Veel gestelde vragen
Q. Kunt u mij vertellen wat tijd- en materiaalcontracten en vaste-prijscontracten precies zijn?
A. Tijd-en-materiaalcontracten (T&M) kunnen worden gebruikt voor het verwerven van leveringen of diensten. Deze contracten voorzien in de betaling van arbeidskosten op basis van vaste uurtarieven die in het contract worden gespecificeerd. Deze uurtarieven omvatten lonen, indirecte kosten, algemene en administratieve uitgaven, en winst. Het T&M-contract bevat een vaste-prijselement – de vaste uurtarieven. Maar deze contracten werken ook als kostprijscontracten in die zin dat de te werken en te betalen arbeidsuren flexibel zijn. Materialen worden tegen kostprijs gefactureerd, tenzij de aannemer gewoonlijk materialen van het type dat voor het contract nodig is in het kader van zijn normale bedrijfsuitoefening verkoopt. In dat geval kan de betalingsbepaling voorzien in de betaling van materialen op basis van vastgestelde catalogus- of catalogusprijzen die gelden op het ogenblik dat het materiaal wordt geleverd. Deze contracten kunnen ook voorzien in de terugbetaling van materiaalbehandelingskosten, die indirecte kosten zijn, zoals aankoop, inspectie, opslag, betaling, enz. Deze indirecte kosten worden gefactureerd als een percentage van de gemaakte materiaalkosten (vergelijkbaar met de facturering van overheadkosten als een percentage van de directe arbeidskosten). Deze indirecte kosten worden gefactureerd als percentage van de gemaakte materiaalkosten (vergelijkbaar met het factureren van overheadkosten als percentage van directe arbeid). Dergelijke materiaalbehandelingskosten moeten door het boekhoudsysteem van de contractant in een afzonderlijke pool van indirecte kosten worden ondergebracht en mogen niet worden opgenomen in de indirecte kosten die deel uitmaken van het vaste uurtarief voor directe arbeid. Het zou altijd verstandig zijn om vóór de gunning een audit van het boekhoudsysteem van de contractant te laten uitvoeren om na te gaan of het systeem geschikt is om de kosten van materiaalbehandeling naar behoren te scheiden van andere overheadkosten die samen met de vaste uurtarieven voor arbeid in rekening worden gebracht. Er is een volledige bespreking van tijd-en-materiaalcontracten in sectie 2.4.3.3 van de FTA Best Practices Procurement Manual. (Herzien: juni 2010)
Terug naar boven
Q. De regering heeft een aanbesteding uitgeschreven voor een contract met vaste prijs, maar de inschrijver heeft voorgesteld het contracttype te wijzigen in tijd en materialen. Als de regering tijdens de onderhandelingen instemt met deze wijziging, wat is dan het waarschijnlijke resultaat? Zal er minder risico zijn voor de contractant? Zal er een grotere stimulans zijn voor de contractant om de kosten te beheersen? Zal het contracttype na gunning opnieuw moeten worden gewijzigd?
A. De Gemeenschappelijke subsidieregel voor overheidsontvangers staat het gebruik van tijd- en materiaalcontracten alleen toe nadat is vastgesteld dat geen ander soort contract geschikt is; en indien het contract een maximumprijs vermeldt die de contractant niet mag overschrijden behalve op eigen risico. De reden hiervoor is dat het T&M-contract geen prikkel voor de contractant bevat om de kosten te beheersen – hoe meer tijd en geld er wordt besteed, hoe winstgevender het voor de contractant is. Zelfs een cost-plus-fixed-fee-contract is in dit opzicht te prefereren, aangezien het bedrag van de honoreringsdollars voor de uitvoering van het contract wordt vastgesteld en kostenoverschrijdingen niet resulteren in meer winst voor de contractant.
Als dit een concurrerende aanbesteding was en werd geadverteerd als een contract met een vaste prijs, kunt u vervolgens niet onderhandelen over een T&M-contract zonder de aanbesteding te wijzigen en andere bedrijven in staat te stellen op die basis voorstellen in te dienen. Dit betekent een materiële wijziging in de aanbesteding en er zouden heel goed andere bedrijven kunnen zijn die op T&M-basis zouden hebben voorgesteld, maar geen voorstellen op vaste prijsbasis hebben gedaan.
