Viestinnästä puhuttaessa meillä kaikilla on tapana ajatella, että olemme siinä aika hyviä. Totuus on, että edes ne meistä, jotka ovat hyviä viestijöitä, eivät ole läheskään niin hyviä kuin luulemme olevamme. Tämä kommunikointikykymme yliarviointi korostuu, kun olemme vuorovaikutuksessa hyvin tuntemiemme ihmisten kanssa.
Chicagon yliopiston Booth School of Businessin tutkijat testasivat tätä teoriaa, ja heidän havaintonsa ovat hätkähdyttäviä. Tutkimuksessa tutkijat asettivat koehenkilöt pariksi ihmisten kanssa, jotka he tunsivat hyvin, ja sitten taas ihmisten kanssa, joita he eivät olleet koskaan tavanneet. Tutkijat havaitsivat, että ihmiset, jotka tunsivat toisensa hyvin, eivät ymmärtäneet toisiaan paremmin kuin ihmiset, jotka olivat juuri tavanneet! Vielä pahempaa oli se, että osallistujat usein yliarvioivat kommunikointikykynsä, ja tämä korostui vielä enemmän ihmisten kanssa, jotka he tunsivat hyvin.
Kommunikoidessamme hyvin tuntemiemme ihmisten kanssa teemme oletuksia siitä, mitä he ymmärtävät – oletuksia, joita emme uskalla tehdä tuntemattomien kanssa. Tämä taipumus yliarvioida, kuinka hyvin kommunikoimme (ja kuinka hyvin meidät ymmärretään), on niin yleistä, että psykologeilla on sille jopa oma nimensä: läheisyys-viestintävinouma.
”Ymmärrys ’Se, mitä minä tiedän, on erilaista kuin se, mitä sinä tiedät’, on olennaisen tärkeää tehokkaalle kommunikaatiolle”, sanoo tutkimusta johtanut Kenneth Savitsky, ”mutta tämä oivallus voi olla vaikeasti ymmärrettävissä”. Jotkut saattavat tosiaan olla samalla aaltopituudella, mutta eivät ehkä niin paljon kuin he luulevat. Tulee kiire ja kiire, ja lakkaa ottamasta toisen näkökulmaa huomioon.”
Related: How to Immediately Connect With Anyone
Taking action
Viestintä on johtajuuden todellista työtä; sinusta ei yksinkertaisesti voi tulla suurta johtajaa, ennen kuin olet hyvä viestijä. Suuret viestijät innostavat ihmisiä. He luovat yhteyden, joka on aito, emotionaalinen ja henkilökohtainen. Ja hyvät viestijät luovat tämän yhteyden ymmärtämällä ihmisiä ja kykenemällä puhumaan suoraan heidän tarpeistaan tavalla, jonka he ovat valmiita kuulemaan.
Seuraavat kahdeksan strategiaa auttavat sinua voittamaan viestinnälliset ennakkoluulot, jotka yleensä jarruttavat meitä kaikkien kohtaamiemme ihmisten kanssa, erityisesti niiden, jotka tunnemme hyvin. Sovella näitä strategioita ja katso, kuinka viestintätaitosi nousevat uusiin korkeuksiin.
Puhu ryhmille kuin yksilöille.
Johtajana joudut usein puhumaan ryhmille. Olipa kyse sitten pienestä tiimikokouksesta tai koko yrityksen laajuisesta kokoontumisesta, sinun on kehitettävä lähestymistavassasi sellaista intiimiyttä, joka saa jokaisen huoneessa olevan yksilön tuntemaan, että puhut suoraan hänelle. Temppu on poistaa väkijoukon häiriötekijät, jotta voit välittää viestisi aivan kuin puhuisit yksittäiselle henkilölle. Haluat olla emotionaalisesti aito ja huokua samoja tunteita, energiaa ja huomiota kuin jos puhuisit kahdenkeskisessä tilaisuudessa (vastakohtana ahdistuneisuudelle, jota ihmisten edessä oleminen aiheuttaa). Kyky onnistua tässä on hyvän johtajaviestinnän tunnusmerkki.
Puhu niin, että ihmiset kuuntelevat.
Suuret viestijät lukevat yleisöään (ryhmiä ja yksilöitä) huolellisesti varmistaakseen, etteivät he tuhlaa henkeään viestiin, jota ihmiset eivät ole valmiita kuulemaan. Puhuminen niin, että ihmiset kuuntelevat tarkoittaa, että mukautat viestisi lennossa pysyäksesi yleisösi mukana (mitä he ovat valmiita kuulemaan ja miten he ovat valmiita kuulemaan sen). Se, että jankutat varmistaaksesi, että olet sanonut sen, mitä halusit sanoa, ei vaikuta ihmisiin samalla tavalla kuin se, että saat heidät osallistumaan mielekkääseen vuoropuheluun, jossa vaihdetaan ajatuksia. Vastusta tarvetta ajaa asiasi loppuun hinnalla millä hyvänsä. Kun puheesi johtaa siihen, että ihmiset esittävät hyviä kysymyksiä, tiedät olevasi oikealla tiellä.
Kuuntele, jotta ihmiset puhuvat.
Yksi johtajan tuhoisimmista houkutuksista on pitää viestintää yksisuuntaisena. Kun kommunikoit, sinun on annettava ihmisille runsaasti tilaisuuksia kertoa mielipiteensä. Jos huomaat, että sinulla on usein viimeinen sana keskusteluissa, sinun on todennäköisesti työstettävä tätä asiaa.
