Ofte stillede spørgsmål
Q. Kan du fortælle mig præcis, hvad kontrakter om tid og materialer og kontrakter om faste priser er?
A. Tids- og materialekontrakter (T&M) kan anvendes til anskaffelse af leverancer eller tjenesteydelser. Disse kontrakter indeholder bestemmelser om betaling af lønomkostninger på grundlag af faste faktureringssatser pr. time, som er specificeret i kontrakten. Disse faktureringssatser pr. time omfatter lønninger, indirekte omkostninger, general- og administrationsomkostninger og fortjeneste. Der er et fastpriselement i T&M-kontrakten – de faste faktureringssatser pr. time. Men disse kontrakter fungerer også som kontrakter af omkostningstype i den forstand, at de arbejdstimer, der skal udføres og betales for, er fleksible. Materialer faktureres til kostpris, medmindre entreprenøren normalt sælger materialer af den type, der er nødvendige for kontrakten, som led i sin normale virksomhed. I så fald kan betalingsbestemmelsen indeholde bestemmelser om betaling af materialer på grundlag af de katalog- eller listepriser, der er gældende på det tidspunkt, hvor materialet leveres. Disse kontrakter kan også indeholde bestemmelser om godtgørelse af materialehåndteringsomkostninger, som er indirekte omkostninger, såsom indkøb, inspektion, opbevaring, betaling osv. Disse indirekte omkostninger faktureres som en procentdel af de afholdte materialeomkostninger (svarende til fakturering af overheadomkostninger som en procentdel af direkte arbejdskraft). Sådanne materialehåndteringsomkostninger skal adskilles i en separat pulje for indirekte omkostninger i kontrahentens regnskabssystem og må ikke indgå i de indirekte omkostninger, der indgår som en del af den faste faktureringssats pr. time for direkte arbejdskraft. Det vil altid være klogt at få foretaget en revision af kontrahentens regnskabssystem før tildelingen for at fastslå, om systemet er tilstrækkeligt til at adskille materialehåndteringsomkostningerne fra andre indirekte omkostninger, der faktureres med de faste timetakster for arbejdskraft. Der findes en udførlig diskussion af kontrakter om tids- og materialekontrakter i afsnit 2.4.3.3 i FTA’s håndbog om bedste praksis for offentlige indkøb. (Revideret: juni 2010)
Back to top
Q. Regeringen har udsendt et udbud om en kontrakt til fast fast pris, men tilbudsgiveren har foreslået, at kontrakttypen ændres til tids- og materialekontrakt. Hvis regeringen under forhandlingerne går med til denne ændring, hvad er så det sandsynlige resultat? Vil der være mindre risiko for kontrahenten? Vil der være et større incitament for kontrahenten til at kontrollere omkostningerne? Vil kontrakttypen skulle ændres igen efter kontrakttildelingen?
A. Den fælles tilskudsregel for statslige modtagere tillader kun anvendelse af kontrakter om tid og materialer, når det er fastslået, at ingen anden kontrakttype er egnet, og hvis der i kontrakten er fastsat en maksimal pris, som kontrahenten ikke må overskride, medmindre det er på egen risiko. Dette skyldes, at T&M-kontrakten ikke har noget incitament for kontrahenten til at kontrollere omkostningerne – jo mere tid og flere penge der bruges, jo mere rentabelt er det for kontrahenten. Selv en cost-plus-fixed-fee-kontrakt er at foretrække i denne henseende, da den fastsætter størrelsen af honorardollars for udførelsen af kontrakten, og omkostningsoverskridelser resulterer ikke i større fortjeneste for entreprenøren.
Hvis dette var et konkurrencepræget indkøb og blev annonceret som en fastpriskontrakt, kan man ikke derefter forhandle en T&M-kontrakt uden at ændre opfordringen og give andre virksomheder mulighed for at afgive tilbud på dette grundlag. Dette er en væsentlig ændring af udbuddet, og der kan meget vel være andre firmaer, der ville have afgivet forslag på T&M-basis, men som ikke har afgivet forslag på fastprisbasis.
