Häufig gestellte Fragen
Q. Können Sie mir genau sagen, was Zeit- und Materialverträge und Festpreisverträge sind?
A. Zeit- und Materialverträge (T&M) können für den Erwerb von Lieferungen oder Dienstleistungen verwendet werden. Diese Verträge sehen die Zahlung von Arbeitskosten auf der Grundlage fester Stundensätze vor, die im Vertrag festgelegt sind. Diese Stundensätze umfassen Löhne, indirekte Kosten, allgemeine und Verwaltungskosten sowie Gewinn. Der T&M-Vertrag enthält ein Festpreiselement – die festen Stundensätze. Aber diese Verträge funktionieren auch als Kostenverträge in dem Sinne, dass die zu leistenden und zu bezahlenden Arbeitsstunden flexibel sind. Materialien werden zum Selbstkostenpreis in Rechnung gestellt, es sei denn, der Auftragnehmer verkauft die für den Auftrag benötigten Materialien im Rahmen seiner normalen Geschäftstätigkeit. In diesem Fall kann die Zahlungsklausel vorsehen, dass das Material auf der Grundlage der zum Zeitpunkt der Lieferung gültigen Katalog- oder Listenpreise bezahlt wird. Diese Verträge können auch die Erstattung von Materialkosten vorsehen, bei denen es sich um indirekte Kosten wie Beschaffung, Kontrolle, Lagerung, Bezahlung usw. handelt. Diese indirekten Kosten werden als Prozentsatz der angefallenen Materialkosten in Rechnung gestellt (ähnlich wie bei der Berechnung von Gemeinkosten als Prozentsatz der direkten Arbeitskosten). Solche Materialhandhabungskosten müssen vom Buchhaltungssystem des Auftragnehmers in einem separaten indirekten Kostenpool getrennt werden und dürfen nicht in den indirekten Kosten enthalten sein, die als Teil des festen Stundensatzes für die direkte Arbeit berechnet werden. Es wäre in jedem Fall ratsam, das Buchhaltungssystem des Auftragnehmers vor der Auftragsvergabe überprüfen zu lassen, um festzustellen, ob das System geeignet ist, die Materialtransportkosten ordnungsgemäß von den anderen Gemeinkosten zu trennen, die mit den festen Stundensätzen für die Arbeitskräfte abgerechnet werden. Eine ausführliche Erörterung von Zeit- und Materialverträgen findet sich in Abschnitt 2.4.3.3 des FTA-Handbuchs für bewährte Beschaffungspraktiken. (Überarbeitet: Juni 2010)
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Q. Die Regierung hat eine Ausschreibung für einen Festpreisvertrag veröffentlicht, aber der Bieter hat vorgeschlagen, die Vertragsart in Zeit und Material zu ändern. Wenn die Regierung während der Verhandlungen dieser Änderung zustimmt, was ist das wahrscheinliche Ergebnis? Wird sich das Risiko für den Auftragnehmer verringern? Wird es für den Auftragnehmer einen größeren Anreiz geben, die Kosten zu kontrollieren? Wird die Vertragsart nach der Auftragsvergabe erneut geändert werden müssen?
A. Die Common Grant Rule für staatliche Empfänger erlaubt die Verwendung von Zeit- und Materialverträgen nur dann, wenn festgestellt wurde, dass keine andere Vertragsart geeignet ist, und wenn der Vertrag einen Höchstpreis vorsieht, den der Auftragnehmer nur auf eigenes Risiko überschreiten darf. Der Grund dafür ist, dass der T&M-Vertrag keinen Anreiz für den Auftragnehmer bietet, die Kosten zu kontrollieren – je mehr Zeit und Geld aufgewendet wird, desto profitabler ist es für den Auftragnehmer. Sogar ein Kosten-Plus-Festpreis-Vertrag ist in dieser Hinsicht vorzuziehen, da er die Höhe der Gebühren für die Vertragserfüllung festlegt und Kostenüberschreitungen nicht zu mehr Gewinn für den Auftragnehmer führen.
