IRS-formulier SS-8 wordt gebruikt om de Internal Revenue Service te verzoeken vast te stellen of een of meer van uw werknemers moeten worden geclassificeerd als werknemers of onafhankelijke contractanten. Het kan een lastig proces zijn, en de IRS is blij om het voor u uit te zoeken als u alleen het formulier SS-8 indient.
De IRS gebruikt een reeks regels die het bewijs van controle en onafhankelijkheid in drie categorieën meet: gedrag, financieel, en het type relatie. Zowel een werknemer als een werkgever kan formulier SS-8 indienen en een bepaling over deze vraag van de IRS ontvangen.
Wat is formulier SS-8?
De informatie die u op formulier SS-8 aan de IRS verstrekt, wordt gebruikt om onafhankelijke contractanten van werknemers te onderscheiden.
Onafhankelijke contractanten verlenen diensten aan meer dan één bedrijf en worden als zelfstandigen beschouwd. Werknemers verrichten ook diensten voor uw bedrijf, maar u bepaalt wat er wordt gedaan en hoe de werknemer dat doet.
Bedrijven moeten inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting en Medicare-belasting inhouden op het loon van een werknemer, en ze moeten de socialezekerheids- en Medicare-bijdragen van de werknemer evenaren. Zij hoeven geen loonbelasting in te houden op betalingen aan onafhankelijke aannemers, omdat deze personen voor zichzelf werken.
U kunt aansprakelijk zijn voor deze loonbelastingen voor deze personen als uw bedrijf een werknemer als onafhankelijke aannemer classificeert en u deze niet inhoudt en aanpast.
Misclassificatie vindt meestal plaats wanneer werknemers als onafhankelijke contractanten worden geclassificeerd, maar de werknemers in werkelijkheid werknemers blijken te zijn.
Form SS-8 vraagt de IRS in feite of u belastingen moet inhouden op betalingen aan bepaalde werknemers omdat ze werknemers zijn.
Wie gebruikt het formulier SS-8?
Eigenaren van bedrijven moeten formulier SS-8 gebruiken om een vaststelling aan te vragen, maar zij kunnen dit alleen doen om federale belastingkwesties op te lossen. U kunt geen bepaling aanvragen voor voorgestelde transacties of hypothetische situaties.
Waar kunt u formulier SS-8 krijgen
Form SS-8 is online beschikbaar op de website van de IRS. U kunt het online invullen en afdrukken, of u kunt een kopie downloaden.
Hoe formulier SS-8 in te vullen
De belangrijkste gebieden die worden gebruikt om de status van werknemer te bepalen, zijn gedragscontrole, financiële controle en type relatie, en het formulier is onderverdeeld in secties om elk gebied te behandelen. Elke sectie omvat een lijst van specifieke vragen die u moet beantwoorden, zoals:
- Hoe heeft de werknemer zich aangemeld voor de baan? Was het via een offerte, sollicitatie, uitzendbureau, of anders?
- Beschrijf het werk dat door de werknemer wordt uitgevoerd.
- Leg uit waarom u denkt dat de werknemer een werknemer of een onafhankelijke aannemer is.
- Voeg een kopie toe van elke schriftelijke overeenkomst die u met de werknemer hebt.
- Beschrijf de werkopdrachten.
- Licht de dagelijkse routine van de werknemer toe.
- Wie levert de benodigdheden en materialen van de werknemer?
- Wie levert eventuele gehuurde apparatuur die wordt gebruikt om diensten te verrichten?
- Worden de kosten van de werknemer vergoed?
- Noem het soort loon dat de werknemer ontvangt. Is het salaris, provisie, uurloon, stukloon, of een forfaitair bedrag?
- Betaalt u volgens een vast schema of factureert de werknemer u voor de verrichte diensten?
- Stelt u voordelen ter beschikking van de werknemer, zoals betaalde vakanties, ziektegeld, pensioenen, bonussen, of verzekeringen?
- Heeft u een niet-concurrentiebeding met de werknemer?
- Is de werknemer lid van een vakbond?
- Hoe presenteert u de werknemer aan uw klanten?
Kan formulier SS-8 elektronisch worden ingediend?
Form SS-8 moet per post naar de IRS worden gestuurd. Het kan niet elektronisch of per fax worden verzonden, en u moet het originele formulier indienen, geen kopie.
Waar stuurt u formulier SS-8 naartoe?
Teken het ingevulde formulier SS-8 en stuur het naar:
Internal Revenue Service
SS-8 Determinations
PO Box 630, Stop 631
Holtsville NY 11742-0630
Voordelen van formulier SS-8
De IRS zal beginnen met het onderzoeken van de situatie wanneer het uw verzoek ontvangt, en het kan contact opnemen met u of met de werknemer voor aanvullende informatie. Het hele proces kan tot zes maanden duren. Wanneer de IRS een beslissing heeft genomen, geeft zij een “determination letter” (vaststellingsbrief) of een “informational letter” (informatieve brief) af.
Een “determination letter” is bindend voor de IRS. Een informatieve brief is slechts adviserend en niet bindend.
Mogelijkheden voor vrijstelling
De IRS heeft een proces opgezet onder Section 530 van de Internal Revenue Code als zij bepaalt dat u een werknemer had moeten behandelen als een werknemer in plaats van een onafhankelijke contractant en zij u straft voor het niet doen van dat. Het omvat drie criteria voor een vrijstelling van het betalen van achterstallige loonbelasting:
- Rapportage consistentie
- Substantive consistentie
- Reasonable basis
Sectie 530 vrijstelling is een apart proces van een SS-8 bepaling.
De IRS biedt ook een programma dat bekend staat als het Voluntary Classification Settlement Program (VCSP). Het geeft bedrijven de kans om werknemers te herclassificeren als werknemers met gedeeltelijke vrijstelling van federale arbeidsbelastingen. Het bedrijf moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Het moet een aanvraag indienen en een overeenkomst sluiten met de IRS.
Key Takeaways
- IRS-formulier SS-8 is een verzoek aan de IRS om te bepalen of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke aannemer is.
- Het classificeren van een werknemer als een onafhankelijke aannemer kan voordelig zijn voor bedrijven omdat ze voor dit type werknemer geen loonbelasting hoeven te betalen, maar onjuiste classificatie is in strijd met de regels van de IRS.
- Financiële sancties kunnen van toepassing zijn als een bedrijf een werknemer als een onafhankelijke aannemer classificeert en zo voorkomt dat het loonbelasting betaalt.
- De IRS zal de situatie opnieuw bekijken na ontvangst van het formulier SS-8 en de beslissing voor bedrijven nemen, zodat ze niet het risico hoeven te lopen een verkeerde beslissing te nemen.