Foire aux questions
Q. Pourriez-vous me dire ce que sont exactement les contrats en temps et matériaux et les contrats à prix fixe ?
A. Les contrats en temps et matériaux (T&M) peuvent être utilisés pour l’acquisition de fournitures ou de services. Ces contrats prévoient le paiement des coûts de main-d’œuvre sur la base de taux horaires fixes de facturation qui sont spécifiés dans le contrat. Ces taux horaires de facturation comprennent les salaires, les coûts indirects, les frais généraux et administratifs et les bénéfices. Il y a un élément de prix fixe dans le contrat T&M – les taux horaires fixes de facturation. Mais ces contrats fonctionnent également comme des contrats de type coût dans le sens où les heures de travail à effectuer et à payer sont flexibles. Les matériaux sont facturés au prix coûtant, sauf si l’entrepreneur vend habituellement des matériaux du type requis par le contrat dans le cours normal de ses activités. Dans ce cas, la clause de paiement peut prévoir le paiement des matériaux sur la base des prix catalogue ou catalogue en vigueur au moment de la fourniture des matériaux. Ces contrats peuvent également prévoir le remboursement des coûts de manutention des matériaux, qui sont des coûts indirects, tels que l’approvisionnement, l’inspection, le stockage, le paiement, etc. Ces coûts indirects sont facturés en tant que pourcentage des coûts de matériel encourus (comme la facturation des frais généraux en tant que pourcentage de la main-d’œuvre directe). Ces coûts indirects sont facturés en pourcentage des coûts matériels encourus (comme la facturation des frais généraux en pourcentage de la main-d’œuvre directe). Ces coûts de manutention doivent être séparés dans un pool de coûts indirects distinct par le système comptable de l’entrepreneur et ne doivent pas être inclus dans les coûts indirects inclus dans le taux horaire fixe de facturation de la main-d’œuvre directe. Il serait toujours prudent d’obtenir un audit du système comptable de l’entrepreneur avant l’attribution du contrat afin de déterminer si le système permet de séparer correctement les coûts de manutention des autres coûts indirects facturés avec les taux horaires fixes de la main-d’œuvre. Il y a une discussion complète sur les contrats de temps et de matériel dans la section 2.4.3.3 du manuel des meilleures pratiques d’approvisionnement de la FTA. (Révisé : juin 2010)
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Q. Le Gouvernement a émis une sollicitation pour un contrat à prix fixe ferme, mais l’offrant a proposé que le type de contrat soit modifié en temps et matériaux. Si, au cours des négociations, le Gouvernement accepte ce changement, quel est le résultat probable ? Le risque pour l’entrepreneur sera-t-il moindre ? L’entrepreneur sera-t-il davantage incité à contrôler les coûts ? Le type de contrat devra-t-il être modifié à nouveau après l’attribution du contrat ?
A. La règle commune de subvention pour les bénéficiaires gouvernementaux permet l’utilisation de contrats de temps et de matériel seulement après avoir déterminé qu’aucun autre type de contrat ne convient ; et si le contrat spécifie un prix plafond que l’entrepreneur ne peut pas dépasser sauf à ses propres risques. En effet, le contrat T&M n’incite pas l’entrepreneur à contrôler les coûts – plus il dépense de temps et d’argent, plus il est rentable pour lui. Même un contrat cost-plus-fixed-fee est préférable à cet égard puisqu’il fixe le montant des dollars d’honoraires pour l’exécution du contrat et que les dépassements de coûts n’entraînent pas plus de profits pour le contractant.
S’il s’agissait d’un marché public concurrentiel et qu’il a été annoncé comme un contrat à prix fixe, vous ne pouvez pas ensuite négocier un contrat T&M sans modifier la sollicitation et permettre à d’autres entreprises d’offrir des propositions sur cette base. Cela représente un changement matériel dans l’approvisionnement et il pourrait bien y avoir d’autres entreprises qui auraient proposé sur une base T&M qui n’ont pas offert de propositions sur une base de prix fixe.
