Usein kysytyt kysymykset
Q. Voisitteko kertoa minulle tarkalleen, mitä ovat aika- ja materiaalisopimukset ja kiinteähintaiset sopimukset?
A. Aika- ja materiaalisopimuksia (T&M) voidaan käyttää tarvikkeiden tai palvelujen hankintaan. Näissä sopimuksissa työvoimakustannukset maksetaan sopimuksessa määriteltyjen kiinteiden tuntilaskutushintojen perusteella. Näihin tuntihintoihin sisältyvät palkat, välilliset kustannukset, yleiset ja hallinnolliset kulut sekä voitto. T&M-sopimuksessa on kiinteähintainen osa – kiinteät tuntihinnat. Nämä sopimukset toimivat kuitenkin myös kustannustyyppisinä sopimuksina siinä mielessä, että tehdyt työtunnit ja niistä maksettavat korvaukset ovat joustavia. Materiaalit laskutetaan omakustannushintaan, ellei urakoitsija tavallisesti myy sopimuksessa tarvittavia materiaaleja tavanomaisessa liiketoiminnassaan. Tällöin maksuehdossa voidaan määrätä, että materiaalit maksetaan materiaalin toimitushetkellä voimassa olevien luettelo- tai listahintojen perusteella. Näissä sopimuksissa voidaan myös määrätä materiaalin käsittelykustannusten korvaamisesta, jotka ovat välillisiä kustannuksia, kuten hankinta-, tarkastus-, varastointi- ja maksukustannukset jne. Nämä välilliset kustannukset laskutetaan prosenttiosuutena aiheutuneista materiaalikustannuksista (samaan tapaan kuin yleiskustannukset laskutetaan prosenttiosuutena välittömästä työvoimasta). Tällaiset materiaalinkäsittelykustannukset on erotettava erilliseen välillisten kustannusten ryhmään urakoitsijan kirjanpitojärjestelmässä, eikä niitä saa sisällyttää välillisiin kustannuksiin, jotka sisältyvät välittömän työvoiman kiinteään tuntiveloitusmäärään. Olisi aina järkevää tarkastuttaa urakoitsijan kirjanpitojärjestelmä ennen hankintasopimuksen tekemistä sen määrittämiseksi, onko järjestelmä riittävä erottelemaan materiaalinkäsittelykustannukset asianmukaisesti muista yleiskustannuksista, jotka laskutetaan kiinteän työtuntihinnan yhteydessä. Aika- ja materiaalisopimuksia käsitellään perusteellisesti FTA:n hankintakäsikirjan (FTA Best Practices Procurement Manual) kohdassa 2.4.3.3. (Tarkistettu: kesäkuu 2010)
Takaisin alkuun
Q. Hallitus on julkaissut tarjouspyynnön kiinteähintaisesta sopimuksesta, mutta tarjoaja on ehdottanut sopimustyypin muuttamista aika- ja materiaalisopimukseksi. Jos hallitus suostuu neuvottelujen aikana tähän muutokseen, mikä on todennäköinen tulos? Väheneekö urakoitsijan riski? Onko toimeksisaajalla suurempi kannustin valvoa kustannuksia? Onko sopimustyyppiä muutettava uudelleen sopimuksen tekemisen jälkeen?
A. Valtionavustusten saajia koskeva yhteinen avustussääntö sallii aika- ja materiaalisopimusten käytön vain sen jälkeen, kun on todettu, että mikään muu sopimustyyppi ei ole sopiva, ja jos sopimuksessa on määritelty enimmäishinta, jota toimeksisaaja ei voi ylittää muutoin kuin omalla vastuullaan. Tämä johtuu siitä, että T&M-sopimus ei kannusta toimeksisaajaa valvomaan kustannuksia – mitä enemmän aikaa ja rahaa käytetään, sitä kannattavampaa se on toimeksisaajalle. Jopa cost-plus-fixed-fee -sopimus on tässä suhteessa parempi, koska siinä vahvistetaan sopimuksen täyttämisestä maksettavan palkkion dollarimäärä, eivätkä kustannusylitykset johda kontaktorin suurempaan voittoon.
