(a) Deze clausule regelt de vaststelling van billijke aanpassingen waarop de contractant recht kan hebben op grond van de “Changes” clausule voorgeschreven door FAR 52.243-4, de “Changes and Changed Conditions” clausule voorgeschreven door FAR 52.243-5, de “Differing Site Conditions” clausule voorgeschreven door FAR 52.236-2, en elke andere bepaling van dit contract die recht geeft op een billijke aanpassing. Deze clausule is niet van toepassing op de bepaling van de vrijstelling die de contractant kan krijgen op grond van de “Opschorting van de werkzaamheden”-clausule die wordt voorgeschreven door FAR 52.242-14.
(b) Op schriftelijk verzoek van de contracterende ambtenaar dient de contractant een voorstel in, in overeenstemming met de hierin uiteengezette vereisten, voor een billijke aanpassing van het contract in verband met wijzigingen of andere omstandigheden die een contractant recht kunnen geven op een billijke aanpassing. Indien de contractant een mondelinge of schriftelijke order als een wijziging van het contract beschouwt, dient hij onverwijld bij de contractsluitende ambtenaar een voorstel in voor een billijke aanpassing die is toe te schrijven aan een dergelijke veronderstelde wijziging. Het voorstel moet ook voldoen aan de hierin gestelde eisen.
(c) Het voorstel moet worden ingediend binnen de termijn die is vermeld in de clausule “Wijzigingen”, “Wijzigingen en gewijzigde omstandigheden”, of “Afwijkende plaatselijke omstandigheden”, naargelang het geval, of binnen een andere termijn die redelijkerwijs door de aanbestedende dienst kan worden verlangd.
(d) Voorstellen voor billijke aanpassingen, inclusief “no cost”-aanvragen voor aanpassing van de vereiste voltooiingsdatum van het contract, moeten een gedetailleerde opsplitsing van de volgende elementen bevatten, zoals van toepassing:
(1) Directe kosten.
(2) Mark-ups.
(3) Wijziging van de in het contract gespecificeerde voltooiingstermijn.
(e) Directe kosten. De Aannemer moet afzonderlijk elke post van geschrapte en toegevoegde werken identificeren die verband houdt met de verandering of andere omstandigheid die recht geeft op een billijke aanpassing, met inbegrip van verhogingen of verlagingen van ongewijzigde werken die door de verandering worden beïnvloed. Voor elk aldus geïdentificeerd werk stelt de contractant voor zichzelf en, in voorkomend geval, voor zijn eerste twee lagen onderaannemers, de volgende directe kosten voor:
(1) Materiaalkosten uitgesplitst naar vak, leverancier, materiaalomschrijving, hoeveelheid materiaaleenheden, en eenheidsprijs (inclusief alle fabricagelasten in verband met materiaalfabricage en kosten van levering aan de bouwplaats, tenzij afzonderlijk gespecificeerd);
(2) Arbeidskosten uitgesplitst naar vak, werkgever, beroep, hoeveelheid arbeidsuren, en belast uurloon, samen met specificatie van toegepaste arbeidslasten (exclusief werkgeversoverhead, winst, en eventuele arbeidskostenlasten die in het overheadtarief van de werkgever zijn opgenomen);
(3) Kosten van apparatuur die nodig is om het werk uit te voeren, geïdentificeerd met het te plaatsen materiaal of de uit te voeren bewerking;
(4) Kosten van voorbereiding en/of revisie van werkplaatstekeningen en andere ingediende stukken met de details zoals vermeld in de paragrafen (e)(1) en (e)(2) van deze clausule;
(5) Leveringskosten, indien niet inbegrepen in de materiaaleenheidskosten;
(6) Tijdgerelateerde kosten die niet afzonderlijk worden geïdentificeerd als directe kosten, en niet zijn inbegrepen in de overheadtarieven van de contractant of onderaannemers, zoals gespecificeerd in paragraaf (g) van deze clausule; en
(7) Andere directe kosten.
(f) Opgevoerde kosten van onderaannemers onder het tweede echelon kunnen worden behandeld als andere directe kosten van een onderaannemer van het tweede echelon, tenzij de aanbestedende dienst een gedetailleerde uitsplitsing verlangt volgens paragraaf (i) van deze clausule.
