Perguntas Mais Frequentes
Q. Você poderia me dizer exatamente o que são Contratos de Tempo e Materiais e Preço Fixo?
A. Os contratos de Tempo e Materiais (T&M) podem ser usados para adquirir suprimentos ou serviços. Estes contratos prevêem o pagamento de custos de mão-de-obra com base em taxas de facturação horárias fixas que são especificadas no contrato. Essas taxas de faturamento por hora incluiriam salários, custos indiretos, despesas gerais e administrativas, e lucro. Existe um elemento de preço fixo no contrato T&M – as tarifas de faturamento horário fixo. Mas esses contratos também operam como contratos do tipo custo no sentido de que as horas de trabalho a serem trabalhadas, e pagas, são flexíveis. Os materiais são faturados pelo custo, a menos que o empreiteiro geralmente venda materiais do tipo necessário no contrato no curso normal de seu negócio. Nesse caso, a provisão de pagamento pode prever o pagamento de materiais com base no catálogo estabelecido ou nos preços de lista em vigor quando o material é fornecido. Esses contratos também podem prever o reembolso dos custos de manuseio de materiais, que são custos indiretos, tais como suprimento, controle, armazenagem, pagamento, etc. Esses custos indiretos são faturados como uma porcentagem dos custos de material incorridos (semelhante ao faturamento dos custos indiretos como uma porcentagem da mão-de-obra direta). Esses custos de manuseio de material devem ser segregados em um pool de custos indiretos separado pelo sistema contábil do contratante e não devem ser incluídos nos custos indiretos incluídos como parte da taxa fixa de faturamento por hora da mão-de-obra direta. Seria sempre prudente obter uma auditoria prévia ao sistema de contabilidade do contratante para determinar a adequação do sistema para separar adequadamente os custos de manuseio de materiais dos outros custos indiretos que estão sendo faturados com as taxas horárias fixas para mão-de-obra. Há uma discussão completa dos contratos de tempo e materiais na Seção 2.4.3.3 do Manual de Melhores Práticas de Compras de TLC. (Revisado: Junho 2010)
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Q. O Governo emitiu uma solicitação para um contrato firme de preço fixo, mas o ofertante propôs que o tipo de contrato fosse alterado para tempo e materiais. Se, durante as negociações, o Governo concordar com esta mudança, qual é o resultado provável? Haverá menos riscos para o empreiteiro? Haverá maior incentivo para o empreiteiro controlar os custos? O tipo de contrato terá que ser alterado novamente após a adjudicação do contrato?
A. A Regra Comum de Subvenção para beneficiários governamentais permite o uso de contratos de tempo e materiais somente depois de determinar que nenhum outro tipo de contrato é adequado; e se o contrato especificar um preço máximo que o contratante não pode exceder exceto por sua própria conta e risco. Isto porque o contrato T&M não tem nenhum incentivo para o contratante controlar os custos – quanto mais tempo e dinheiro gastos, mais lucrativo é para o contratante. Até mesmo um contrato de custo mais taxa fixa é preferível a este respeito, uma vez que fixa o montante de dólares de taxa para a execução do contrato e os custos excedentes não resultam em mais lucro para o contratante.
Se este foi um contrato competitivo e foi anunciado como um contrato de preço fixo, você não pode então negociar um contrato T&M sem alterar a solicitação e permitir que outras empresas ofereçam propostas com base nisso. Isto representa uma mudança material no aprovisionamento e poderia muito bem haver outras empresas que teriam proposto numa base de T&M que não oferecessem propostas numa base de preço fixo.
Se você atribuir um contrato de preço fixo, você não poderá mudar o tipo de contrato mais tarde para um contrato de T&M e esperar que o FTA lhe reembolse os custos adicionais. O FTA tem um interesse financeiro no contrato de preço fixo e a agência não pode ceder os interesses do FTA sem a aprovação prévia do FTA. Em outras palavras, a agência não pode pagar mais tarde por algo pelo qual ela tinha um contrato a um preço especificado (a menos, é claro, que a agência mude os requisitos/especificações do contrato). (Revisado: Junho 2010)
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Q. Nós estamos tentando determinar um custo “razoável” de manuseio de material. O empreiteiro está tentando cobrar suas despesas gerais e administrativas (G&A) – mas como a taxa fixa é três vezes o valor pago ao empregado – parece que G&A é uma parte da sua taxa de trabalho. Qual é a base dos custos de manuseio de materiais, ou seja, que tipos de encargos são permitidos? As taxas geralmente não são de 5-10% dos materiais?