Hvis du tildeler en fastpriskontrakt, kan du ikke senere ændre kontrakttypen til en T&M-kontrakt og forvente, at FTA refunderer dig for de ekstra omkostninger. FTA har en økonomisk interesse i fastpriskontrakten, og agenturet kan ikke give FTA’s interesse væk uden FTA’s forudgående godkendelse. Med andre ord kan agenturet ikke senere betale mere for noget, som det havde en kontrakt om til en bestemt pris (medmindre agenturet naturligvis ændrer kontraktkravene/specifikationerne). (Revideret: juni 2010)
Back to top
Q. Vi forsøger at bestemme en “rimelig” materialehåndteringsomkostning. Entreprenøren forsøger at opkræve sine generelle og administrative udgifter (G&A) – men da den faste sats er tre gange så høj som det beløb, der udbetales til medarbejderen – ser det ud til, at G&A er en del af deres arbejdssats. Hvad er grundlaget for materialehåndteringsomkostninger, dvs. hvilke typer gebyrer er tilladt? Er satserne ikke normalt 5-10% af materialerne?
A. Federal Acquisition Regulations (FAR) siger i sin diskussion af Time and Materials-kontrakter i subpart 16.601 (b) (2), at materialehåndteringsomkostninger kun skal omfatte de omkostninger, som klart er udelukket fra “arbejdstimersatsen”. Arbejdstimersatsen omfatter direkte arbejdsomkostninger (løn) og overheadomkostninger (og/eller G&A-omkostninger). Med andre ord skal materialehåndteringsomkostningerne adskilles i en separat indirekte omkostningspulje fra de andre generalomkostninger og G&A-omkostninger. Materialehåndteringsomkostninger vil typisk omfatte funktioner som modtagelse, inspektion, opbevaring og distribution af materialer. Du har ret i, at materialehåndteringssatserne normalt er mindre end 10 % af selve materialeomkostningerne. Hvis entreprenøren ikke har en separat materialehåndteringspulje, kan du forhandle en forhåndsaftale i kontrakten, der kræver en sådan pulje, samt en forhåndsaftale om puljens bestanddele og fastsætte et loft over satsen, der kun kan justeres nedad på tidspunktet for den endelige omkostningsrevision. Du bør ikke anvende en forudbestemt (fast) materialehåndteringssats, da dette kan fortolkes som en utilladelig kontrakt med en omkostningsplus-procentdel af omkostningerne. Hvis leverandøren ikke vil gå med til det og fortsat insisterer på en G&A-takst, der medfører uretfærdige omkostningsresultater for dit agentur, kan du også købe materialerne og levere dem til kontrahenten som “ejer/agenturet leverede materialer”. Dette ville ophæve ethvert tillæg, selv om det naturligvis ville være en administrativ byrde for dit agentur. (Revideret: juni 2010)
Back to top
Q. Forklar venligst “sammensætningen” af time- og materialesatser. Det er min opfattelse, at der ikke skal anvendes et gebyr på andre omkostninger end arbejdskraft. Der står, at materialebyrde kan anvendes på materiale, forudsat at omkostningerne ikke allerede er inkluderet i arbejdssatsen. Hvad med rejser, kan en entreprenør anvende byrder på rejser? Vær venlig at uddybe, hvad der kan og ikke kan anvendes på de forskellige omkostningselementer.
A. Du har ret i din erklæring om, at der ikke er tilladt gebyrer eller fortjeneste, undtagen som en del af den faste faktureringssats for direkte arbejdstimer. At fastsætte en honorarsats i kontrakten og tillade entreprenøren at fakturere for faktiske omkostninger (f.eks. materialer eller rejser) plus denne honorarsats ville udgøre en forbudt cost-plus-percent-of-cost-kontrakt. En kontrahent har lov til at dække overheadomkostninger på sine direkte omkostninger, f.eks. materialer eller rejser, hvis kontrahentens regnskabssystem klart adskiller de overheadomkostninger, der er forbundet med disse direkte omkostninger (f.eks. i en pulje for overheadomkostninger til materialehåndtering), og disse overheadomkostninger ikke er inkluderet i den pulje for overheadomkostninger, der anvendes på direkte lønomkostninger. Med andre ord må der ikke være nogen dobbeltfakturering af materialehåndteringsomkostningerne i de satser, der anvendes på arbejdsdollars og materialedollars. Entreprenøren skal konsekvent fakturere alle kontrakter ved hjælp af den samme metode.
