Gyakran ismételt kérdések
K. Meg tudná nekem mondani, hogy pontosan mi is az az idő- és anyagköltséges és a fix áras szerződés?
A. A Time-and-materials (T&M) szerződéseket árucikkek vagy szolgáltatások beszerzésére lehet használni. Ezek a szerződések a munkaköltségek kifizetését a szerződésben meghatározott rögzített óránkénti számlázási díjak alapján írják elő. Ezek az óradíjak tartalmazzák a béreket, a közvetett költségeket, az általános és adminisztratív költségeket és a nyereséget. A T&M szerződésnek van egy fix áras eleme – a fix óránkénti számlázási díjak. Ezek a szerződések azonban költségtípusú szerződésként is működnek abban az értelemben, hogy a ledolgozandó és kifizetendő munkaórák rugalmasak. Az anyagokat önköltségi áron számlázzák, kivéve, ha a vállalkozó a szokásos üzleti tevékenysége során általában a szerződéshez szükséges típusú anyagokat értékesíti. Ebben az esetben a fizetési rendelkezés előírhatja az anyagok kifizetését az anyagok beszerzésekor érvényes, megállapított katalógus vagy listaárak alapján. Ezek a szerződések rendelkezhetnek az anyagmozgatási költségek megtérítéséről is, amelyek közvetett költségek, mint például a beszerzés, ellenőrzés, raktározás, kifizetés stb. Ezeket a közvetett költségeket a felmerült anyagköltségek százalékos arányában számlázzák (hasonlóan az általános költségek közvetlen munkaerő százalékos arányában történő számlázásához). Az ilyen anyagmozgatási költségeket a vállalkozó számviteli rendszerének külön közvetett költségalapban kell elkülönítenie, és nem szerepelhetnek a közvetlen munkaerő fix óradíjának részeként elszámolt közvetett költségek között. Mindig bölcs dolog lenne a szerződés odaítélése előtt auditáltatni a vállalkozó számviteli rendszerét annak megállapítása érdekében, hogy a rendszer megfelelően elkülöníti-e az anyagmozgatási költségeket az egyéb általános költségektől, amelyeket a munkaerő fix óradíjával együtt számláznak ki. Az idő- és anyagköltséges szerződések teljes körű tárgyalása az FTA Best Practices Procurement Manual 2.4.3.3. szakaszában található. (Revised: June: 2010)
Back to top
Q. A kormány kiírt egy ajánlati felhívást egy fix áras szerződésre, de az ajánlattevő azt javasolta, hogy a szerződés típusát idő- és anyagköltségesre változtassák. Ha a tárgyalások során a kormány beleegyezik ebbe a módosításba, mi a várható eredmény? Kevesebb lesz-e a kockázat a vállalkozó számára? Nagyobb lesz-e a vállalkozó ösztönzése a költségek ellenőrzésére? A szerződés odaítélése után újra meg kell-e változtatni a szerződés típusát?
A. A kormányzati kedvezményezettekre vonatkozó közös támogatási szabály csak akkor engedi meg az idő- és anyagalapú szerződések alkalmazását, ha megállapítást nyert, hogy más szerződéstípus nem alkalmas; és ha a szerződésben meghatároznak egy felső árat, amelyet a vállalkozó csak saját kockázatára léphet túl. Ennek oka, hogy a T&M szerződés nem ösztönzi a vállalkozót a költségek ellenőrzésére – minél több időt és pénzt fordít, annál jövedelmezőbb a vállalkozó számára. Még a költség plusz fix díjas szerződés is előnyösebb ebből a szempontból, mivel rögzíti a szerződés teljesítéséért járó díjdollárok összegét, és a költségtúllépések nem eredményeznek több nyereséget a kontraktor számára.
Ha ez egy versenyeztetett beszerzés volt, és fix áras szerződésként hirdették meg, akkor nem lehet ezután T&M szerződésről tárgyalni anélkül, hogy módosítanák a felhívást, és lehetővé tennék más cégeknek, hogy ezen az alapon tegyenek ajánlatot. Ez lényeges változást jelent a beszerzésben, és könnyen lehet, hogy vannak más cégek is, amelyek T&M alapon tettek volna ajánlatot, de nem fix áras alapon tettek ajánlatot.
