Frequently Asked Questions
Q. Czy może mi Pan powiedzieć, czym dokładnie są kontrakty na czas i materiały oraz na stałą cenę?
A. Kontrakty na czas i materiały (T&M) mogą być wykorzystywane do nabywania dostaw lub usług. Zamówienia te przewidują płatność kosztów pracy na podstawie stałych stawek rozliczeniowych za godzinę, które są określone w umowie. Te godzinowe stawki rozliczeniowe obejmują płace, koszty pośrednie, koszty ogólne i administracyjne oraz zysk. W umowie T&M istnieje element stałej ceny – stałe stawki rozliczeniowe za godzinę pracy. Ale umowy te działają również jako umowy typu kosztowego w tym sensie, że godziny pracy, które mają być przepracowane i opłacone, są elastyczne. Materiały są rozliczane po kosztach, chyba że wykonawca zazwyczaj sprzedaje materiały typu potrzebnego na umowę w normalnym toku swojej działalności. W takim przypadku przepis płatniczy może przewidywać płatność materiałów na podstawie ustalonych cen katalogowych lub cen z wykazu obowiązujących w momencie dostarczenia materiału. Umowy te mogą również przewidywać zwrot kosztów obsługi materiałów, które są kosztami pośrednimi, takimi jak koszty nabycia, kontroli, składowania, płatności itp. Te koszty pośrednie są rozliczane jako procent poniesionych kosztów materiałowych (podobnie jak rozliczanie kosztów ogólnych jako procentu bezpośredniej pracy). Takie koszty obsługi materiałów muszą być wyodrębnione w oddzielnej puli kosztów pośrednich przez system księgowy wykonawcy i nie mogą być włączone do kosztów pośrednich uwzględnionych jako część stałej stawki godzinowej za robociznę bezpośrednią. Rozsądne byłoby zawsze uzyskanie audytu systemu księgowego wykonawcy przed udzieleniem zamówienia w celu określenia adekwatności systemu do właściwego oddzielenia kosztów przeładunku materiałów od innych kosztów ogólnych rozliczanych w ramach stałych stawek godzinowych za robociznę. Pełne omówienie kontraktów na czas i materiały znajduje się w sekcji 2.4.3.3 podręcznika FTA Best Practices Procurement Manual. (Zmieniony: czerwiec 2010)
Back to top
Q. Rząd ogłosił zaproszenie do składania ofert na kontrakt o stałej cenie, ale oferent zaproponował zmianę rodzaju kontraktu na czas i materiały. Jeżeli w trakcie negocjacji rząd zgodzi się na tę zmianę, jaki jest prawdopodobny rezultat? Czy ryzyko dla wykonawcy będzie mniejsze? Czy wykonawca będzie miał większą motywację do kontrolowania kosztów? Czy typ zamówienia będzie musiał być ponownie zmieniony po udzieleniu zamówienia?
A. Wspólna zasada przyznawania dotacji dla odbiorców rządowych zezwala na stosowanie umów na czas i materiały tylko po ustaleniu, że żaden inny rodzaj umowy nie jest odpowiedni; oraz jeśli umowa określa cenę maksymalną, której wykonawca nie może przekroczyć, chyba że na własne ryzyko. Dzieje się tak dlatego, że kontrakt T&M nie zachęca wykonawcy do kontrolowania kosztów – im więcej czasu i pieniędzy poświęca, tym bardziej jest to opłacalne dla wykonawcy. Nawet umowa koszt plus-fixed-fee jest pod tym względem lepsza, ponieważ ustala wysokość opłat w dolarach za wykonanie umowy, a przekroczenie kosztów nie skutkuje większym zyskiem dla kontaktora.
Jeśli było to konkurencyjne zamówienie i zostało ogłoszone jako umowa ze stałą ceną, nie można następnie negocjować umowy T&M bez zmiany zaproszenia do składania ofert i umożliwienia innym firmom zaoferowania propozycji na tej podstawie. Stanowi to istotną zmianę w zamówieniu i równie dobrze mogą istnieć inne firmy, które zaproponowałyby na podstawie T&M, a nie zaoferowały propozycji na podstawie stałej ceny.