A. O Federal Acquisition Regulations (FAR) na sua discussão dos contratos de Tempo e Materiais na subparte 16.601 (b) (2) diz que os custos de manuseio de materiais devem incluir apenas aqueles custos que estão claramente excluídos da “taxa horária de trabalho”. A taxa horária de trabalho incluiria o custo direto do trabalho (salário) e encargos gerais (e/ou encargos G&A). Em outras palavras, os custos de manuseio de material devem ser segregados em um pool de custos indiretos separado dos outros custos indiretos e custos G&A. Os custos de manuseio de material normalmente incluiriam funções como recebimento, controle, armazenamento e distribuição de materiais. O usuário está correto ao dizer que as taxas de tratamento de material são geralmente inferiores a 10% dos próprios custos de material. Se o contratante não tiver um pool de tratamento de materiais separado, o usuário pode negociar um acordo prévio no contrato que requer tal pool, bem como um acordo prévio sobre os componentes do pool, e colocar um limite máximo ou máximo na taxa, ajustável para baixo apenas no momento da auditoria de custos final. O usuário não deve utilizar uma taxa de tratamento de material pré-determinada (fixa), pois isso poderia ser interpretado como um contrato de custo mais por cento de custo inadmissível. Se o contactor não concordar consigo e continuar a insistir numa taxa G&Uma taxa que produza resultados de custos não equitativos para a sua agência, também poderá comprar os materiais e fornecê-los ao contratante como “proprietário/agência de materiais fornecidos”. Isto anularia qualquer prejuízo, embora, naturalmente, fosse um encargo administrativo para a sua agência. (Revisado: Junho 2010)
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Q. Por favor, explique a ‘composição’ das taxas de Tempo e Material. É meu entendimento que nenhuma taxa deve ser aplicada a qualquer custo que não seja mão-de-obra. Afirma que a carga de material pode ser aplicada ao material, desde que o custo ainda não esteja incluído na taxa de trabalho. E quanto a viagens, um Contratante pode aplicar qualquer encargo a viagens? Por favor, elabore sobre o que pode ou não ser aplicado aos vários elementos do custo.
A. Você está correto em sua declaração de que nenhuma taxa ou lucro é permitido, exceto como parte da taxa de faturamento fixa para horas de trabalho direto. Fixar uma taxa no contrato e permitir ao contratante cobrar os custos reais (por exemplo, materiais ou viagens) mais essa taxa constituiria um contrato de custo mais por cento de custo proibido. É permitido ao contratante recuperar os custos indiretos sobre seus custos diretos, tais como materiais ou viagens, se o sistema contábil do contratante separar claramente os custos indiretos associados a esses custos diretos (por exemplo, em um pool de custos indiretos de manuseio de materiais), e esses custos indiretos não estiverem incluídos no pool de custos indiretos que é aplicado aos custos diretos de mão-de-obra. Em outras palavras, não deve haver faturamento duplicado dos custos indiretos de manuseio de material nas tarifas aplicadas aos dólares do trabalho e aos dólares do material. O Contratante deve cobrar consistentemente todos os contratos usando a mesma metodologia.
No que diz respeito aos custos indiretos aplicados a viagens, seria altamente incomum que o sistema contábil de um Contratante separasse os custos indiretos associados a viagens com tarifa direta e aplicasse uma taxa de encargos separada a esses custos. Seria praticamente impossível separar os custos gerais indiretos de viagens com tarifa direta de contrato de outros tipos de viagens, tais como gerentes de empresas que viajam em viagens de negócios em geral. Mas se o contratante tivesse um pool de despesas gerais relacionadas com viagens que cobrasse consistentemente todos os contratos e esse pool de despesas gerais tivesse sido auditado por um auditor independente e considerado adequado de acordo com os princípios da Parte 31cost da FAR, então o veríamos como aceitável.
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Q. Não é uma aquisição de Tempo e Material não mais do que um Custo-Porcentagem-Custo com as margens de lucro redistribuídas? Não vejo a diferença…em ambos os cenários, um empreiteiro irá aumentar o lucro incorrendo em mais horas trabalhadas. Independentemente se as majorações estiverem ocultas nas taxas salariais horárias…ou aplicadas separadamente após a determinação dos custos totais de mão-de-obra direta…o custo total é o mesmo, e mais importante, o desincentivo para o Contratante é o mesmo: Mais horas darão mais lucro.
A. É correto que tanto para os tipos de contratos de Tempo e Material (T&M) quanto de Custo-Percentual-Custo (CPPC), o empreiteiro tem um desincentivo para controlar os custos; ou seja, quanto mais esforço ele gasta, mais lucrativo se torna o trabalho. O tipo de contrato CPPC é proibido e não pode ser utilizado quando estão envolvidos fundos federais. O contrato T&M é permitido, mas só pode ser usado quando o beneficiário determina que nenhum outro tipo de contrato é adequado e o contrato especifica um preço máximo que o empreiteiro não deve exceder, exceto por seu próprio risco.
Se você tiver um acordo contratual onde o empreiteiro está sendo reembolsado por seus custos reais em dólares (se esses custos são de mão-de-obra, materiais, viagens, etc. não importa), e há uma promessa de aplicar um acréscimo pré-determinado a esses custos para despesas gerais e/ou lucro, então você tem uma situação ilegal de CPPC. Por exemplo, não é possível acordar com um contratante um contrato de custo mais taxa fixa para pagar seus custos reais de mão-de-obra mais uma taxa de custos indiretos (fixos) pré-determinada. O usuário deve providenciar a capacidade de auditar a sobretaxa de custos indiretos após o fato e ajustar as cobranças para a taxa real incorrida. Da mesma forma, o usuário não pode concordar em pagar todos os custos do contratante mais uma taxa fixa de lucro sobre os custos reais incorridos. Ambos os exemplos são acordos ilegais de CPPC.
