Preguntas frecuentes
P. ¿Podría decirme exactamente qué son los contratos de Tiempo y Materiales y de Precio Fijo?
A. Los contratos de tiempo y materiales (T&M) pueden utilizarse para adquirir suministros o servicios. Estos contratos prevén el pago de los costes de mano de obra sobre la base de tarifas fijas de facturación por hora que se especifican en el contrato. Estas tarifas horarias incluyen los salarios, los costes indirectos, los gastos generales y administrativos y los beneficios. Hay un elemento de precio fijo en el contrato T&M: las tarifas fijas de facturación por hora. Pero estos contratos también funcionan como contratos de coste en el sentido de que las horas de trabajo que se van a realizar, y que se van a pagar, son flexibles. Los materiales se facturan a precio de coste, a menos que el contratista venda habitualmente materiales del tipo necesario en el contrato en el curso normal de su actividad. En ese caso, la cláusula de pago puede prever el pago de los materiales sobre la base de los precios de catálogo o de lista establecidos y vigentes en el momento del suministro del material. Estos contratos también pueden prever el reembolso de los costes de manipulación del material, que son costes indirectos, como los de adquisición, inspección, almacenamiento, pago, etc. Estos costes indirectos se facturan como un porcentaje de los costes de material incurridos (de forma similar a la facturación de los gastos generales como un porcentaje de la mano de obra directa). El sistema contable del contratista debe separar estos costes de manipulación de materiales en un grupo de costes indirectos aparte y no debe incluirlos en los costes indirectos incluidos en la tarifa horaria fija de facturación de la mano de obra directa. Siempre sería prudente obtener una auditoría previa a la adjudicación del sistema contable del contratista para determinar la idoneidad del sistema para separar adecuadamente los costes de manipulación de materiales de otros costes generales que se facturan con las tarifas horarias fijas para la mano de obra. Hay un análisis completo de los contratos de tiempo y materiales en la Sección 2.4.3.3 del Manual de Mejores Prácticas de Adquisición de la FTA. (Revisado: junio de 2010)
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Q. El Gobierno ha emitido una convocatoria para un contrato de precio fijo firme, pero el oferente ha propuesto que el tipo de contrato se cambie a tiempo y materiales. Si, durante las negociaciones, el Gobierno acepta este cambio, ¿cuál es el resultado probable? ¿Habrá menos riesgo para el contratista? ¿Habrá un mayor incentivo para que el contratista controle los costes? ¿Habrá que volver a cambiar el tipo de contrato después de la adjudicación?
A. La Norma Común de Subvenciones para los beneficiarios gubernamentales permite el uso de contratos de tiempo y material sólo después de determinar que ningún otro tipo de contrato es adecuado; y si el contrato especifica un precio máximo que el contratista no puede superar, salvo bajo su propio riesgo. Esto se debe a que el contrato T&M no tiene ningún incentivo para que el contratista controle los costes: cuanto más tiempo y dinero se gaste, más rentable será para el contratista. Incluso un contrato de coste más cuota fija es preferible en este sentido, ya que fija la cantidad de dólares de honorarios para la ejecución del contrato y los excesos de costes no se traducen en más beneficios para el contratista.
Si se trata de una adquisición competitiva y se anunció como un contrato de precio fijo, no se puede negociar un contrato T&M sin modificar la convocatoria y permitir que otras empresas ofrezcan propuestas sobre esa base. Esto representa un cambio material en la contratación y podría haber otras empresas que habrían propuesto sobre una base T&M que no ofrecieron propuestas sobre una base de precio fijo.
Si usted adjudica un contrato de precio fijo no podrá cambiar el tipo de contrato más tarde a un contrato T&M y esperar que la FTA le reembolse los costes añadidos. La FTA tiene un interés financiero en el contrato de precio fijo y la agencia no puede ceder el interés de la FTA sin su aprobación previa. En otras palabras, la agencia no puede pagar posteriormente más por algo para lo que tenía un contrato a un precio determinado (a menos que, por supuesto, la agencia cambie los requisitos/especificaciones del contrato). (Revisado: junio de 2010)
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Q. Estamos intentando determinar un coste de manipulación de materiales «razonable». El contratista está tratando de cargar sus gastos generales y administrativos (G&A) – pero como la tarifa fija es tres veces la cantidad pagada al empleado – parece que G&A es una parte de su tarifa laboral. ¿En qué se basan los gastos de manipulación de materiales, es decir, qué tipos de gastos se permiten? ¿No suelen ser las tarifas del 5 al 10% de los materiales?
