier Two	Grote werkgever Tier Three
Full Time Equivalent (FTE)	5-49 VTE’s	50-249 FTE’s	250+ FTE’s
Opbouw ziekte- en veiligheidstijd	1 uur per 40 uur	1 uur per 40 uur	1 uur per 30 uur
Onbruikbare uren die kunnen worden overgedragen (per jaar)	40 uur	56 uur	72 uur. 108 Uren voor werkgevers met PTO.
Uitzonderingen op de Seattle-verordening	Federale en staat-werknemers, onbetaalde stagiaires, werk-studie, vrijwilligers, en onafhankelijke contractanten	Federale en staat-werknemers, onbetaalde stagiaires, werk-studie, vrijwilligers, en onafhankelijke contractanten	Federale en staat-werknemers, onbetaalde stagiaires, werk-studie, vrijwilligers, en onafhankelijke contractanten
Rouw	Niet inbegrepen	Niet inbegrepen	Niet inbegrepen
Geweldig weer	Niet inbegrepen	Niet inbegrepen	Niet inbegrepen
Definitie van een jaar	Uitkeringsjaar, Elke 12 maanden dat er uitkeringen worden verstrekt	Uitkeringsjaar, Elke 12 maanden dat er uitkeringen worden verstrekt
Occasional Work Employee	Een werknemer die in Seattle 240 uur of meer werkt in een uitkeringsjaar.	Een werknemer die in een uitkeringsjaar 240 uur of meer in Seattle werkt.	Een werknemer die in Seattle 240 uur of meer werkt in een uitkeringsjaar.

Berekening van voltijdequivalent

Werkgevers moeten alle werknemersuren gebruiken om voltijdequivalent te berekenen. Dit omvat voltijd- en deeltijdwerknemers, tijdelijke werknemers en werknemers die buiten Seattle werken. De werkgever moet alle door de werknemers gewerkte uren gedurende het jaar bij elkaar optellen en dat getal delen door 40. Vervolgens moet de werkgever dat getal delen door 52 (weken van het jaar). Dat geeft de werkgever het gemiddelde van het aantal voltijdsequivalenten van zijn totale werknemers en vertelt hem voor welk niveau hij in aanmerking komt. Werkgevers moeten al hun werknemers tellen, zelfs werknemers die buiten de staat werken.

Probationaire periode, overuren en vrijgestelde werknemers

Werknemers beginnen met het opbouwen van ziekte en op hun eerste datum van tewerkstelling. Werkgevers kunnen echter het gebruik van ziekte- en veilige tijd gedurende de eerste 180 dagen van het dienstverband beperken. Er is een beperking opgenomen in de ordonnantie voor Tier 1 en Tier 2 werkgevers die werkgevers toestaat het gebruik van betaald ziekteverlof te beperken gedurende de eerste 2 jaar van tewerkstelling. Dat betekent dat nieuwe werknemers kunnen worden beperkt in het gebruik of de opbouw van ziekte en veilige tijd gedurende de eerste 2 jaar van de tewerkstelling.

Werknemers die overuren maken, blijven ziekte- en veilige tijd opbouwen voor hun overuren. Dit geldt echter niet voor vrijgestelde werknemers. Vrijgestelde werknemers worden verondersteld te werken op basis van een 40-urige werkweek en bouwen geen extra ziekteverlof op boven de 40 uur per week.

Ziekteverlofbank

Werknemers die uit dienst gaan en bij dezelfde werkgever terugkeren, behouden hun ziekteverlof gedurende zeven maanden. Indien zij binnen een periode van zeven maanden door hun werkgever worden herplaatst, moeten al hun eerder opgebouwde en in aanmerking komende ziekte- en veilige tijd opnieuw aan hen worden toegekend. Bovendien telt hun vroegere tewerkstellingsperiode mee om in aanmerking te komen voor het gebruik van de ziekte- en veiligheidstijd. Als de werknemer heeft voldaan aan hun 180 dagen dienstverband of 2-jarige wachttijd, of een deel van de wachttijd, wordt al die eerder gewerkte tijd meegeteld voor hun totale gewerkte tijd.

Coordinatie met ander betaald verlofbeleid

Bedrijven die andere vormen van betaald verlof bieden, waaronder Paid Time Off, Personal Leave of andere soorten verlof, hoeven geen aanvullend verlof te bieden om te voldoen aan de Seattle Sick and Safe Time Ordinance, mits het verlof even genereus of genereuzer is dan het vereiste verlof. Betaald verlof moet kunnen worden gebruikt om de redenen die in de wet zijn voorzien en moet worden toegekend met een opbouwpercentage dat gelijk is aan of beter is dan het vereiste opbouwpercentage, op basis van de grootte van de bedrijfsband.