Wenn dies eine wettbewerbsorientierte Beschaffung war und als Festpreisvertrag ausgeschrieben wurde, können Sie dann keinen T&M-Vertrag aushandeln, ohne die Ausschreibung zu ändern und anderen Unternehmen die Möglichkeit zu geben, Angebote auf dieser Grundlage abzugeben. Dies stellt eine wesentliche Änderung der Beschaffung dar, und es könnte durchaus andere Firmen geben, die ein Angebot auf T&M-Basis abgegeben hätten, die aber kein Angebot auf Festpreisbasis abgegeben haben.
Wenn Sie einen Festpreisvertrag vergeben, können Sie die Vertragsart später nicht in einen T&M-Vertrag ändern und erwarten, dass die FTA Ihnen die zusätzlichen Kosten erstattet. Die FTA hat ein finanzielles Interesse an dem Festpreisvertrag, und die Agentur kann das Interesse der FTA nicht ohne vorherige Zustimmung der FTA aufgeben. Mit anderen Worten, die Behörde kann später nicht mehr für etwas bezahlen, für das sie einen Vertrag zu einem bestimmten Preis abgeschlossen hat (es sei denn, die Behörde ändert die Vertragsanforderungen/-spezifikationen). (Überarbeitet: Juni 2010)
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Q. Wir versuchen, einen „angemessenen“ Materialumschlagspreis zu ermitteln. Der Auftragnehmer versucht, seine allgemeinen und administrativen Kosten (G&A) in Rechnung zu stellen – aber da der Festpreis dreimal so hoch ist wie der an den Mitarbeiter gezahlte Betrag, scheint es, dass G&A ein Teil des Lohnsatzes ist. Auf welcher Grundlage werden die Materialkosten berechnet, d. h. welche Arten von Gebühren sind zulässig? Sind die Sätze nicht in der Regel 5-10% des Materials?
A. Die Federal Acquisition Regulations (FAR) besagen in ihren Ausführungen zu Time and Materials-Verträgen in Unterabschnitt 16.601 (b) (2), dass die Materialhandhabungskosten nur die Kosten umfassen dürfen, die eindeutig vom „Arbeitsstundensatz“ ausgeschlossen sind. Der Arbeitsstundensatz würde direkte Arbeitskosten (Lohn) und Gemeinkosten (und/oder G&A-Kosten) enthalten. Mit anderen Worten, die Materialhandhabungskosten müssen in einem separaten indirekten Kostenpool von den anderen Gemeinkosten und den G&A-Kosten abgetrennt werden. Die Kosten für den Materialumschlag umfassen in der Regel Funktionen wie Eingang, Kontrolle, Lagerung und Verteilung von Materialien. Sie haben Recht, wenn Sie sagen, dass die Materialhandhabungskosten in der Regel weniger als 10 % der eigentlichen Materialkosten ausmachen. Wenn der Auftragnehmer nicht über einen separaten Materialumschlagspool verfügt, können Sie im Voraus eine Vereinbarung im Vertrag aushandeln, die einen solchen Pool vorschreibt, sowie eine Vorabvereinbarung über die Bestandteile des Pools treffen und eine Obergrenze für den Satz festlegen, die erst zum Zeitpunkt der abschließenden Kostenprüfung nach unten angepasst werden kann. Ein im Voraus festgelegter (fester) Materialumschlagsatz sollte nicht verwendet werden, da dies als unzulässiger „Cost-plus-percent-of-cost“-Vertrag ausgelegt werden könnte. Wenn der Auftragnehmer nicht mit Ihnen einverstanden ist und weiterhin auf einer G&A-Gebühr besteht, die zu ungerechten Kostenergebnissen für Ihre Behörde führt, könnten Sie das Material auch kaufen und es dem Auftragnehmer als „vom Eigentümer/Behörde bereitgestelltes Material“ liefern. Auf diese Weise würde der Aufschlag entfallen, obwohl dies für Ihre Behörde natürlich einen Verwaltungsaufwand bedeuten würde. (Überarbeitet: Juni 2010)
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Q. Bitte erläutern Sie die „Zusammensetzung“ der Sätze für Zeit und Material. Ich gehe davon aus, dass keine Gebühr auf andere Kosten als die Arbeitskosten erhoben werden darf. Es heißt, dass die Materialkosten auf das Material umgelegt werden können, sofern sie nicht bereits im Arbeitssatz enthalten sind. Wie sieht es mit den Reisekosten aus, kann ein Auftragnehmer Reisekosten geltend machen? Bitte erläutern Sie, was auf die verschiedenen Kostenelemente angewendet werden kann und was nicht.
