Întrebări frecvente
Q. Ați putea să-mi spuneți exact ce sunt contractele de timp și materiale și contractele cu preț fix?
A. Contractele de timp și materiale (T&M) pot fi utilizate pentru achiziționarea de bunuri sau servicii. Aceste contracte prevăd plata costurilor forței de muncă pe baza unor tarife fixe de facturare orară care sunt specificate în contract. Aceste tarife orare de facturare ar include salariile, costurile indirecte, cheltuielile generale și administrative și profitul. Există un element de preț fix în contractul T&M – ratele fixe de facturare orară. Dar aceste contracte funcționează, de asemenea, ca și contracte de tip cost, în sensul că orele de muncă ce urmează a fi lucrate și plătite sunt flexibile. Materialele sunt facturate la preț de cost, cu excepția cazului în care antreprenorul vinde de obicei materiale de tipul celor necesare în cadrul contractului în cursul normal al activității sale. În acest caz, dispoziția de plată poate prevedea plata materialelor pe baza catalogului stabilit sau a prețurilor de listă în vigoare în momentul în care materialul este furnizat. Aceste contracte pot prevedea, de asemenea, rambursarea costurilor de manipulare a materialelor, care sunt costuri indirecte, cum ar fi achiziția, inspecția, depozitarea, plata etc. Aceste costuri indirecte sunt facturate ca procent din costurile materiale suportate (similar cu facturarea cheltuielilor generale ca procent din forța de muncă directă). Aceste costuri de manipulare a materialelor trebuie să fie segregate într-un grup separat de costuri indirecte de către sistemul de contabilitate al contractantului și nu trebuie să fie incluse în costurile indirecte incluse ca parte a tarifului orar fix de facturare pentru forța de muncă directă. Ar fi întotdeauna prudent să se efectueze un audit al sistemului de contabilitate al contractantului înainte de atribuirea contractului pentru a determina dacă sistemul este adecvat pentru a separa în mod corespunzător costurile de manipulare a materialelor de alte costuri indirecte care sunt facturate împreună cu ratele orare fixe pentru forța de muncă. În secțiunea 2.4.3.3 din Manualul de bune practici în materie de achiziții publice al FTA există o discuție completă privind contractele de timp și materiale. (Revizuit: iunie 2010)
Înapoi sus
Q. Guvernul a emis o solicitare de ofertă pentru un contract cu preț fix ferm, dar ofertantul a propus ca tipul de contract să fie schimbat în contract pe timp și materiale. Dacă, în timpul negocierilor, guvernul este de acord cu această modificare, care este rezultatul probabil? Va exista un risc mai mic pentru contractant? Va exista un stimulent mai mare pentru ca contractantul să controleze costurile? Va trebui ca tipul de contract să fie schimbat din nou după atribuirea contractului?
A. Regula comună privind subvențiile pentru beneficiarii guvernamentali permite utilizarea contractelor pe bază de timp și materiale numai după ce se stabilește că niciun alt tip de contract nu este adecvat; și dacă în contract este specificat un preț plafon pe care contractantul nu îl poate depăși decât pe propriul risc. Acest lucru se datorează faptului că contractul T&M nu are niciun stimulent pentru ca antreprenorul să controleze costurile – cu cât se cheltuiesc mai mult timp și bani, cu atât este mai profitabil pentru antreprenor. Chiar și un contract cost-plus-fixed-fee este preferabil din acest punct de vedere, deoarece stabilește suma în dolari a onorariului pentru executarea contractului, iar depășirile de costuri nu au ca rezultat un profit mai mare pentru contractant.
Dacă aceasta a fost o achiziție competitivă și a fost anunțată ca fiind un contract cu preț fix, nu puteți negocia apoi un contract T&M fără a modifica cererea de ofertă și a permite altor companii să ofere propuneri pe această bază. Acest lucru reprezintă o modificare materială a achiziției publice și ar putea foarte bine să existe alte firme care ar fi propus pe baza unui contract T&M și care nu au oferit propuneri pe bază de preț fix.
