Registro y Registros

La Oficina de Registro de la Universidad de Texas en San Antonio se complace en ofrecer transcripciones electrónicas (e-transcripts) a todos nuestros estudiantes.

En asociación con SCRIP-SAFE®, la UTSA ahora puede proporcionar transcripciones oficiales entregadas electrónicamente a través de la red de servidores «eSCRIP-SAFE».

El contenido de la transcripción oficial se convierte en un documento PDF y se almacena en un servidor seguro a través de eSCRIP-SAFE. Se envía un enlace seguro al e-transcript a la persona, empresa, industria, colegio o universidad identificada por el estudiante. El destinatario que recibe este enlace seguro puede realizar una prueba instantánea para verificar la autenticidad del expediente académico electrónico del estudiante.

Este es el método más seguro y rápido para entregar un expediente académico oficial. El estudiante debe asegurarse primero de que el destinatario está dispuesto a recibir un e-transcripción oficial, y luego introducir el nombre del destinatario, el título y la dirección de correo electrónico directa.

Estudiantes – información para los remitentes de transcripciones

Notas importantes sobre el servicio electrónico eSCRIP:

1. Informe al destinatario de su transcripción que tiene la intención de enviarle una e-transcripción antes de proceder. Esto ayudará a evitar que su transcripción sea ignorada o eliminada como SPAM.
2. Aunque la Universidad proporciona transcripciones electrónicas oficiales, algunos destinatarios pueden requerir transcripciones oficiales en papel. Por favor, confirme que el destinatario acepta transcripciones electrónicas oficiales antes de enviar la solicitud de transcripción electrónica oficial.

Envío/Sumisión de la transcripción electrónica

Las transcripciones electrónicas solicitadas se procesan en cuestión de minutos en un horario de 24 horas al día, 7 días a la semana. Una vez procesado, el e-transcript se envía inmediatamente al destinatario designado. Por favor, tenga en cuenta que durante los periodos de mayor actividad, como la matrícula anticipada, el procesamiento de las notas de fin de curso, etc., el procesamiento del e-transcript puede retrasarse ya que los recursos del sistema podrían requerir una redirección para otras prioridades.

Qué recibirá el estudiante

Después de enviar su solicitud, recibirá dos correos electrónicos de notificación (enviados por eSCRIP-SAFE) cuando el e-transcript:

1. Se haya enviado al destinatario a través del correo electrónico proporcionado en ASAP
2. Haya sido abierto por el destinatario

Tenga en cuenta que las notificaciones se enviarán a su dirección de correo electrónico preferida archivada aquí en la UTSA. Para cambiar su dirección de correo electrónico preferida, diríjase a ASAP.

Si no recibe la primera notificación por correo electrónico en el plazo de un día laborable, debe asegurarse de que la notificación no ha sido interceptada por un filtro de correo no deseado.

Lo que recibirá el destinatario

Cuando se haya enviado la transcripción electrónica, el destinatario de la transcripción recibirá un correo electrónico con un enlace seguro para acceder a la transcripción electrónica oficial. El correo electrónico será enviado por eSCRIP-SAFE.

El destinatario tendrá 14 días hábiles para ver el expediente académico oficial. Si no se ve durante ese período, el estudiante deberá solicitar otro e-transcript. Una vez visto por el destinatario, el expediente académico permanecerá disponible durante 24 horas antes de ser eliminado del servidor eSCRIP-SAFE. El destinatario puede guardar el archivo PDF del e-transcript localmente o imprimirlo localmente o hacer ambas cosas.

Los destinatarios que parezcan no haber recibido el e-transcript deben revisar su carpeta de spam para asegurarse de que el correo electrónico no fue interceptado por su filtro de spam.

Guardar un Transcript

Para poder ver el e-transcript, Adobe Reader 7.0, o superior, debe estar instalado en el ordenador del destinatario.

El destinatario tiene tres opciones para conservar el expediente académico:

1. Guardar en el sistema de imágenes de documentos de la institución
2. Guardar electrónicamente como documento PDF
3. Imprimir en papel

Independientemente del método de almacenamiento que se utilice, el destinatario debe asegurarse de que el documento es seguro y de que se siguen las directrices de la FERPA.

Empresas / Organizaciones – información para aquellos que reciben transcripciones

Los estudiantes actuales y antiguos de UTSA ahora tienen la capacidad de enviar electrónicamente a las empresas y organizaciones las transcripciones oficiales a través de la red segura del servidor eSCRIP-SAFE. Este método de envío es el más rápido y seguro para obtener un expediente académico oficial de la UTSA.