Jos kyseessä oli kilpailutettu hankinta ja sitä mainostettiin kiinteähintaisena sopimuksena, sen jälkeen ei voida neuvotella T&M-sopimuksesta muuttamatta tarjouspyyntöä ja antamatta muille yrityksille mahdollisuutta tehdä tarjouksia tältä pohjalta. Tämä merkitsee olennaista muutosta hankintaan, ja voi hyvin olla muitakin yrityksiä, jotka olisivat tehneet tarjouksen T&M-pohjalta, mutta jotka eivät tehneet tarjousta kiinteähintaisena.
Jos teette kiinteähintaisen sopimuksen, ette voi muuttaa sopimustyyppiä myöhemmin T&M-sopimukseksi ja odottaa, että FTA korvaa teille lisäkustannukset. FTA:lla on taloudellinen etu kiinteähintaisessa sopimuksessa, eikä virasto voi luovuttaa FTA:n etua ilman FTA:n ennakkohyväksyntää. Toisin sanoen virasto ei voi myöhemmin maksaa enemmän jostakin, josta sillä oli sopimus tiettyyn hintaan (ellei virasto tietenkään muuta sopimusvaatimuksia/eritelmää). (Tarkistettu: kesäkuu 2010)
Takaisin alkuun
Q. Yritämme määrittää ”kohtuulliset” materiaalinkäsittelykustannukset. Toimeksisaaja yrittää veloittaa yleiset ja hallinnolliset (G&A) kulunsa – mutta koska kiinteä korko on kolminkertainen työntekijälle maksettuun määrään nähden – näyttää siltä, että G&A on osa heidän työmääräänsä. Mihin materiaalinkäsittelykulut perustuvat, eli minkälaiset kulut ovat sallittuja? Eivätkö taksat ole yleensä 5-10 % materiaalien hinnasta?
A. Federal Acquisition Regulations (FAR) käsittelee aika- ja materiaalisopimuksia alaluvussa 16.601 (b) (2), jossa sanotaan, että materiaalinkäsittelykustannuksiin on sisällytettävä vain ne kustannukset, jotka on selvästi suljettu pois ”työtuntihinnasta”. Työtuntihinta sisältäisi välittömät työvoimakustannukset (palkka) ja yleiskustannukset (ja/tai G&A-kustannukset). Toisin sanoen materiaalinkäsittelykustannukset on erotettava erilliseen välillisten kustannusten ryhmään muista yleiskustannuksista ja G&A-kustannuksista. Materiaalinkäsittelykustannuksiin kuuluvat tyypillisesti sellaiset toiminnot kuin materiaalien vastaanotto, tarkastus, varastointi ja jakelu. Olet oikeassa sanoessasi, että materiaalinkäsittelykustannukset ovat yleensä alle 10 % itse materiaalikustannuksista. Jos urakoitsijalla ei ole erillistä materiaalinkäsittelypoolia, voitte neuvotella sopimukseen ennakkosopimuksen, jossa edellytetään tällaista poolia, sekä ennakkosopimuksen poolin osatekijöistä ja asettaa hinnalle ylärajan tai katon, jota voidaan muuttaa alaspäin vasta lopullisen kustannustarkastuksen yhteydessä. Et saisi käyttää ennalta määrättyä (kiinteää) materiaalinkäsittelymaksua, koska se voitaisiin tulkita kielletyksi cost plus -prosenttisopimukseksi. Jos yhteyshenkilö ei suostu sopimaan kanssasi ja vaatii edelleen G&A-maksua, joka tuottaa epätasa-arvoisia kustannustuloksia virastollesi, voit myös ostaa materiaalit ja toimittaa ne urakoitsijalle ”omistajan/viraston toimittamina materiaaleina”. Tämä mitätöisi kaikki lisähinnat, vaikka se tietysti aiheuttaisikin hallinnollista taakkaa virastollesi. (Tarkistettu: kesäkuu 2010)
Takaisin alkuun
Q. Selittäkää aika- ja materiaalihintojen ”koostumus”. Ymmärtääkseni mitään maksua ei sovelleta mihinkään muuhun kustannukseen kuin työhön. Siinä todetaan, että materiaalitaakkaa voidaan soveltaa materiaaliin edellyttäen, että kustannus ei ole jo sisällytetty työmäärään. Entä matkat, voiko urakoitsija soveltaa mitään rasitteita matkoihin? Olkaa hyvä ja tarkentakaa, mitä voidaan ja mitä ei voida soveltaa eri kustannustekijöihin.