Ha fix áras szerződést ítél oda, akkor nem tudja később a szerződés típusát T&M szerződésre módosítani, és elvárni, hogy az FTA megtérítse Önnek a többletköltségeket. Az FTA-nak pénzügyi érdekeltsége van a rögzített áras szerződésben, és az ügynökség nem adhatja át az FTA érdekeltségét az FTA előzetes jóváhagyása nélkül. Más szóval, az ügynökség később nem fizethet többet valamiért, amire meghatározott áron szerződött (kivéve persze, ha az ügynökség megváltoztatja a szerződéses követelményeket/specifikációt). (Módosítva: 2010. június)
Vissza a tetejére
Q. Megpróbálunk meghatározni egy “ésszerű” anyagmozgatási költséget. A vállalkozó megpróbálja elszámolni az általános és adminisztratív (G&A) költségeit – de mivel a rögzített ár háromszorosa az alkalmazottnak fizetett összegnek – úgy tűnik, hogy a G&A a munkadíj része. Mi az alapja az anyagmozgatási költségeknek, azaz milyen típusú díjak engedélyezettek? Az árak általában nem az anyagok 5-10%-át teszik ki?
A. A Szövetségi Beszerzési Szabályzat (FAR) a 16.601 (b) (2) alrészben az idő- és anyagbeszerzési szerződések tárgyalása során azt mondja, hogy az anyagmozgatási költségek csak azokat a költségeket tartalmazzák, amelyek egyértelműen ki vannak zárva a “munkaóradíjból”. A munkaóradíj magában foglalná a közvetlen munkaerőköltséget (bér) és az általános költségeket (és/vagy G&A díjakat). Más szóval, az anyagmozgatási költségeket külön közvetett költségalapban kell elkülöníteni a többi általános költségtől és G&A költségtől. Az anyagmozgatási költségek jellemzően olyan funkciókat foglalnak magukban, mint az anyagok átvétele, ellenőrzése, tárolása és elosztása. Igaza van abban, hogy az anyagmozgatási díjak általában kevesebb, mint 10%-át teszik ki maguknak az anyagköltségeknek. Ha a vállalkozó nem rendelkezik külön anyagmozgatási poolal, akkor a szerződésben tárgyalhat egy olyan előzetes megállapodást, amely előírja egy ilyen pool létrehozását, valamint előzetes megállapodást a pool összetevőiről, és felső határt vagy plafont állapíthat meg az arányra, amely csak a végső költségellenőrzés idején módosítható lefelé. Nem szabad előre meghatározott (fix) anyagmozgatási díjat alkalmaznia, mivel ez megengedhetetlen költség plusz költségszázalékos szerződésként értelmezhető. Ha a kapcsolattartó nem egyezik meg Önnel, és továbbra is ragaszkodik a G&A díjhoz, amely méltánytalan költségeredményt eredményez az Ön ügynöksége számára, Ön is megvásárolhatja az anyagokat, és “tulajdonos/ügynökség által biztosított anyagokként” szállíthatja azokat a vállalkozónak. Ez semmissé tenné a felárat, bár ez természetesen adminisztratív terhet jelentene az Ön ügynökségének. (Módosítva: 2010. június)
Vissza a tetejére
Q. Kérem, magyarázza el az idő- és anyagköltségek “összetételét”. Úgy tudom, hogy a munkadíjon kívül semmilyen más költséget nem lehet díjazni. Kimondja, hogy az anyagterhek alkalmazhatók az anyagra, feltéve, hogy a költség nem szerepel már a munkadíjban. Mi a helyzet az utazással, alkalmazhat-e a vállalkozó bármilyen terhet az utazásra? Kérem, fejtse ki, hogy mit lehet és mit nem lehet alkalmazni a különböző költségelemekre.
A. Igaza van abban az állításában, hogy semmilyen díj vagy nyereség nem megengedett, kivéve a közvetlen munkaórák fix számlázási arányának részeként. Ha a szerződésben rögzítenének egy díjazási arányt, és megengednék a vállalkozónak, hogy a tényleges költségeket (pl. anyagok vagy utazás) plusz ezt a díjazási arányt számlázza ki, az tiltott költség plusz költséghányad szerződésnek minősülne. A vállalkozónak megengedett, hogy a közvetlen költségei, például az anyagok vagy az utazás után általános költséget számoljon el, ha a vállalkozó számviteli rendszere egyértelműen elkülöníti az ilyen közvetlen költségekhez kapcsolódó általános költségeket (pl. egy anyagmozgatási általános költségalapban), és ezek az általános költségek nem szerepelnek a közvetlen munkaerőköltségekre alkalmazott általános költségalapban. Más szóval, az anyagmozgatási rezsiköltségeket nem szabad duplán kiszámlázni a munkaerő-dollárokra és az anyag-dollárokra alkalmazott arányokban. A Vállalkozónak következetesen minden szerződést ugyanazon módszertan szerint kell kiszámláznia.
