Regisztráció és nyilvántartás

A University of Texas at San Antonio’s Office of the Registrar of the Office of the Registrar örömmel kínál elektronikus átiratokat (e-transcripts) minden hallgatónk számára.

A SCRIP-SAFE®-vel együttműködve az UTSA mostantól képes az “eSCRIP-SAFE” szerverhálózaton keresztül elektronikusan kézbesített hivatalos átiratokat biztosítani.

A hivatalos átirat tartalmát PDF-dokumentummá alakítják, és az eSCRIP-SAFE-n keresztül egy biztonságos szerveren tárolják. Az e-transcripthez egy biztonságos linket küldenek a hallgató által azonosított magánszemélynek, vállalkozásnak, iparágnak, főiskolának vagy egyetemnek. A címzett, aki ezt a biztonságos linket kapja, azonnali tesztet végezhet, hogy ellenőrizze a hallgató e-transcriptjének hitelességét.

Ez a legbiztonságosabb és leggyorsabb módszer a hivatalos átirat kézbesítésére. A hallgatónak először meg kell győződnie arról, hogy a címzett hajlandó-e hivatalos e-átiratot kapni, majd meg kell adnia a címzett nevét, címét és közvetlen e-mail címét.

Hallgatók – információk az átiratok küldőinek

Fontos megjegyzések az elektronikus eSCRIP szolgáltatással kapcsolatban:

1. Tájékoztassa az átirat címzettjét, hogy e-átiratot kíván küldeni neki, mielőtt továbblépne. Ez segít megelőzni, hogy az átiratát figyelmen kívül hagyják vagy SPAM-ként töröljék.
2. Noha az egyetem hivatalos elektronikus átiratot biztosít, egyes címzettek hivatalos papíralapú átiratot is igényelhetnek. Kérjük, a hivatalos elektronikus átiratkérés elküldése előtt győződjön meg arról, hogy a címzett elfogadja a hivatalos elektronikus átiratokat.

Az elektronikus elektronikus átirat elküldése/elküldése

A kért elektronikus átiratok feldolgozása perceken belül megtörténik a nap 24 órájában, a hét minden napján. A feldolgozás után az e-transzcriptet azonnal elküldik a kijelölt címzettnek. Felhívjuk figyelmét, hogy a forgalmas időszakokban, mint például a korai beiratkozás, a félév végi osztályzatok feldolgozása stb, az e-transzcript feldolgozása késhet, mivel a rendszer erőforrásai más prioritások miatt átirányításra szorulhatnak.

Mit kap a hallgató

A kérelem benyújtása után két (az eSCRIP-SAFE által küldött) értesítő e-mailt kap, amikor az e-transcript:

1. Megküldték a címzettnek az ASAP-ban megadott e-mail címen keresztül
2. A címzett megnyitotta

Kérjük, vegye figyelembe, hogy az értesítéseket az Ön által itt az UTSA-nál megadott e-mail címre küldjük. Ha meg szeretné változtatni a preferált e-mail címét, menjen az ASAP oldalra.

Ha nem kapja meg az első e-mail értesítést egy munkanapon belül, győződjön meg róla, hogy az értesítést nem egy spamszűrő fogta el.

Mit kap a címzett

Amikor az e-átiratot elküldték, az átirat címzettje kap egy e-mailt, amely egy biztonságos linket tartalmaz a hivatalos e-átirat eléréséhez. Az e-mailt az eSCRIP-SAFE segítségével küldik.

A címzettnek 14 munkanap áll rendelkezésére a hivatalos átirat megtekintésére. Ha ez alatt az időszak alatt nem tekinthető meg, a hallgatónak újabb e-transcriptet kell kérnie. Miután a címzett megtekintette, az átirat 24 órán keresztül elérhető marad, mielőtt törlődik az eSCRIP-SAFE szerveréről. A címzett az e-átirat PDF-fájlját helyben elmentheti, vagy helyben kinyomtathatja, vagy mindkettőt megteheti.

A címzetteknek, akik úgy tűnik, hogy nem kapták meg az e-átiratot, ellenőrizniük kell a spam mappájukat, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy az e-mailt nem fogta-e el a spamszűrő.

A Transcript elmentése

Az e-átirat megtekintéséhez a címzett számítógépén telepítve kell lennie az Adobe Reader 7.0 vagy újabb verziónak.

A címzettnek három lehetősége van az átirat megőrzésére:

1. Mentés az intézmény dokumentumképző rendszerébe
2. Elektronikusan, PDF dokumentumként történő mentés
3. Papírra nyomtatás

Bármelyik tárolási módot is használja, a címzettnek gondoskodnia kell a dokumentum biztonságáról és a FERPA irányelvek betartásáról.