Kuunteleminen ei ole vain sanojen kuulemista, vaan myös äänen sävyn, nopeuden ja äänenvoimakkuuden kuuntelemista. Mitä sanotaan? Onko jotain, mitä ei sanota? Mitä pinnan alla olevia piiloviestejä on olemassa? Kun joku puhuu sinulle, pysäytä kaikki muu ja kuuntele täysin, kunnes toinen on lopettanut puhumisen. Kun olet puhelimessa, älä kirjoita sähköpostia. Kun olet tapaamassa jotakuta, sulje ovi ja istu lähelle henkilöä, jotta voit keskittyä ja kuunnella. Tällaiset yksinkertaiset käyttäytymistavat auttavat sinua pysymään nykyhetkessä, poimimaan toisen henkilön lähettämät vihjeet ja tekemään selväksi, että todella kuulet, mitä hän sanoo.
Related: 8 Powerful Ways Leaders With Conviction Motivate Us
Connect emotionally.
Maya Angelou sanoi sen parhaiten: ”Ihmiset unohtavat, mitä sanoit ja teit, mutta he eivät koskaan unohda, miltä sait heidät tuntemaan.” Johtajana viestintäsi on voimatonta, jos ihmiset eivät liity siihen tunnetasolla. Monien johtajien on vaikea onnistua tässä, koska he kokevat, että heidän on heijastettava tiettyä persoonaa. Anna sen olla. Jotta voisit luoda emotionaalisen yhteyden ihmisiin, sinun on oltava läpinäkyvä. Ole inhimillinen. Näytä heille, mikä sinua ajaa, mistä välität ja mikä saa sinut nousemaan aamulla sängystä. Ilmaise nämä tunteet avoimesti, niin luot tunnesiteen työntekijöihisi.
Lue kehonkieltä.
Auktoriteettisi vaikeuttaa sitä, että ihmiset sanovat, mitä todella ajattelevat. Riippumatta siitä, kuinka hyvä suhde sinulla on alaisiisi kanssa, huijaat itseäsi, jos luulet, että he ovat kanssasi yhtä avoimia kuin vertaistensa kanssa. Sinun on siis opittava ymmärtämään sanattomia viestejä. Suurin tietovaranto piilee ihmisten kehonkielessä. Keho viestii taukoamatta ja on runsas tietolähde, joten tarkkaile määrätietoisesti kehonkieltä kokousten ja rentojen keskustelujen aikana. Kun virittäydyt kehonkieleen, viestit muuttuvat äänekkäiksi ja selviksi. Kiinnitä yhtä paljon huomiota siihen, mitä ei sanota, kuin siihen, mitä sanotaan, ja saat selville tosiasioita ja mielipiteitä, joita ihmiset eivät halua ilmaista suoraan.
Valmista aikomuksesi.
Hieman valmistautumista riittää pitkälle siinä, että sanot sen, mitä halusit sanoa, ja että keskustelu saavuttaa aiotun vaikutuksen. Älä valmistaudu puheeseen, vaan kehitä ymmärrys siitä, mihin keskustelun on keskityttävä (jotta ihmiset kuulevat viestin) ja miten saavutat tämän. Viestinnästäsi tulee vakuuttavampaa ja osuvampaa, kun valmistelet aikomuksesi etukäteen.
Lähde jargonista.
Yritysmaailma on täynnä jargonia ja metaforia, jotka ovat harmittomia, kun ihmiset voivat samaistua niihin. Ongelmana on, että useimmat johtajat käyttävät liikaa jargonia ja vieraannuttavat alaisiaan ja asiakkaitaan ”bisnespuheellaan”. Käytä sitä säästeliäästi, jos haluat olla yhteydessä ihmisiin. Muuten vaikutat epärehelliseltä.
Harjoittele aktiivista kuuntelemista.
Aktiivinen kuuntelu on yksinkertainen tekniikka, jolla varmistetaan, että ihmiset tuntevat tulleensa kuulluiksi, mikä on olennainen osa hyvää viestintää. Aktiivisen kuuntelemisen harjoitteleminen:
- Vietä enemmän aikaa kuuntelemalla kuin puhumalla.
- Älä vastaa kysymyksiin kysymyksillä.
- Vältä lopettamasta toisten ihmisten lauseita.
- Keskity enemmän toiseen ihmiseen kuin itseesi.
- Keskity siihen, mitä ihmiset sanovat juuri nyt, älä siihen, mitkä ovat heidän kiinnostuksen kohteensa.
- Kehitä uudelleen sitä, mitä toinen henkilö on sanonut, varmistaaksesi, että ymmärrät hänet oikein (”Sanot siis, että tämä budjetti tarvitsee lisää harkintaa, eikö niin?”)
- Pohdi, mitä aiot sanoa sen jälkeen, kun toinen on lopettanut puhumisen, älä hänen puhuessaan.
- Kysy paljon kysymyksiä.
- Älä koskaan keskeytä.
- Älä tee muistiinpanoja.
Yhteenveto kaikesta
Kun yrität ottaa käyttöön näitä strategioita, yritä välttää haukkumasta enempää irti, kuin mitä pystyt puremaan. Työskentely yhdestä kolmeen strategiaa kerrallaan on riittävää. Jos yrität omaksua enemmän kuin pystyt käsittelemään, et tule edistymään yhtä paljon kuin jos rajaisit keskittymisesi. Kun olet saavuttanut tehokkuuden yhdessä tietyssä strategiassa, voit ottaa käyttöön toisen strategian sen tilalle. Viestintä on johtamisen dynaaminen elementti, joka kietoutuu suurimpaan osaan siitä, mitä teet joka päivä. Sinulla on runsaasti tilaisuuksia parantaa kykyjäsi tässä kriittisessä taidossa.
Related: The 7 Things Great Listeners Do Differently
Versio tästä artikkelista ilmestyi ensin TalentSmartissa.