Frequently Asked Questions
Q. Time and Materials契約とFixed Price契約について具体的に教えてください。
A. Time-and-Materials (T&M) 契約は、供給品やサービスを取得するために使用されることがあります。 これらの契約は、契約で指定された固定時間給に基づいて人件費を支払うことを規定しています。 これらの時間単位の請求レートには、賃金、間接費、一般管理費、利益が含まれる。 T&Mの契約には、固定価格的な要素、すなわち固定時間給がある。 しかし、これらの契約は、労働時間やその対価が柔軟であるという意味で、コスト型契約としても機能する。 材料は原価で請求されるが、請負業者がその契約で必要とされる種類の材料を通常の業務で販売する場合は別である。 この場合、支払い規定は、材料が提供された時点で有効なカタログ価格またはリスト価格に基づいて、材料の支払いを規定することができる。 また、これらの契約では、調達、検査、保管、支払いなどの間接コストである材料取り扱いコストの払い戻しを規定することもできる。 これらの間接費は、発生した材料費に対する割合として請求される（直接労働に対する割合としての間接費の請求と同様）。 このような材料処理コストは、請負業者の会計システムによって別の間接コストプールに分離されなければならず、直接労働の固定時間給請求レートの一部として含まれる間接コストに含めてはならない。 請負業者の会計システムの発注前監査を行い、資材運搬費を、労働に対する固定時間給で請求される他の間接費から適切に分離するシステムの妥当性を判断することが、常に賢明であると思われる。 FTAベストプラクティス調達マニュアルのセクション2.4.3.3に、時間及び材料契約に関する詳細な議論がある。 (2010年6月改訂)
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Q. 政府は固定価格契約の募集を行ったが、オファー側は契約タイプをTime and Materialsに変更することを提案している。 交渉の結果、政府がこの変更に同意した場合、どのような結果になると思われますか。 請負業者のリスクは軽減されますか？ 請負業者がコストを管理するインセンティブが高まりますか？ 契約締結後に契約タイプを再度変更する必要がありますか？
A. 政府補助金の共通支給規則では、他の契約形態が適切でないと判断された場合、また、契約者が自己責任で超過できない上限価格が指定されている場合にのみ、資材調達契約の使用が認められています。 これは、T&M契約には、請負業者がコストを管理するインセンティブがないためである–時間と費用をかければかけるほど、請負業者にとっては利益が上がるのである。 この点では、コスト・プラス固定報酬契約のほうが望ましい。契約の履行に対する報酬の額が固定され、コスト超過が契約者の利益を増やすことにはならないからだ。
これが競争入札で、固定報酬契約として広告されていた場合、募集を修正し、他社がその条件で提案を行うことを許可しなければ、T&M契約について交渉することはできない。 これは調達における重要な変更であり、T&M方式で提案したはずの企業が、固定価格方式で提案しなかった可能性もあります。
固定価格契約を結んだ場合、後で契約方式をT&M契約に変更して、FTAから追加費用を償還してもらうことはできません。 FTAは、固定価格契約に金銭的利害関係を有しており、代理店は、FTAの事前承認なしにFTAの利害関係を手放すことはできない。 言い換えれば、代理店は、指定された価格で契約していたものに対して、後からそれ以上の金額を支払うことはできません（もちろん、代理店が契約要件/仕様を変更しない限り）。 (2010年6月改訂)
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Q. マテリアルハンドリングの「合理的な」コストを決定しようとしています。 請負業者は一般管理費（G&A）を請求しようとしていますが、固定レートが従業員への支払額の3倍であるため、G&Aは労働レートの一部であるように思われます。 マテリアルハンドリング費用の根拠、すなわち、どのような種類の費用が認められるのでしょうか？ レートは通常材料の5-10%ではないでしょうか？