(g) Verlengingen van tijd en tijdgerelateerde kosten. De contractant moet een voorstel doen voor een dagtarief voor de tijdgerelateerde kosten van elk bedrijf tijdens de getroffen periode, en voor elk bedrijf de toe- of afname van het aantal werkdagen van uitvoering die toe te schrijven is aan de wijziging of andere omstandigheid die recht geeft op een billijke aanpassing, met een ondersteunende analyse. Het recht op tijd en aan tijd gerelateerde kosten wordt als volgt bepaald:
(1) Verhogingen of verlagingen van de aan tijd gerelateerde kosten van een onderneming zijn slechts toegestaan indien een dergelijke verhoging of verlaging noodzakelijkerwijs en uitsluitend voortvloeit uit de wijziging of andere omstandigheid die recht geeft op een billijke aanpassing.
(2) De contractant heeft geen recht op verlenging van de termijn of op terugbetaling van zijn eigen met de tijd samenhangende kosten, behalve voor zover deze wijziging of andere omstandigheid noodzakelijkerwijs en uitsluitend tot gevolg heeft dat zijn uitvoeringsduur zich uitstrekt tot na de in het contract bepaalde datum van voltooiing.
(3) Kosten kunnen alleen worden aangemerkt als aan tijd gebonden kosten indien zij uitsluitend worden gemaakt ter ondersteuning van de uitvoering van dit contract en de stijging of daling van dergelijke kosten uitsluitend afhankelijk is van de duur van de uitvoering van het werk door een onderneming.
(4) Kosten kunnen niet worden aangemerkt als aan tijd gebonden kosten indien zij zijn opgenomen in de berekening van het overheadtarief van een onderneming.
(5) Billijke aanpassingen van tijd en tijdgerelateerde kosten zijn niet toegestaan, tenzij de analyse die het voorstel ondersteunt in overeenstemming is met elders in dit contract gespecificeerde bepalingen betreffende het projectschema van de contractant.
(h) Mark-ups. Voor elk bedrijf waarvan de directe kosten afzonderlijk in het voorstel worden vermeld, stelt de contractant een percentage voor van de overheadkosten, de winstmarge en, indien van toepassing, een percentage voor obligaties en verzekeringen. De marges worden als volgt vastgesteld en toegepast:
(1) Over de overheadtarieven wordt onderhandeld en deze kunnen worden gecontroleerd en aangepast.
(2) Over de winsttarieven wordt onderhandeld, maar deze mogen niet meer bedragen dan tien procent, tenzij kan worden aangetoond dat de contractant recht heeft op een hoger winsttarief.
(3) Aan de contractant en zijn subcontractant wordt geen overhead of winst op de door een subcontractant ontvangen overhead of winst toegestaan, behalve voor zover de kosten van de subcontractant naar behoren zijn opgenomen in andere directe kosten zoals gespecificeerd in paragraaf (f) van deze clausule.
(4) Overheadtarieven worden toegepast op de directe kosten van door een onderneming verrichte werkzaamheden, en worden niet toegestaan op de directe kosten van door een onderaannemer aan die onderneming verrichte werkzaamheden op enig niveau, behalve zoals hieronder uiteengezet in de punten h)(6) en h)(7) van deze clausule.
(5) Winstpercentages worden toegepast op de som van de directe kosten van een onderneming en de overheadkosten die zijn toegestaan op de directe kosten van het door die onderneming verrichte werk.
(6) Overhead en winst worden toegestaan op de directe kosten van werk dat wordt uitgevoerd door een onderaannemer binnen twee lagen van een onderneming tegen tarieven die slechts vijftig procent bedragen van de overhead- en winsttarieven die voor die onderneming zijn overeengekomen overeenkomstig de paragrafen (h)(1) en (h)(2) van deze clausule, maar bij elkaar opgeteld niet meer bedragen dan tien procent.
(7) Overhead en winst worden niet toegestaan op de directe kosten van een onderaannemer meer dan twee niveaus lager dan de firma die overhead en winst claimt voor directe kosten van onderaannemers.
(8) Indien wijzigingen in de premies voor obligaties of verzekeringen van een aannemer of onderaannemer worden berekend als een percentage van de brutowijziging van de contractwaarde, worden toeslagen voor obligaties en verzekeringen toegepast nadat alle overhead en winst is toegepast. De toeslagen voor obligaties en verzekeringen worden niet toegepast indien de desbetreffende kosten zijn opgenomen in de berekening van de overheadkosten van een onderneming.
(9) Er wordt geen toeslag toegepast op andere kosten van een onderneming dan die welke hierin zijn gespecificeerd.
(i) Op verzoek van de aanbestedende dienst verstrekt de contractant alle andere informatie die redelijkerwijs noodzakelijk kan zijn om het voorstel te kunnen beoordelen. Indien het voorstel aanzienlijke kosten omvat die door een onderaannemer onder het tweede niveau zijn gemaakt, kan de aanbestedende dienst voor deze kosten dezelfde details verlangen als vereist zijn voor de eerste twee niveaus van onderaannemers, en op deze kosten van onderaannemers worden verhogingen toegepast overeenkomstig paragraaf (h).
