Často kladené otázky
Q. Mohli byste mi přesně říci, co jsou to zakázky na čas a materiál a zakázky s pevnou cenou?
A. Pro pořízení dodávek nebo služeb lze použít smlouvy na dodávky a materiál (T&M). Tyto smlouvy stanoví úhradu mzdových nákladů na základě pevných hodinových fakturačních sazeb, které jsou uvedeny ve smlouvě. Tyto hodinové fakturační sazby zahrnují mzdy, nepřímé náklady, všeobecné a administrativní náklady a zisk. Smlouva T&M obsahuje prvek pevné ceny – pevné hodinové fakturační sazby. Tyto zakázky však také fungují jako zakázky nákladového typu v tom smyslu, že pracovní hodiny, které mají být odpracovány a zaplaceny, jsou flexibilní. Materiál je účtován v pořizovacích nákladech, pokud dodavatel obvykle neprodává materiál typu potřebného pro zakázku v rámci své běžné činnosti. V takovém případě může ustanovení o platbě stanovit platbu za materiál na základě stanovených katalogových nebo ceníkových cen platných v době dodání materiálu. Tyto smlouvy mohou rovněž stanovit úhradu nákladů na manipulaci s materiálem, což jsou nepřímé náklady, jako je nákup, kontrola, skladování, platba atd. Tyto nepřímé náklady se účtují jako procento z vynaložených nákladů na materiál (podobně jako se režijní náklady účtují jako procento z přímé práce). Tyto náklady na manipulaci s materiálem musí být účetním systémem dodavatele odděleny do samostatného fondu nepřímých nákladů a nesmí být zahrnuty do nepřímých nákladů, které jsou součástí pevné hodinové sazby pro vyúčtování přímé práce. Vždy by bylo rozumné nechat si před udělením zakázky provést audit účetního systému dodavatele, aby se zjistilo, zda je systém vhodný k řádnému oddělení nákladů na manipulaci s materiálem od ostatních režijních nákladů, které jsou účtovány s pevnými hodinovými sazbami za práci. V oddíle 2.4.3.3 Příručky osvědčených postupů při zadávání veřejných zakázek FTA je uvedena úplná diskuse o smlouvách na čas a materiál. (Revize: červen 2010)
Zpět na začátek
Q. Vláda vydala výzvu k podání nabídky na smlouvu s pevně stanovenou cenou, ale uchazeč navrhl, aby byl typ smlouvy změněn na smlouvu na čas a materiál. Pokud vláda během vyjednávání s touto změnou souhlasí, jaký je pravděpodobný výsledek? Bude riziko pro dodavatele menší? Bude dodavatel více motivován ke kontrole nákladů? Bude třeba po zadání zakázky znovu změnit typ zakázky?
A. Společné pravidlo pro poskytování grantů vládním příjemcům umožňuje použití smluv na dobu určitou a materiál pouze po zjištění, že žádný jiný typ smlouvy není vhodný; a pokud je ve smlouvě stanovena maximální cena, kterou dodavatel nesmí překročit jinak než na vlastní riziko. Je tomu tak proto, že smlouva T&M nemotivuje dodavatele ke kontrole nákladů – čím více času a peněz vynaloží, tím je to pro dodavatele výhodnější. Dokonce i smlouva s pevným poplatkem za náklady je v tomto ohledu výhodnější, protože stanovuje výši poplatku v dolarech za plnění smlouvy a překročení nákladů nevede k většímu zisku pro zadavatele.
Pokud se jednalo o soutěžní zakázku a byla vyhlášena jako smlouva s pevnou cenou, nemůžete pak sjednat smlouvu T&M, aniž byste změnili zadávací dokumentaci a umožnili ostatním společnostem nabídnout návrhy na tomto základě. To představuje podstatnou změnu veřejné zakázky a mohlo by se stát, že by se objevily další firmy, které by podaly nabídku na základě T&M, ale nenabídly návrhy na základě pevné ceny.