A. Sie haben Recht mit Ihrer Aussage, dass keine Gebühren oder Gewinne zulässig sind, außer als Teil des festen Abrechnungssatzes für direkte Arbeitsstunden. Die Festlegung eines Honorarsatzes im Vertrag und die Erlaubnis für den Auftragnehmer, die tatsächlichen Kosten (z. B. Material oder Reisekosten) zuzüglich dieses Honorarsatzes in Rechnung zu stellen, würde einen unzulässigen Kosten-plus-Prozent-Vertrag darstellen. Einem Auftragnehmer ist es gestattet, Gemeinkosten auf seine direkten Kosten, wie Material oder Reisen, umzulegen, wenn das Buchhaltungssystem des Auftragnehmers die mit diesen direkten Kosten verbundenen Gemeinkosten eindeutig trennt (z. B. in einem Gemeinkostenpool für die Materialhandhabung) und diese Gemeinkosten nicht in den Gemeinkostenpool aufgenommen werden, der auf die direkten Arbeitskosten angewendet wird. Mit anderen Worten, es darf keine doppelte Verrechnung von Materialhandling-Gemeinkosten in den Sätzen für Arbeits- und Materialdollar geben. Der Auftragnehmer muss alle Verträge einheitlich nach der gleichen Methode abrechnen.
Was die Gemeinkosten für Reisen betrifft, so wäre es höchst ungewöhnlich, dass das Buchhaltungssystem eines Auftragnehmers die Gemeinkosten für direkt abgerechnete Reisen trennt und auf diese Kosten einen separaten Gemeinkostensatz anwendet. Wir denken, dass es praktisch unmöglich ist, die Gemeinkosten für Reisen im Rahmen von Direktverträgen von anderen Arten von Reisen zu trennen, wie z. B. Reisen von Unternehmensleitern für allgemeine Geschäftszwecke. Wenn der Auftragnehmer jedoch über einen reisebezogenen Gemeinkostenpool verfügt, der konsistent für alle Verträge in Rechnung gestellt wird, und dieser Gemeinkostenpool von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer geprüft und als ordnungsgemäß im Einklang mit den Kostengrundsätzen nach FAR Teil 31 befunden wurde, dann würden wir dies als akzeptabel ansehen.
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Q. Ist eine Time-and-Material-Beschaffung nicht nichts anderes als eine Cost-Plus-Percent-Cost, bei der die Aufschläge neu gemischt werden? Ich sehe da keinen Unterschied… in beiden Szenarien erhöht ein Auftragnehmer seinen Gewinn, indem er mehr Arbeitsstunden aufwendet. Unabhängig davon, ob die Aufschläge in den Stundensätzen versteckt sind… oder separat angewendet werden, nachdem die gesamten direkten Arbeitskosten ermittelt wurden… die Gesamtkosten sind dieselben, und, was noch wichtiger ist, der negative Anreiz für den Auftragnehmer ist derselbe: Mehr Stunden bringen mehr Gewinn.
A. Es ist richtig, dass sowohl bei Verträgen nach Zeit und Material (T&M) als auch bei Kosten-Plus-Prozent-Kosten-Verträgen (CPPC) der Auftragnehmer einen Fehlanreiz hat, die Kosten zu kontrollieren, d.h. je mehr Aufwand er betreibt, desto profitabler wird der Auftrag. Die CPPC-Verträge sind verboten und können nicht verwendet werden, wenn Bundesmittel involviert sind. Der T&M-Vertrag ist zulässig, darf aber nur verwendet werden, wenn der Zuwendungsempfänger feststellt, dass keine andere Vertragsart geeignet ist, und der Vertrag einen Höchstpreis festlegt, den der Auftragnehmer nur auf eigenes Risiko überschreiten darf.