Az utazásra alkalmazott általános költségek tekintetében nagyon szokatlan lenne, ha a Vállalkozó számviteli rendszere elkülönítené a közvetlenül felszámított utazással kapcsolatos általános költségeket, és külön terhelési rátát alkalmazna ezekre a költségekre. Úgy gondolnánk, hogy gyakorlatilag lehetetlen lenne elkülöníteni a közvetlen díjazású, szerződésekre irányuló utazások általános költségeit más típusú utazásoktól, mint például az általános üzleti célú utazásokra utazó vállalati vezetőkét. De ha a vállalkozónak van egy utazással kapcsolatos általános költségalapja, amely következetesen számlázza az összes szerződést, és ezt az általános költségalapot egy független könyvvizsgáló ellenőrizte, és a FAR 31. része szerinti költségelveknek megfelelően megfelelőnek találta, akkor ezt elfogadhatónak tartanánk.
Back to top
Q. Az idő és anyag alapú beszerzés nem több, mint egy költség plusz százalékos költség alapú beszerzés a felárak átrendezésével? Nem látom a különbséget… mindkét forgatókönyvben a vállalkozó a több munkaórával növeli a nyereséget. Függetlenül attól, hogy a felárakat az órabérekben rejtik-e el… vagy külön alkalmazzák a teljes közvetlen munkaerőköltségek meghatározása után… a teljes költség ugyanaz, és ami még fontosabb, a vállalkozó számára a visszatartó erő ugyanaz: a több óra több nyereséget biztosít.
A. Helyes, hogy mind a Time and Material (T&M), mind a Cost-Plus-Percent-Cost (CPPC) típusú szerződések esetében a vállalkozónak visszatartó ereje van a költségek ellenőrzésére; azaz minél több munkát végez, annál nyereségesebb lesz a munka. A CPPC szerződéstípus tilos és nem alkalmazható szövetségi források bevonásával. A T&M szerződés megengedett, de csak akkor alkalmazható, ha a támogatott úgy ítéli meg, hogy más típusú szerződés nem megfelelő, és a szerződés meghatároz egy felső árat, amelyet a vállalkozó csak saját kockázatára léphet túl.
Ha van egy olyan szerződéses megállapodás, ahol a vállalkozónak a tényleges dollárköltségeit térítik meg (hogy ezek a költségek munkaerő, anyagok, utazás stb., nem számít), és van egy ígéret arra, hogy ezekre a költségekre egy előre meghatározott többletet alkalmaznak általános költségek és/vagy nyereség címén, akkor egy illegális CPPC helyzet áll fenn. Például nem állapodhat meg egy vállalkozóval egy költség plusz fix díjas szerződésben, hogy a tényleges munkaköltségeit egy előre meghatározott (fix) általános költséghányaddal növelve fizeti ki. Biztosítania kell a rezsiköltségek utólagos ellenőrzésének lehetőségét, és a számlázást a ténylegesen felmerült arányhoz kell igazítania. Hasonlóképpen nem állapodhat meg abban, hogy a vállalkozó összes költségét plusz a ténylegesen felmerült költségekre vonatkozó rögzített haszonkulcsot fizeti ki. Mindkét példa jogellenes CPPC-megállapodás.
Egy adott típusú munkára vonatkozóan jogszerűen megállapodhat egy fix, teljes mértékben terhelt (munka, általános költségek, nyereség) óránkénti számlázási arányban, és a kiszámlázandó órákat rugalmas összegként hagyhatja meg, ha a munka elvégzésének bizonytalanságai ezt indokolják. A közbeszerzési szabályok szerint az ilyen típusú szerződéseket szorosan figyelemmel kell kísérnie és kezelnie, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a vállalkozó jól teljesít. Az Ön példáiban, ha a megállapodást előre megtárgyalják, és a munka, a rezsi és a nyereség óránkénti számlázási aránya fix, akkor T&M szerződésről van szó. Ha azonban a számlázási aránynak csak egy része fix, és vannak előre meghatározott (fix) adalékok, mint például egy rezsiköltség vagy profitráta, amelyeket a számlázások fix részéhez (pl. a munkadíjhoz) alkalmaznak, akkor CPPC-szerződésről van szó. (Felülvizsgálat: 2010. június)
Vissza a tetejére
Q. Ügynökségünknek van egy idő- és anyagköltséges szerződése, amelyet meg kell hosszabbítani, mert a munkát nem az eredetileg tervezett módon végezték el. A szerződés lényegében “túllépési” helyzetben van. Kicserélhetjük-e ezt a szerződést egy költség-költség nélküli szerződéssel, hogy befejezzük a befejezetlen munkát?