Pokud zadáte zakázku s pevnou cenou, nebudete moci později změnit typ zakázky na zakázku T&M a očekávat, že vám FTA uhradí dodatečné náklady. FTA má na smlouvě s pevnou cenou finanční zájem a agentura se nemůže tohoto zájmu FTA vzdát bez předchozího souhlasu FTA. Jinými slovy, agentura nemůže později zaplatit více za něco, na co měla smlouvu za stanovenou cenu (pokud samozřejmě agentura nezmění požadavky/specifikace smlouvy). (Revize: červen 2010)
Zpět na začátek
Q. Snažíme se určit „přiměřené“ náklady na manipulaci s materiálem. Zhotovitel se snaží účtovat své všeobecné a administrativní náklady (G&A) – ale vzhledem k tomu, že pevná sazba je trojnásobkem částky vyplacené zaměstnanci – zdá se, že G&A jsou součástí jeho sazby za práci. Jaký je základ pro náklady na manipulaci s materiálem, tj. jaké druhy nákladů jsou přípustné? Nejsou sazby obvykle 5-10 % z ceny materiálu?“
A. Federální akviziční předpisy (FAR) ve svém pojednání o smlouvách na čas a materiál v podčásti 16.601 (b) (2) říkají, že náklady na manipulaci s materiálem mají zahrnovat pouze ty náklady, které jsou jasně vyloučeny ze „sazby za hodinu práce“. Sazba za hodinu práce by měla zahrnovat přímé mzdové náklady (mzdy) a režijní náklady (a/nebo náklady G&A). Jinými slovy, náklady na manipulaci s materiálem musí být odděleny v samostatném fondu nepřímých nákladů od ostatních režijních nákladů a nákladů G&A. Náklady na manipulaci s materiálem obvykle zahrnují takové funkce, jako je příjem, kontrola, skladování a distribuce materiálu. Správně uvádíte, že sazby za manipulaci s materiálem jsou obvykle nižší než 10 % samotných nákladů na materiál. Pokud dodavatel nemá samostatný fond pro manipulaci s materiálem, můžete ve smlouvě sjednat předběžnou dohodu, která bude takový fond vyžadovat, stejně jako předběžnou dohodu o složkách fondu, a stanovit horní hranici nebo strop sazby, upravitelný směrem dolů až v době závěrečného auditu nákladů. Neměli byste používat předem stanovenou (pevnou) sazbu za manipulaci s materiálem, protože by to mohlo být vykládáno jako nepřípustná smlouva typu „náklady plus procento nákladů“. Pokud s vámi zhotovitel nebude souhlasit a bude nadále trvat na sazbě G&A, která vede k nespravedlivým nákladovým výsledkům pro vaši agenturu, mohli byste také nakoupit materiály a poskytnout je zhotoviteli jako „materiály dodané vlastníkem/agenturou“. Tím by se zrušila jakákoli přirážka, i když by to pro vaši agenturu samozřejmě znamenalo administrativní zátěž. (Revize: červen 2010)
Zpět na začátek
Q. Vysvětlete prosím „složení“ časových a materiálových sazeb. Chápu to tak, že na jiné náklady než na práci se nemá vztahovat žádný poplatek. Uvádí se, že věcné břemeno lze uplatnit na materiál za předpokladu, že tento náklad již není zahrnut v sazbě za práci. Jak je to s cestovným, může zhotovitel uplatnit nějaké břemeno na cestovné? Prosím o upřesnění, co lze a co nelze uplatnit na různé nákladové položky.
A. Správně uvádíte, že není přípustný žádný poplatek ani zisk s výjimkou součásti pevné zúčtovací sazby za hodiny přímé práce. Stanovení sazby poplatku ve smlouvě a povolení dodavateli fakturovat skutečné náklady (např. materiál nebo cestovné) navýšené o tuto sazbu poplatku by představovalo zakázanou smlouvu typu „náklady plus procento nákladů“. Zhotovitel může uhradit režijní náklady na své přímé náklady, jako je materiál nebo cestovné, pokud účetní systém zhotovitele jasně oddělil režijní náklady spojené s těmito přímými náklady (např. v režijním fondu pro manipulaci s materiálem) a tyto režijní náklady nejsou zahrnuty do režijního fondu, který se uplatňuje na přímé mzdové náklady. Jinými slovy, nesmí docházet k duplicitnímu účtování režijních nákladů na manipulaci s materiálem v sazbách uplatňovaných na mzdové dolary a materiálové dolary. Zhotovitel musí důsledně účtovat všechny zakázky podle stejné metodiky.