Dacă atribuiți un contract cu preț fix, nu veți putea schimba ulterior tipul de contract într-un contract T&M și să vă așteptați ca FTA să vă ramburseze costurile suplimentare. FTA are un interes financiar în contractul cu preț fix, iar agenția nu poate ceda interesul FTA fără aprobarea prealabilă a FTA. Cu alte cuvinte, agenția nu poate plăti ulterior mai mult pentru ceva pentru care a avut un contract la un preț specificat (cu excepția cazului în care, desigur, agenția modifică cerințele/specificațiile contractului). (Revizuit: iunie 2010)
Înapoi sus
Q. Încercăm să determinăm un cost „rezonabil” de manipulare a materialelor. Antreprenorul încearcă să își impute cheltuielile generale și administrative (G&A) – dar, deoarece rata fixă este de trei ori mai mare decât suma plătită angajatului – se pare că G&A este o parte a ratei forței de muncă. Care este baza pentru costurile de manipulare a materialelor, și anume, ce tipuri de cheltuieli sunt permise? Nu sunt tarifele de obicei 5-10% din materiale?
A. Reglementările federale privind achizițiile (FAR), în discuția privind contractele de timp și materiale de la subparagraful 16.601 (b) (2), afirmă că costurile de manipulare a materialelor trebuie să includă numai acele costuri care sunt excluse în mod clar din „tariful pe oră de muncă”. Rata orei de muncă ar include costul forței de muncă directe (salariul) și cheltuielile generale (și/sau cheltuielile G&A). Cu alte cuvinte, costurile de manipulare a materialelor trebuie să fie separate într-un fond de costuri indirecte separat de celelalte costuri generale și costuri G&A. Costurile de manipulare a materialelor includ, de obicei, funcții precum recepția, inspecția, depozitarea și distribuirea materialelor. Aveți dreptate când spuneți că ratele de manipulare a materialelor sunt, de obicei, mai mici de 10% din costurile materialelor în sine. În cazul în care contractantul nu are un grup separat de manipulare a materialelor, puteți negocia un acord prealabil în contract care să prevadă un astfel de grup, precum și un acord prealabil privind componentele grupului, și să stabiliți un plafon sau o limită maximă a tarifului, care poate fi ajustat în jos numai în momentul auditului final al costurilor. Nu ar trebui să folosiți o rată predeterminată (fixă) de manipulare a materialelor, deoarece acest lucru ar putea fi interpretat ca un contract nepermis de cost plus procent din cost. În cazul în care contactorul nu va fi de acord cu dumneavoastră și continuă să insiste asupra unei taxe G&A care produce rezultate inechitabile în materie de costuri pentru agenția dumneavoastră, ați putea, de asemenea, să cumpărați materialele și să le furnizați contractantului ca „materiale furnizate de proprietar/agenție”. Acest lucru ar anula orice majorare, deși ar reprezenta, desigur, o sarcină administrativă pentru agenția dumneavoastră. (Revizuit: iunie 2010)
Înapoi sus
Q. Vă rugăm să explicați „alcătuirea” tarifelor pentru timp și materiale. Înțeleg că nu se aplică niciun tarif pentru alte costuri decât cele de manoperă. Se precizează că sarcina materială poate fi aplicată la materiale, cu condiția ca acest cost să nu fie deja inclus în tariful pentru manoperă. Ce se întâmplă cu deplasarea, poate un antreprenor să aplice orice fel de sarcini pentru deplasare? Vă rugăm să detaliați ce se poate și ce nu se poate aplica diferitelor elemente de cost.
A. Aveți dreptate în afirmația dvs. că nu este permisă nicio taxă sau profit decât ca parte a ratei fixe de facturare pentru orele de muncă directă. Stabilirea unei rate a onorariului în contract și permiterea contractantului să factureze costurile reale (de exemplu, materiale sau deplasări) plus acea rată a onorariului ar constitui un contract interzis de tip cost plus procent din cost. Un contractant este autorizat să recupereze cheltuielile generale pentru costurile sale directe, cum ar fi materialele sau deplasările, dacă sistemul contabil al contractantului separă în mod clar cheltuielile generale asociate cu aceste costuri directe (de exemplu, într-un fond de cheltuieli generale pentru manipularea materialelor), iar aceste cheltuieli generale nu sunt incluse în fondul de cheltuieli generale care se aplică costurilor directe cu forța de muncă. Cu alte cuvinte, nu trebuie să existe o facturare dublă pentru costurile generale de manipulare a materialelor în ratele aplicate la manoperă și la materiale. Antreprenorul trebuie să factureze în mod consecvent toate contractele folosind aceeași metodologie.
