9 Auditor Communications You Should Know
Right off the bat, een van de belangrijkste dingen die een auditor moet beheersen is communicatie.
Terwijl een audit uitgebreide communicatie binnen het auditteam vereist, moet het CPA-kantoor ook gesprekken voeren met de klant, potentiële klanten, en mogelijk met voorgaande auditors.
Gebruik de onderstaande tips om u te helpen negen belangrijke communicaties tussen accountants en andere partijen te begrijpen.
Voor het aanvaarden van de opdracht
Auditors moeten met elke potentiële klant praten voordat ze akkoord gaan met het uitvoeren van een controle van hun financiële overzichten.
Daarnaast zijn er verschillende vragen die moeten worden beantwoord voordat de controlewerkzaamheden kunnen beginnen:
#1- Omstandigheden voor een adequate controle
Er moeten omstandigheden bestaan die de accountant in staat stellen de noodzakelijke controlewerkzaamheden uit te voeren. In het bijzonder moet de accountant toegang hebben tot alle brondocumenten (ontvangstbewijzen, facturen, enz.), het grootboek en de financiële overzichten die voor het jaar zijn gegenereerd.
Auditors moeten ook toegang hebben tot het personeel van de klant, zodat ze vragen kunnen stellen over transacties, bedrijfsbeleid, en andere kwesties. Als de accountant bijvoorbeeld geen toegang heeft tot verzendingsdocumenten die bewijzen wanneer goederen aan klanten zijn verzonden, heeft de accountant mogelijk niet genoeg controlebewijs om de verkoop- en debiteurensaldi aan het einde van het jaar te bevestigen.
#2- Een goedkeurende verklaring toelichten
Daarnaast moet een accountant het type controleverklaring met de cliënt bespreken, evenals de mogelijke gevolgen voor belanghebbenden in de onderneming.
Het beste resultaat van een controle is dat de accountant een goedkeurende verklaring afgeeft, waarin staat dat de financiële verklaringen geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Van materieel belang betekent in dit geval dat de accountant geen fouten heeft gevonden die groot genoeg waren om de mening van de lezer van de jaarrekening te veranderen.
In wezen is materialiteit een oordeel dat door de accountant wordt geveld. Een fout van $ 50 in een debiteurensaldo van $ 3 miljoen kan bijvoorbeeld niet materieel zijn, maar een fout van $ 10.000 misschien wel.
Dientengevolge moet de accountant, om een goedkeurende verklaring te kunnen afgeven, toegang hebben tot alle bescheiden en tot het management van het bedrijf. Bovendien moet de controle-informatie de goedkeurende verklaring ondersteunen, en deze feiten moeten aan de cliënt worden uitgelegd.
#3- Het bespreken van een verklaring met beperking
Wat misschien nog belangrijker is, is dat de accountant moet uitleggen dat de controle-informatie kan vereisen dat de controle een verklaring met beperking afgeeft. Dit wordt ook wel een “except for” oordeel genoemd.
Vergel bijvoorbeeld dat de accountant niet in staat was om een fysieke telling van de inventaris uit te voeren in de buurt van de balansdatum: de datum die wordt gebruikt op de balans die wordt gecontroleerd. Een telling van de inventaris wordt beschouwd als het beste bewijs ter ondersteuning van de inventarisbalans. Daarom kan de accountant concluderen dat andere procedures niet voldoende zijn om de inventarisbalans te ondersteunen.
In dit geval kan de accountant een oordeel afgeven waarin staat dat, met uitzondering van de inventarisbalans, de financiële overzichten geen materiële onjuistheden bevatten. Helaas kan een verklaring met beperking een negatief effect hebben op belanghebbenden, zoals investeerders en crediteuren. Dit komt omdat het twijfels oproept over de nauwkeurigheid van de financiële overzichten.
Er zijn verschillende andere soorten verklaringen die een accountant kan afgeven over de financiële overzichten. Bijgevolg moet de cliënt elk type controleverklaring duidelijk begrijpen.
#4- Verantwoordelijkheden van de cliënt
#5- Inhuren van externe deskundigen
Auditors kunnen een beroep doen op externe deskundigen om specifieke controleprocedures uit te voeren. Het werken met deze deskundigen vereist dan ook een goede communicatie. Communicatie is belangrijk, zodat de externe deskundige precies begrijpt wat hem wordt gevraagd te doen. Hier volgt een veelvoorkomend voorbeeld:
Als een onderneming haar werknemers een pensioenregeling aanbiedt, zal het accountantskantoor doorgaans een actuaris inhuren om de toekomstige verplichting voor pensioenbetalingen te beoordelen. Bovendien analyseert de door het accountantskantoor ingehuurde actuaris de veronderstellingen van de klant over de aansprakelijkheid voor toekomstige pensioenbetalingen met behulp van geavanceerde wiskundige concepten.
