Wanneer het op communicatie aankomt, denken we allemaal dat we er vrij goed in zijn. De waarheid is, dat zelfs degenen onder ons die goede communicatoren zijn lang niet zo goed zijn als we denken. Deze overschatting van ons vermogen om te communiceren wordt versterkt bij interactie met mensen die we goed kennen.
Onderzoekers van de University of Chicago Booth School of Business hebben deze theorie op de proef gesteld en wat zij ontdekten is opzienbarend. In de studie koppelden de onderzoekers proefpersonen aan mensen die ze goed kenden en vervolgens weer aan mensen die ze nooit hadden ontmoet. De onderzoekers ontdekten dat mensen die elkaar goed kenden, elkaar niet beter begrepen dan mensen die elkaar net hadden ontmoet! Nog erger, deelnemers overschatten vaak hun vermogen om te communiceren, en dit was meer uitgesproken met mensen die ze goed kenden.
Wanneer we communiceren met mensen die we goed kennen, maken we veronderstellingen over wat ze begrijpen – veronderstellingen die we niet durven te maken met vreemden. Deze neiging om te overschatten hoe goed we communiceren (en hoe goed we worden begrepen) is zo wijdverbreid dat psychologen er zelfs een naam voor hebben: closeeness-communication bias.
“Het inzicht, ‘Wat ik weet is anders dan wat jij weet’ is essentieel voor effectieve communicatie,” zei studieleider Kenneth Savitsky, “maar dat inzicht kan ongrijpbaar zijn. Sommigen kunnen inderdaad op dezelfde golflengte zitten, maar misschien niet zo veel als ze denken. Je wordt gehaast en gepreoccupeerd, en je stopt met het perspectief van de andere persoon in te nemen.”
Verwant: How to Immediately Connect With Anyone
Taking action
Communicatie is het echte werk van leiderschap; je kunt gewoon geen groot leider worden totdat je een groot communicator bent. Goede communicatoren inspireren mensen. Zij creëren een band die echt, emotioneel en persoonlijk is. En goede communicatoren smeden deze verbinding door mensen te begrijpen en een vermogen om rechtstreeks tot hun behoeften te spreken op een manier die zij bereid zijn te horen.
De acht strategieën die volgen zullen u helpen om het vooroordeel over communicatie te overwinnen dat de neiging heeft ons tegen te houden bij iedereen die we tegenkomen, vooral bij degenen die we goed kennen. Pas deze strategieën toe en zie hoe uw communicatievaardigheden nieuwe hoogten bereiken.
Spreek tot groepen als individuen.
Als leider moet u vaak groepen mensen toespreken. Of het nu gaat om een kleine teamvergadering of een bedrijfsbrede bijeenkomst, u moet een niveau van intimiteit in uw benadering ontwikkelen dat elk individu in de kamer het gevoel geeft dat u rechtstreeks tot hem of haar spreekt. De truc is om de afleiding van de menigte te elimineren, zodat u uw boodschap kunt overbrengen zoals u dat zou doen als u met één persoon zou spreken. Je wilt emotioneel oprecht zijn en dezelfde gevoelens, energie en aandacht uitstralen die je één-op-één zou hebben (in tegenstelling tot de angst die je voelt als je voor mensen staat). Het vermogen om dit voor elkaar te krijgen is het kenmerk van geweldige leiderschapscommunicatie.
Praat zodat mensen zullen luisteren.
Goede communicatoren lezen hun publiek (groepen en individuen) zorgvuldig om ervoor te zorgen dat ze niet hun adem verspillen aan een boodschap die mensen niet klaar zijn om te horen. Praten zodat mensen zullen luisteren betekent dat u uw boodschap aan te passen op de vlieg om te blijven met uw publiek (wat ze klaar zijn om te horen en hoe ze klaar zijn om het te horen). Doorbazuinen om zeker te zijn dat je hebt gezegd wat je wilde zeggen, heeft niet hetzelfde effect op mensen als hen betrekken in een zinvolle dialoog waarin ideeën worden uitgewisseld. Weersta de drang om koste wat kost uw punt te maken. Wanneer je praten leidt tot mensen die goede vragen stellen, weet je dat je op de goede weg bent.
Luister zodat mensen zullen praten.
Een van de meest desastreuze verleidingen voor een leider is om communicatie te behandelen als eenrichtingsverkeer. Wanneer u communiceert, moet u mensen ruimschoots de gelegenheid geven hun mening te geven. Als je merkt dat je vaak het laatste woord hebt in gesprekken, dan is dit waarschijnlijk iets waar je aan moet werken.