În ceea ce privește costurile generale aplicate cheltuielilor de deplasare, ar fi foarte neobișnuit ca sistemul de contabilitate al unui antreprenor să separe costurile generale asociate deplasărilor cu încărcare directă și să aplice o rată de încărcare separată pentru aceste costuri. Am crede că ar fi practic imposibil să se separe costurile de cheltuieli generale pentru deplasările cu facturare directă la contracte de alte tipuri de deplasări, cum ar fi cele ale managerilor corporativi care se deplasează în călătorii de afaceri generale. Dar dacă contractantul a avut un fond comun de cheltuieli generale legate de deplasare care a facturat în mod constant toate contractele, iar acest fond comun de cheltuieli generale a fost auditat de un auditor independent și s-a constatat că este adecvat în conformitate cu principiile de cost FAR partea 31, atunci am considera că este acceptabil.
Înapoi sus
Q. O achiziție de tip „timp și materiale” nu este mai mult decât o achiziție de tip Cost-Plus-Percent-Cost cu majorările rearanjate? Nu văd diferența… în ambele scenarii, un contractant va crește profitul prin faptul că va suporta mai multe ore lucrate. Indiferent dacă majorările sunt ascunse în ratele salariale orare… sau aplicate separat după ce sunt determinate costurile totale ale forței de muncă directe… costul total este același și, mai important, descurajarea pentru antreprenor este aceeași: mai multe ore vor oferi mai mult profit.
A. Este corect că, atât pentru contractele de tip „timp și material” (T&M), cât și pentru cele de tip „cost plus procent de cost” (CPPC), antreprenorul este descurajat să controleze costurile; adică, cu cât depune mai mult efort, cu atât lucrarea devine mai profitabilă. Contractul de tip CPPC este interzis și nu poate fi utilizat atunci când sunt implicate fonduri federale. Contractul de tip T&M este permis, dar poate fi utilizat numai atunci când beneficiarul stabilește că niciun alt tip de contract nu este adecvat, iar contractul specifică un preț maxim pe care contractantul nu îl va depăși decât pe propriul risc.
Dacă aveți un aranjament contractual prin care contractantului i se rambursează costurile sale reale în dolari (nu contează dacă aceste costuri sunt de muncă, materiale, deplasare etc.) și există o promisiune de a aplica un adaos prestabilit la aceste costuri pentru cheltuieli generale și/sau profit, atunci aveți o situație ilegală de CPPC. De exemplu, nu puteți conveni cu un antreprenor, în cadrul unui contract de tip cost plus onorariu fix, să îi plătiți costurile reale ale forței de muncă plus o rată predeterminată (fixă) a cheltuielilor generale. Trebuie să prevedeți posibilitatea de a verifica rata de cheltuieli generale după aceea și de a ajusta facturile la rata reală. De asemenea, nu puteți fi de acord să plătiți toate costurile antreprenorului plus o rată fixă de profit pentru costurile reale suportate. Ambele exemple sunt acorduri CPPC ilegale.
Puteți negocia în mod legal o rată orară de facturare fixă, complet încărcată (manoperă, cheltuieli generale, profit) pentru un anumit tip de manoperă și să lăsați orele de facturat ca o sumă flexibilă dacă incertitudinile legate de executarea lucrării o justifică. Reglementările privind achizițiile publice v-ar spune să monitorizați și să gestionați îndeaproape acest tip de contract pentru a vă asigura că antreprenorul are performanțe bune. În exemplele dvs., dacă acordul este negociat în avans, iar rata de facturare pe oră pentru manoperă, cheltuieli generale și profit este fixă, atunci aveți un contract T&M. Dacă, cu toate acestea, doar o parte din rata de facturare este fixă și există adaosuri predeterminate (fixe), cum ar fi o rată a cheltuielilor generale sau a profitului, care se aplică la partea fixă a facturării (de exemplu, costurile forței de muncă), atunci aveți un contract CPPC. (Revizuit: iunie 2010)
Înapoi sus
Q. Agenția noastră are un contract de timp și materiale care trebuie prelungit deoarece lucrările nu au fost finalizate așa cum s-a anticipat inițial. Contractul se află, în esență, într-o situație de „depășire”. Putem înlocui acest contract cu un contract fără costuri și onorarii pentru a finaliza lucrările neterminate?