Als u een contract met vaste prijs gunt, kunt u het contracttype later niet wijzigen in een T&M-contract en verwachten dat de FTA u voor de extra kosten vergoedt. FTA heeft een financieel belang in het contract met vaste prijs en het agentschap kan het belang van FTA niet weggeven zonder voorafgaande goedkeuring van FTA. Met andere woorden, het agentschap kan later niet meer betalen voor iets waarvoor het een contract tegen een bepaalde prijs had (tenzij het agentschap natuurlijk de contracteisen/specificaties wijzigt). (Herzien: juni 2010)
Terug naar boven
Q. We proberen een “redelijke” kostprijs voor materiaalbehandeling te bepalen. De aannemer probeert zijn algemene en administratieve (G&A) kosten in rekening te brengen – maar aangezien het vaste tarief drie keer zo hoog is als het bedrag dat aan de werknemer wordt betaald – lijkt het erop dat G&A een onderdeel is van hun arbeidstarief. Wat is de basis voor de kosten van materiaalbehandeling, d.w.z. welke soorten kosten zijn toegestaan? Zijn de tarieven gewoonlijk niet 5-10% van de materialen?
A. De Federal Acquisition Regulations (FAR) zegt in zijn bespreking van Time and Materials-contracten in subdeel 16.601 (b) (2) dat de kosten voor materiaalbehandeling alleen die kosten mogen omvatten die duidelijk zijn uitgesloten van het “arbeidsurentarief”. Het arbeidsurentarief zou de directe arbeidskosten (salaris) en de overheadkosten (en/of G&A kosten) omvatten. Met andere woorden, de materiaalbehandelingskosten moeten in een afzonderlijke indirecte kostenpool worden gescheiden van de andere overhead- en G&A-kosten. Materiaalbehandelingskosten omvatten gewoonlijk functies als ontvangst, inspectie, opslag en distributie van materialen. U hebt gelijk als u zegt dat de tarieven voor materiaalbehandeling gewoonlijk minder dan 10% van de materiaalkosten zelf bedragen. Indien de aannemer geen afzonderlijke materiaalbehandelingspool heeft, kunt u in het contract een voorafgaande overeenkomst opnemen die een dergelijke pool vereist, alsook een voorafgaande overeenkomst over de componenten van de pool, en een maximum of plafond voor het tarief vaststellen, dat alleen naar beneden kan worden bijgesteld op het moment van de definitieve kostencontrole. U mag geen vooraf bepaald (vast) tarief voor materiaalbehandeling gebruiken, aangezien dit kan worden geïnterpreteerd als een ontoelaatbaar “cost plus”-procent-van-kostencontract. Indien de aannemer niet met u akkoord gaat en blijft aandringen op een G&A-tarief dat voor uw agentschap oneerlijke kostenresultaten oplevert, zou u ook de materialen kunnen kopen en aan de aannemer leveren als “door de eigenaar/agentschap geleverde materialen”. Dit zou elke opslag ongeldig maken, hoewel het natuurlijk een administratieve last voor uw agentschap zou zijn. (Herzien: juni 2010)
Terug naar boven
Q. Kunt u uitleggen hoe de tarieven voor tijd en materiaal zijn opgebouwd? Ik heb begrepen dat er geen vergoeding mag worden toegepast op andere kosten dan arbeid. Er staat dat materiaalkosten kunnen worden toegepast op materiaal, mits de kosten niet reeds zijn opgenomen in het arbeidstarief. Hoe zit het met reiskosten? Kan een contractant kosten in rekening brengen voor reiskosten? Kunt u nader toelichten wat wel en niet kan worden toegepast op de verschillende kostenelementen.
A. U hebt gelijk in uw verklaring dat geen honorarium of winst is toegestaan behalve als onderdeel van het vaste factuurtarief voor directe arbeidsuren. Het contractueel vastleggen van een honorariumpercentage en de contractant toestaan de werkelijke kosten (b.v. materiaal of reiskosten) plus dat honorariumpercentage in rekening te brengen, zou een verboden cost-plus-percent-of-cost-contract vormen. Een aannemer mag overheadkosten verhalen op zijn directe kosten, zoals materiaal of reiskosten, indien het boekhoudsysteem van de aannemer een duidelijke scheiding aanbrengt tussen de overheadkosten en die directe kosten (bijvoorbeeld in een pool van overheadkosten voor materiaalbehandeling), en die overheadkosten niet worden opgenomen in de pool van overheadkosten die wordt toegepast op de directe arbeidskosten. Met andere woorden, er mag geen sprake zijn van dubbele facturering van overheadkosten voor materiaalbehandeling in de tarieven die worden toegepast op arbeidsdollars en materiaaldollars. De contractant moet consequent alle contracten volgens dezelfde methode in rekening brengen.
