Updated 9 a.m. Dec. 24: Dit bericht is bijgewerkt om te verduidelijken wie is uitgesloten van de wet.
Met de aanname van Senate Bill 454 en de handtekening van de gouverneur, werd Oregon dit jaar de vierde staat om werkgevers te verplichten betaald ziekteverlof te bieden.
Vanaf 1 januari 2016 vereist de wet dat werkgevers met 10 of meer werknemers hen ten minste 40 uur betaald ziekteverlof geven – in wezen vijf dagen per jaar. Werkgevers met negen of minder werknemers moeten 40 uur onbetaalde ziektetijd bieden.
In Portland is de drempel lager. Werkgevers met zes of meer werknemers moeten betaald verlof aanbieden, terwijl werkgevers met vijf of minder werknemers onbetaald ziekteverlof moeten aanbieden. De wetgevers maakten een uitzondering voor Portland, dat twee jaar eerder zijn eigen ziekteverlofverordening aannam, en annuleerden in feite de wet van Eugene, die op 1 juli van kracht had moeten worden en van toepassing zou zijn geweest op alle werkgevers, ongeacht hun grootte.
De nieuwe wet geldt voor werkgevers in zowel de particuliere als de publieke sector, maar sluit de federale overheid uit. De overgrote meerderheid van de beroepsbevolking van Oregon valt onder de wet, wat betekent dat fulltime, parttime, tijdelijke en seizoensarbeiders ziektedagen zullen opbouwen.
Hoewel bedrijfsgroepen zich over het algemeen verzetten tegen het nieuwe mandaat, zeiden voorstanders dat het vooral werknemers met lage lonen zou helpen, onder verwijzing naar een studie waaruit bleek dat bijna de helft van de werknemers in de particuliere sector in Oregon geen ziektedagen verdient.
Het statuut maakt beperkte uitzonderingen voor onafhankelijke aannemers, bepaalde deelnemers aan werk-opleidingsprogramma’s en werk-studieprogramma’s, en individuen die in dienst zijn van hun ouder, echtgenoot of kind.
Nadat Oregon zich bij Californië, Connecticut en Massachusetts voegt, wendde The Oregonian/OregonLive zich tot twee lokale advocaten die thuis zijn in het arbeidsrecht voor meer details.
Hieronder volgt een bewerkt gesprek met Shenoa Payne, een Portland-advocaat die werknemers vertegenwoordigt, en Jillian Pollock, een Lake Oswego-advocaat die werkgevers vertegenwoordigt.
Q. Hoe groot van een deal is de nieuwe wet?
Payne: Het is nogal een uitbreiding, omdat het geldt voor alle werkgevers in de hele staat, niet alleen Portland.
Pollock: Ik denk dat dit is het verplaatsen van de naald veel. Zelfs werkgevers die al een verlofbeleid hebben, moeten dat opnieuw bekijken om er zeker van te zijn dat ze aan de nieuwe wetten voldoen.
In termen van boekhouding, denk ik niet dat het een grote last is. Het is het bijhouden van het aantal ziekte-uren dat de werknemer heeft opgebouwd en het bijhouden van het aantal ziekte-uren dat de werknemer heeft gebruikt.
Jillian Pollock (links) en Shenoa Payne.
Q. Wie komt in aanmerking voor betaald ziekteverlof?
Payne: Elke werknemer die ten minste 91 kalenderdagen voor een in aanmerking komende werkgever heeft gewerkt, mag opgebouwde ziekteverlofuren gebruiken. Als u op 1 januari een bestaande werknemer bent, kunt u uw ziekteverlof gaan gebruiken zodra het is opgebouwd. De opbouw is één uur voor elke 30 uur dat u werkt of 1,3 uur voor elke 40 uur dat u werkt. De werkgever kan beslissen welke van toepassing is.
Ziekteverlof kan worden opgenomen in stappen van een uur, tenzij dit voor de werkgever een onredelijke belasting zou vormen, in welk geval het aan de werkgever is om dit aan te tonen.
Pollock: Dit is slechts een verdieping. Een kleinere werkgever kan altijd betaalde ziektetijd aanbieden en wil dat misschien doen om werknemers aan te trekken en te behouden.
Q. Waarvoor kan betaalde ziektetijd worden gebruikt?
Payne: Betaalde ziektetijd of onbetaalde ziektetijd kan worden gebruikt voor fysieke of mentale ziekte, verwondingen of medische afspraken voor behandeling of preventieve zorg.
Het kan worden gebruikt voor uw eigen gezondheidstoestand of de zorg voor een familielid met een van die aandoeningen.
Pollock: Het kan ook worden gebruikt in bepaalde situaties met betrekking tot huiselijk geweld – stalking en seksueel geweld. Als u een situatie hebt waarin een werknemer slachtoffer is van huiselijk geweld en een ontmoeting met de rechtshandhaving of een rechtszitting moet bijwonen of slachtofferhulp moet zoeken, kan die werknemer ziektetijd gebruiken. Werknemers kunnen het ook gebruiken als ze een ziek kind thuis hebben en het kind niet alleen kan worden gelaten.
