Renforcer les compétences en communication professionnelle

Cette page est basée sur les discussions de l’atelier 2013 sur les géosciences dans la main-d’œuvre du 21e siècle et découle du travail de Roger Bezdek (président, Management Information Services), Dan Vaughn (Vincennes University), Petra Dekens (San Francisco State University) et Dave Douglass (Pasadena City College).

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La communication est une compétence importante pour la main-d’œuvre, quel que soit le domaine dans lequel vous vous trouvez. Pratiquement tous les emplois nécessitent de transmettre des informations à un éventail de publics, tant dans votre domaine qu’en dehors. Une communication efficace favorise la résolution de problèmes et peut être la force motrice pour promouvoir le changement d’habitudes non durables et pour engager la communauté à faire la différence.

Imprimez vos futurs employeurs en renforçant vos compétences en communication. Communiquez de manière professionnelle en étant clair, précis et succinct. N’oubliez pas que la communication est à la fois écrite et orale et qu’elle peut être aussi informelle qu’un courriel ou une introduction ou aussi formelle qu’un rapport écrit ou un entretien. Gardez également à l’esprit que le public est important et que la communication doit être adaptée à votre public. Lisez ci-dessous comment affiner vos compétences en communication pour communiquer plus efficacement.

Considérez votre public

En tant que professionnel, vous interagirez avec une variété de personnes au travail et en dehors. Les employés les plus efficaces sont aptes à communiquer avec des collègues ayant des antécédents similaires ainsi qu’avec ceux d’autres disciplines. Souvent, les professionnels doivent également communiquer avec d’autres personnes qui comptent sur eux en tant qu' »experts » dans un domaine ou un sujet particulier, notamment les clients, les médias, les politiciens et le grand public. Il est donc important d’avoir des compétences de communication efficaces pour une variété de publics.

Cela implique de déterminer quel niveau de communication est approprié, puis d’adapter les présentations – écrites ou orales – en conséquence. Certains de ces publics auront un bagage scientifique étendu et d’autres n’en auront aucun. Par exemple, un consultant en environnement débutant pourrait communiquer couramment avec les publics suivants : des collègues de son niveau (par exemple, d’autres hydrologues), des collègues d’autres disciplines (par exemple, chimistes), les gestionnaires de projet, les cadres, les clients, les techniciens, les foreurs/personnes de métier, les propriétaires/gestionnaires de sites, les organismes de réglementation et les parties prenantes (par exemple, les groupes communautaires, les parents, Nature Conservancy).

Moyens de s’exercer à communiquer à différents publics :

  • Comparer la littérature écrite pour divers publics, comme les articles de Science et Scientific American, et assister à des causeries et des conférences pour divers types de public afin d’obtenir des exemples de la façon de communiquer à d’autres personnes à l’intérieur ou à l’extérieur des sciences.
  • Pratiquez de manière informelle la communication à des publics profanes (par exemple la communauté) en parlant de vos travaux scolaires, de vos recherches et/ou de votre travail avec des membres de votre famille ou des amis en dehors de votre majeure – s’ils ont un regard vide ou confus, il y a de fortes chances que vous communiquiez avec trop de jargon, que vous n’ayez pas suffisamment expliqué les termes jargonnants ou que vous communiquiez autrement à un niveau trop avancé.

Améliorer vos compétences rédactionnelles

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Les compétences rédactionnelles sont essentielles sur le lieu de travail. Les écrits professionnels doivent être clairs et brefs et s’adresser au public cible approprié. Les lettres de présentation et les curriculum vitae sont souvent utilisés pour évaluer les compétences en communication écrite et peuvent être des occasions de  » se vendre  » aux employeurs potentiels.

Les compétences en écriture sont utilisées dans la communication par courriel ainsi que dans la rédaction de rapports professionnels, deux activités courantes sur le lieu de travail. Les employeurs ont tendance à préférer les écrits clairs et pleins de bon sens qui font passer le message plutôt que les rapports verbeux et lourds en jargon. Indépendamment de ce que vous écrivez, il y a trois lignes directrices que vous devriez toujours suivre : connaître votre public, être clair et garder l’objectif en tête.