Jeśli udzielisz zamówienia na podstawie stałej ceny, nie będziesz mógł później zmienić rodzaju umowy na umowę T&M i oczekiwać, że FTA zwróci ci dodatkowe koszty. FTA ma interes finansowy w kontrakcie o stałej cenie i agencja nie może oddać tego interesu FTA bez uprzedniej zgody FTA. Innymi słowy, agencja nie może później zapłacić więcej za coś, na co miała podpisany kontrakt z określoną ceną (chyba że oczywiście agencja zmieni wymagania/specyfikację kontraktu). (Zmieniony: czerwiec 2010)
Powrót na górę
Q. Próbujemy określić „rozsądny” koszt obsługi materiałów. Kontrahent próbuje zaliczyć do nich koszty ogólne i administracyjne (G&A), ale ponieważ ustalona stawka jest trzykrotnie wyższa od kwoty wypłacanej pracownikowi, wydaje się, że G&A jest częścią stawki robocizny. Jaka jest podstawa kosztów transportu materiałów, tj. jakie rodzaje opłat są dopuszczalne? Czy stawki nie wynoszą zwykle 5-10% wartości materiałów?
A. Federal Acquisition Regulations (FAR) w swojej dyskusji na temat kontraktów Time and Materials w podczęści 16.601 (b) (2) mówi, że koszty obsługi materiałów mają obejmować tylko te koszty, które są wyraźnie wyłączone ze „stawki za roboczogodzinę”. Stawka roboczogodziny obejmuje bezpośrednie koszty robocizny (wynagrodzenie) i koszty ogólne (i/lub koszty G&A). Innymi słowy, koszty przeładunku materiałów muszą być wyodrębnione w oddzielnej puli kosztów pośrednich od pozostałych kosztów ogólnych i G&A. Koszty obsługi materiałów zazwyczaj obejmują takie funkcje, jak odbiór, kontrola, przechowywanie i dystrybucja materiałów. Masz rację mówiąc, że stawki za obsługę materiałów są zwykle mniejsze niż 10% samych kosztów materiałowych. Jeżeli wykonawca nie ma oddzielnej puli kosztów obsługi materiałów, możesz wynegocjować w umowie umowę wymagającą takiej puli, jak również umowę dotyczącą składników puli, oraz ustalić górną granicę lub pułap stawki, z możliwością jej obniżenia dopiero w momencie ostatecznego audytu kosztów. Nie należy stosować z góry ustalonej (stałej) stawki za obsługę materiałów, ponieważ może to zostać zinterpretowane jako niedozwolona umowa typu koszt plus procent kosztów. Jeśli kontaktor nie zgodzi się z Tobą i nadal będzie nalegał na opłatę G&A, która powoduje nierówne wyniki kosztowe dla Twojej agencji, możesz również kupić materiały i dostarczyć je wykonawcy jako „materiały dostarczone przez właściciela/agencję”. To unieważniłoby wszelkie marże, choć oczywiście stanowiłoby obciążenie administracyjne dla Twojej agencji. (Revised: June 2010)
Back to top
Q. Proszę wyjaśnić „skład” stawek za czas i materiał. Rozumiem, że żadna opłata nie może być stosowana do kosztów innych niż robocizna. Stwierdzono, że obciążenie materiałowe może być zastosowane do materiału, pod warunkiem, że koszt ten nie jest już zawarty w stawce robocizny. A co z podróżą, czy Wykonawca może stosować jakieś obciążenia do podróży? Prosimy o doprecyzowanie, co można, a czego nie można stosować do poszczególnych elementów kosztu.
A. Ma Pan rację w swoim stwierdzeniu, że nie jest dopuszczalna żadna opłata ani zysk, chyba że jako część stałej stawki rozliczeniowej za roboczogodziny bezpośrednie. Ustalenie w umowie stawki opłaty i umożliwienie wykonawcy wystawiania rachunków za rzeczywiste koszty (np. materiałów lub podróży) powiększone o tę stawkę opłaty stanowiłoby niedozwoloną umowę typu koszt plus procent kosztów. Wykonawcy wolno odzyskiwać koszty ogólne od jego kosztów bezpośrednich, takich jak materiały lub podróże, jeżeli system księgowy wykonawcy wyraźnie wyodrębnił koszty ogólne związane z tymi kosztami bezpośrednimi (np. w puli kosztów ogólnych obsługi materiałów), a te koszty ogólne nie są włączone do puli kosztów ogólnych, która jest stosowana do bezpośrednich kosztów pracy. Innymi słowy, nie może występować podwójne naliczanie kosztów ogólnych obsługi materiałów w stawkach stosowanych do dolarów roboczych i dolarów materiałowych. Wykonawca musi konsekwentnie obciążać wszystkie umowy przy użyciu tej samej metodologii.
