Az ügyfelek hatékony képviselete a közvetítés során ugyanolyan szintű felkészültséget, szorgalmat és magabiztosságot igényel, mint az esküdtszéki tárgyaláson való fellépés. A közvetítői ülés kimenetele nagymértékben függ az ügyvéd teljesítményétől. Miután valószínűleg több mint ezer különböző típusú polgári ügy közvetítőjeként tevékenykedtem, arra a következtetésre jutottam, hogy az ügyvédek munkája nagyban befolyásolhatja az eredményt. Az alábbiakban az általam tapasztalt tíz legnagyobb hibát ismertetem.
Az ügy tárgyalására való hajlandóság és képesség közlésének elmulasztása.
Még ha furcsán hangzik is egy közvetítő szájából, úgy vélem, hogy túl sok ügyet rendeznek. Természetesen az esetek túlnyomó többségében a felek mindkét oldalon jobban járnak, ha megegyeznek, mintha bíró, esküdtszék vagy választottbíró előtt kockáztatnának. Másrészt az ügyfél számára ésszerű egyezség elérésének kulcsa az, hogy egyértelművé tegyük, hogy az ügyvéd kész, hajlandó és képes tárgyalni az ügyet. Sajnos néhány ügyvédnek az a híre, hogy bármilyen ügyet elintéz, ha kell, még a bíróság lépcsőjén is. Az ellenfelek tudják ezt, és ennek megfelelően cselekszenek, még a közvetítés során is.
Nem az “asztalra csapkodást” és a közvetítésből való kilépéssel való idő előtti fenyegetőzést javaslom. Az ügyvédeknek inkább azt a hírnevet kellene ápolniuk, hogy szükség esetén hajlandóak bíróság elé állni. Ezt a hírnevet nem lehet hitelesen megteremteni egyetlen ügy közvetítése során, hanem inkább a pályafutás során végzett szorgalmas felkészülést és a kontradiktórius eljárások hatékony bemutatását igényli.
Az ügyvédeknek és a feleknek érdemben részt kell venniük a közvetítőnek az ügy gyengeségeinek és erősségeinek feltárására irányuló erőfeszítéseiben. Másrészt, az ügy teljes körű feltárása és a másik fél egyezségi álláspontjának gondos mérlegelése után valóban vannak olyan esetek, amikor helyénvaló a közvetítésből kisétálni.”
Agresszív “nyitóbeszédek” megtétele.”
A legtöbb ügyvéd-közvetítő üzleti vagy személyi sérüléssel kapcsolatos ügyekben rövid nyitó megbeszélést tart az összes fél jelenlétében. A közvetítési eljárás és a titoktartás ismertetése után a legtöbb közvetítő mindkét féltől észrevételeket kér. A tendencia az, hogy ezt a lehetőséget nem használják ki az ügy agresszív vagy gyújtó hangvételű ismertetésére.
Gyakran a legjobb, ha nem mond semmit, vagy esetleg kijelenti, hogy bár az ügyfél határozottan úgy érzi, hogy az álláspontja helyes, az ügyfél azért van itt, hogy jóhiszeműen alkudozzon, vagy hasonló szavakkal. Bízza a semleges közvetítőre, a zártkörű megbeszélésen, hogy megvitassa az ellenféllel az ügyével kapcsolatos problémákat. Az üzenet gyakran hatékonyabb és világosabb, ha ezen az úton juttatják el. Másrészt természetesen készüljön fel arra, hogy a közvetítő a saját ügyfelével folytatott magánbeszélgetés során is hasonló bánásmódban részesíti a közvetítőt.
Szükséges felek nélkül közvetíteni.
Gyakran vannak olyan felek, akiket a közvetítésen képviselni kell, de akiket a perben hivatalosan nem lehet megnevezni. Például, ha biztosítási fedezeti jogvitáról van szó, akkor lehet értelme, hogy egy baleseti ügy közvetítésén a biztosítási védőügyvéd mellett a felelősségbiztosító is jelen legyen. Egy másik példával élve, a megegyezés elérésének esélyét növeli, ha egy üzleti ügyben a potenciális kezesek vagy kártalanítók részt vesznek a közvetítésen.
Néha szükséges a további fél formális bevonása a perbe ahhoz, hogy a figyelmét és részvételét felkeltse, de gyakran elegendő az ügyvéddel való informális kapcsolatfelvétel is.
Nem megfelelő hatáskörrel rendelkező személyekkel való közvetítés.
Az ügyvédek, a felek és a közvetítők számára az egyik legnagyobb frusztrációt az jelenti, amikor hosszú órákat töltenek az elvi megállapodás elérésével, majd először értesülnek arról, hogy a javasolt egyezséget egy vállalati tisztviselő vagy bizottság elé kell terjeszteni jóváhagyásra és ratifikálásra. A közvetítési folyamat akkor a leghatékonyabb, ha a közvetítőnek lehetősége van személyesen beszélni mindkét fél döntéshozójával. A nagyobb vállalatokat vagy kormányzati szerveket érintő ügyekben gyakran nem lehetséges a döntéshozó jelenléte, de az ellenérdekű félnek előre tájékozódnia kell, hogy ismerje az eljárásra vonatkozó korlátozásokat.