Vállalkozások / szervezetek – információk az átiratokat átvevők számára

A jelenlegi és volt UTSA-hallgatóknak mostantól lehetőségük van arra, hogy a biztonságos eSCRIP-SAFE szerverhálózaton keresztül elektronikus úton küldjenek vállalatoknak és szervezeteknek hivatalos átiratokat. Ez a kézbesítési mód a leggyorsabb és legbiztonságosabb módszer az UTSA hivatalos átiratának megszerzésére.

A jelenlegi vagy volt UTSA-hallgatónak, aki megpróbál elektronikus átiratot küldeni a szervezetének, szüksége lesz a hivatalos átiratot átvevő személy (a címzett) közvetlen e-mail címére és címére. A kézhezvételt követően az átirat hitelességét ellenőrizni lehet, kinyomtatható és/vagy elektronikusan elmenthető. Az ezekre a műveletekre vonatkozó utasítások alább találhatók.

Felhívjuk figyelmét, hogy az átiratok papíralapú példányai továbbra is rendelkezésre állnak, és a jelenlegi és volt UTSA-hallgatók kérhetik azokat, ha a szervezetük igényli.

Mit fog kapni

Az elektronikus átirat elküldését követően az eSCRIP-SAFE-tól kap egy e-mailt, amely egy biztonságos linket tartalmaz a hivatalos elektronikus átirat eléréséhez. Kattintson erre a linkre a hivatalos átirat megtekintéséhez.

Ha nem kapta meg az e-átiratot a hallgató elküldését követő 30 percen belül, ellenőrizze a spam vagy a kéretlen levelek mappáját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az e-mailt nem fogta-e el a szűrő.

A bizonyítvány megtekintése

Az e-átirat megtekintéséhez az Adobe Reader 7.0 vagy magasabb verziószámú programot kell telepíteni a számítógépére.

1. A kézhezvételtől számított 14 munkanapon belül kattintson az e-mailben található eSCRIP-SAFE biztonságos linkre. Ha ezen időszak alatt nem tekintik meg, a hallgatónak újabb e-transcriptet kell kérnie.
2. Az ablak automatikusan megjelenik, és arra kéri a címzettet, hogy ellenőrizze személyazonosságát a név, a szervezet megadásával és egy jelszó létrehozásával. A címzettet arra is megkérik, hogy adja meg, milyen célból kapja meg az átiratot.
3. Az igazolási folyamat befejezése után a címzettet arra kérik, hogy erősítse meg a megadott információkat, és kattintson a “Complete” gombra.
4. A címzett ezután a letöltési képernyőre kerül. Az “Átirat letöltése” gombra kattintva egy PDF-ablak automatikusan megjeleníti a képernyőn a hivatalos átiratot.
5. Az átirat az első megtekintést követően csak 24 óráig lesz elérhető. A 24 óra elteltével az átirat törlődik az eSCRIP-SAFE szerveréről.
6. A 24 órás időszak alatt az átirat korlátlan számú alkalommal megtekinthető az e-mailben található linkre kattintva. A címzett minden egyes alkalommal, amikor az elektronikus átirathoz hozzáfér, az ellenőrzési folyamat során létrehozott jelszót kell megadni. Az elektronikus átirat PDF-fájlját helyben is elmentheti, helyben kinyomtathatja, vagy mindkettőt megteheti, ha 24 óránál hosszabb ideig szeretné megőrizni.

Az átirat mentése

Az átirat megőrzésére három lehetősége van. Vegye figyelembe, hogy a PDF-dokumentumon elektronikusan nem lehet változtatni.

1. Elektronikusan PDF-dokumentumként történő mentés
   • A PDF megnyitása után használja a mentés funkciót.
   • Kattintson a “Fájl” gombra, majd válassza a “Mentés másolatként” lehetőséget, és válasszon egy helyet az átirat másolatának elhelyezésére.
2. A képernyő bal felső részén található nyomtató ikonra kattintva nyomtasson papírra. Az átirat a “Fájl” gombra kattintva, majd a “Nyomtatás” opciót kiválasztva is kinyomtatható.
3. A dokumentum kinyomtatása után a szervezet dokumentumképző rendszerével beolvasható.

A tárolási módtól függetlenül a címzettnek gondoskodnia kell a dokumentum biztonságáról és a FERPA irányelvek betartásáról.

A bizonyítvány hitelességének ellenőrzése

Az elektronikus átiratok hitelességét úgy ellenőrizheti, hogy a PDF-dokumentumot feltölti az eSCRIP-SAFE átiratok hitelesítési programjába, a Doc-Safe-be.

1. Mentse a bizonyítványt PDF formátumban (lásd a fenti utasításokat).
2. Kattintson a következő linkre: https://escrip-safe.com/validate/transcript
3. Kattintson a böngészés gombra.
4. A megjelenő ablakban válassza ki az átiratot a mentési helyről. Kattintson a “Megnyitás” gombra.
5. A “Tallózás” gomb melletti területen megjelenik az átirat fájl.
6. Kattintson a “Hitelesítés” gombra, a hitelesítési eredmények megjelennek, és szükség esetén kinyomtathatók.