Google Keep is waarschijnlijk de beste Google-dienst die de meeste mensen niet gebruiken.
Diensten als Keep, Evernote en Microsoft OneNote worden vaak “apps voor het maken van aantekeningen” genoemd. Maar het is een verouderd label. Ze zijn gegroeid voorbij hun wortels, nu bieden ze collaboratieve workflow, herinneringen, checklists, geofencing, optische tekenherkenning, spraaktranscriptie, schetsen en meer.
Een paar jaar geleden zou ik Evernote hebben aanbevolen. Maar tijdens de zomer, nam Evernote een verkeerde afslag. Het bedrijf veranderde zijn prijsstructuur op een manier die gebruikers praktisch dwingt om te betalen of te stoppen. Meer bepaald heeft Evernote beperkingen toegevoegd aan de gratis versie, Evernote Basic genaamd. Het is nu toegankelijk via een maximum van twee apparaten per jaar – een totale deal-killer, wat mij betreft. Ze beperken uploads tot 60 megabytes per maand, wat absurd laag is. En ze hebben de prijzen van de premium niveaus verhoogd. De betaalde versies van Evernote kosten nu $ 34,99, $ 69,99 en $ 120 per jaar.
Alternatieven in overvloed.
Microsoft OneNote is een geweldige keuze voor mensen die zijn geïnvesteerd in de Microsoft-wereld — Windows-gebruikers die zich abonneren op Microsoft Office 365 of die een Windows-telefoon dragen.
Apple Notes is rudimentair, maar ideaal voor mensen die veel Apple-producten gebruiken maar niet veel Google-producten en zware Siri-gebruikers die zich comfortabel voelen in de warme omhelzing van iCloud.
Voor de meeste mensen raad ik echter Google Keep aan, vooral voor iedereen die de vele producten gebruikt waarmee Keep integreert. Deze omvatten Chrome, Agenda, Gmail, Foto’s, Drive, Docs, Google Now, Google Assistant en Google Home. De integratie van Keep met deze andere apps is krachtig spul.
Keep is de beste in zijn klasse om drie niet verrassende redenen, gezien het feit dat het Google is waar we het hier over hebben. Keep’s integratie met andere apps, zoeken en kunstmatige intelligentie (A.I.) zijn allemaal superieur aan de concurrentie. (U ziet deze voordelen in de tips hieronder.)
Sommige mensen denken nog steeds dat Keep gewoon een domme sticky-note app is. Ik ben hier om u te vertellen dat sinds Keep meer dan drie en een half jaar geleden werd gelanceerd, Google stilletjes zoveel nieuwe functies heeft toegevoegd (veel gebruikmakend van Google’s krachtige A.I.) dat het nu een heel ander product is.
Google zal vrijwel zeker op een gegeven moment een API onthullen, waarmee third-party bedrijven apps en services kunnen maken die notities lezen of schrijven.
Ondertussen zal Google Keep waarschijnlijk dieper integreren in een groeiende reeks Google-producten.
De meest transformerende van deze integraties zal zijn in de Google Assistant, Google’s volgende generatie A.I. virtuele assistent. Op dezelfde manier waarop Assistant je e-mail, agenda en andere gegevensrijke Google-apps scant, zal Assistant ook Keep scannen en alle informatie in Keep beschikbaar maken voor jou via een gesprek of chat.
Wanneer Assistant Keep kan gebruiken om dingen voor je te onthouden, zal het voelen als een deel van je geest. Het zal herinneringen in je oor fluisteren en je voorzien van alle informatie in Keep wanneer je erom vraagt.
Dus als je van plan bent Google Assistant te gebruiken, is het nu tijd om te beginnen met het vullen van Keep met al je persoonlijke feiten, informatie en ideeën.
Buiten dat, ik denk dat Keep nu al de beste app is voor het maken van notities die er is. Hier zijn de verbazingwekkende dingen die je nu kunt doen met Google Keep.
Instant alles vastleggen
Wanneer u een idee krijgt of informatie in de wereld tegenkomt die u voor altijd wilt onthouden, legt Keep snel vast.
Gebruik een widget op het scherm Vandaag voor iOS of het startscherm op Android voor vastleggen met één tik. De widget toont vier knoppen: “Notitie”, “Lijst”, “Foto” en “Audio”. Een tik en je bent vertrokken naar de races.
iPhone-gebruikers: Plaats het Keep-pictogram als een van uw vier “Dock”-pictogrammen voor de snelste toegang. Als u een iPhone 6s of hoger hebt, gebruikt u 3D Touch: Druk hard op het pictogram en kies uit “Nieuwe audio-notitie”, “Nieuwe foto-notitie”, “Nieuwe lijst” of “Nieuwe notitie.”