As far as overhead costs applied to travel, it would be highly unusual for a Contractor’s accounting system to separate the overhead costs associated with direct-charge travel and apply a separate burden rate to those costs. Sądzimy, że byłoby praktycznie niemożliwe wyodrębnienie kosztów ogólnych związanych z podróżami związanymi z bezpośrednim obciążeniem do umów od innych rodzajów podróży, takich jak podróże menedżerów korporacyjnych w ramach ogólnych podróży służbowych. Ale jeśli wykonawca miał pulę kosztów ogólnych związanych z podróżą, która konsekwentnie rozliczała wszystkie kontrakty, a ta pula kosztów ogólnych została skontrolowana przez niezależnego audytora i uznana za właściwą zgodnie z zasadami FAR część 31cost, wtedy uznalibyśmy to za dopuszczalne.
Back to top
Q. Czy zamówienie Time and Material nie jest niczym więcej niż Cost-Plus-Percent-Cost z przetasowanymi narzutami? Nie widzę różnicy… w obu scenariuszach wykonawca zwiększy zysk poprzez większą liczbę przepracowanych godzin. Niezależnie od tego, czy narzuty są ukryte w stawkach wynagrodzenia za godzinę … lub stosowane oddzielnie po określeniu całkowitych bezpośrednich kosztów pracy … całkowity koszt jest taki sam, a co ważniejsze, czynnik zniechęcający dla wykonawcy jest taki sam: więcej godzin zapewni większy zysk.
A. Prawdą jest, że zarówno w przypadku kontraktów typu Czas i Materiał (T&M), jak i typu Koszt-Plus-Percent-Koszt (CPPC) wykonawca ma czynnik zniechęcający do kontrolowania kosztów; tzn. im więcej wysiłku poświęca, tym bardziej opłacalna staje się praca. Kontrakt typu CPPC jest zabroniony i nie może być stosowany, gdy zaangażowane są fundusze federalne. Kontrakt T&M jest dopuszczalny, ale może być stosowany tylko wtedy, gdy grantobiorca stwierdzi, że żaden inny rodzaj kontraktu nie jest odpowiedni, a kontrakt określa cenę pułapową, której wykonawca nie przekroczy, chyba że na własne ryzyko.
Jeśli masz ustalenia umowne, w których wykonawca otrzymuje zwrot swoich rzeczywistych kosztów w dolarach (nie ma znaczenia, czy te koszty są kosztami pracy, materiałów, podróży itp. Na przykład, nie można uzgodnić z wykonawcą umowy koszt plus stała opłata, aby zapłacić mu rzeczywiste koszty pracy plus z góry ustaloną (stałą) stawkę kosztów ogólnych. Musisz zapewnić sobie możliwość skontrolowania stawki kosztów ogólnych po fakcie i dostosowania rachunków do faktycznie poniesionej stawki. Podobnie, nie możesz zgodzić się na zapłacenie wszystkich kosztów wykonawcy plus ustalona stawka zysku od faktycznie poniesionych kosztów. Oba te przykłady są niezgodne z prawem porozumienia CPPC.
Możesz zgodnie z prawem wynegocjować stałą, w pełni obciążoną (robocizna, koszty ogólne, zysk) stawkę godzinową za dany rodzaj pracy i pozostawić godziny do rozliczenia jako elastyczną kwotę, jeśli niepewność wykonania pracy uzasadnia. Przepisy dotyczące zamówień publicznych nakazałyby Ci ścisłe monitorowanie i zarządzanie tego typu umową, aby mieć pewność, że wykonawca dobrze wywiązuje się ze swoich obowiązków. W Twoich przykładach, jeśli umowa jest negocjowana z góry, a stawka godzinowa za robociznę, koszty ogólne, zysk jest stała, to masz umowę T&M. Jeśli jednak tylko część stawki rozliczeniowej jest stała i istnieją z góry ustalone (stałe) dodatki, takie jak koszty ogólne lub stopa zysku, które są stosowane do stałej części rozliczeń (np. kosztów pracy), wówczas mamy do czynienia z umową CPPC. (Reviewed: June 2010)
Back to top
Q. Nasza agencja ma kontrakt na czas i materiały, który musi zostać przedłużony, ponieważ prace nie zostały ukończone zgodnie z pierwotnymi założeniami. Kontrakt jest w zasadzie w sytuacji „przekroczenia”. Czy możemy zastąpić ten kontrakt kontraktem typu Cost-No-Fee w celu ukończenia niedokończonej pracy?