Med hensyn til overheadomkostninger, der anvendes på rejser, vil det være meget usædvanligt, at en entreprenørs regnskabssystem adskiller de overheadomkostninger, der er forbundet med direkte fakturerede rejser, og anvender en separat byrdesats på disse omkostninger. Vi ville tro, at det ville være praktisk talt umuligt at adskille overheadomkostningerne for rejser til direkte afregning til kontrakter fra andre typer rejser, såsom virksomhedsledere, der rejser på generelle forretningsrejser. Men hvis kontrahenten havde en rejse-relateret overheadpulje, som konsekvent fakturerede alle kontrakter, og denne overheadpulje er blevet revideret af en uafhængig revisor og fundet korrekt i overensstemmelse med FAR Part 31-omkostningsprincipperne, så ville vi betragte det som acceptabelt.
Back to top
Q. Er et Time and Material-indkøb ikke andet end et Cost-Plus-Percent-Cost-indkøb, hvor tillæggene er omlagt? Jeg kan ikke se forskellen … i begge scenarier vil en entreprenør øge sin fortjeneste ved at pådrage sig flere arbejdstimer. Uanset om tillæggene er skjult i timelønnen eller anvendes særskilt, efter at de samlede direkte lønomkostninger er fastlagt, er den samlede omkostning den samme, og vigtigere endnu er det, at kontrahenten afskrækkes på samme måde: Flere timer vil give mere fortjeneste.
A. Det er korrekt, at både ved kontrakter af typen T&M (Time and Material) og CPPC (Cost-Plus-Percent-Cost) har entreprenøren et uhensigtsmæssigt incitament til at kontrollere omkostningerne, dvs. at jo mere han bruger, jo mere indbringende bliver arbejdet. CPPC-kontrakter er forbudt og kan ikke anvendes, når der er tale om føderale midler. T&M-kontrakten er tilladt, men må kun anvendes, når tilskudsmodtageren fastslår, at ingen anden kontrakttype er egnet, og kontrakten specificerer en maksimalpris, som kontrahenten ikke må overskride, undtagen på egen risiko.
Hvis du har en kontraktlig ordning, hvor kontrahenten får refunderet sine faktiske omkostninger i dollar (om disse omkostninger er arbejdskraft, materialer, rejser osv. er ligegyldigt), og der er et løfte om at anvende et forudbestemt tillæg til disse omkostninger for overhead og/eller fortjeneste, så har du en ulovlig CPPC-situation. Man kan f.eks. ikke aftale med en entreprenør i en kontrakt med faste omkostninger plus fast honorar, at han skal betale sine faktiske lønomkostninger plus en forudbestemt (fast) overhead-sats. Du skal give mulighed for at kontrollere overhead-satsen efterfølgende og justere faktureringen til den faktiske sats. På samme måde kan du ikke acceptere at betale alle entreprenørens omkostninger plus en fast fortjeneste på de faktisk afholdte omkostninger. Begge disse eksempler er ulovlige CPPC-aftaler.
Du kan lovligt forhandle om en fast, fuldt belastet (arbejdskraft, overhead, fortjeneste) timefaktureringssats for en given type arbejde og lade timerne blive faktureret som et fleksibelt beløb, hvis usikkerheden ved udførelsen af arbejdet berettiger det. Udbudsreglerne vil fortælle dig, at du skal overvåge og forvalte denne type kontrakt nøje for at sikre dig, at kontrahenten udfører sine opgaver godt. Hvis aftalen i dine eksempler er forhandlet på forhånd, og hvis timetallet for arbejdskraft, overhead og fortjeneste er fastsat, har du en T&M-kontrakt. Hvis kun en del af faktureringssatsen er fast, og der er forudbestemte (faste) tillæg som f.eks. en overhead- eller fortjenstmargen, der anvendes på den faste del af faktureringen (f.eks. lønomkostningerne), har man en CPPC-kontrakt. (Gennemgået: juni 2010)
Back to top
Q. Vores agentur har en Time and Materials-kontrakt, som skal forlænges, fordi arbejdet ikke er blevet udført som oprindeligt forventet. Kontrakten er i det væsentlige i en “overskridelsessituation”. Kan vi erstatte denne kontrakt med en Cost-No-Fee-kontrakt med henblik på at afslutte det ufærdige arbejde?