Még ha a döntéshozó jelen is van, ritkán fordul elő, hogy ez a személy korlátlan hatáskörrel rendelkezik. A tapasztalt közvetítők arra ösztönzik a képviselőt, hogy adott esetben további hatásköröket keressen, különösen akkor, ha a további hatáskör az ügy rendezését szolgálja.
Túl korai vagy túl késői közvetítés az ügyben.
Minden ügy más és más, és nehéz kemény és gyors szabályokat felállítani arra vonatkozóan, hogy mikor érdemes megfontolni a közvetítést. Néha van értelme megkísérelni a sürgős problémák azonnali közvetítését, különösen akkor, ha a felek olyan folyamatos kapcsolatban állnak egymással, amelyet meg kívánnak védeni. Másrészről viszont gyakran szükség van bizonyos szintű előkészítésre, vizsgálatra és feltárásra ahhoz, hogy az ügyvéd ésszerű értékelést adhasson az ügyfél helyzetéről. Néha helyénvaló a közvetítés a tárgyalás előestéjén, de gyakran az ügyvédek anyagilag és érzelmileg is rossz szolgálatot tesznek ügyfeleiknek azzal, hogy ilyen sokáig várnak.
Nem elegendő időt szánnak a közvetítésre.
Ahhoz, hogy a közvetítési folyamat működjön, az ügyfeleknek időre van szükségük ahhoz, hogy “kiszellőztessék” és esetleg megváltoztassák a régóta fennálló véleményüket és álláspontjukat. Néha úgy tűnik, hogy több órán keresztül alig vagy egyáltalán nem történik előrelépés, de sok ilyen esetben kielégítő megállapodás születik, ha minden fél továbbra is keményen dolgozik, amíg a közvetítő meg nem állapítja, hogy a felek valóban patthelyzetben vannak.
A tapasztalat azt is mutatja, hogy a leghatékonyabb az adok-kapok tárgyalási folyamat, amelyben az ajánlatok és ellenajánlatok oda-vissza járnak, nem pedig egy határozott, kezdeti álláspont bejelentése és betartása. Ez nem azt jelenti, hogy a felek ne tegyenek nagy mozgásokat (gyakran nagyon hatékony, és néha szükséges is), hanem csak azt, hogy a folyamat sikeréhez időre van szükség.
A közvetítési folyamat gyakran fáradságos és érzelmekkel teli a felek számára, de legtöbbször életképes és hatékony megegyezéseket eredményez. Az eljárás nehéz, de a tárgyalás általában érzelmileg és anyagilag mérhetetlenül nehezebb az ügyfél számára. A legtöbb (de nem minden) ügyfél ésszerű feltételekkel történő gyors lezárást szeretne, nem pedig teljes “győzelmet” a bíróságon vagy választottbíróságon. A tapasztalt közvetítő minden félnek tanácsot ad, ha a további erőfeszítések eredménytelennek tűnnek. Ne feledje, hogy a közvetítő bizalmas alapon olyan információkkal rendelkezhet a másik féltől, amelyek nagyobb rugalmasságot sugallnak, mint a közvetítő által közölni jogosult “hivatalos” álláspont.
Az ügy megfelelő előkészítésének elmulasztása.
Ritka az olyan közvetítés, amely ugyanolyan mértékű előkészítést igényel, mint egy esküdtszéki tárgyalás, de az ügyvédnek nem szabad alábecsülnie a munka elvégzéséhez szükséges munkát. Lehet, hogy nem célszerű minden kő alá benézni, de a közvetítésben részt vevő ügyvédnek tudnia kell, hogy milyen sziklák vannak odakint. A közvetítés nem más, mint egy felgyorsított, facilitált tárgyalás. Mint minden tárgyaláson, a tudás hatalom.
A közvetítő ideje nagy részét azzal tölti, hogy az ügyvéddel és az ügyféllel feltárja az ügy lehetséges gyenge pontjait. Bár ostobaság lenne nem figyelmesen meghallgatni a közvetítő mondanivalóját, az ügyvédnek nem szabad haboznia, hogy rámutasson arra, ha a közvetítő esetleg téved. Ennél is fontosabb, hogy a közvetítés során a jó eredmény elérésének egyik kulcsa az, hogy segítsen a közvetítőnek abban, hogy ugyanezt a folyamatot az ellenféllel is lefolytassa. Nem helyettesíthető a közvetítőnek a tényekről alkotott, elfogadható bizonyítékokkal alátámasztható álláspont bemutatása, valamint a per kimenetelének ésszerű, az alkalmazandó joghatóságon alapuló, e tényekből eredő értékelése.
A jó közvetítők “kifüstölik” a blöffölést és az általánosságokat.
Az ügyfél megfelelő felkészítésének elmulasztása.
A tapasztalt pereskedők soha nem viszik ügyfeleiket a tanúvallomásra vagy a tárgyalásra alapos felkészülés nélkül. Ugyanez vonatkozik a közvetítésre is.