Wenn Sie eine vertragliche Vereinbarung haben, bei der dem Auftragnehmer seine tatsächlichen Kosten in Dollar erstattet werden (ob es sich dabei um Arbeits-, Material-, Reisekosten usw. handelt, spielt keine Rolle), und das Versprechen besteht, auf diese Kosten einen vorher festgelegten Zuschlag für Gemeinkosten und/oder Gewinn zu erheben, dann liegt eine illegale CPPC-Situation vor. So können Sie beispielsweise mit einem Auftragnehmer in einem Vertrag mit Kostenpauschale nicht vereinbaren, dass er seine tatsächlichen Arbeitskosten zuzüglich eines im Voraus festgelegten (festen) Gemeinkostenzuschlags zahlt. Sie müssen die Möglichkeit vorsehen, den Gemeinkostenzuschlagssatz im Nachhinein zu überprüfen und die Rechnungen an den tatsächlich angefallenen Satz anzupassen. Ebenso wenig können Sie vereinbaren, alle Kosten des Auftragnehmers zuzüglich eines festen Gewinnsatzes auf die tatsächlich entstandenen Kosten zu zahlen. Beide Beispiele sind rechtswidrige CPPC-Vereinbarungen.
Sie können rechtmäßig einen festen, voll belasteten (Arbeit, Gemeinkosten, Gewinn) Stundensatz für eine bestimmte Art von Arbeit aushandeln und die abzurechnenden Stunden als flexiblen Betrag belassen, wenn die Unwägbarkeiten der Ausführung des Auftrags dies rechtfertigen. Die Vergaberichtlinien würden Ihnen vorschreiben, diese Art von Verträgen genau zu überwachen und zu verwalten, um sicherzustellen, dass der Auftragnehmer gute Leistungen erbringt. Wenn in Ihren Beispielen die Vereinbarung im Voraus ausgehandelt wird und der Stundensatz für Arbeit, Gemeinkosten und Gewinn feststeht, dann handelt es sich um einen T&M-Vertrag. Wenn jedoch nur ein Teil des Stundensatzes feststeht und es im Voraus festgelegte (feste) Zuschläge wie einen Gemeinkosten- oder Gewinnsatz gibt, die auf den festen Teil der Rechnungsstellung (z. B. die Arbeitskosten) angewandt werden, liegt ein CPPC-Vertrag vor. (Überarbeitet: Juni 2010)
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Q. Unsere Agentur hat einen Zeit- und Materialvertrag, der verlängert werden muss, weil die Arbeiten nicht wie ursprünglich vorgesehen abgeschlossen wurden. Der Vertrag befindet sich im Wesentlichen in einer Überschreitungssituation. Können wir diesen Vertrag durch einen Vertrag zum Selbstkostenpreis ersetzen, um die unvollendeten Arbeiten abzuschließen?
A. Wenn Sie einen Zeit- und Materialvertrag (T&M) haben, der sich Ihrer Meinung nach in einer „Überschreitungssituation“ befindet (d.h. in der der Auftragnehmer die Arbeiten aufgrund von Problemen, die er zu verantworten hat, nicht abgeschlossen hat), würden wir empfehlen, zu versuchen, die Abrechnungssätze für die unvollendeten Arbeiten neu zu verhandeln, um den geschätzten Gewinn aus den Abrechnungssätzen zu streichen, anstatt einen neuen Cost-No-Fee-Vertrag für die unvollendeten Arbeiten zu vergeben. Eines der potentiellen Probleme bei der Änderung der Vertragsart für Arbeiten, die ursprünglich unter den T&M-Vertrag fielen, ist die Frage, wie der Auftragnehmer aus einer potentiellen Verlustposition unter dem T&M-Vertrag befreit werden kann. Jemand, der die Akte in der Zukunft überprüft, könnte diese Frage durchaus aufwerfen, und es könnte ein berechtigtes Problem sein, wenn der Auftragnehmer mit Kosten arbeitet, die über den bei der Aushandlung der ursprünglichen Vertragsabrechnungssätze prognostizierten liegen. (Überarbeitet: Juni 2010)
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Q. Wenn ein Unternehmen Arbeitskategorien und die Anzahl der Stunden in einem Zeit-&Materialvertrag vorschlägt, ist es dann verpflichtet, nur diese Kategorien und Stunden genau so zu verwenden, wie sie im Vertrag angegeben sind, es sei denn, es gibt eine Vertragsänderung?