De snelste keuze is Audio — gewoon selecteren en praten, en uw woorden worden vastgelegd en zelfs uitgetypt in doorzoekbare tekst.
Als u geschreven informatie moet vastleggen — op een whiteboard, bord, visitekaartje, menu, artikel, contract, nummerplaat of zelfs een scherm — tik op de knop “Foto” en maak een foto. Keep scant de woorden op die foto en legt ze vast, zodat de notitie doorzoekbaar wordt. Om de woorden eruit te halen, tikt u op de foto en kiest u “Grijp afbeeldingstekst” in het menu. De woorden in de foto worden omgezet in tekst. U kunt ook foto’s importeren in Keep die u al hebt gemaakt, en die zullen ook worden gescand.
De woordscanfunctie werkt alleen voor de Engelse taal, maar Google Keep-projectmanager Mario Anima vertelde me dat er in de toekomst meer talen zullen worden toegevoegd.
(Bonustip: zowel de audio die u opneemt als de foto’s die u maakt in Keep, worden opgeslagen in Google Drive en tellen mee voor uw opslaglimiet op Drive. Nadat Keep tekst heeft geëxtraheerd, kunt u de opname of foto verwijderen en alleen de woorden behouden.)
Natuurlijk kunt u ook kiezen voor “Notitie” of “Lijst” om vrije tekst of vinkjeslijsten vast te leggen. In een “Notitie” kunt u asterisken of koppeltekens gebruiken voor opsommingstekens, en Keep maakt automatisch het volgende opsommingsteken. In een “Lijst” gebruikt Google A.I. om te raden welke items u toevoegt, wat het maken van lijsten versnelt.
Met het commando “OK Google” op Android-telefoons kunt u notities maken door gewoon te praten. U kunt zelfs lijsten toevoegen en bewerken met alleen uw stem. Bijvoorbeeld: “OK, Google: Maak een boodschappenlijstje met boerenkool en melk.” Je kunt dan van gedachten veranderen door te zeggen: “Boerenkool verwijderen” en “Verander ‘melk’ in ‘vetvrije melk’.” (Nadat de lijst is opgeslagen, kunt u nieuwe items alleen met uw stem toevoegen, maar ze niet wijzigen of verwijderen.)
Als u de Chrome-browser van Google gebruikt, installeert u de Keep Chrome-extensie en ook de Chrome-app — ga gewoon naar de Keep-site en zoek de app-pagina-optie in het hamburgermenu. Door op de Keep-knop te drukken die de browserextensie installeert, legt u een koppeling vast naar het momenteel geselecteerde tabblad, met een mogelijkheid om een notitie toe te voegen.
Sprekend over browsers, open elk van uw meest gebruikte Keep-labels in een apart tabblad voor snelle vastlegging en verwijzing terwijl u uw pc of laptop gebruikt. Wanneer u zich al in een specifieke labelcategorie bevindt, worden nieuwe notities automatisch getagd voor die categorie.
Of, nog beter, voer de Chrome-browser-app uit, verklein deze tot een magere kolom en houd deze open naast uw browser voor directe toegang terwijl u werkt.
Herinner sneller
Google Keep heeft een geweldige zoekfunctie. Maar wanneer u op het pictogram “Zoeken” klikt of tikt, en voordat u zelfs kunt zoeken, krijgt u opties voor het vinden van dingen. Deze opties omvatten notitietype (“Herinneringen”, “Lijsten” en “Foto’s”), labels (die u kunt maken met behulp van het pop-outmenu of door hashtags in de notities te maken; elke notitie kan zoveel labels hebben als u wilt), mensen (de volledige lijst met mensen met wie u notities hebt gedeeld of die notities met u hebben gedeeld), dingen (Google’s A.I. auto-categorisatie van uw notities, waaronder categorieën als “Boeken”, “Eten”, “Films”, “Muziek”, “Plaatsen”, “Reizen” en anderen) en kleuren.
Voeg Herinneringen toe in Keep (niet Inbox)
Google Herinneringen is een functie die drie producten overspant: Inbox, Keep en Agenda. Met de functie kunt u worden gewaarschuwd op basis van tijd en datum of locatie – u kunt bijvoorbeeld een herinnering instellen om uw stomerij op te halen wanneer u de volgende keer in de buurt van de stomerij bent. U kunt ook terugkerende herinneringen instellen.
