Registrierung & Unterlagen

Die Registratur der University of Texas in San Antonio freut sich, allen Studierenden elektronische Abschriften (E-Transcripts) anbieten zu können.

In Zusammenarbeit mit SCRIP-SAFE® ist die UTSA nun in der Lage, offizielle Abschriften elektronisch über das „eSCRIP-SAFE“-Servernetzwerk bereitzustellen.

Der Inhalt der offiziellen Abschrift wird in ein PDF-Dokument umgewandelt und über eSCRIP-SAFE auf einem sicheren Server gespeichert. Ein gesicherter Link zur elektronischen Abschrift wird an die vom Studenten angegebene Person, Firma, Industrie, Hochschule oder Universität gesendet. Der Empfänger, der diesen sicheren Link erhält, kann die Echtheit der elektronischen Abschrift des Studenten sofort überprüfen.

Dies ist die sicherste und schnellste Methode zur Übermittlung einer offiziellen Abschrift. Der Studierende sollte sich zunächst vergewissern, dass der Empfänger bereit ist, ein offizielles e-Transcript zu erhalten, und dann den Namen, den Titel und die direkte E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben.

Studierende – Informationen für Absender von Abschriften

Wichtige Hinweise zum elektronischen eSCRIP-Dienst:

1. Informieren Sie den Empfänger Ihrer Abschrift, dass Sie beabsichtigen, ihm ein e-Transcript zu senden, bevor Sie fortfahren. So verhindern Sie, dass Ihre Abschrift ignoriert oder als SPAM gelöscht wird.
2. Obwohl die Universität offizielle elektronische Abschriften anbietet, verlangen einige Empfänger möglicherweise offizielle Abschriften in Papierform. Bitte vergewissern Sie sich, dass der Empfänger offizielle elektronische Abschriften akzeptiert, bevor Sie die offizielle elektronische Abschrift anfordern.

Senden/Übermitteln der elektronischen Abschrift

Angeforderte elektronische Abschriften werden innerhalb weniger Minuten rund um die Uhr bearbeitet. Nach der Bearbeitung wird die elektronische Abschrift sofort an den gewünschten Empfänger gesendet. Bitte beachten Sie, dass es in Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen, wie z. B. bei der frühzeitigen Anmeldung, der Bearbeitung von Noten am Ende des Semesters usw, die Bearbeitung der elektronischen Mitschrift verzögert werden kann, da die Systemressourcen möglicherweise für andere Prioritäten umgelenkt werden müssen.

Was der Student erhält

Nach der Übermittlung Ihres Antrags erhalten Sie zwei Benachrichtigungs-E-Mails (von eSCRIP-SAFE gesendet), wenn das e-transcript:

1. über die in ASAP angegebene E-Mail an den Empfänger gesendet wurde
2. vom Empfänger geöffnet wurde

Bitte beachten Sie, dass die Benachrichtigungen an die von Ihnen bevorzugte E-Mail-Adresse gesendet werden, die bei der UTSA hinterlegt ist. Wenn Sie Ihre bevorzugte E-Mail-Adresse ändern möchten, gehen Sie zu ASAP.

Wenn Sie die erste E-Mail-Benachrichtigung nicht innerhalb eines Arbeitstages erhalten, sollten Sie sicherstellen, dass die Benachrichtigung nicht von einem Spam-Filter abgefangen wurde.

Was der Empfänger erhält

Wenn die elektronische Abschrift verschickt wurde, erhält der Empfänger der Abschrift eine E-Mail mit einem sicheren Link, über den er die offizielle elektronische Abschrift aufrufen kann. Die E-Mail wird über eSCRIP-SAFE versandt.

Der Empfänger hat 14 Arbeitstage Zeit, um die offizielle Abschrift einzusehen. Wird die Abschrift innerhalb dieser Frist nicht eingesehen, muss der Studierende ein weiteres e-Transcript anfordern. Nach der Einsichtnahme durch den Empfänger bleibt die Abschrift 24 Stunden lang verfügbar, bevor sie vom eSCRIP-SAFE-Server gelöscht wird. Der Empfänger kann die PDF-Datei des e-Transkripts lokal speichern oder ausdrucken oder beides tun.

Empfänger, die das e-Transkript nicht erhalten zu haben scheinen, sollten ihren Spam-Ordner überprüfen, um sicherzustellen, dass die E-Mail nicht von ihrem Spam-Filter abgefangen wurde.

Speichern eines Transkripts

Um das e-Transkript anzeigen zu können, muss der Adobe Reader 7.0 oder höher auf dem Computer des Empfängers installiert sein.

Der Empfänger hat drei Möglichkeiten, die Abschrift aufzubewahren:

1. Speichern im Dokumenten-Imaging-System der Einrichtung
2. Elektronisch als PDF-Dokument speichern
3. Ausdrucken auf Papier

Unabhängig von der verwendeten Speichermethode muss der Empfänger sicherstellen, dass das Dokument sicher ist und die FERPA-Richtlinien eingehalten werden.

Unternehmen/Organisationen – Informationen für Empfänger von Abschriften

Gegenwärtige und ehemalige UTSA-Studenten haben jetzt die Möglichkeit, Unternehmen und Organisationen offizielle Abschriften elektronisch über das sichere eSCRIP-SAFE-Servernetzwerk zu senden. Diese Zustellungsmethode ist die schnellste und sicherste Methode, um eine offizielle UTSA-Abschrift zu erhalten.