Si vous attribuez un contrat à prix fixe, vous ne pourrez pas changer le type de contrat plus tard pour un contrat T&M et espérer que FTA vous rembourse les coûts supplémentaires. FTA a un intérêt financier dans le contrat à prix fixe et l’agence ne peut pas céder cet intérêt sans l’approbation préalable de FTA. En d’autres termes, l’agence ne peut pas payer plus tard quelque chose pour lequel elle avait un contrat à un prix spécifié (à moins bien sûr que l’agence ne change les exigences/spécifications du contrat). (Révision : juin 2010)
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Q. Nous essayons de déterminer un coût « raisonnable » de manutention du matériel. L’entrepreneur essaie d’imputer ses frais généraux et administratifs (G&A) – mais comme le taux fixe est trois fois supérieur au montant payé à l’employé – il semble que le G&A fasse partie de son taux de main-d’œuvre. Quelle est la base des frais de manutention, c’est-à-dire quels types de frais sont autorisés ? Les taux ne sont-ils pas généralement de 5 à 10 % des matériaux ?
A. Le Federal Acquisition Regulations (FAR), dans sa discussion sur les contrats en temps et matériaux à la sous-partie 16.601 (b) (2), dit que les coûts de manutention du matériel doivent inclure uniquement les coûts qui sont clairement exclus du « taux horaire de main-d’œuvre ». Le taux horaire de main-d’œuvre comprendrait le coût de la main-d’œuvre directe (salaire) et les frais généraux (et/ou les frais G&A). En d’autres termes, les coûts de manutention doivent être séparés dans un pool de coûts indirects distinct des autres frais généraux et des frais G&A. Les coûts de manutention comprennent généralement des fonctions telles que la réception, l’inspection, le stockage et la distribution des matériaux. Vous avez raison de dire que les taux de manutention des matériaux sont généralement inférieurs à 10 % des coûts des matériaux eux-mêmes. Si l’entrepreneur ne dispose pas d’un pool de manutention distinct, vous pouvez négocier un accord préalable dans le contrat exigeant un tel pool, ainsi qu’un accord préalable sur les composantes du pool, et placer un plafond ou une limite sur le taux, ajustable à la baisse uniquement au moment de la vérification finale des coûts. Vous ne devez pas utiliser un taux de manutention prédéterminé (fixe), car cela pourrait être interprété comme un contrat à prix coûtant majoré (pourcentage du coût) inadmissible. Si le contractant n’est pas d’accord avec vous et continue d’insister sur une charge G&A qui produit des résultats de coût inéquitables pour votre agence, vous pourriez également acheter les matériaux et les fournir à l’entrepreneur en tant que « matériaux fournis par le propriétaire/agence ». Cela annulerait toute majoration bien que cela constituerait bien sûr une charge administrative pour votre agence. (Révisé : juin 2010)
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Q. Veuillez expliquer la » composition » des taux de temps et de matériel. Je crois comprendre qu’aucun tarif ne doit être appliqué à un coût autre que la main-d’œuvre. Il est indiqué que la charge matérielle peut être appliquée au matériel, à condition que le coût ne soit pas déjà inclus dans le taux de main-d’œuvre. Qu’en est-il des déplacements ? Un entrepreneur peut-il appliquer des frais de déplacement ? Veuillez élaborer sur ce qui peut et ne peut pas être appliqué aux différents éléments de coût.
A. Vous avez raison de dire qu’aucun frais ou profit n’est autorisé, sauf dans le cadre du taux de facturation fixe des heures de travail direct. Fixer un taux d’honoraires dans le contrat et permettre à l’entrepreneur de facturer les coûts réels (par exemple, les matériaux ou les déplacements) plus ce taux d’honoraires constituerait un contrat interdit de type cost-plus-percent-of-cost. Un entrepreneur est autorisé à récupérer les frais généraux sur ses coûts directs, tels que les matériaux ou les déplacements, si le système comptable de l’entrepreneur sépare clairement les frais généraux associés à ces coûts directs (par exemple, dans un pool de frais généraux de manutention), et si ces frais généraux ne sont pas inclus dans le pool de frais généraux qui est appliqué aux coûts de main-d’œuvre directe. En d’autres termes, il ne doit pas y avoir de facturation en double des frais généraux de manutention des matériaux dans les taux appliqués aux dollars de main-d’œuvre et aux dollars de matériaux. L’entrepreneur doit facturer de manière cohérente tous les contrats en utilisant la même méthodologie.