Front Loading

De ziekte- en veiligheidstijd moet worden bijgehouden en de werknemers moeten elke loonperiode in kennis worden gesteld van hun opbouw- en benuttingspercentages. Indien de werkgever er echter voor kiest de werknemers aan het begin van het jaar het minimumaantal ziekte- en veiligheidstijden toe te kennen, hoeft hij de werknemers niet elke loonperiode op de hoogte te brengen van hun opbouwpercentage. In feite hoeven zij het opbouwpercentage niet bij te houden. Bovendien hoeven werkgevers die vooraf ziekte- en veilige tijd toekennen, de ongebruikte opgebouwde uren niet naar het volgende jaar over te dragen.

Vroegtijdige kennisgeving

Werknemers kunnen worden verplicht om een voorzienbaar ziekteverlof ten minste 10 dagen van tevoren aan te melden, tenzij de werkgever een beleid voert dat een kortere termijn vereist. Als de werkgever een beleid voert dat een voorafgaande kennisgeving vereist en de werknemer vergeet de werkgever daarvan in kennis te stellen, dan kan de werkgever het gebruik van ziekteverlof weigeren zolang er geen andere verzachtende omstandigheden zijn. Wanneer het verlof onvoorzienbaar is, moet de werknemer de werkgever zo snel als redelijk is in kennis stellen.

Documentatie

Werknemers die 3 of meer opeenvolgende dagen ziekteverlof opnemen, kunnen door hun werkgever worden verplicht het bewijs te leveren dat het ziekteverlof om een aanvaardbare reden is gebruikt. Dit kan een sluitingsbericht zijn voor de openbare sluiting van een school of zorginstelling. Het kan ook gaan om een nota van een zorgverlener, een politierapport, bewijs van de rechtbank, documentatie van een advocaat, een geestelijk lid of de schriftelijke verklaring van de werknemer. Het is van vitaal belang dat de werkgever het recht op privacy en de vertrouwelijkheid handhaaft. Als de werkgever geen ziektekostenverzekering aan de werknemer verstrekt, moet de werkgever 50% van de kosten van de gevraagde documentatie dragen.

Werkgevers mogen geen documentatie eisen voor verlof van minder dan 3 dagen, tenzij er een duidelijk en gedocumenteerd patroon van misbruik is.

Mededeling aan werkgevers en vergelding

Werkgevers moeten werknemers op de hoogte stellen van hun rechten op grond van de verordening. Dit kan bijvoorbeeld door het ophangen van een poster op de werkplek, het verstrekken van een kennisgeving aan nieuwe werknemers, of het opnemen van de informatie in een werknemershandboek. Bovendien moeten werkgevers werknemers op de hoogte brengen in elk loonstrookje.

Verder zijn werknemers beschermd tegen represailles voor het gebruikmaken of proberen gebruik te maken van hun rechten op grond van de wet. Dit belet werkgevers niet om disciplinaire maatregelen te nemen tegen werknemers die ziekteverlof gebruiken of misbruiken. Het beschermt wel werknemers die op legitieme wijze gebruik maken van ziekte- en veilige tijd. Seattle’s Office of Civil Rights (SOCR) houdt toezicht op de naleving en handhaving van de wet.

Redress for Non-Compliance with the New Employment Laws

Sancties en schadeloosstelling kunnen zwaar zijn. Werkgevers die de nieuwe wetten overtreden, kunnen sancties, boetes en terugbetaling van ziekteverlof tegemoet zien. Rechtsmiddelen kunnen bestaan uit maximaal twee jaar achterstallig loon, de waarde van verloren voordelen, advocaatkosten en een boete voor emotionele schade van maximaal $10.000. Bovendien kan de werkgever een particuliere rechtszaak tegemoet zien.

Records Retention

Naast het bijhouden van de werknemerstijd, moeten werkgevers gedurende drie jaar een record bewaren voor de naleving van de ziekte- en veilige tijd. Dit is een uitgebreide periode van de eerder vereiste bewaartermijn van twee jaar. Dit omvat het bijhouden van de opgebouwde en gebruikte ziekte en veilige tijd van werknemers, en hun gewerkte uren. Het hebben van een geautomatiseerd tijdregistratiesysteem kan een essentieel onderdeel zijn van het bijhouden van gegevens. Bovendien kunnen GPS-tijdklokken automatisch registreren wanneer incidentele basis werknemers werken in Seattle.