A. Jeśli masz kontrakt na czas i materiały (T&M), który uważasz za znajdujący się w stanie „przekroczenia” (tj. gdy wykonawca nie ukończył pracy z powodu problemów, nad którymi ma kontrolę), radzimy spróbować renegocjować stawki rozliczeniowe za niedokończoną pracę, tak aby usunąć szacowany zysk ze stawek rozliczeniowych, zamiast przyznawać nowy kontrakt typu „koszt-opłata” na niedokończoną pracę. Jednym z potencjalnych problemów związanych ze zmianą rodzaju umowy na prace pierwotnie objęte umową T&M jest kwestia wyprowadzenia wykonawcy z pozycji potencjalnej straty w ramach umowy T&M. Ktoś przeglądający akta w przyszłości może podnieść tę kwestię i może to być uzasadniony problem, jeśli wykonawca działał z kosztami przekraczającymi te, które były przewidywane w momencie negocjowania stawek rozliczeniowych pierwotnego kontraktu. (Reviewed: June 2010)
Back to top
Q. Kiedy firma proponuje kategorie pracy i liczbę godzin w umowie materiałowej na czas, czy istnieje wymóg stosowania tylko tych kategorii i godzin, które są dokładnie podane w umowie, chyba że nastąpiła zmiana umowy? W umowie T&M ceny umowne są podane dla godzin i kategorii pracy określonych w umowie. Jeżeli zlecone prace różnią się od pierwotnie określonych i w związku z tym wymagają innych kategorii i godzin, strony muszą zmienić umowę w celu dodania nowych kategorii i godzin oraz uzgodnionych cen za te konkretne godziny. Zleceniobiorca nie może swobodnie używać innych kategorii i naliczać za nie opłat według własnego uznania. Wówczas wykonawca dostarczałby przedmioty (inne kategorie robocizny/godziny), których nie przewidziano w umowie. Jeśli praca jest taka sama jak ta, na którą pierwotnie zawarto umowę, wykonawca nie może naliczać różnych kategorii według różnych stawek, chyba że dokonano modyfikacji umowy, która odzwierciedla zgodę obu stron na zmiany. (Posted: January, 2010)
Back to top
Q. Czy dozwolone jest zawieranie umów podwykonawczych na czas i materiały w ramach Kontraktu Głównego o stałej cenie? Czy jest jakiś zakaz w tym zakresie?
A. Nie ma zakazu zawierania umów o podwykonawstwo T&M, jeżeli umowa główna ma stałą cenę. W tym przypadku to główny wykonawca bierze na siebie ryzyko, że podwykonawca może nie wywiązać się z umowy. Jeżeli umowa główna dotyczy zwrotu kosztów, wtedy byłoby rozsądne, aby agencja zaangażowała się, do tego stopnia, że wymagałaby zgody na umowę podwykonawczą, ponieważ agencja ponosiłaby ryzyko niewykonania umowy (i tym samym przekroczenia kosztów) przez podwykonawcę. W tym ostatnim przypadku agencja chciałaby się upewnić, że żaden inny rodzaj umowy podwykonawczej nie jest możliwy do zrealizowania, a także, że zostały wprowadzone rygorystyczne kontrole dla głównego wykonawcy w celu zarządzania i monitorowania pracy podwykonawcy, aby zapewnić zadowalający postęp. (Posted: November, 2010)
Q. Nasza agencja udzieliła zamówienia na usługi paratranzytowe. Warunki płatności przewidują, że wykonawca otrzyma stałą cenę jednostkową za każdą wykonaną podróż – godzinę. Umowa nie ma ceny maksymalnej ani limitu zobowiązań beneficjenta w dolarach całkowitych. Czy takie rozwiązanie jest możliwe do zaakceptowania?
A. Cena pułapowa/limit zobowiązania odbiorcy dotacji jest wymagany przez 4220.1F, rozdział VI, 2. c. (2) (c) dla umów typu T&M. Umowa ta musi zostać zmodyfikowana w celu włączenia ceny pułapowej, która nie może zostać przekroczona bez pisemnego upoważnienia grantobiorcy. (Posted: October, 2015)
.