A. Olette oikeassa väitteessänne, että palkkiota tai voittoa ei sallita muuten kuin osana suorien työtuntien kiinteää laskutusmäärää. Palkkioprosentin vahvistaminen sopimuksessa ja sen salliminen, että urakoitsija laskuttaa todelliset kustannukset (esim. materiaalit tai matkat) lisättynä kyseisellä palkkioprosentilla, merkitsisi kiellettyä kustannus plus kustannusprosentti -sopimusta. Toimeksisaaja saa periä yleiskustannuksia välittömistä kustannuksistaan, kuten materiaaleista tai matkoista, jos toimeksisaajan kirjanpitojärjestelmässä erotetaan selvästi näihin välittömiin kustannuksiin liittyvät yleiskustannukset (esim. materiaalinkäsittelyn yleiskustannuspooliin), eivätkä nämä yleiskustannukset sisälly välittömiin työvoimakustannuksiin sovellettavaan yleiskustannuspooliin. Toisin sanoen materiaalinkäsittelyn yleiskustannuksia ei saa laskuttaa päällekkäin työ- ja materiaalidollareihin sovellettavissa hinnoissa. Toimeksisaajan on laskutettava johdonmukaisesti kaikkia sopimuksia käyttäen samaa menetelmää.
Matkoihin sovellettavien yleiskustannusten osalta olisi erittäin epätavallista, että toimeksisaajan kirjanpitojärjestelmässä erotettaisiin toisistaan suoriin matkoihin liittyvät yleiskustannukset ja sovellettaisiin näihin kustannuksiin erillistä rasiteprosenttia. Meidän mielestämme olisi käytännössä mahdotonta erottaa toisistaan sopimuksiin liittyvien suorien matkojen yleiskustannuksia ja muun tyyppisiä matkoja, kuten yritysjohtajien yleisiä työmatkoja. Mutta jos toimeksisaajalla on matkoihin liittyvä yleiskustannuspooli, joka laskuttaa johdonmukaisesti kaikkia sopimuksia, ja riippumaton tilintarkastaja on tarkastanut tämän yleiskustannuspoolin ja todennut sen olevan asianmukainen FAR:n osan 31 kustannusperiaatteiden mukaisesti, pitäisimme sitä hyväksyttävänä.
Takaisin alkuun
Q. Eikö aika- ja materiaalihankinta ole pelkkä kustannuslisäkustannusprosenttihankinta, jossa marginaalit on sekoitettu uudelleen? En näe eroa… molemmissa skenaarioissa urakoitsija kasvattaa voittoa tekemällä enemmän työtunteja. Riippumatta siitä, onko korotukset piilotettu tuntipalkkoihin… vai sovelletaanko niitä erikseen sen jälkeen, kun välittömien työvoimakustannusten kokonaismäärä on määritetty… kokonaiskustannukset ovat samat, ja mikä tärkeämpää, urakoitsijan kannustin on sama: enemmän työtunteja tuottaa enemmän voittoa.