Seminars over ziektetijd voor werkgevers
Het Bureau of Labor and Industries zal begin 2016 een reeks seminars in de hele staat houden voor werkgevers die meer willen weten over de nieuwe ziektedagenwet van Oregon.
Seminars van januari tot maart zullen de details uitleggen van de uitgebreide bescherming die door de wetgevende macht van 2015 is vastgesteld. Een totaal van 26 sessies van twee uur zijn gepland in 19 steden van 6 januari tot 16 maart.
Registratie is $ 25 per persoon. Werkgevers kunnen een plek reserveren door het agentschap te e-mailen op
Hoewel vergaderlocaties nog worden veiliggesteld, zijn details over dagen, tijden en steden beschikbaar op
van het agentschap. Verdere informatie: (971) 673-0824.
Q. Wat definieert een familielid?
Payne: “Familielid” onder de nieuwe wet wordt hetzelfde gedefinieerd als onder de Oregon Family Medical Leave Act – het omvat echtgenoten, ouders en kinderen (zowel biologisch, adoptief of pleeggezin), grootouders en kleinkinderen, schoonouders, en iedereen voor wie de werknemer een wettelijke ouderlijke verantwoordelijkheid heeft.
Q. Wanneer is medische verificatie vereist om betaalde ziekteverlof op te nemen?
Pollock: Het is nooit vereist. Maar een werkgever kan vragen om medische verificatie als een werknemer ziektetijd heeft gebruikt voor vier of meer geplande werkdagen.
Payne: De werkgever kan vragen om medische verificatie, maar de werkgever moet betalen voor eventuele kosten in verband met die medische verificatie. De werkgever kan dit ook eisen als een werknemer misbruik maakt van de ziekte – bijvoorbeeld als er een patroon van afwezigheid of misbruik is.
Een werkgever kan ook medische verificatie vragen als een werknemer verzuimt om kennisgeving te doen. Als de ziektetijd te voorzien is, zoals bij een medische afspraak, word je geacht een kennisgeving te doen die redelijk is. Als je ziek wakker wordt, moet je dat zo snel mogelijk doen.
Q. Wat is uw gevoel van hoe goed beide partijen – werkgevers en werknemers – zijn voorbereid op de nieuwe wet?
Payne: Ik heb geen gevoel van dat helemaal. Ik hoop dat werkgevers worden voorgelicht over hun verantwoordelijkheden, want als ze dat niet doen, kan een werknemer een zaak aanspannen bij het Bureau of Labor and Industries voor het niet verstrekken van ziekteverlof of als een werkgever represailles neemt tegen een werknemer die ziekteverlof heeft aangevraagd. Werkgevers moeten echt hun verplichtingen begrijpen en werknemers moeten hun rechten begrijpen.
Pollock: In mijn praktijk hebben we een gevarieerde reactie gezien. Een klein percentage, misschien 20 procent, was op de hoogte dat de wetgevende macht een wet op betaald of onbetaald ziekteverlof overwoog, dus ze waren niet verrast toen de wet werd aangenomen. Sommigen, ook weer ongeveer 20 procent, waren compleet verrast toen ze er de afgelopen maand of twee voor het eerst van hoorden. De meerderheid zat in het midden – ze wisten dat er iets op til was, maar wisten niet of het van invloed zou zijn op hun bedrijf.
Ik ging deze week naar de werkplek van een klant en ik denk dat alle werknemers wisten dat er een nieuwe wet was voor hun voordeel, maar ze wisten echt niet hoe uitgebreid het was. Ik begon met het doorlopen van een lijst van toegestane redenen voor het gebruik van betaald ziekteverlof en ze waren verrast over hoe breed het is.
Q. Waar maken werkgevers zich zorgen over?
Pollock: Er zijn drie belangrijke gebieden van zorg:
Kosten. Hoe gaat het de bottom line te beïnvloeden. Voor de werkgevers die al een vorm van betaald ziekteverlof aanbieden, is het minder een probleem. Voor kleinere of middelgrote werkgevers, vooral die zonder een grote winstmarge, ze zijn zeer bezorgd over de kosten.
Administratie. Hoe ga ik dit bijhouden? Wat voor systeem heb ik nodig? Heb ik hier extra hulp voor nodig of is er al iemand in dienst die dit kan regelen?
Misbruik van werknemers. Dat werknemers die niet ziek zijn, betaalde ziektetijd gaan opnemen als vakantie of wat dies meer zij.