A. El Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) en su discusión de los contratos de tiempo y materiales en la subparte 16.601 (b) (2) dice que los costos de manejo de materiales son para incluir sólo los costos que están claramente excluidos de la «tasa de horas de trabajo.» La tarifa por hora de trabajo incluiría el coste de la mano de obra directa (salario) y los gastos generales (y/o los gastos G&A). En otras palabras, los costes de manipulación de materiales deben separarse en un conjunto de costes indirectos distinto de los demás costes generales y G&A. Los costes de manipulación de materiales suelen incluir funciones como la recepción, la inspección, el almacenamiento y la distribución de materiales. Tiene razón al decir que las tasas de manipulación de materiales suelen ser inferiores al 10% de los propios costes de material. Si el contratista no dispone de un fondo común de manipulación de materiales, puede negociar un acuerdo previo en el contrato que exija dicho fondo común, así como un acuerdo previo sobre los componentes del mismo, y establecer un tope o techo en la tarifa, ajustable a la baja sólo en el momento de la auditoría de costes final. No debe utilizar una tarifa de manipulación de materiales predeterminada (fija), ya que podría interpretarse como un contrato inadmisible de coste más porcentaje del coste. Si el contratista no está de acuerdo con usted y sigue insistiendo en un cargo G&A que produce resultados de costes no equitativos para su agencia, también podría comprar los materiales y suministrarlos al contratista como «materiales suministrados por el propietario/agencia». Esto anularía cualquier recargo aunque, por supuesto, sería una carga administrativa para su agencia. (Revisado: junio de 2010)
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Q. Por favor, explique la «composición» de las tarifas de tiempo y material. Tengo entendido que no se debe aplicar ninguna tasa a ningún coste que no sea la mano de obra. Dice que la carga de material puede aplicarse al material, siempre que el coste no esté ya incluido en la tarifa de mano de obra. ¿Qué pasa con los viajes, puede un contratista aplicar alguna carga a los viajes? Por favor, explique qué puede y qué no puede aplicarse a los distintos elementos del coste.
A. Es correcta su afirmación de que no se permite ningún tipo de honorario o beneficio, excepto como parte de la tasa de facturación fija para las horas de trabajo directo. Fijar una tasa de honorarios en el contrato y permitir que el contratista facture los costes reales (por ejemplo, materiales o viajes) más esa tasa de honorarios constituiría un contrato prohibido de coste más porcentaje del coste. Un contratista está autorizado a recuperar los gastos generales sobre sus costes directos, como materiales o viajes, si el sistema contable del contratista separa claramente los gastos generales asociados a esos costes directos (por ejemplo, en un pool de gastos generales de manipulación de materiales), y esos gastos generales no se incluyen en el pool de gastos generales que se aplica a los costes de mano de obra directa. En otras palabras, no debe haber una facturación duplicada de los gastos generales de manipulación de materiales en las tarifas aplicadas a los dólares de mano de obra y a los dólares de material. El contratista debe facturar sistemáticamente todos los contratos utilizando la misma metodología.
En cuanto a los gastos generales aplicados a los viajes, sería muy inusual que el sistema de contabilidad de un contratista separara los gastos generales asociados a los viajes con cargo directo y aplicara una tasa de carga separada a esos costes. Pensamos que sería prácticamente imposible separar los gastos generales de los viajes con cargo directo a los contratos de otros tipos de viajes, como los de los directivos de la empresa en viajes de negocios generales. Pero si el contratista tuviera un grupo de gastos generales relacionados con los viajes que facturara sistemáticamente a todos los contratos y este grupo de gastos generales hubiera sido auditado por un auditor independiente y se considerara adecuado de acuerdo con los principios de costes de la Parte 31 de las FAR, entonces lo consideraríamos aceptable.
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Q. ¿No es una adquisición de tiempo y material más que un coste más porcentaje de coste con los márgenes de beneficio modificados? No veo la diferencia… en ambos casos, un contratista aumentará el beneficio al incurrir en más horas trabajadas. Independientemente de que los recargos estén ocultos en las tarifas salariales por hora… o se apliquen por separado después de determinar los costes totales de la mano de obra directa… el coste total es el mismo y, lo que es más importante, el desincentivo para el contratista es el mismo: más horas proporcionarán más beneficios.
A. Es correcto que tanto para el tipo de contrato de Tiempo y Material (T&M) como para el de Coste-Porcentaje-Coste (CPPC) el contratista tiene un desincentivo para controlar los costes; es decir, cuanto más esfuerzo emplee más rentable será el trabajo. El tipo de contrato CPPC está prohibido y no puede utilizarse cuando hay fondos federales de por medio. El contrato T&M está permitido, pero sólo puede utilizarse cuando el concesionario determina que ningún otro tipo de contrato es adecuado y el contrato especifica un precio máximo que el contratista no debe exceder, excepto bajo su propio riesgo.
Si usted tiene un acuerdo contractual en el que el contratista está siendo reembolsado por sus costos reales en dólares (si esos costos son de mano de obra, materiales, viajes, etc. no importa), y hay una promesa de aplicar un añadido predeterminado a esos costos para los gastos generales y / o beneficios, entonces usted tiene una situación ilegal de CPPC. Por ejemplo, no se puede acordar con un contratista, en un contrato de costes más honorarios fijos, el pago de sus costes laborales reales más una tasa de gastos generales predeterminada (fija). Debe prever la posibilidad de auditar la tasa de gastos generales a posteriori y ajustar la facturación a la tasa real incurrida. Del mismo modo, no puede acordar el pago de todos los costes del contratista más una tasa fija de beneficio sobre los costes reales incurridos. Ambos ejemplos son acuerdos ilegales de CPPC.