A. In einem T&M-Vertrag werden die Vertragspreise für die im Vertrag angegebenen Stunden und Arbeitskategorien angegeben. Wenn die zugewiesenen Arbeiten von den ursprünglich festgelegten abweichen und somit andere Kategorien und Stunden erfordern, müssen die Parteien den Vertrag ändern, um die neuen Kategorien und Stunden sowie die vereinbarten Preise für diese speziellen Stunden hinzuzufügen. Es steht dem Auftragnehmer nicht frei, andere Kategorien zu verwenden und diese nach eigenem Ermessen zu berechnen. Der Auftragnehmer würde dann Leistungen (andere Arbeitskategorien/Stunden) erbringen, die im Vertrag nicht vorgesehen sind. Wenn die Arbeit dieselbe ist wie die ursprünglich vertraglich vereinbarte, darf der Auftragnehmer keine anderen Kategorien zu anderen Sätzen in Rechnung stellen, es sei denn, es gibt eine Vertragsänderung, die die Zustimmung beider Parteien zu den Änderungen widerspiegelt. (Stand: Januar 2010)
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Q. Ist es zulässig, im Rahmen eines Hauptvertrags mit festem Festpreis einen Untervertrag für Zeit und Material zu schließen? Gibt es ein Verbot dagegen?
A. Es gibt kein Verbot für einen T&M Untervertrag, wenn der Hauptvertrag ein Festpreisvertrag ist. In diesem Fall übernimmt der Hauptauftragnehmer das Risiko, dass der Unterauftragnehmer seine Leistung nicht erbringen kann. Handelt es sich bei dem Hauptauftrag um einen Kostenerstattungsauftrag, wäre es für die Agentur sinnvoll, sich einzuschalten und sogar die Zustimmung zum Unterauftrag zu verlangen, da die Agentur das Risiko der Nichterfüllung (und damit der Kostenüberschreitung) durch den Unterauftragnehmer trägt. Im letzteren Fall würde die Agentur sicherstellen wollen, dass keine andere Art von Untervertrag möglich ist und dass strenge Kontrollen für den Hauptauftragnehmer vorhanden sind, um die Arbeit des Unterauftragnehmers zu verwalten und zu überwachen, um einen zufriedenstellenden Fortschritt zu gewährleisten. (Stand: November 2010)
Q. Unsere Agentur hat einen Auftrag für Paratransit-Dienstleistungen vergeben. Die Zahlungsbedingungen sehen vor, dass der Auftragnehmer einen festen Einheitspreis für jede geleistete Fahrt pro Stunde erhält. Der Vertrag enthält weder einen Höchstpreis noch eine Obergrenze für die Verpflichtung des Zuschussempfängers in Bezug auf den Gesamtdollar. Ist dies akzeptabel?
A. 4220.1F, Kapitel VI, 2. c. (2) (c) schreibt für Verträge vom Typ T&M einen Höchstpreis bzw. eine Obergrenze für die Verpflichtung des Zuwendungsempfängers vor. Dieser Vertrag muss so geändert werden, dass er einen Höchstpreis enthält, der ohne schriftliche Genehmigung des Zuschussempfängers nicht überschritten werden kann. (Stand: Oktober 2015)