A. 連邦調達規則（FAR）のサブパート16.601（b）（2）のTime and Materials契約の議論において、資材取扱費用は、”労働時間率 “から明らかに除外される費用のみを含むものとされています。 労働時間率には、直接労働コスト（給与）および間接費（および/またはG&A料金）が含まれることになる。 つまり、マテリアルハンドリングコストは、他の間接費およびG&Aコストとは別の間接費プールに分離されなければならない。 マテリアルハンドリングコストには、通常、材料の受入、検査、保管、分配などの機能が含まれます。 マテリアルハンドリングのレートは、通常、材料費自体の10％未満であるというのは、正しいです。 請負業者が個別のマテリアルハンドリングプールを持っていない場合、そのようなプールを要求する契約における事前合意、およびプールの構成要素に関する事前合意を交渉し、最終コスト監査時にのみ下方調整可能なレートの上限または上限を設定することができる。 これは、許容できないコスト・プラス・パーセンテージ・オブ・コスト契約と解釈される可能性があるため、あらかじめ決められた（固定）資材取扱料金を使用すべきではありません。 もし、接触者があなたに同意せず、あなたの代理店に不公平なコスト結果をもたらすG&A料金を主張し続けるなら、あなたは材料を購入し、「オーナー/代理店支給材料」として請負業者に提供することも可能です。 この場合、もちろんあなたの代理店にとって管理上の負担となりますが、あらゆるマークアップが無効になります。 (2010年6月改訂)
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Q. タイム・アンド・マテリアル・レートの「構成」について教えてください。 労務費以外の費用には、料金を適用しないものと理解しています。 材料費については、すでに労務費に含まれていなければ、材料費負担を適用することができると記載されています。 旅費については、コントラクターは旅費に何らかの負担を適用することができるのでしょうか。 コストの様々な要素に適用できるもの、できないものについて詳しく教えてください。 直接労働時間に対する固定請求率の一部である場合を除き、手数料または利益は認められないというあなたの発言は正しいです。 契約で手数料率を固定し、請負業者が実際のコスト（材料や旅費など）にその手数料率を加えて請求することを認めることは、禁止されているコスト・プラス・パーセンテージの契約に該当します。 請負業者の会計システムが、直接費に関連する間接費を明確に区分し（例えば、資材取扱間接費プール）、それらの間接費が直接人件費に適用される間接費プールに含まれない場合、請負業者は、資材や出張費などの直接費に間接費を回収することが認められている。 言い換えれば、人件費と材料費に適用されるレートにおいて、材料取扱間接費の重複請求があってはならない。
出張に適用される間接費に関しては、直接請求の出張に関連する間接費を分離し、その費用に別の負担率を適用することは、契約者の会計システムにとって非常に異例なことであろう。 直接請求による出張の間接費を、一般的なビジネス目的の出張を行う企業管理者のような他のタイプの出張と分離することは、事実上不可能だと思われます。 しかし、契約者が、すべての契約に一貫して請求する旅行関連の間接費プールを持っており、この間接費プールが独立監査人により監査され、FAR Part 31コスト原則に従って適切であると認められた場合、我々はそれを許容できると見なします。 Time and Material調達は、マークアップを入れ替えたCost-Plus-Percent-Costに過ぎないのでは? どちらのシナリオでも、請負業者はより多くの労働時間を発生させることによって利益を上げることになります。 マークアップが時給の中に隠されていても…直接労働コストの合計が決定された後に別途適用されていても…合計コストは同じであり、さらに重要なことは、請負業者にとっての阻害要因も同じである：より多くの時間がより多くの利益を提供する。 Time and Material (T&M) と Cost-Plus-Percent-Cost (CPPC) の両方のタイプの契約において、請負業者はコストをコントロールする阻害要因を持っている、すなわち、より多くの努力を費やすほど、その仕事がより有益になる、というのは正しいことです。 CPPCタイプの契約は禁止されており、連邦資金が関与する場合には使用できない。 T&M契約は許容されるが、他の種類の契約が適切でないと補助金受領者が判断した場合にのみ使用することができ、契約者は自己責任でそれを超えることはできないという上限価格が契約に明記されている。
契約者が実際のドルコスト（それが労働、材料、旅行などかは問題ではない）を払い戻され、オーバーヘッドや利益のためにこれらのコストに所定の加算を適用すると約束している場合、違法CPPC状況が発生していると考えられる。 例えば、コスト・プラス固定報酬契約において、請負業者の実際の人件費に所定の（固定）諸経費を上乗せして支払うことに合意することはできません。 あなたは、オーバーヘッド率を事後的に監査し、請求書を実際に発生した率に調整する能力を提供する必要があります。 同様に、請負業者のすべてのコストに、発生した実際のコストに対する固定利益率を加えた金額を支払うことに同意することはできません。