Wat de op reiskosten toegepaste overheadkosten betreft, zou het hoogst ongebruikelijk zijn dat het boekhoudsysteem van een contractant de overheadkosten in verband met reiskosten voor directe betaling zou scheiden en op die kosten een afzonderlijk lastentarief zou toepassen. Wij denken dat het vrijwel onmogelijk is om de overheadkosten voor reizen onder directe toerekening aan contracten te scheiden van andere soorten reizen, zoals reizen van bedrijfsleiders voor algemene zakelijke doeleinden. Maar als de aannemer een reisgerelateerde overheadpool heeft die consequent alle contracten factureert en deze overheadpool door een onafhankelijke accountant is gecontroleerd en in overeenstemming is bevonden met de FAR Part 31-kostenprincipes, dan zouden wij dit als aanvaardbaar beschouwen.
Terug naar boven
Q. Is een Time and Material-aanbesteding niet meer dan een Cost-Plus-Percent-Cost-aanbesteding met een herschikking van de toeslagen? Ik zie het verschil niet…in beide scenario’s zal een aannemer zijn winst verhogen door meer gewerkte uren te maken. Ongeacht of de toeslagen verborgen zijn in de uurlonen… of afzonderlijk worden toegepast nadat de totale directe arbeidskosten zijn vastgesteld… de totale kosten zijn dezelfde, en wat belangrijker is, de ontmoediging voor de aannemer is dezelfde: meer uren levert meer winst op.
A. Het is juist dat zowel bij het type T&M-contract als bij het type CPPC-contract (Cost-Plus-Percent-Cost) de aannemer een ontmoedigende prikkel heeft om de kosten in de hand te houden; d.w.z. hoe meer moeite hij doet, hoe winstgevender de opdracht wordt. Het CPPC-contracttype is verboden en kan niet worden gebruikt wanneer er federale middelen mee gemoeid zijn. Het T&M-contract is toegestaan, maar mag alleen worden gebruikt wanneer de begunstigde bepaalt dat geen ander soort contract geschikt is en het contract een maximumprijs vermeldt die de contractant niet zal overschrijden behalve op eigen risico.
Als u een contractuele regeling hebt waarbij de contractant wordt vergoed voor zijn werkelijke dollarkosten (of die kosten arbeid, materiaal, reizen, enz. zijn doet er niet toe), en er is een belofte om een vooraf bepaalde toeslag op die kosten toe te passen voor overhead en/of winst, dan hebt u een onwettige CPPC-situatie. U kunt bijvoorbeeld niet met een aannemer in een kostprijs-plus-contract met vaste vergoeding overeenkomen dat hij zijn werkelijke arbeidskosten betaalt plus een vooraf bepaald (vast) overheadtarief. U moet voorzien in de mogelijkheid om het overheadtarief achteraf te controleren en de facturen aan te passen aan het werkelijk gemaakte tarief. Evenzo kunt u er niet mee instemmen alle kosten van de contractant te betalen plus een vast winstpercentage op de werkelijk gemaakte kosten. Beide voorbeelden zijn onwettige CPPC-overeenkomsten.
U kunt rechtmatig onderhandelen over een vast, volledig geladen (arbeid, overhead, winst) uurtarief voor een bepaald soort arbeid en de te factureren uren als een flexibel bedrag laten staan als de onzekerheden van het uitvoeren van de opdracht dat rechtvaardigen. Volgens de aanbestedingsvoorschriften zou u dit soort contracten nauwgezet moeten controleren en beheren om er zeker van te zijn dat de contractant goed presteert. In uw voorbeelden, als over de overeenkomst van tevoren wordt onderhandeld en het uurtarief voor arbeid, overhead en winst vastligt, hebt u een T&M contract. Als echter slechts een deel van het factuurtarief vast is en er vooraf bepaalde (vaste) toeslagen zijn, zoals een overhead- of winsttarief, die worden toegepast op het vaste deel van de facturering (bijv. de arbeidskosten), dan hebt u een CPPC-contract. (Herzien: juni 2010)
Terug naar boven
Q. Ons agentschap heeft een contract voor tijd en materialen dat moet worden verlengd omdat het werk niet is voltooid zoals oorspronkelijk was verwacht. Het contract bevindt zich in wezen in een “overschrijdingssituatie”. Kunnen wij dit contract vervangen door een Cost-No-Fee contract om het onvoltooide werk te voltooien?