A. On oikein, että sekä Time and Material (T&M) että Cost-Plus-Percent-Cost (CPPC) -tyyppisissä sopimuksissa urakoitsijalla on haitallinen kannustin kustannusten hallintaan; ts. mitä enemmän työpanosta hän käyttää, sitä kannattavammaksi työ tulee. CPPC-sopimustyyppi on kielletty, eikä sitä voida käyttää, kun kyseessä ovat liittovaltion varat. T&M-sopimus on sallittu, mutta sitä voidaan käyttää vain silloin, kun avustuksen saaja päättää, että mikään muu sopimustyyppi ei ole sopiva, ja sopimuksessa määritellään kattohinta, jota urakoitsija ei saa ylittää muutoin kuin omalla vastuullaan.
Jos on olemassa sopimusjärjestely, jossa urakoitsijan todelliset dollarimääräiset kustannukset korvataan (sillä, ovatko ne työvoima-, materiaali-, matka- yms. kustannuksia, ei ole väliä), ja lupaus on, että yleiskustannuksia ja/tai voittoa varten näihin kustannuksiin sovelletaan ennalta määriteltyä lisähintaa, kyse on laittomasta sopimuksenteko- ja sopimuksentekomenettelystä. Et voi esimerkiksi sopia urakoitsijan kanssa kustannus plus kiinteä palkkio -sopimuksessa, että maksat urakoitsijalle todelliset työvoimakustannukset lisättynä ennalta määrätyllä (kiinteällä) yleiskustannusosuudella. Sinun on säädettävä mahdollisuudesta tarkastaa yleiskustannusten määrä jälkikäteen ja mukauttaa laskutus todellisiin kustannuksiin. Et voi myöskään suostua maksamaan kaikkia urakoitsijan kustannuksia plus kiinteää voittoprosenttia todellisista kustannuksista. Molemmat näistä esimerkeistä ovat lainvastaisia CPPC-sopimuksia.
Voit laillisesti neuvotella kiinteän, täysin kuormitetun (työ, yleiskustannukset, voitto) tuntihintaisen laskutushinnan tietyntyyppisestä työstä ja jättää laskutettavat tunnit joustavaksi määräksi, jos työn suorittamiseen liittyvät epävarmuustekijät sitä edellyttävät. Hankintasäännösten mukaan sinun olisi seurattava ja hallinnoitava tämäntyyppisiä sopimuksia tiiviisti, jotta voisit varmistaa, että urakoitsija toimii hyvin. Esimerkeissäsi, jos sopimus neuvotellaan etukäteen ja tuntihintainen laskutus työstä, yleiskustannuksista ja voitosta on kiinteä, kyseessä on T&M-sopimus. Jos kuitenkin vain osa laskutushinnasta on kiinteä ja laskutuksen kiinteään osaan (esim. työvoimakustannuksiin) sovelletaan ennalta määrättyjä (kiinteitä) lisäyksiä, kuten yleiskustannuksia tai voittoa, on kyseessä CPPC-sopimus. (Tarkistettu: kesäkuu 2010)
Takaisin alkuun
Q. Virastollamme on aika- ja materiaalisopimus, jota on jatkettava, koska työtä ei ole saatu valmiiksi alkuperäisen suunnitelman mukaisesti. Sopimus on periaatteessa ”ylitystilanteessa”. Voimmeko korvata tämän sopimuksen Cost-No-Fee-sopimuksella, jotta keskeneräiset työt saadaan valmiiksi?