Q. Wat kan een werkgever doen als een werknemer een “maandagochtendkater” heeft – zeg, na het vieren van de Super Bowl?
Pollock: Werkgevers moeten hun werknemers voorlichten over het toegestane gebruik van ziekteverlof. Werkgevers moeten een schriftelijk beleid hebben tegen misbruik van ziekteverlof. En als de werkgever vermoedt dat een werknemer misbruik heeft gemaakt van ziektetijd, is het erg nuttig om documentatie te hebben waaruit blijkt dat de werknemer de afgelopen vijf keer of de afgelopen twee maanden elke vrijdag vroeg ziek van het werk is gegaan – of de neiging heeft om ziek te zijn op dagen dat de Universiteit van Oregon een voetbalwedstrijd speelt.
De werkgever moet met de werknemer om de tafel gaan zitten en hem begeleiden, afhankelijk van de situatie.
Q. Zijn er gebieden van verwarring die u hoort over? Zijn er mythes of misvattingen?
Payne: Ik denk dat er verwarring is over wat er gebeurt met de eerdere wetten in Portland en Eugene. De mensen zijn gewend geraakt aan deze lokale wetten en nu gaat de staatswet die voorrang geven zodra die van kracht wordt.
Pollock: Ik krijg veel vragen over hoe ziektetijd kan worden berekend. Volgens het statuut zijn er twee opbouwmethoden om op basis van het aantal gewerkte uren ziekteverlof op te bouwen. Of er is front-loading, waarbij de werkgever aan het begin van het jaar een bepaald aantal uren toekent, misschien 40. Ik krijg veel vragen over deze twee opties. Welke van de twee beter is, hangt af van het bedrijf.
Q. Wat hoor je van klanten? En wat vertelt u hen?
Payne: Ik hoor niet iets in het bijzonder. Ik kan zeggen dat er al heel lang behoefte is aan een dergelijke wet, vooral voor eenoudergezinnen. Ze kunnen het zich gewoon niet veroorloven om vrij te nemen om voor hun kinderen te zorgen. Deze wet gaat voor hen een enorm verschil maken.
Pollock: De meeste werkgevers hebben de nieuwe wet geaccepteerd en zijn gewoon op zoek naar de beste manieren om het te laten werken voor hun bedrijf. Er is een kleinere groep werkgevers die er meer moeite mee heeft. Ze vinden het een onnodige wet als ze hun werknemers al ziekteverlof gaven en vinden dit gewoon nog een niveau van regelgeving en bureaucratie.
Ik heb nogal wat werkgelegenheidsbeleid herzien en moest bijna allemaal herzien om ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming zijn met de nieuwe wet.
Veel beleid stond de werknemer toe verlof te gebruiken voor vakantie of hun eigen ziekte, maar niet noodzakelijkerwijs voor gezinsleden. Andere beleidsregels stonden een werknemer toe ziekteverlof op te bouwen, maar stonden niet toe dat ongebruikte ziekteverlofuren werden overgedragen.
In het algemeen moet een werkgever een werknemer nu toestaan opgebouwde, ongebruikte ziekteverlofuren over te dragen van het ene jaar naar het volgende. De werkgever kan enkele beperkingen opleggen – een maximum van 80 uur – en kan de werknemer ook beperken tot 40 uur per jaar.
Q. Wat gebeurt er als een werkgever zich niet aan de regels houdt? Welke verhaalmogelijkheden heeft een werknemer?
Pollock: Een werknemer kan een klacht indienen bij een werkgever intern via de afdeling human resources of kan een klacht indienen bij het Bureau of Labor and Industries, dat de bevoegdheid heeft om een onderzoek in te stellen en een civielrechtelijke boete op te leggen voor niet-naleving. In bepaalde situaties, als een werknemer van mening is dat hij is gediscrimineerd of dat er represaillemaatregelen tegen hem zijn genomen vanwege het gebruik van of het vragen naar ziekteverlof, kan hij een civiele rechtszaak aanspannen.
Payne: In het algemeen, als een individu een actie onderneemt bij BOLI, worden zij niet vertegenwoordigd door een advocaat. BOLI heeft de bevoegdheid om verschillende acties te ondernemen, waaronder het beoordelen van een civiele boete, die meer dan $ 1000 kan bedragen als de overtreding opzettelijk is.
Een civiele actie kan ook een effectieve manier zijn om de wet te handhaven. Soms brengt het extra dreiging van handhaving met zich mee. Als een werknemer loon heeft verloren of als er represailles tegen hem zijn genomen, is een civiele procedure misschien een betere manier om de wet te handhaven. Het hangt ervan af of het individu ziekteverlof is geweigerd of een extremere vorm van vergelding heeft ondergaan – verlies van een baan of een baankans of soms intimidatie omdat hij om rechten op grond van de wet heeft gevraagd.
Q. Final thoughts?
Payne:
Federale werknemers zijn uitgesloten van de wet. De wet is ook niet van toepassing op werknemers van de vakbond in beperkte omstandigheden.
Pollock: Deze wet gaat niet weg. Werkgevers moeten nu veranderingen in hun beleid doorvoeren of nieuw beleid aannemen en werknemers moeten leren wat hun nieuwe rechten zijn.
— George Rede
[email protected]
503-294-4004
@georgerede