A. Als u een T&M-contract hebt dat zich volgens u in een “overschrijdingssituatie” bevindt (d.w.z. waarbij de aannemer het werk niet heeft voltooid wegens problemen waarover hij controle heeft), zouden wij adviseren om te proberen opnieuw te onderhandelen over de factureringstarieven voor het onvoltooide werk, zodat de geraamde winst in de factureringstarieven wordt geschrapt, in plaats van een nieuw kost-niet-fee-contract te gunnen voor het onvoltooide werk. Een van de mogelijke problemen bij het wijzigen van het type contract voor werk dat oorspronkelijk onder het T&M-contract viel, is de kwestie van het bevrijden van de aannemer uit een potentiële verliespositie onder het T&M-contract. Iemand die het dossier in de toekomst opnieuw bekijkt, zou deze vraag wel eens kunnen opwerpen, en het zou een legitieme kwestie kunnen zijn als de aannemer werkte met kosten die hoger waren dan geraamd toen over de oorspronkelijke contractfactureringstarieven werd onderhandeld. (Herzien: juni 2010)
Terug naar boven
Q. Wanneer een bedrijf arbeidscategorieën en het aantal uren op een tijd &materiaalcontract voorstelt, is er dan een vereiste om alleen die categorieën en uren te gebruiken precies zoals aangegeven in het contract, tenzij er een contractwijziging is?
A. In een T&M-contract worden de contractprijzen vermeld voor de uren en arbeidscategorieën die in het contract zijn gespecificeerd. Indien het opgedragen werk afwijkt van het oorspronkelijk vastgestelde werk, en derhalve andere categorieën en uren vereist, moeten de partijen het contract wijzigen om de nieuwe categorieën en uren, en de overeengekomen prijzen voor die specifieke uren toe te voegen. Het staat de aannemer niet vrij andere categorieën te gebruiken en deze naar eigen goeddunken in rekening te brengen. De aannemer zou dan zaken (andere arbeidscategorieën/uren) leveren die niet in het contract zijn genoemd. Als het werk hetzelfde is als het oorspronkelijke contract, mag de aannemer geen verschillende categorieën tegen verschillende tarieven in rekening brengen, tenzij er een contractwijziging is die de instemming van beide partijen met de wijzigingen weergeeft. (Geplaatst: januari, 2010)
Terug naar boven
Q. Is het toegestaan om een onderaannemingscontract voor tijd en materialen te hebben onder een Prime Contract met vaste prijs? Is er een verbod hierop?
A. Er is geen verbod tegen een T&M onderaannemingscontract als het hoofdcontract een vaste prijs heeft. In dit geval is het de hoofdaannemer die het risico op zich neemt dat de onderaannemer niet presteert. Indien het hoofdcontract een kostenvergoedingscontract is, zou het verstandig zijn dat het agentschap bij de zaak wordt betrokken en zelfs toestemming voor het onderaannemingscontract eist, aangezien het agentschap het risico van wanprestatie (en dus kostenoverschrijdingen) door de onderaannemer zou dragen. In het laatste geval zou het agentschap zich ervan willen vergewissen dat er geen ander soort onderaanneming mogelijk was, en ook dat er strenge controles voorhanden waren voor de opdrachtgever om het werk van de onderaannemer te beheren en te controleren om een bevredigende vooruitgang te waarborgen. (Geplaatst: november, 2010)
Q. Ons agentschap heeft een contract gegund voor paratransitdiensten. De betalingsvoorwaarden bepalen dat de contractant een vaste eenheidsprijs krijgt voor elke geleverde rit per uur. Het contract bevat geen maximumprijs of limiet voor de verplichting van de begunstigde in totale dollarbedragen. Is dit aanvaardbaar?
A. Een maximumprijs/maximum van de verplichting voor de begunstigde is vereist door 4220.1F, Hoofdstuk VI, 2. c. (2) (c) voor contracten van het type T&M. Dit contract moet worden gewijzigd om een maximumprijs op te nemen die niet kan worden overschreden zonder de schriftelijke toestemming van de begunstigde. (Geplaatst: oktober, 2015)