Un estudiante actual o antiguo de la UTSA que intente enviar a su organización un expediente académico electrónico necesitará la dirección de correo electrónico directa y el título de la persona que recibe el expediente académico oficial (el destinatario). Una vez recibido, se puede comprobar la autenticidad del expediente académico, imprimirlo y/o guardarlo electrónicamente. Las instrucciones para estas acciones se encuentran a continuación.

Tenga en cuenta que las copias en papel de los expedientes académicos siguen estando disponibles y pueden ser solicitadas por los estudiantes actuales y antiguos de UTSA si así lo requiere su organización.

Lo que recibirá

Cuando se haya enviado el expediente académico electrónico, recibirá un correo electrónico de eSCRIP-SAFE con un enlace seguro para acceder al expediente académico electrónico oficial. Haga clic en ese enlace para ver el expediente académico oficial.

Si no ha recibido el e-transcript dentro de los 30 minutos siguientes al envío del estudiante, debe revisar su carpeta de spam o correo no deseado para asegurarse de que el correo electrónico no fue interceptado por el filtro.

Ver un expediente académico

Para poder ver el expediente electrónico, debe tener instalado en su ordenador el programa Adobe Reader 7.0 o superior.

1. Haga clic en el enlace seguro de eSCRIP-SAFE dentro del correo electrónico dentro de los 14 días hábiles siguientes a su recepción. Si no se ve durante ese período, el estudiante debe solicitar otro e-transcript.
2. Se mostrará automáticamente una ventana en la que se pedirá al destinatario que verifique su identidad proporcionando su nombre, organización y creando un código de acceso. También se le pedirá al destinatario que indique su propósito de recibir el expediente académico.
3. Una vez completado el proceso de verificación, se le pedirá al destinatario que confirme la información proporcionada y que haga clic en el botón «Completar».
4. El destinatario pasará entonces a la pantalla de descarga. Al hacer clic en el botón «Download Transcript», una ventana PDF mostrará automáticamente el expediente académico oficial en la pantalla.
5. El expediente académico seguirá estando disponible sólo durante 24 horas después de su visualización inicial. Después de 24 horas, la transcripción se eliminará del servidor de eSCRIP-SAFE.
6. Durante el período de 24 horas, la transcripción puede verse un número ilimitado de veces haciendo clic en el enlace del correo electrónico. El destinatario deberá introducir la clave creada durante el proceso de verificación cada vez que acceda al expediente académico electrónico. También puede guardar el archivo PDF del expediente académico electrónico localmente, imprimirlo localmente, o hacer ambas cosas, para conservarlo más de 24 horas.

Guardar un expediente académico

Tiene tres opciones para conservar el expediente académico. Tenga en cuenta que no se pueden hacer cambios electrónicamente en un documento PDF.

1. Guardar electrónicamente como documento PDF
   • Una vez abierto el PDF, utilice la función de guardar.
   • Haga clic en «Archivo» y luego seleccione «Guardar como copia» y seleccione una ubicación para colocar la copia de la transcripción.
2. Imprima en papel haciendo clic en el icono de la impresora en la parte superior izquierda de la pantalla. El expediente académico también se puede imprimir haciendo clic en «Archivo» y luego seleccionando «Imprimir».
3. Una vez que se ha impreso un documento, se puede escanear utilizando el sistema de imágenes de documentos de la organización.

Independientemente del método de almacenamiento que se utilice, el destinatario debe asegurarse de que el documento esté seguro y se sigan las directrices de la FERPA.

Prueba de la autenticidad de una transcripción

Puede verificar la autenticidad de las transcripciones electrónicas cargando el documento PDF en el programa de validación de transcripciones de eSCRIP-SAFE, Doc-Safe.

1. Guarde la transcripción como PDF (vea las instrucciones anteriores).
2. Haga clic en el siguiente enlace: https://escrip-safe.com/validate/transcript
3. Haga clic en el botón examinar.
4. Una vez que aparezca la ventana seleccione la transcripción de la ubicación en la que fue guardada. Haga clic en «Abrir».
5. El archivo de la transcripción aparecerá en el espacio al lado del botón «Examinar».
6. Haga clic en «Validar» los resultados de la validación aparecerán y se pueden imprimir si es necesario.