Athens, Ga. – De University of Georgia Office of the Registrar heeft onlangs een nieuw elektronisch aanvraag- en traceringssysteem gelanceerd, dat een betere service en een grotere efficiëntie biedt voor studenten en alumni die hun UGA-transcripties nodig hebben.
Het nieuwe e-transcriptieprogramma, dat wordt aangestuurd door Avow Systems Inc, stelt elke student of alumnus met een 810 identificatienummer in staat om een gecertificeerde PDF van hun transcripties aan te vragen die naar zichzelf of naar een derde partij wordt verzonden – hetzij naar een toekomstige werkgever of een andere school of hogeschool. Studenten en alumni die een 810-nummer hebben gekregen, kunnen inloggen in het nieuwe systeem.
“Voordat we de e-transcriptieservice lanceerden, moesten onze studenten en alumni ons een brief op papier sturen met het verzoek om hun transcripties op te sturen, dan zouden we hun verzoek in ons kantoor verwerken en een papieren transcriptie naar de ontvanger mailen,” zei Jan Hathcote, registrar voor UGA. “Het hele proces duurde ongeveer twee weken, soms langer, afhankelijk van hoeveel tijd het kostte om het verzoek in de post te krijgen en voor de retourpost om op zijn bestemming te komen.”
Afgelopen herfst, na Hathcote’s nieuwe benoeming als registrar in de zomer van 2011, was haar kantoor in staat om de eerste stap in het e-transcript proces te integreren voor gebruikers om een verzoek te sturen via een online formulier, en een papieren transcript werd gegenereerd door het kantoor van de registrar en verzonden via eersteklas Amerikaanse post naar de ontvanger.
“Dit versnelde het proces met enkele dagen aan de voorkant, maar het proces was nog steeds niet zo efficiënt als we voor ogen hadden,” zei Hathcote. “We wilden een betere service bieden die veel efficiënter was met behoud van veiligheid en betrouwbaarheid.”
Op 1 mei konden Hathcote en haar medewerkers de volgende stap zetten in het bieden van een volledig geïntegreerd elektronisch proces. In samenwerking met Avow Systems Inc., een bedrijf dat authentieke documenten levert, stelt het nieuwe e-transcript systeem de aanvrager in staat het transcript online te bestellen en binnen enkele minuten een gecertificeerde PDF te ontvangen, waardoor de doorlooptijd met enkele dagen wordt teruggebracht. Met de gecertificeerde PDF kunnen alleen geverifieerde gebruikers – gebruikers die zijn aangewezen door de persoon die het afschrift aanvraagt – inloggen en toegang krijgen tot het afschrift van de student.
“Er kwam een student bij ons op kantoor die zijn afschrift nodig had voor een sollicitatiegesprek twee dagen later. We konden hem zijn afschrift binnen een paar minuten elektronisch bezorgen,” zei Hathcote, “en hij kon zijn afschrift tegelijkertijd in een beveiligd, gecertificeerd PDF-formaat naar de persoon sturen die hem ook zou interviewen.”
Een extra service die Avow biedt, biedt traceermogelijkheden, zodat de gebruiker de exacte locatie van het afschrift kent. Dit vermindert de ongerustheid om te weten of de verslagen op de juiste manier zijn verzonden en ontvangen. Het stelt studenten ook in staat om aanvullende documenten, zoals cv’s, referentiebrieven en sollicitaties, bij hun transcripties te voegen.
Voor meer informatie en om e-transcripties te bestellen, zie http://www.reg.uga.edu/transcripts.