A. Hvis De har en Time and Materials (T&M)-kontrakt, som De mener er i en “overskridelsessituation” (dvs. hvor entreprenøren ikke har afsluttet arbejdet på grund af problemer, som han har kontrol over), vil vi råde Dem til at forsøge at genforhandle faktureringssatserne for det ufærdige arbejde, således at den anslåede fortjeneste udgår af faktureringssatserne, i stedet for at tildele en ny cost-no-fee-kontrakt for det ufærdige arbejde. Et af de potentielle problemer ved at ændre kontrakttypen for arbejde, der oprindeligt var omfattet af T&M-kontrakten, er spørgsmålet om at frigøre entreprenøren fra en potentiel tabssituation i henhold til T&M-kontrakten. En person, der gennemgår sagen i fremtiden, kan meget vel rejse dette spørgsmål, og det kan være et legitimt spørgsmål, hvis entreprenøren opererede med omkostninger, der lå over de omkostninger, der var forudset, da de oprindelige faktureringssatser i kontrakten blev forhandlet på plads. (Gennemgået: juni 2010)
Back to top
Q. Når en virksomhed foreslår arbejdskategorier og antal timer på en tids- & materialekontrakt, er der så et krav om kun at anvende disse kategorier og timer nøjagtigt som vist i kontrakten, medmindre der er en kontraktændring?
A. I en T&M-kontrakt er kontraktpriserne angivet for de timer og arbejdskategorier, der er angivet i kontrakten. Hvis det tildelte arbejde adskiller sig fra det oprindeligt definerede og dermed kræver andre kategorier og timer, skal parterne ændre kontrakten for at tilføje de nye kategorier og timer og de aftalte priser for disse bestemte timer. Det står ikke entreprenøren frit for at anvende andre kategorier og opkræve betaling for dem, som entreprenøren ønsker det. Entreprenøren ville i så fald levere varer (andre arbejdskategorier/arbejdstimer), som ikke er nævnt i kontrakten. Hvis arbejdet er det samme som det, der oprindeligt blev indgået kontrakt om, kan entreprenøren ikke opkræve forskellige kategorier til forskellige satser, medmindre der foreligger en kontraktændring, som afspejler begge parters enighed om ændringerne. (Sendt: januar, 2010)
Back to top
Q. Er det tilladt at have en underkontrakt om tid og materialer under en hovedkontrakt med fast fast pris? Er der noget forbud mod dette?
A. Der er ikke noget forbud mod en T&M-underkontrakt, hvis hovedkontrakten er til fast fast pris. I dette tilfælde er det hovedkontrahenten, der påtager sig risikoen for, at underleverandøren ikke kan opfylde sine forpligtelser. Hvis hovedkontrakten var en omkostningsgodtgørelseskontrakt, ville det være klogt for agenturet at blive inddraget og kræve samtykke til underkontrakten, da agenturet ville bære risikoen for underleverandørens manglende opfyldelse af kontrakten (og dermed omkostningsoverskridelser). I sidstnævnte tilfælde vil agenturet ønske at sikre, at ingen anden form for underkontrakt er mulig, og at der også er indført strenge kontroller, så hovedkontrahenten kan styre og overvåge underkontrahentens arbejde for at sikre tilfredsstillende fremskridt. (Sendt: november, 2010)
Q. Vores agentur tildelte en kontrakt om transportservice. Betalingsbetingelserne kræver, at kontrahenten skal betales en fast enhedspris for hver tur – time, der leveres. Kontrakten har ingen loftspris eller begrænsning af tilskudsmodtagerens forpligtelse i samlede dollars. Er dette acceptabelt?
A. En maksimal pris/grænse for tilskudsmodtagerens forpligtelser er påkrævet i henhold til 4220.1F, kapitel VI, 2. c. (2) (c) for kontrakter af T&M-typen. Denne kontrakt skal ændres for at indarbejde en loftspris, der ikke kan overskrides uden tilskudsmodtagers skriftlige tilladelse. (Udgivet: oktober, 2015)