Ein aktueller oder ehemaliger UTSA-Student, der versucht, Ihrer Organisation eine elektronische Abschrift zu senden, benötigt die direkte E-Mail-Adresse und den Titel der Person, die die offizielle Abschrift erhält (der Empfänger). Nach Erhalt kann die Abschrift auf ihre Echtheit geprüft, ausgedruckt und/oder elektronisch gespeichert werden. Anweisungen für diese Aktionen finden Sie weiter unten.

Bitte beachten Sie, dass Papierkopien von Abschriften immer noch erhältlich sind und von aktuellen und ehemaligen UTSA-Studenten angefordert werden können, falls dies von Ihrer Organisation gewünscht wird.

Was Sie erhalten werden

Wenn die elektronische Abschrift versandt wurde, erhalten Sie eine E-Mail von eSCRIP-SAFE mit einem sicheren Link, über den Sie die offizielle elektronische Abschrift aufrufen können. Klicken Sie auf diesen Link, um die offizielle Abschrift einzusehen.

Wenn Sie die elektronische Abschrift nicht innerhalb von 30 Minuten nach der Übermittlung durch den Studierenden erhalten haben, sollten Sie Ihren Spam- oder Junk-Mail-Ordner überprüfen, um sicherzustellen, dass die E-Mail nicht vom Filter abgefangen wurde.

Ansicht einer Abschrift

Um die elektronische Abschrift anzusehen, muss Adobe Reader 7.0 oder höher auf Ihrem Computer installiert sein.

1. Klicken Sie innerhalb von 14 Werktagen nach Erhalt auf den sicheren eSCRIP-SAFE-Link in der E-Mail. Wird der Link nicht innerhalb dieser Frist aufgerufen, muss der Student ein weiteres e-Transcript anfordern.
2. Ein Fenster wird automatisch angezeigt, in dem der Empfänger aufgefordert wird, seine Identität zu überprüfen, indem er seinen Namen und seine Organisation angibt und einen Passcode erstellt. Der Empfänger wird außerdem gebeten, den Zweck des Empfangs der Abschrift anzugeben.
3. Nach Abschluss des Verifizierungsprozesses wird der Empfänger gebeten, die bereitgestellten Informationen zu bestätigen und auf die Schaltfläche „Complete“ zu klicken.
4. Der Empfänger wird dann zum Download-Bildschirm weitergeleitet. Durch Anklicken der Schaltfläche „Download Transcript“ wird die offizielle Abschrift automatisch in einem PDF-Fenster auf dem Bildschirm angezeigt.
5. Die Abschrift ist nach der ersten Ansicht nur noch 24 Stunden lang verfügbar. Nach 24 Stunden wird die Abschrift vom eSCRIP-SAFE-Server gelöscht.
6. Während des 24-Stunden-Zeitraums kann die Abschrift durch Anklicken des Links in der E-Mail beliebig oft angesehen werden. Bei jedem Zugriff auf die elektronische Abschrift wird der Empfänger aufgefordert, den während des Verifizierungsprozesses erstellten Passcode einzugeben. Sie können die PDF-Datei der elektronischen Abschrift auch lokal speichern, lokal ausdrucken oder beides tun, um sie länger als 24 Stunden aufzubewahren.

Speichern einer Abschrift

Sie haben drei Möglichkeiten, die Abschrift aufzubewahren. Beachten Sie, dass an einem PDF-Dokument elektronisch keine Änderungen vorgenommen werden können.

1. Elektronisch als PDF-Dokument speichern
   • Nach dem Öffnen des PDF-Dokuments verwenden Sie die Speicherfunktion.
   • Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie dann „Als Kopie speichern“ und einen Speicherort für die Abschriftkopie.
2. Drucken Sie auf Papier, indem Sie auf das Druckersymbol oben links auf dem Bildschirm klicken. Die Abschrift kann auch gedruckt werden, indem Sie auf „Datei“ klicken und dann „Drucken“ auswählen.
3. Nach dem Ausdrucken eines Dokuments kann es mit dem Dokumenten-Imaging-System der Organisation gescannt werden.

Ungeachtet der verwendeten Speichermethode muss der Empfänger sicherstellen, dass das Dokument sicher ist und die FERPA-Richtlinien eingehalten werden.

Überprüfen der Echtheit eines Zeugnisses

Sie können die Echtheit elektronischer Zeugnisse überprüfen, indem Sie das PDF-Dokument in das Zeugnisvalidierungsprogramm von eSCRIP-SAFE, Doc-Safe, hochladen.

1. Speichern Sie das Zeugnis als PDF (siehe Anweisungen oben).
2. Klicken Sie auf den folgenden Link: https://escrip-safe.com/validate/transcript
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“.
4. Wenn das Fenster angezeigt wird, wählen Sie die Abschrift an dem Ort, an dem sie gespeichert wurde. Klicken Sie auf „Öffnen“.
5. Die Abschriftdatei erscheint in dem Feld neben der Schaltfläche „Durchsuchen“.
6. Klicken Sie auf „Validieren“, die Validierungsergebnisse werden angezeigt und können bei Bedarf ausgedruckt werden.