Puede negociar legalmente una tarifa de facturación por hora fija y completa (mano de obra, gastos generales, beneficios) para un determinado tipo de trabajo y dejar las horas a facturar como una cantidad flexible si las incertidumbres de la realización del trabajo lo justifican. Las normas de contratación le dirían que debe supervisar y gestionar de cerca este tipo de contrato para asegurarse de que el contratista está actuando bien. En tus ejemplos, si el acuerdo se negocia por adelantado y la tarifa de facturación por hora para la mano de obra, los gastos generales y los beneficios es fija, entonces tienes un contrato T&M. Sin embargo, si sólo se fija una parte de la tarifa de facturación y hay complementos predeterminados (fijos) como una tasa de gastos generales o de beneficios que se aplican a la parte fija de la facturación (por ejemplo, los costes de la mano de obra), entonces se trata de un contrato CPPC. (Revisado: junio de 2010)
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Q. Nuestra agencia tiene un contrato de Tiempo y Materiales que tiene que ser ampliado porque el trabajo no se ha completado como se había previsto originalmente. El contrato se encuentra esencialmente en una situación de «rebasamiento». ¿Podemos sustituir este contrato por un contrato de coste cero para completar el trabajo inacabado?
A. Si tiene un contrato de Tiempo y Materiales (T&M) que considera que se encuentra en una situación de «rebasamiento» (es decir, en la que el contratista no ha completado el trabajo debido a problemas sobre los que tiene control), le aconsejaríamos que intentara renegociar las tarifas de facturación para el trabajo inacabado a fin de eliminar el beneficio estimado en las tarifas de facturación, en lugar de adjudicar un nuevo contrato de coste sin honorarios para el trabajo inacabado. Uno de los problemas potenciales al cambiar el tipo de contrato para el trabajo originalmente bajo el contrato T&M es la cuestión de sacar al contratista de una posición de pérdida potencial bajo el contrato T&M. Alguien que revise el expediente en el futuro podría plantear esta cuestión, y podría ser un problema legítimo si el contratista estuviera operando con costes superiores a los previstos cuando se negociaron las tarifas de facturación del contrato original. (Revisado: junio de 2010)
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Q. Cuando una empresa propone categorías de mano de obra y número de horas en un contrato de tiempo &material, ¿existe el requisito de utilizar únicamente esas categorías y horas exactamente como aparecen en el contrato, a menos que haya una modificación del mismo?
A. En un contrato T&M, los precios del contrato se establecen para las horas y categorías de trabajo especificadas en el contrato. Si el trabajo asignado difiere del originalmente definido, y por lo tanto requiere diferentes categorías y horas, entonces las partes deben modificar el contrato para agregar las nuevas categorías y horas, y los precios acordados para esas horas particulares. El contratista no es libre de utilizar otras categorías y cobrar por ellas lo que considere oportuno. El contratista estaría entonces entregando elementos (categorías/horas de trabajo diferentes) no previstos en el contrato. Si el trabajo es el mismo que se contrató originalmente, el contratista no puede cobrar por categorías diferentes con tarifas diferentes a menos que haya una modificación del contrato que refleje el acuerdo de ambas partes sobre los cambios. (Publicado: enero, 2010)
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P. ¿Está permitido tener un subcontrato de tiempo y materiales bajo un contrato principal de precio fijo? ¿Existe alguna prohibición al respecto?
A. No hay ninguna prohibición contra un subcontrato de T&M si el contrato principal es de precio fijo firme. En este caso es el contratista principal el que asume el riesgo de que el subcontratista no cumpla. Si el contrato principal fuera de reembolso de costes, sería prudente que la agencia se involucrara, hasta el punto de exigir el consentimiento para el subcontrato, ya que la agencia asumiría el riesgo de incumplimiento (y, por tanto, de sobrecostes) por parte del subcontratista. En este último caso, la agencia querría asegurarse de que no es viable ningún otro tipo de subcontrato, y también de que existen controles estrictos para que la empresa principal gestione y supervise el trabajo del subcontratista para garantizar un progreso satisfactorio. (Publicado: noviembre, 2010)
Q. Nuestra agencia adjudicó un contrato de servicios de paratránsito. Las condiciones de pago prevén que el contratista reciba un precio unitario fijo por cada viaje-hora realizado. El contrato no tiene un precio máximo ni un límite de la obligación del concesionario en términos de dólares totales. ¿Es esto aceptable?
A. Un precio máximo/límite de la obligación del concesionario es requerido por 4220.1F, Capítulo VI, 2. c. (2) (c) para los contratos de tipo T&M. Este contrato debe ser modificado para incorporar un precio máximo que no puede ser superado sin la autorización escrita del concesionario. (Publicado: octubre, 2015)