Co se týče režijních nákladů uplatňovaných na cestovné, bylo by velmi neobvyklé, aby účetní systém zhotovitele odděloval režijní náklady spojené s přímým nákladem na cestovné a uplatňoval na tyto náklady samostatnou sazbu zátěže. Domníváme se, že by bylo prakticky nemožné oddělit režijní náklady spojené s cestami za přímým poplatkem k zakázkám od jiných typů cest, jako jsou cesty podnikových manažerů na obecné služební cesty. Pokud by však dodavatel měl fond režijních nákladů souvisejících s cestami, který by důsledně účtoval všechny smlouvy, a tento fond režijních nákladů by byl auditován nezávislým auditorem a shledán správným v souladu s nákladovými zásadami části 31 FAR, pak bychom to považovali za přijatelné.
Zpět na začátek
Q. Není zakázka typu Time and Material ničím jiným než zakázkou typu Cost-Plus-Percent-Cost s přeházenými přirážkami? Nevidím v tom rozdíl… v obou scénářích dodavatel zvýší zisk tím, že vynaloží více odpracovaných hodin. Bez ohledu na to, zda jsou přirážky skryty v hodinových mzdových sazbách… nebo jsou použity samostatně po stanovení celkových přímých mzdových nákladů… celkové náklady jsou stejné, a co je důležitější, demotivace pro zhotovitele je stejná: více hodin zajistí větší zisk.
A. Je správné, že jak u zakázek typu Time and Material (T&M), tak u zakázek typu Cost-Plus-Percent-Cost (CPPC) je zhotovitel demotivován kontrolovat náklady, tj. čím více úsilí vynaloží, tím je zakázka ziskovější. Typ smlouvy CPPC je zakázán a nelze jej použít, pokud se jedná o federální prostředky. Smlouva typu T&M je přípustná, ale lze ji použít pouze tehdy, pokud příjemce grantu zjistí, že žádný jiný typ smlouvy není vhodný, a smlouva stanoví maximální cenu, kterou zhotovitel nepřekročí jinak než na vlastní riziko.
Pokud máte smluvní ujednání, kdy jsou zhotoviteli propláceny jeho skutečné dolarové náklady (nezáleží na tom, zda se jedná o náklady na práci, materiál, cestovné atd.), a existuje příslib, že k těmto nákladům bude uplatněna předem stanovená přirážka na režijní náklady a/nebo zisk, pak se jedná o nezákonnou situaci CPPC. Například se nemůžete dohodnout se zhotovitelem na smlouvě s fixním poplatkem za náklady plus, že mu zaplatíte skutečné mzdové náklady plus předem stanovenou (fixní) sazbu režijních nákladů. Musíte zajistit možnost dodatečné kontroly sazby režijních nákladů a upravit vyúčtování na skutečně vynaloženou sazbu. Stejně tak nemůžete souhlasit s úhradou všech nákladů dodavatele plus pevné sazby zisku ze skutečně vynaložených nákladů. Oba tyto příklady jsou nezákonnými dohodami CPPC.
Můžete zákonně sjednat pevnou, plně zatíženou (práce, režie, zisk) hodinovou fakturační sazbu pro daný druh práce a ponechat hodiny k vyúčtování jako flexibilní částku, pokud to nejistota provedení práce vyžaduje. Předpisy pro zadávání veřejných zakázek by vám napovídaly, abyste tento typ smlouvy pečlivě sledovali a řídili, abyste se ujistili, že dodavatel pracuje dobře. Pokud je ve vašich příkladech smlouva sjednána předem a hodinová fakturační sazba za práci, režijní náklady, zisk je pevná, pak máte smlouvu T&M. Pokud je však fixní pouze část fakturační sazby a existují předem stanovené (fixní) příplatky, jako je režie nebo sazba zisku, které jsou aplikovány na fixní část fakturace (např. náklady na práci), pak máte smlouvu CPPC. (Recenze: červen 2010)
Zpět na začátek
Q. Naše agentura má smlouvu typu Time and Materials, kterou je třeba prodloužit, protože práce nebyly dokončeny podle původních předpokladů. Smlouva je v podstatě v situaci „překročení“. Můžeme tuto smlouvu nahradit smlouvou typu Cost-No-Fee, abychom dokončili nedokončené práce?
