De SharePoint Connect to Outlook-functie is een prachtig voorbeeld van de hechte integratie tussen SharePoint en andere Microsoft-producten. Hoewel SharePoint 2013 nog meer integratie biedt dan voorheen, maakt Connect to Outlook al sinds het begin deel uit van SharePoint. Welke voordelen biedt deze gebruiksvriendelijke functie? Door agenda’s en andere SharePoint-functies met Outlook te verbinden, kunt u vanuit Outlook door items bladeren en zelfs items bewerken en maken. Hierdoor kunt u met deze items werken zonder de SharePoint-site te openen.
Werken met agenda’s, contactpersonen en taken met SharePoint Connect to Outlook
Naast e-mail zijn de drie meest gebruikte onderdelen van Outlook agenda’s, contactpersonen en taken. Deze functies hebben overeenkomstige lijsten in SharePoint. Daarom lijkt het een no-brainer dat elk van deze Lijsten in SharePoint kunnen worden gekoppeld aan hun overeenkomstige gebied van Outlook. Als de gebruiker leesrechten heeft op de lijst in SharePoint, dan kan hij de items in Outlook doorbladeren en openen net zoals in SharePoint. Als ze Contributor rechten hebben in SharePoint, zullen ze ook in staat zijn om de items te bewerken, of zelfs te maken of te verwijderen in Outlook. Welke rechten ze ook hebben in SharePoint, ze zullen de overeenkomstige rechten hebben wanneer ze met die lijst in Outlook werken.
Om de verbinding tot stand te brengen:
- Ga naar de gewenste lijst op een SharePoint-site (bijvoorbeeld een Agenda). Klik in het lint Lijst op de knop Verbinding maken met Outlook.
- Afhankelijk van de instellingen van uw browser, kan het zijn dat u een dialoogvenster van de browser krijgt met de vraag of u dit type verbinding wilt toestaan. Klik op de knop Toestaan.
Om de Agenda in Outlook te bekijken:
- Navigeer naar Outlook (of open Outlook als die nog niet open is). Mogelijk krijgt u een dialoogvenster van Outlook waarin u wordt gevraagd of u de verbinding wilt toestaan. Klik op Ja.
- De SharePoint-agenda wordt toegevoegd aan de groep Andere agenda’s in de linker navigatiebalk van de Outlook-agenda. U kunt de agenda weergeven door het vakje naast de naam aan te vinken; vink het vakje uit om de agenda te verbergen.
BONUS TIP: U kunt de SharePoint-agenda combineren met uw persoonlijke agenda of andere agenda’s door de Overlay-modus te gebruiken. Hiermee worden de SharePoint-gebeurtenissen niet aan uw agenda toegevoegd, maar kunt u alle gebeurtenissen in één rooster zien.
Volg dezelfde stappen om SharePoint-contactpersonenlijsten aan uw Outlook-contactpersonen te koppelen, of SharePoint-taken aan Outlook-taken. (OPMERKING: In SharePoint Server 2013 met MySites ingeschakeld, heet de functie Sync to Outlook, en is dit een echte synchronisatiefunctie. Uw MySite bevat een hoofdlijst van al uw taken op verschillende sites en inclusief taken in Outlook.)
SharePoint Connect to Outlook werkt ook met Discussieborden, Bibliotheken en meer
Veel gebruikers zijn bekend met het gebruik van SharePoint Connect to Outlook om items in Agenda’s, Contactpersonen en Taken te bekijken en ermee te werken. Wat echter vaak over het hoofd wordt gezien, is de mogelijkheid om deze functie te gebruiken voor andere lijsten en zelfs bibliotheken.
De mapweergave in Outlook is waar u naartoe gaat om alle SharePoint-lijsten (en -bibliotheken) te zien waarmee u bent verbonden. U ziet niet alleen de agenda’s, takenlijsten en lijsten met contactpersonen, maar elke andere SharePoint-lijst of -bibliotheek. De titel van elke verbinding begint met de naam van de site of subsite waar de lijst zich bevindt, gevolgd door de naam van de specifieke lijst of bibliotheek. Nogmaals, alle machtigingen die u in SharePoint voor die lijst hebt, worden overgenomen in Outlook.
Voor meer informatie over het werken met SharePoint-agenda’s, zie mijn eerdere blogposts Kleurcodering van gebeurtenissen op een SharePoint-agenda en SharePoint-agenda-overlay met een bibliotheek of andere lijst. Blijf op de hoogte van aanvullende berichten over SharePoint-kalenders.
PremierPoint Solutions biedt een aantal SharePoint-trainingen, zowel op beginners- als op gevorderd niveau. Daarnaast hebben we een voordelige SharePoint CBT-optie voor degenen die de voorkeur geven aan een videocursus op eigen tempo.