A. Jos teillä on aika- ja materiaalisopimus (T&M), jonka katsotte olevan ”ylitystilanteessa” (eli kun urakoitsija ei ole saanut työtä valmiiksi sellaisten ongelmien vuoksi, joihin hänellä on vaikutusvaltaa), suosittelemme, että yritätte neuvotella uudelleen keskeneräisen työn laskutushinnoista siten, että arvioitu voitto poistetaan laskutushinnoista, sen sijaan että teette uuden kustannus-nofee-sopimuksen keskeneräisestä työstä. Yksi alun perin T&M-sopimukseen kuuluneiden töiden sopimustyypin muuttamiseen liittyvistä mahdollisista ongelmista on kysymys urakoitsijan vapauttamisesta T&M-sopimuksen mukaisesta mahdollisesta tappioasemasta. Joku, joka tarkastelee asiakirja-aineistoa tulevaisuudessa, saattaa hyvinkin ottaa tämän kysymyksen esille, ja se voi olla oikeutettu kysymys, jos urakoitsijan kustannukset olivat suuremmat kuin alkuperäisen sopimuksen laskutushinnoista neuvoteltaessa arvioitiin. (Tarkistettu: kesäkuu 2010)
Takaisin alkuun
Q. Kun yritys ehdottaa työluokkia ja tuntimäärää aika-&materiaalisopimukseen, onko vaatimuksena käyttää vain näitä luokkia ja tunteja täsmälleen sopimuksessa esitetyllä tavalla, ellei sopimusta muuteta?
A. T&M-sopimuksessa sopimushinnat ilmoitetaan sopimuksessa määriteltyjen tuntien ja työvuoroluokkien osalta. Jos annetut työt poikkeavat alun perin määritellyistä ja vaativat siten eri luokkia ja tunteja, osapuolten on muutettava sopimusta siten, että siihen lisätään uudet luokat ja tunnit sekä sovitut hinnat näille tietyille tunneille. Urakoitsija ei voi vapaasti käyttää muita luokkia ja laskuttaa niistä urakoitsijan parhaaksi katsomallaan tavalla. Tällöin urakoitsija toimittaisi tuotteita (eri työvuoroluokkia/tunteja), joita ei ole vaadittu sopimuksessa. Jos työ on sama kuin se, josta alun perin sovittiin, urakoitsija ei voi veloittaa eri luokista eri hinnoilla, ellei sopimusta ole muutettu siten, että molemmat osapuolet ovat hyväksyneet muutokset. (Posted: January, 2010)
Takaisin alkuun
Q. Onko sallittua tehdä kiinteähintaisen pääurakkasopimuksen puitteissa aika- ja tarvikehintaisia alihankintasopimuksia? Onko tämä kielletty?
A. T&M-alihankintasopimusta ei ole kielletty, jos pääsopimus on kiinteähintainen. Tällöin pääurakoitsija ottaa riskin siitä, että aliurakoitsija ei ehkä suoriudu tehtävästään. Jos pääurakka olisi kustannusten korvaamista koskeva sopimus, viraston olisi järkevää osallistua siihen niin, että se vaatisi suostumuksen antamista alihankintasopimukselle, koska virasto kantaisi riskin siitä, että alihankkija ei suoriudu sopimuksesta (ja näin ollen ylittää kustannukset). Jälkimmäisessä tapauksessa virasto haluaisi varmistaa, että muunlainen alihankintasopimus ei ole mahdollinen ja että päähankkijalla on tiukat valvontatoimenpiteet, joiden avulla se voi ohjata ja valvoa alihankkijan työtä tyydyttävän edistymisen varmistamiseksi. (Lähetetty: marraskuu, 2010)
Q. Virastomme teki sopimuksen paratransit-palveluista. Maksuehtojen mukaan urakoitsijalle maksetaan kiinteä yksikköhinta jokaisesta tarjotusta matkasta – tunnista. Sopimuksessa ei ole kattohintaa tai avustuksen saajan velvoitteen ylärajaa dollarimääräisenä kokonaismääränä. Onko tämä hyväksyttävää?
A. T&M-tyyppisissä sopimuksissa edellytetään 4220.1F luvun VI kohdan 2.c. (2) (c) mukaan enimmäishintaa tai avustuksen saajan velvoitteiden ylärajaa. Tätä sopimusta on muutettava siten, että siihen sisällytetään kattohinta, jota ei voida ylittää ilman avustuksen saajan kirjallista lupaa. (Lähetetty: lokakuu, 2015)