Você pode negociar legalmente uma taxa de faturamento por hora fixa e totalmente carregada (mão-de-obra, custos indiretos, lucro) para um determinado tipo de mão-de-obra e deixar as horas a serem faturadas como um valor flexível se as incertezas de execução do trabalho justificarem. O regulamento de compras dir-lhe-ia para monitorizar e gerir este tipo de contrato de perto para ter a certeza de que o empreiteiro estava a ter um bom desempenho. Em seus exemplos, se o acordo for negociado antecipadamente e a taxa de faturamento por hora de mão-de-obra, custos indiretos, lucro for fixo, então você tem um contrato T&M. Se, no entanto, apenas uma parte da taxa de faturamento for fixa e houver adições pré-determinadas (fixas) como uma taxa de custos indiretos ou de lucro que são aplicadas à parte fixa das cobranças (por exemplo, os custos de mão-de-obra), então você tem um contrato CPPC. (Revisado: Junho 2010)
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Q. Nossa agência tem um contrato de Tempo e Materiais que precisa ser estendido porque o trabalho não foi concluído como previsto originalmente. O contrato está essencialmente numa situação de “superação”. Podemos substituir este contrato por um contrato de Custo-No-Fee para completar o trabalho inacabado?
A. Se você tiver um contrato de Tempo e Materiais (T&M) que você considere estar em uma condição de “superação” (ou seja, onde o empreiteiro não completou a obra por causa de problemas sobre os quais ele tem controle), aconselhamos a tentar renegociar as taxas de faturamento para o trabalho inacabado, de modo a eliminar o lucro estimado nas taxas de faturamento, em vez de atribuir um novo contrato sem custo para o trabalho inacabado. Um dos problemas potenciais na alteração do tipo de contrato para o trabalho originalmente sob o contrato T&M é a questão de extricar o empreiteiro de uma posição de perda potencial sob o contrato T&M. Alguém revendo o arquivo no futuro pode muito bem levantar essa questão, e poderia ser uma questão legítima se o empreiteiro estivesse operando com custos acima daqueles projetados quando as taxas de faturamento do contrato original foram negociadas. (Revisado: Junho 2010)
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Q. Quando uma empresa propõe Categorias de Trabalho e número de horas em um Tempo & Contrato de Material, existe a exigência de usar somente aquelas categorias e horas exatamente como mostrado no contrato, a menos que haja uma modificação no contrato?
A. Em um contrato T&M, os preços do contrato são indicados para as categorias de horas e de mão-de-obra especificadas no contrato. Se o trabalho atribuído difere daquele originalmente definido e, portanto, requer categorias e horas diferentes, então as partes devem modificar o contrato para adicionar as novas categorias e horas, e os preços acordados para essas horas em particular. O empreiteiro não é livre de usar outras categorias e cobrar por elas como o empreiteiro achar conveniente. O empreiteiro estaria então entregando itens (diferentes categorias de mão-de-obra/horas) não solicitados no contrato. Se o trabalho for o mesmo que o contratado originalmente, o empreiteiro não poderá cobrar por categorias diferentes a tarifas diferentes, a menos que haja uma modificação no contrato que reflita o acordo de ambas as partes para as modificações. (Posted: January, 2010)
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Q. É permitido ter um contrato de subcontratação de Tempo e Materiais ao abrigo de um Contrato Fixo de Preço Primário? Existe alguma proibição contra isto?
A. Não há nenhuma proibição contra uma subcontratação T&M se o contrato principal for de preço fixo firme. Neste caso é o contratante principal que está assumindo o risco de que o subempreiteiro não possa executar. Se o contrato principal fosse custo – reembolso, então seria prudente que a agência se envolvesse, ao ponto de exigir o consentimento do subcontratado, uma vez que a agência suportaria o risco de não execução (e, portanto, de custos excedidos) por parte do subcontratado. Neste último caso, a agência gostaria de assegurar que nenhum outro tipo de subcontratação fosse viável, e também que existissem controlos rigorosos para que o primeiro pudesse gerir e monitorizar o trabalho do subcontratado para garantir um progresso satisfatório. (Posted: Novembro, 2010)
Q. A nossa agência adjudicou um contrato de serviços de paratransit. As condições de pagamento exigem que o empreiteiro seja pago um preço unitário fixo por cada viagem – hora prevista. O contrato não tem preço máximo ou limite de obrigação de concessão em termos de dólar total. Isto é aceitável?
A. O 4220.1F, Capítulo VI, 2. c. (2) (c) para contratos do tipo T&M exige um preço máximo/limite de obrigação do cessionário. Este contrato deve ser modificado para incorporar um preço máximo que não pode ser excedido sem a autorização por escrito do beneficiário da subvenção. (Posted: Outubro, 2015)