Que ce soit pour rédiger un courriel ou un rapport, voici quelques conseils d’écriture courants :

  • connaissez votre public
  • soyez professionnel – n’utilisez pas de termes argotiques ou d’abréviations textuelles
  • soyez clair et concis
  • concentrez-vous sur le message à emporter

Ressources

  • Le module On the Cutting Edge sur l’évaluation de l’apprentissage des étudiants contient d’excellents conseils sur la façon dont les professeurs notent les rapports écrits. Jetez un coup d’œil aux lignes directrices et aux rubriques associées à une bonne rédaction pour avoir des idées.

Améliorez vos compétences de présentation

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La communication orale est prévalente dans la main-d’œuvre, de la prise de contact initiale avec un employeur potentiel au processus d’entretien, en passant par les expériences sur le poste lui-même. S’entraîner à donner des conférences à toutes les échelles et pour de multiples types de publics est un excellent moyen de se préparer aux types de présentations orales/visuelles que vous rencontrerez sur le marché du travail. Vous pouvez commencer à mettre ces compétences en pratique en donnant des conférences à vos pairs dans le cadre de projets de classe. Communiquer la science au grand public en prenant part à des reportages communautaires d’apprentissage par le service ou en vous portant volontaire pour enseigner de manière informelle dans une école locale ou participer à un programme parascolaire ou à des camps d’été sont des moyens inestimables d’acquérir une expérience en communication. Vous pouvez également affiner vos compétences en communication professionnelle en présentant vos recherches lors de conférences locales, régionales ou nationales. Vérifiez auprès du centre d’orientation professionnelle ou du département de votre campus s’il existe des possibilités de préparation à la carrière par le biais d’entretiens informels ou de séances d’entraînement au cours desquelles vous pouvez vous exercer à donner de courts discours d’ascenseur sur vos recherches ou à répondre à des questions d’entretien d’entraînement.

Le discours d’ascenseur

Le discours d’ascenseur est une courte technique d’amorce de conversation de 1 à 2 minutes qui peut être utilisée pour vous présenter et  » vendre  » vous-même et votre travail à de futurs employeurs ou collaborateurs potentiels. Bien qu’il s’agisse d’une courte introduction, vous gagnerez à la pratiquer avec vos pairs et vos mentors. Un discours d’ascenseur doit être professionnel, succinct et adapté à son public, c’est-à-dire qu’il faut veiller à ne pas s’embourber dans un jargon qui rendrait la compréhension difficile pour votre public. Apprenez-en davantage sur les discours d’ascenseur.

Des discours courts et longs

Comme le discours d’ascenseur, un discours doit viser le niveau approprié de l’auditoire, être clair et exempt de jargon superflu. Voici quelques conseils de présentation :

  • utiliser des visuels clairs et pas trop compliqués tels que des images et des graphiques pour illustrer les points
  • se tenir à l’écart de l’utilisation de polices de caractères étranges
  • garder les animations au minimum
  • l’humour est généralement bien accueilli, mais soyez prudent sur le dépassement des limites avec l’humour
  • pratiquer plusieurs fois avant de donner votre discours ; cela peut aider avec le timing, le rythme, et le confort général de donner la conférence.

Une règle générale consiste à consacrer 1 minute à chaque diapositive et à prévoir du temps pour quelques questions à la fin de l’exposé ; il est important de rester dans le temps imparti. Les présentateurs doivent penser et anticiper la façon dont ils répondront aux questions qu’ils recevront après l’exposé (s’exercer devant des pairs et des collègues peut aider à identifier certaines de ces questions). Il est normal de dire que vous ne connaissez pas la réponse à des questions particulières, mais faites-le avec élégance.

Ressources connexes

  • La communication efficace de votre recherche : From Elevator Talks to Job Interview Presentations contient beaucoup de bons conseils, en particulier pour ceux qui s’intéressent aux carrières universitaires.
  • Si vous faites une présentation par affiche lors d’une conférence professionnelle, découvrez quelques stratégies pour créer une présentation par affiche mémorable fournies dans cet article de GSA Today.
  • Apprenez des évaluations : le module On the Cutting Edge sur l’évaluation de l’apprentissage des étudiants contient d’excellents conseils sur la notation des rapports oraux et des présentations par affiche que vous pouvez utiliser pour obtenir des conseils et des orientations sur la réalisation de présentations.

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