A. Dacă aveți un contract de tip „timp și materiale” (T&M) pe care îl considerați a fi într-o situație de „depășire” (adică în cazul în care antreprenorul nu a finalizat lucrarea din cauza unor probleme asupra cărora are control), vă sfătuim să încercați să renegociați tarifele de facturare pentru lucrarea neterminată, astfel încât să eliminați profitul estimat din tarifele de facturare, mai degrabă decât să atribuiți un nou contract cost-nu-cost pentru lucrarea neterminată. Una dintre problemele potențiale în cazul schimbării tipului de contract pentru lucrările efectuate inițial în cadrul contractului T&M este chestiunea de a scoate antreprenorul dintr-o poziție de pierdere potențială în cadrul contractului T&M. Cineva care revizuiește dosarul în viitor ar putea ridica această problemă, iar aceasta ar putea fi o problemă legitimă dacă antreprenorul a funcționat cu costuri mai mari decât cele prevăzute atunci când au fost negociate ratele de facturare a contractului inițial. (Revizuit: iunie 2010)
Înapoi sus
Q. Atunci când o companie propune categoriile de forță de muncă și numărul de ore pe un contract de timp & materiale, există o cerință de a utiliza doar acele categorii și ore exact așa cum sunt prezentate în contract, cu excepția cazului în care există o modificare a contractului?
A. Într-un contract T&M, prețurile contractului sunt indicate pentru orele și categoriile de manoperă specificate în contract. În cazul în care lucrările atribuite diferă de cele definite inițial și, prin urmare, necesită categorii și ore diferite, atunci părțile trebuie să modifice contractul pentru a adăuga noile categorii și ore, precum și prețurile convenite pentru acele ore specifice. Antreprenorul nu are libertatea de a utiliza alte categorii și de a le factura după cum crede de cuviință. În acest caz, contractantul ar livra elemente (diferite categorii de forță de muncă/ore) care nu sunt prevăzute în contract. În cazul în care lucrările sunt identice cu cele contractate inițial, antreprenorul nu poate percepe tarife diferite pentru categorii diferite, cu excepția cazului în care există o modificare a contractului care reflectă acordul ambelor părți cu privire la modificări. (Publicat: ianuarie, 2010)
Înapoi sus
Q. Este permisă existența unui subcontract de timp și materiale în cadrul unui contract principal cu preț fix ferm? Există vreo interdicție în acest sens?
A. Nu există nicio interdicție împotriva unui subcontract T&M în cazul în care contractul principal este cu preț fix ferm. În acest caz, contractantul principal este cel care își asumă riscul ca subcontractantul să nu execute. În cazul în care contractul principal este de tip cost – rambursare, atunci ar fi prudent ca agenția să se implice, până la punctul de a solicita acordul pentru subcontractare, deoarece agenția ar suporta riscul de neexecutare (și, prin urmare, de depășire a costurilor) de către subcontractant. În acest din urmă caz, agenția ar dori să se asigure că niciun alt tip de subcontract nu este fezabil și, de asemenea, că au fost instituite controale stricte pentru ca întreprinderea principală să gestioneze și să monitorizeze activitatea subcontractantului pentru a asigura un progres satisfăcător. (Postat: noiembrie, 2010)
Q. Agenția noastră a atribuit un contract pentru servicii de paratransit. Condițiile de plată prevăd ca antreprenorul să primească un preț unitar fix pentru fiecare călătorie – oră furnizată. Contractul nu are un preț plafon sau o limită a obligației beneficiarului în termeni de dolari totali. Este acest lucru acceptabil?
A. Un preț plafon/limită a obligației beneficiarului este impus de 4220.1F, capitolul VI, 2. c. (2) (c) pentru contractele de tip T&M. Acest contract trebuie modificat pentru a încorpora un preț plafon care nu poate fi depășit fără autorizația scrisă a beneficiarului de grant. (Publicat: octombrie, 2015)
.