(j) Voorbereidingskosten voor het voorstel. Indien de kosten voor de voorbereiding van het voorstel worden verricht door de onderneming die het voorstel indient, worden zij opgenomen in de arbeidsuren die als directe kosten worden voorgesteld. Indien de kosten worden gemaakt door een externe consultant of een advocatenkantoor, worden de kosten voor de voorbereiding van het voorstel behandeld als andere directe kosten voor het bedrijf dat ze maakt. Verzoeken om kosten voor de voorbereiding van voorstellen omvatten het volgende:
(1) Een kopie van het contract of andere documentatie waarin de consultant of het kantoor, de reikwijdte van de verrichte diensten, de wijze waarop de consultant of het kantoor zou worden gecompenseerd, en indien de compensatie op uurbasis werd betaald, de volledig belaste en gecorrigeerde uurtarieven voor de verrichte diensten worden vermeld.
(2) Indien de vergoeding op uurbasis werd betaald, documentatie over de hoeveelheid gewerkte uren, met inbegrip van beschrijvingen van de activiteiten waarvoor de uren in rekening werden gebracht, en de geldende tarieven.
(3) Schriftelijk bewijs van betaling van de gevraagde kosten. De toereikendheid van het bewijs wordt bepaald door de aanbestedende dienst.
(k) Voorbereidingskosten van het voorstel worden slechts toegestaan indien –
(1) De aard en de ingewikkeldheid van de wijziging of andere omstandigheid die recht geeft op een billijke aanpassing, een raming, planning of andere inspanning rechtvaardigen die op het ogenblik van de gunning van het contract redelijkerwijs niet te voorzien was;
(2) De voorgestelde kosten zijn niet opgenomen in de tijdgerelateerde kosten of het overheadtarief van een onderneming; en
(3) De voorgestelde kosten zijn gemaakt voorafgaand aan de eenzijdige vaststelling van een billijke aanpassing door een aanbestedende dienst onder de voorwaarden die zijn uiteengezet in paragraaf (o), of zijn gemaakt voorafgaand aan het moment waarop het verzoek om een billijke aanpassing anderszins een geschilpunt werd.
(l) Voorgestelde directe kosten, toeslagen en kosten voor de voorbereiding van een voorstel zijn bij de vaststelling van een billijke aanpassing alleen toelaatbaar als zij redelijk zijn en anderszins in overeenstemming zijn met de beginselen en procedures voor contractkosten zoals uiteengezet in deel 31 van de Federal Acquisition Regulation (48 CFR part 31) die op de datum van dit contract van kracht zijn. De indeling van de kosten in directe kosten, aan tijd gerelateerde kosten of overheadkosten moet in overeenstemming zijn met de boekhoudkundige praktijken van het aanvragende bedrijf bij andere werkzaamheden in het kader van dit contract en andere contracten.
(m) Indien de aanbestedende dienst bepaalt dat het in het belang van de regering is dat de contractant een wijziging aanbrengt voordat de onderhandelingen over een billijke aanpassing zijn afgerond, kan de aanbestedende dienst de contractant opdracht geven door te gaan op basis van een eenzijdige wijziging van het contract waardoor de contractprijs met een later te bepalen bedrag wordt verhoogd of verlaagd. Een dergelijke verhoging of verlaging mag de door de contractant voorgestelde verhoging of verlaging niet overschrijden.
(n) Indien de partijen het niet eens kunnen worden over een billijke aanpassing, kan de contractsluitende ambtenaar de billijke aanpassing eenzijdig vaststellen.
(o) De Contractant heeft geen recht op kosten voor het opstellen van een voorstel die zijn gemaakt na de datum van een eenzijdige vaststelling of afwijzing van het verzoek indien de Contracterende Functionaris een eenzijdige vaststelling of afwijzing doet in een van de volgende omstandigheden:
(1) De Contractant verzuimt een voorstel in te dienen binnen de door dit contract vereiste tijd of binnen de tijd die redelijkerwijs door de Contracterende Functionaris kan worden verlangd.
(2) De contractant legt de door de aanbestedende dienst gevraagde aanvullende informatie niet voor binnen de redelijkerwijs vereiste termijn.
(3) Er kan geen overeenstemming over een billijke aanpassing worden bereikt binnen 60 dagen na de indiening van het voorstel van de contractant of de ontvangst van de gevraagde aanvullende informatie, ondanks de ijverige pogingen van de aanbestedende dienst om over de billijke aanpassing te onderhandelen.