Nationale ziekteverlof beleid

Nationaal zijn er geen ziekteverlof wetten die ziekteverlof vereisen. De ziektedagenverordening van Seattle omvat geen verlof voor hechting na de bevalling, alleen voor medische implicaties. Echter, de FMLA, (Family and Medical Leave Act) vereist onbetaald ziekteverlof met baanbescherming voor werknemers in Seattle die aan bepaalde eisen voldoen. Werknemers moeten ten minste 12 maanden eerder bij hun werkgever in dienst zijn geweest. Werkgevers in Seattle met 50 werknemers of meer binnen een straal van 75 mijl zijn verplicht de FMLA te honoreren. Kleinere werkgevers zijn niet verplicht om FMLA-verlof te verlenen.

Naleving van Seattle City en nationale tijd en aanwezigheid wetten

Het is belangrijker dan ooit voor zowel grote als kleine werkgevers om de tools op zijn plaats die hen helpt bij het bijhouden van werknemer uren en in staat zijn om de rapportage met betrekking tot de werknemer uren tijdkaarten te bieden. Payroll bedrijven moeten software tools die kunnen werken voor zowel hun grotere en kleinere Seattle bedrijven te bieden. In aanvulling op Seattle’s betaald ziek en tijd verordeningen, zijn er vele andere staat-specifieke wetten op zijn plaats met betrekking tot werknemer tijd kaart en voordelen. Deze wetten hebben enorme boetes en straffen toegepast op hen voor bedrijven die de verordeningen overtreden.

Payroll bedrijven kunnen hun klanten beschermen door het aanbieden van een nauwkeurige tijd en aanwezigheid software die de juiste rapporten biedt en onderhoudt retentie. Dit zal ervoor zorgen dat hun klanten niet de boetes en straffen betalen die andere bedrijven waarschijnlijk zullen betalen. SwipeClock biedt zowel de tijdregistratie tools en de workforce management software voor werkgevers op te sporen en de verslagen die bewijzen dat ze voldoen aan de staat wetten te verstrekken. SwipeClock werkt samen met payroll bedrijven en boekhoudkantoren om oplossingen voor tijdregistratie en workforce management te bieden die bedrijven helpen om te blijven voldoen aan zowel de federale als de staatsvoorschriften. Een van de belangrijkste aspecten van compliance is de mogelijkheid om de vereiste rapportering van werknemers, voordelen en gewerkte uren te leveren vanuit een audit standpunt. Payroll providers hebben behoefte aan een simplistische aanpak van één software die zowel hun kleine als grotere bedrijven kan bedienen. SwipeClock kan één oplossing bieden voor accountants die de benodigde rapportage voor hun klanten bijhoudt en creëert.

Laat SwipeClock helpen

Bedrijven met werknemers in Seattle, Tacoma, SeaTac of andere delen van Washington moeten mogelijk voldoen aan meerdere conflicterende stadsverordeningen die Sick verlof opbouw en gebruik wetten definiëren. Bovendien moeten deze bedrijven ook voldoen aan de federale overurenwetgeving, de Family Leave Medical Act en alle andere nationale of lokale wetten die worden uitgevaardigd. SwipeClock biedt een uitgebreide reeks tools voor personeelsbeheer en tijdregistratie die bedrijven kunnen helpen om de lokale en nationale wetten gemakkelijker na te leven. Records worden moeiteloos bijgehouden voor jaren en opbouw wordt automatisch bijgehouden en gerapporteerd aan werknemers volgens de staat en stad wetten. Bovendien kunnen bedrijven met GEO-timekeeping-klokken moeiteloos de tijd bijhouden die in specifieke steden wordt gewerkt om naleving te garanderen.

Aanvullende bronnen:

City of Seattle Paid Sick Time Off and Safe Time Ordinance. 2016. Opgehaald van ://www.seattle.gov/Documents/Departments/CivilRights/psst-faq.pdf

Orr, Dylan. Paid Sick and Safe TIme Ordinance (Verordening betaalde ziekte- en veilige tijden). Bureau voor arbeidsnormen. 2016. http://www.seattle.gov/laborstandards/ordinances/paid-sick-and-safe-time

SeaTac Paid Sick Leave Laws for Hospitality and Transportation Workers

Spokane Earned Sick and Safe Time Ordinance

Tacoma Paid Leave Ordinance

Washington State Sick Leave Law

Washington’s Sick Leave Laws Comparison Chart

Schreven door Annemaria Duran. Laatst bijgewerkt op 7 februari, 2017