A. Ha Önnek van egy Time and Materials (T&M) szerződése, amely Ön szerint “túllépési” állapotban van (vagyis amikor a vállalkozó nem fejezte be a munkát olyan problémák miatt, amelyek felett ő rendelkezik), azt tanácsoljuk, hogy próbálja meg újratárgyalni a befejezetlen munkára vonatkozó számlázási díjakat úgy, hogy a becsült nyereséget töröljék a számlázási díjakból, ahelyett, hogy új költség-költség nélküli szerződést kötne a befejezetlen munkára. Az eredetileg a T&M szerződés hatálya alá tartozó munkákra vonatkozó szerződés típusának megváltoztatásával kapcsolatos egyik lehetséges probléma a vállalkozónak a T&M szerződés szerinti potenciális veszteséges helyzetből való kiszabadításának kérdése. Valaki, aki a jövőben felülvizsgálja az aktát, felvetheti ezt a kérdést, és ez jogos kérdés lehet, ha a vállalkozó az eredeti szerződés számlázási díjainak megtárgyalásakor tervezettnél magasabb költségekkel dolgozott. (Felülvizsgálat: 2010. június)
Vissza a tetejére
Q. Amikor egy vállalat munkaügyi kategóriákat és óraszámot javasol egy idő-&anyagszerződésben, követelmény-e, hogy csak pontosan a szerződésben szereplő kategóriákat és órákat használja, kivéve, ha szerződésmódosításra kerül sor?
A. Egy T&M szerződésben a szerződéses árak a szerződésben meghatározott órákra és munkakategóriákra vannak feltüntetve. Ha a megbízott munka eltér az eredetileg meghatározottól, és így más kategóriákat és órákat igényel, akkor a feleknek módosítaniuk kell a szerződést, hogy felvegyék az új kategóriákat és órákat, valamint az ezekre az adott órákra megállapított árakat. A vállalkozó nem használhat szabadon más kategóriákat, és nem számolhatja fel azokat a vállalkozó saját belátása szerint. A vállalkozó ekkor olyan tételeket (más munkakategóriákat/órákat) szállítana, amelyeket a szerződés nem ír elő. Ha a munka ugyanaz, mint amire eredetileg szerződést kötöttek, a vállalkozó nem számíthat fel különböző kategóriákat különböző árakon, kivéve, ha van szerződésmódosítás, amely tükrözi mindkét fél beleegyezését a változtatásokba. (Közzétéve: 2010. január)
Vissza a tetejére
K. Megengedhető-e az idő- és anyagköltséges alvállalkozói szerződés egy szilárd, rögzített áras fővállalkozási szerződés keretében? Van-e valamilyen tilalom ez ellen?
A. Nincs tilalom a T&M alvállalkozói szerződéssel szemben, ha a fővállalkozási szerződés szilárd fix áras. Ebben az esetben a fővállalkozó vállalja annak kockázatát, hogy az alvállalkozó esetleg nem teljesít. Ha a fővállalkozási szerződés költségtérítéses lenne, akkor az ügynökség számára bölcs dolog lenne, hogy részt vegyen az alvállalkozói szerződéshez való hozzájárulás megköveteléséig, mivel az ügynökség viselné az alvállalkozó nem teljesítésének (és így a költségtúllépésnek) a kockázatát. Ez utóbbi esetben az ügynökség biztosítani szeretné, hogy más típusú alvállalkozói szerződés nem jöhet szóba, és azt is, hogy a fővállalkozó szigorú ellenőrzésekkel irányítsa és ellenőrizze az alvállalkozó munkáját a kielégítő előrehaladás biztosítása érdekében. (Posted: November, 2010)
Q. Ügynökségünk paratranzit szolgáltatásokra kötött szerződést. A fizetési feltételek szerint a vállalkozónak fix egységárat kell fizetni minden egyes megtett út – óra után. A szerződés nem tartalmaz felső árat vagy a támogatott kötelezettségének felső határát teljes dollárban kifejezve. Elfogadható ez?
A. A 4220.1F, VI. fejezet, 2. c. (2) (c) (2) (c) pontja szerint a T&M típusú szerződéseknél felső árat / a támogatott kötelezettség felső határát kell megadni. Ezt a szerződést úgy kell módosítani, hogy tartalmazzon egy olyan felső árat, amelyet nem lehet túllépni a kedvezményezett írásos engedélye nélkül. (Közzétéve: 2015. október)