Als de accountant eenmaal een gekwalificeerde actuaris heeft gevonden, moet hij of zij bepalen of de deskundige effectief kan functioneren als lid van het controleteam. Auditors gebruiken audit programma’s, waarin de specifieke taken staan die nodig zijn om audit bewijs te verzamelen. Daarom moet de deskundige bereid zijn het auditprogramma te gebruiken. Dit onderwerp vereist een uitgebreide discussie en een goede communicatie met de auditor.
Daarnaast moet de manager van het auditteam ook toezicht houden op het werk van de externe deskundige en erop toezien dat het auditprogramma wordt gevolgd. De auditmanager moet bijvoorbeeld uitleggen hoe het werk van de deskundige in de audit workpapers moet worden gedocumenteerd en enige training geven over het proces.
Communicatie tussen voorganger en opvolgende accountants
Zaken stappen af en toe over naar een nieuw accountantskantoor. Bijgevolg is de communicatie tussen de voorganger en de opvolger van de auditor belangrijk. Om u voor te bereiden op de AUD-toets, moet u dus de rol van elke auditor begrijpen, evenals de communicatie die elke partij vereist.
#6- Rollen begrijpen
Een voorganger-auditor is het CPA-kantoor dat de meest recente jaarrekening van een klant heeft gecontroleerd, of het bedrijf dat was aangetrokken om de audit van het lopende jaar uit te voeren, en het werk niet heeft voltooid. De vorige accountant kan tijdens de controle ontslag hebben genomen, of mogelijk ontslag hebben genomen.
De opvolgende accountant daarentegen is het bedrijf dat overweegt een opdracht te aanvaarden. Het woord “overweegt” is belangrijk, omdat gesprekken met de voorganger-accountant moeten plaatsvinden voordat de nieuwe accountant de opdracht aanvaardt.
In feite moet de opvolgende accountant de potentiële cliënt vertellen dat het kantoor de controle-opdracht pas kan aanvaarden nadat hij controlekwesties met de voorganger-accountant heeft besproken.
Hier volgen enkele vereiste mededelingen voor dit scenario:
#7- Verschillen van mening tussen accountant en cliënt
De voorganger van de accountant en de cliënt kunnen het oneens zijn geweest over boekhoudkundige kwesties. De opvolgende accountant moet dus rekening houden met deze meningsverschillen.
De meningsverschillen kunnen betrekking hebben op de grondslagen voor financiële verslaggeving, de vereiste controleprocedures of het ontbreken van voldoende interne controles. Stel bijvoorbeeld dat de cliënt een beleid heeft om opbrengsten op te nemen wanneer goederen aan klanten worden verzonden. Bijgevolg besluit de cliënt het beleid te wijzigen en opbrengsten te boeken wanneer klanten worden gefactureerd.
Als de vorige accountant echter van mening is dat het nieuwe beleid voor het boeken van opbrengsten misleidend is voor lezers van jaarrekeningen, of niet kan worden gerechtvaardigd, kan het nieuwe beleid resulteren in een controleverklaring met beperking.
Basically, opvolgende accountants moeten voor zichzelf beslissen of de cliënt bereid is om de boekhoudnormen voldoende na te leven. Zo niet, dan mag de opvolger de opdracht niet aanvaarden.
#8- Toegang tot de voorganger-accountant
De cliënt moet ermee instemmen dat de voorganger-accountant op elke vraag van de opvolger-accountant mag reageren. Als de cliënt probeert de antwoorden te beperken, kan de opvolger deze actie beschouwen als een rode vlag die het kantoor ervan weerhoudt de opdracht te aanvaarden.
#9- Beoordeling van werkpapieren
De cliënt moet het kantoor van de voorganger machtigen om de werkpapieren van de controle aan de opvolgende accountant te verstrekken. Bovendien moet de opvolgende auditor de documentatie van de auditplanning, de beoordeling van de interne controles, het verzamelde auditbewijsmateriaal en de conclusies van de voorganger beoordelen.
Waarom communicatie zo belangrijk is
De hierboven toegelichte communicatie helpt de auditor om de verantwoordelijkheden van zowel de cliënt als het auditkantoor te verduidelijken. Zoals u ziet, stellen de gesprekken met de voorganger-accountant de opvolger in staat om te bepalen of het nieuwe CPA-kantoor de controleopdracht moet accepteren.
Gebruik deze tips om te studeren voor de AUD-test en u zult uw kansen op een hoge CPA-examenscore drastisch verhogen!