Luisteren gaat niet alleen over het horen van woorden; het gaat ook over het luisteren naar de toon, de snelheid, en het volume van de stem. Wat wordt er gezegd? Wat wordt er niet gezegd? Welke verborgen boodschappen zijn er onder de oppervlakte? Wanneer iemand tegen u praat, stop dan met al het andere en luister volledig tot de andere persoon klaar is met spreken. Wanneer u aan het telefoneren bent, typ dan geen e-mail. Als u met iemand vergadert, sluit dan de deur en ga dicht bij de persoon zitten, zodat u zich kunt concentreren en kunt luisteren. Eenvoudige gedragingen zoals deze zullen u helpen in het huidige moment te blijven, de signalen op te pikken die de andere persoon uitzendt, en duidelijk te maken dat u echt hoort wat hij of zij zegt.
Gerelateerd: 8 Krachtige Manieren Leiders Met Overtuiging Motiveer Ons
Verbind emotioneel.
Maya Angelou zei het het beste: “Mensen zullen vergeten wat je zei en deed, maar ze zullen nooit vergeten hoe je hen liet voelen.” Als leider is je communicatie impotent als mensen zich er niet op een emotioneel niveau mee verbinden. Dit is moeilijk voor veel leiders omdat ze het gevoel hebben dat ze een bepaalde persoonlijkheid moeten uitstralen. Laat dat los. Om je emotioneel te verbinden met je mensen, moet je transparant zijn. Wees menselijk. Laat ze zien wat je drijft, waar je om geeft, wat je ’s morgens uit bed doet komen. Geef openlijk uiting aan deze gevoelens, en u zult een emotionele band met uw mensen smeden.
Lees lichaamstaal.
Uw autoriteit maakt het moeilijk voor mensen om te zeggen wat er echt op hun lever ligt. Hoe goed de relatie met uw ondergeschikten ook is, u houdt uzelf voor de gek als u denkt dat ze met u net zo open zijn als met hun collega’s. U moet dus bedreven raken in het begrijpen van onuitgesproken boodschappen. De grootste rijkdom aan informatie ligt in de lichaamstaal van mensen. Het lichaam communiceert non-stop en is een overvloedige bron van informatie, dus let doelbewust op lichaamstaal tijdens vergaderingen en informele gesprekken. Als je je eenmaal hebt ingesteld op lichaamstaal, worden de boodschappen luid en duidelijk. Besteed evenveel aandacht aan wat niet wordt gezegd als aan wat wel wordt gezegd, en u zult feiten en meningen ontdekken die mensen niet direct willen uiten.
Bereid uw intentie voor.
Een beetje voorbereiding komt een heel eind als u wilt zeggen wat u wilt zeggen en als u wilt dat een gesprek het beoogde effect heeft. Bereid geen toespraak voor; ontwikkel een begrip van wat de focus van een gesprek moet zijn (opdat mensen de boodschap horen) en hoe u dit zult bereiken. Uw communicatie zal overtuigender zijn als u uw bedoelingen van tevoren hebt voorbereid.
Mis uit het jargon.
De zakenwereld zit vol met jargon en metaforen die onschadelijk zijn als mensen zich ermee kunnen identificeren. Het probleem is dat de meeste leiders te veel jargon gebruiken en hun ondergeschikten en klanten van zich vervreemden met hun “zakelijke taal”. Gebruik het spaarzaam als u contact wilt maken met uw mensen. Anders komt u onoprecht over.
Practice active listening.
Actief luisteren is een eenvoudige techniek die ervoor zorgt dat mensen zich gehoord voelen, een essentieel onderdeel van goede communicatie. Om actief luisteren te oefenen:
- Spendeer meer tijd aan luisteren dan aan praten.
- Beantwoord vragen niet met vragen.
- Vermijd het afmaken van andermans zinnen.
- Focus je meer op de ander dan op jezelf.
- Focus op wat mensen op dit moment zeggen, niet op wat hun belangen zijn.
- Reframe wat de ander heeft gezegd om er zeker van te zijn dat u hem of haar goed begrijpt (“Dus u vertelt me dat dit budget nadere overweging behoeft, toch?”
- Bedenk wat u gaat zeggen nadat iemand klaar is met spreken, niet terwijl hij of zij aan het woord is.
- Vraag voldoende door.
- Nooit onderbreken.
- Niet noteren.
Het geheel samenbrengen
Terwijl u werkt aan het toepassen van deze strategieën, probeer te voorkomen dat u meer afbijt dan u kunt kauwen. Werken aan een tot drie strategieën per keer is voldoende. Als u probeert om meer aan te pakken dan u aankunt, zult u niet zoveel vooruitgang zien als u zou doen als u uw focus zou vernauwen. Als je eenmaal effectief bent in een bepaalde strategie, kun je een andere strategie ervoor in de plaats nemen. Communicatie is een dynamisch element van leiderschap dat verweven is in het meeste van wat u elke dag doet. Je krijgt ruimschoots de gelegenheid om je vaardigheden in deze cruciale vaardigheid te verbeteren.
Gerelateerd: The 7 Things Great Listeners Do Differently
Een versie van dit artikel verscheen eerst op TalentSmart.