En ce qui concerne les frais généraux appliqués aux déplacements, il serait très inhabituel que le système comptable d’un entrepreneur sépare les frais généraux associés aux déplacements à facturation directe et applique un taux de charge distinct à ces coûts. Nous pensons qu’il serait pratiquement impossible de séparer les frais généraux liés aux déplacements à frais directs vers les contrats des autres types de déplacements, tels que les déplacements des directeurs d’entreprise à des fins professionnelles générales. Mais si l’entrepreneur avait un pool de frais généraux liés aux voyages qui facturait systématiquement tous les contrats et que ce pool de frais généraux a été vérifié par un auditeur indépendant et jugé correct conformément aux principes de coûts de la partie 31 de la FAR, alors nous le considérerions comme acceptable.
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Q. Est-ce qu’un approvisionnement en temps et matériel n’est pas plus qu’un coût majoré d’un pourcentage de coût avec les majorations remaniées ? Je ne vois pas la différence… dans les deux scénarios, un entrepreneur augmentera son profit en engageant plus d’heures travaillées. Peu importe si les majorations sont cachées dans les taux de salaire horaire… ou appliquées séparément après la détermination des coûts totaux de main-d’œuvre directe… le coût total est le même, et plus important encore, la désincitation pour l’entrepreneur est la même : plus d’heures fourniront plus de profit.
A. Il est exact que pour les types de contrats temps et matériel (T&M) et coût-plus-pour-compte (CPPC), l’entrepreneur est dissuadé de contrôler les coûts, c’est-à-dire que plus il déploie d’efforts, plus le travail devient rentable. Le type de contrat CPPC est interdit et ne peut être utilisé lorsque des fonds fédéraux sont impliqués. Le contrat T&M est autorisé mais ne peut être utilisé que lorsque le bénéficiaire de la subvention détermine qu’aucun autre type de contrat ne convient et que le contrat spécifie un prix plafond que l’entrepreneur ne doit pas dépasser, sauf à ses propres risques.
Si vous avez un arrangement contractuel où l’entrepreneur est remboursé pour ses coûts réels en dollars (que ces coûts soient de la main-d’œuvre, des matériaux, des déplacements, etc. n’a pas d’importance), et qu’il y a une promesse d’appliquer un ajout prédéterminé à ces coûts pour les frais généraux et/ou le profit, alors vous avez une situation illégale de CPPC. Par exemple, vous ne pouvez pas convenir avec un entrepreneur, dans le cadre d’un contrat à prix coûtant majoré et à honoraires fixes, de payer ses coûts de main-d’œuvre réels plus un taux de frais généraux prédéterminé (fixe). Vous devez prévoir la possibilité de vérifier le taux de frais généraux après coup et d’ajuster les facturations au taux réel encouru. De même, vous ne pouvez pas accepter de payer tous les coûts de l’entrepreneur plus un taux de profit fixe sur les coûts réels encourus. Ces deux exemples sont des accords de CPPC illégaux.
Vous pouvez légalement négocier un taux de facturation horaire fixe, entièrement chargé (travail, frais généraux, profit) pour un type de travail donné et laisser les heures à facturer comme un montant flexible si les incertitudes de l’exécution du travail le justifient. Les règles de passation de marchés vous indiqueraient de surveiller et de gérer de près ce type de contrat pour vous assurer que le contractant s’acquitte bien de sa tâche. Dans vos exemples, si l’accord est négocié à l’avance et que le taux de facturation horaire pour la main d’œuvre, les frais généraux et le profit est fixe, alors vous avez un contrat T&M. Si, toutefois, seule une partie du taux de facturation est fixe et qu’il y a des ajouts prédéterminés (fixes) comme un taux de frais généraux ou de profit qui sont appliqués à la partie fixe de la facturation (par exemple, les coûts de main-d’œuvre), alors vous avez un contrat CPPC. (Révisé : juin 2010)
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Q. Notre organisme a un contrat en régie qui doit être prolongé parce que les travaux n’ont pas été achevés comme prévu initialement. Le contrat est essentiellement dans une situation de « dépassement ». Pouvons-nous remplacer ce contrat par un contrat à prix coûtant et sans frais afin d’achever le travail inachevé ?