A. Pokud máte smlouvu typu Time and Materials (T&M), o které se domníváte, že je ve stavu „překročení“ (tj. kdy zhotovitel nedokončil dílo kvůli problémům, nad kterými má kontrolu), doporučili bychom vám pokusit se znovu sjednat fakturační sazby za nedokončené dílo tak, aby byl z fakturačních sazeb vymazán předpokládaný zisk, spíše než zadat novou smlouvu typu Cost-nofee na nedokončené dílo. Jedním z možných problémů při změně typu smlouvy na práce původně v rámci smlouvy T&M je otázka vyvedení zhotovitele z potenciální ztrátové pozice v rámci smlouvy T&M . Někdo, kdo v budoucnu přezkoumá spis, by mohl tuto otázku vznést a mohlo by se jednat o oprávněný problém, pokud by zhotovitel pracoval s náklady vyššími, než se předpokládalo při sjednávání původních smluvních fakturačních sazeb. (Přezkoumáno: červen 2010)
Zpět na začátek
Q. Když společnost navrhne kategorie práce a počet hodin v časové &materiálové smlouvě, existuje požadavek použít pouze tyto kategorie a hodiny přesně tak, jak jsou uvedeny ve smlouvě, pokud nedojde ke změně smlouvy?
A. Ve smlouvě T&M jsou smluvní ceny uvedeny pro hodiny a kategorie práce uvedené ve smlouvě. Pokud se zadané práce liší od původně definovaných, a vyžadují tedy jiné kategorie a hodiny, musí strany změnit smlouvu tak, aby byly doplněny nové kategorie a hodiny a dohodnuté ceny za tyto konkrétní hodiny. Zhotovitel nemůže volně používat jiné kategorie a účtovat je podle svého uvážení. Zhotovitel by pak dodával položky (jiné kategorie práce/hodiny), které nejsou ve smlouvě požadovány. Pokud se jedná o stejnou práci, jaká byla původně sjednána ve smlouvě, nemůže zhotovitel účtovat různé kategorie za různé sazby, ledaže by došlo ke změně smlouvy, která by odrážela souhlas obou stran se změnami. (Publikováno: leden 2010)
Zpět na začátek
Q. Je přípustné mít v rámci hlavní smlouvy s pevně stanovenou cenou subdodavatelskou smlouvu na čas a materiál? Existuje nějaký zákaz?
A. Neexistuje žádný zákaz subdodavatelské smlouvy T&M, pokud je hlavní smlouva s pevně stanovenou cenou. V tomto případě je to hlavní dodavatel, kdo na sebe bere riziko, že subdodavatel nemusí plnit. Pokud by hlavní smlouva byla smlouvou o úhradě nákladů, pak by bylo rozumné, aby se agentura zapojila až do té míry, že by vyžadovala souhlas se subdodavatelskou smlouvou, protože agentura by nesla riziko neplnění (a tedy překročení nákladů) ze strany subdodavatele. V druhém případě by agentura chtěla zajistit, aby nebyl proveditelný žádný jiný typ subdodavatelské smlouvy, a také aby byly zavedeny přísné kontrolní mechanismy, které by hlavnímu dodavateli umožnily řídit a monitorovat práci subdodavatele, aby byl zajištěn uspokojivý pokrok. (Publikováno: listopad 2010)
Q. Naše agentura zadala zakázku na paratransitní služby. Podle platebních podmínek má být dodavateli vyplacena pevná jednotková cena za každou poskytnutou jízdu – hodinu. Smlouva nemá stanovenou maximální cenu ani omezení závazku příjemce dotace v celkových dolarech. Je to přijatelné?
A. Stropní cena/limit závazku příjemce dotace je vyžadován podle 4220.1F, kapitola VI, 2. c. (2) c) pro smlouvy typu T&M. Tato smlouva musí být upravena tak, aby obsahovala stropní cenu, kterou nelze překročit bez písemného souhlasu příjemce grantu. (Publikováno: říjen 2015)