De meeste gebruikers voeren herinneringen in vanuit Postvak IN. Maar ze toevoegen in Keep is beter. Herinneringen die in Keep zijn toegevoegd, worden weergegeven in Postvak In, maar herinneringen die in Postvak In zijn toegevoegd, worden niet weergegeven in Keep. (Herinneringen verschijnen in Agenda, ongeacht.)
De Keep-interface voor Herinneringen is beter dan in Postvak IN. U kunt het volledige scala van opties gebruiken: “Notities,” “Lijst,” “Foto” en “Audio.” Maak gewoon een soort Keep-notitie en tik vervolgens op het Herinneringen-pictogram.
Gebruik Keep als een “slim servet”
De Android-versie van Keep maakt vrije-vorm schetsen en handgeschreven notities mogelijk, net zoals je zou kunnen doen op een servet tijdens een lunchvergadering. (De iOS-versie van Keep zal deze functie binnenkort krijgen, volgens Google’s Anima.) Het verschil is dat Google geweldige A.I. toepast om je doodles doorzoekbaar te maken. Google kan de meeste handgeschreven krabbels herkennen en omzetten in tekst. Nog verbazingwekkender, Google A.I. kan zelfs sommige van je tekeningen herkennen. Dus als je een huis, een auto en een martiniglas schetst, zou je de schets later moeten kunnen vinden door op deze woorden te zoeken. Google heeft deze A.I. onlangs gedemonstreerd in een leuk spel genaamd Quick Draw. Google raadt wat je tekent in real time, terwijl je het tekent.
Open de Keep-app voor Android en tik op “Nieuwe tekening”. U kunt ook een tekening toevoegen aan een bestaande notitie of tekenen over een foto die is geïmporteerd in Keep. Zodra u in de tekenmodus bent, gebruikt u de verschillende teken- en markeerhulpmiddelen om uw tekeningen te verbeteren.
Prioriteer uw gedachten
Gebruik drag-and-drop om uw notities opnieuw te rangschikken of “pin” notities naar de top.
Hier is een geheime snelkoppeling die elke notitie naar de top van de rotatie brengt, maar niet “vastgepind”: Archiveer de notitie, dan un-archive. Wanneer het tevoorschijn komt uit het Archief, zal het worden geplaatst alsof het een nieuwe notitie is (de “archief” knop is een vakje met een pijl erop).
Broed uw ideeën
Verwerk uw ideeën niet alleen in Keep. Ontwikkel ze in de loop van de tijd. Dit is de beste Keep-tip voor ontwerpers. Natuurlijk, als de genialiteit toeslaat, leg je het idee vast. Maar ga terug en breng quality time door met je notities. Als je verder nadenkt of verwante feiten of bronnen vindt, voeg die dan toe aan de bestaande notitie. Schrijf hele passages (omdat ideeën over hoe iets uit te drukken of te verwoorden ook moeten worden vastgelegd).
U kunt ook anderen slepen om u te helpen uw ideeën te ontwikkelen door simpelweg te tikken op de knop “Delen” op de desktopversie of het item “Collaborators” op de mobiele app in het menu “Meer opties”.
Is uw idee klaar om uit te broeden? “Gradueer” de Keep notitie in een Google doc. Op de mobiele app, de “Kopiëren naar Google docs” optie is op de “plus” knop in de linkerbenedenhoek. Op de desktop browser versie, het is op de “Meer opties” menu (de verticale stippen).
Elke notitie kan maximaal 20.000 tekens lang zijn, ongeveer 12 keer de lengte van deze kolom, en het titelveld maximaliseert 1.000 tekens. Voor lijsten kan elk item maximaal 1.000 tekens lang zijn en u kunt maximaal 999 items per lijst hebben.
Denk aan Google Keep als een randapparaat voor uw geest
Maak Google Keep centraal in uw leven. Gebruik het obsessief. Als u dat doet, wordt het een spiegel van uw geest, een verlengstuk van uw denkprocessen dat nooit vergeet – een kinderkamer voor uw beste ideeën, projecten, doelen en plannen.
Naarmate Google de A.I. van Keep verder ontwikkelt en koppelt aan de services die u dagelijks gebruikt, wordt de afstand tussen inspiratie en uitvoering steeds kleiner.
Google Keep is geen domme gele sticky note-app. Het is een altijd aanwezig, A.I.-aangedreven hulpmiddel dat de krachten van je geest vergroot.