A. Si vous avez un contrat en temps et matériaux (T&M) que vous considérez comme étant en situation de « dépassement » (c’est-à-dire que l’entrepreneur n’a pas terminé les travaux en raison de problèmes sur lesquels il a un contrôle), nous vous conseillerions d’essayer de renégocier les taux de facturation pour les travaux non terminés afin de supprimer le profit estimé dans les taux de facturation, plutôt que d’attribuer un nouveau contrat coût-non-frais pour les travaux non terminés. L’un des problèmes potentiels liés au changement de type de contrat pour les travaux initialement prévus par le contrat T&M est la question de la sortie du contractant d’une position de perte potentielle dans le cadre du contrat T&M. Quelqu’un qui examinera le dossier à l’avenir pourrait bien soulever cette question, et cela pourrait être une question légitime si l’entrepreneur fonctionnait avec des coûts supérieurs à ceux prévus lors de la négociation des taux de facturation du contrat original. (Révisé : juin 2010)
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Q. Lorsqu’une entreprise propose des catégories de main-d’œuvre et un nombre d’heures sur un contrat de temps &Matériel, y a-t-il une obligation de n’utiliser que ces catégories et ces heures exactement comme indiqué dans le contrat, à moins qu’il y ait une modification du contrat ?
A. Dans un contrat T&M, les prix du contrat sont indiqués pour les heures et les catégories de main-d’œuvre spécifiées dans le contrat. Si les travaux confiés diffèrent de ceux définis à l’origine, et nécessitent donc des catégories et des heures différentes, les parties doivent alors modifier le contrat pour ajouter les nouvelles catégories et heures, ainsi que les prix convenus pour ces heures particulières. L’entrepreneur n’est pas libre d’utiliser d’autres catégories et de les facturer comme il l’entend. L’entrepreneur livrerait alors des éléments (catégories et heures de travail différentes) non prévus dans le contrat. Si les travaux sont les mêmes que ceux prévus initialement dans le contrat, l’entrepreneur ne peut pas facturer des catégories différentes à des taux différents, sauf s’il y a une modification du contrat qui reflète l’accord des deux parties sur les changements. (Posted : January, 2010)
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Q. Est-il permis d’avoir un contrat de sous-traitance en temps et matériaux dans le cadre d’un contrat principal à prix fixe ferme ? Y a-t-il une interdiction à cet égard ?
A. Il n’y a aucune interdiction contre un contrat de sous-traitance T&M si le contrat principal est à prix fixe ferme. Dans ce cas, c’est le contractant principal qui assume le risque que le sous-traitant ne puisse pas s’exécuter. Si le contrat principal est à prix coûtant, il serait alors prudent que l’agence s’implique, au point d’exiger le consentement au contrat de sous-traitance, puisque l’agence supporterait le risque de non-exécution (et donc de dépassement des coûts) par le sous-traitant. Dans ce dernier cas, l’agence voudrait s’assurer qu’aucun autre type de contrat de sous-traitance n’est envisageable, et aussi que des contrôles rigoureux sont en place pour que le maître d’œuvre gère et surveille le travail du sous-traitant afin de garantir un avancement satisfaisant. (Posted : November, 2010)
Q. Notre agence a attribué un contrat pour des services de transport adapté. Les conditions de paiement prévoient que l’entrepreneur soit payé à un prix unitaire fixe pour chaque voyage – heure fourni. Le contrat n’a pas de prix plafond ou de limite d’obligation du concessionnaire en termes de dollars totaux. Ce contrat est-il acceptable ?
A. Un prix plafond/une limite d’obligation du concessionnaire est requis par 4220.1F, chapitre VI, 2. c. (2) (c) pour les contrats de type T&M. Ce contrat doit être modifié pour intégrer un prix plafond qui ne peut être dépassé sans l’autorisation écrite du titulaire de la subvention. (Publié : Octobre, 2015)