Az ügyfélnek előre meg kell értenie az eljárás általános jellegét, beleértve a közvetítés során a titoktartás és a titoktartás szabályait, valamint az eljárás nem kötelező jellegét. Még ennél is fontosabb, hogy az ügyfélnek a közvetítés előtt meg kell ismernie ügyvédje értékelését az ügyről, valamint a lehetséges buktatókról és gyenge pontokról. Ilyen előzetes felkészüléssel nincs szükség arra, hogy az ügyvéd a zártkörű egyeztetés során az ügyfél előtt “nagyot álljon”. Kevés olyan polgári ügy van, amelynek 90 százalékos esélye van a sikerre, és nem produktív az ügyfél és a közvetítő idejét azzal rabolni, hogy ilyen szintű bizalmat fejezzen ki a kimenetellel kapcsolatban.
Az ügyfélnek az ügyvédjébe vetett bizalma helyrehozhatatlanul károsodhat, ha az ügyfél először a közvetítés során tudja meg, hogy fennáll a sommás ítélet veszélye, vagy hogy a várható ügyvédi díjak és költségek jelentősek lesznek. A közvetítő rákérdez majd ezekre a kérdésekre, és az ügyfél számára lesújtó, ha a közvetítői ülésen hall erről először.
Az ügyfelek értékelik az agresszivitást és a szorgalmat az érdekükben, de tisztelik az őszinteséget és az őszinteséget is az ügyvédjük részéről.
A “végeredmény” felfedése a közvetítő előtt.
A legjobb, ha általában nem fedik fel az ügyfél “végeredményét” a közvetítő előtt, még bizalmasan sem. Egyrészt az egyezségi álláspontnak rugalmasnak kell lennie, és a közvetítési folyamat során szerzett új felismeréseken és új információkon kell alapulnia. Továbbá, bár a közvetítő tiszteletben tartja az ilyen információk bizalmas jellegét, az ügyvéd számíthat arra, hogy a közvetítő az ügyféllel szemben érvel majd a zárt ülésen. Általában jobb, ha hagyjuk, hogy a közvetítő és az ellenfél megpróbálja kikövetkeztetni, hogy az ügyfél merre tarthat a tárgyalások alakulása alapján.
A legtöbb közvetítő inkább nem kap mérlegelési jogkört valamelyik fél nevében, mert attól tartanak, hogy a közvetítő elveszítheti semlegességét, ha az egyik vagy a másik fél nevében hoz tárgyalási döntéseket.
A függőben lévő egyezség státuszának meg nem értése.
Amikor és amennyiben elvi megállapodás születik, fontos pontosan meghatározni, hogy az egyezség vak és hatékony-e vagy sem. Gyakran (nem mindig) kívánatos, hogy a közvetítői ülésről kötelező érvényű egyezséggel távozzanak. Bár a közvetítő feladata a lehetséges megegyezés elősegítése, a cél nem a mindenáron történő megegyezés. Ha az egyik vagy mindkét félnek még mindig vannak kétségei vagy bizonytalanságai, vagy további részleteket kell kidolgozni, semmi rossz nincs abban, ha az ügyet nyitva hagyjuk, feltéve, hogy a végleges dokumentum rendelkezéseit kölcsönösen elfogadják. Problémás azonban az, ha az ügyvéd téves benyomást hagy az ügyfélben azzal kapcsolatban, hogy létrejött-e kötelező érvényű megállapodás vagy sem.
A néhány közvetítő által használt közvetítői megállapodások úgy rendelkeznek, hogy a közvetítés során elért elvi megállapodás nem kötelező érvényű, kivéve, ha és amíg azt valamennyi fél által aláírt írásba nem foglalják. Fontos, hogy az ügyvédek ismerjék az alkalmazott közvetítői megállapodás feltételeit. Ilyen rendelkezés esetén, ha a felek a közvetítés elhagyása előtt kötelező érvényű megállapodást kívánnak kötni, többféle megközelítés létezik. Gyakran kényelmes és hatékony, ha a közvetítő elkészít egy “kötelező érvényű határidőt”, amely összefoglalja az elfogadott feltételeket. A term sheet továbbá kimondja, hogy az ügyvéd hivatalos egyezségi dokumentumokat fog készíteni, és hogy időközben a term sheet, ha valamennyi fél aláírja, kötelező érvényű és hatékony megállapodást tükröz. E megközelítés szerint hasznos, ha a term sheetben rögzítik, hogy a közvetítő – egy összefoglaló telefonos meghallgatást követően – kötelező érvényű döntőbíróként jár el a végleges szerződés nyelvezetében fennálló kibékíthetetlen nézeteltérésekkel kapcsolatban.
Egyszerű esetekben a közvetítés során elkészíthető és aláírható egy végleges és kötelező erejű egyezségi megállapodás. Még bonyolult ügyekben is, ha minden részletet kidolgoztak, az ügyvéd és a felek inkább akár több órát is tölthetnek a végleges egyezségi megállapodás elkészítésével.