あなたは、与えられた種類の労働について、固定された、完全に負荷のかかる（労働、諸経費、利益）時間単位の請求レートを合法的に交渉し、仕事の実行の不確実性が保証されれば、請求される時間を柔軟な金額として残すことができる。 調達規則では、この種の契約を綿密に監視・管理し、請負業者の業績が良好であることを確認するよう指示されているはずです。 あなたの例では、契約が前もって交渉され、労務、間接費、利益の時間単位の請求率が固定されている場合、T&M契約が成立していることになります。 しかし、請求レートの一部だけが固定され、請求の固定部分（例えば、人件費）に適用される間接費率や利益率などの予め定められた（固定）付加価値がある場合は、CPPC契約となります。 (2010年6月審査分)
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Q. 当機関では、Time and Materials契約を締結していますが、当初想定していた作業が完了しなかったため、延長することになりました。 この契約は、基本的に「オーバーラン」の状態にあります。 未完成の作業を完了するために、この契約をコスト・ノー・フィー契約に置き換えることは可能でしょうか。 オーバーラン」状態にあると思われる Time and Materials (T&M) 契約がある場合（すなわち、請負業者がコントロールできる問題のために仕事を完了していない場合）、未完成の仕事に対して新たに Cost-No-Fee 契約を締結するのではなく、請求料金の見積利益を削除するように再交渉を試みることを助言します。 T&M契約に基づく仕事の契約形態を変更する際に起こりうる問題の一つは、T&M契約に基づく潜在的な損失の立場から請負人を救い出すという問題である。 将来、このファイルを見直す誰かがこの問題を提起するかもしれないし、請負業者が元の契約の請求レートが交渉されたときに予測された以上のコストで操業していた場合は、正当な問題となりうるだろう。 (2010年6月審査分)
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Q. Time & Material 契約において、企業が労働区分と時間数を提案する場合、契約変更がない限り、契約書に記載されたとおりの区分と時間数でなければならないのでしょうか。
A. T&M契約では、契約書に指定された時間及び労働区分について、契約価格が記載されています。 割り当てられた仕事が当初定義されたものと異なり、そのため異なるカテゴリーと時間を必要とする場合、当事者は、新しいカテゴリーと時間、およびそれらの特定の時間に対する合意された価格を追加するために契約を変更しなければなりません。 請負業者は、請負業者が適切と考えるように、他のカテゴリーを使用し、それに対して料金を請求する自由はない。 そうすると、請負業者は、契約で求められていない項目（異なる労働区分/時間）を納品することになる。 もし、仕事が最初に契約したものと同じであれば、請負業者は、変更に対する両当事者の合意を反映した契約変更がない限り、異なるカテゴリーを異なる料金で請求することはできない。 (投稿日: 2010年1月)
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Q. Firm Fixed Price Prime Contractの下で、Time and Materialsの下請け契約をすることは可能ですか。 禁止事項はありますか。
A. 元請けが固定価格であれば、T&Mの下請け契約は禁止されていません。 この場合、下請け業者が履行しないかもしれないというリスクを負っているのは、元請け業者なのです。 元請け契約が費用償還型であれば、下請け業者の不履行（ひいてはコスト超過）のリスクを当局が負うことになるため、下請け契約への同意を求める程度に当局が関与することが賢明であると思われる。 後者の場合、機関は、他の種類の下請け契約が実行可能でないことを確認し、また、満足のいく進捗を確保するために下請け業者の作業を管理・監視するために、プライムに厳しい管理が行われていることを確認したいと思うだろう。 (投稿日: 2010年11月)
Q. 当機関では、パラトランジットサービスの契約を締結しました。 支払い条件では、請負業者は、提供したトリップ-時間ごとに固定単価を支払わなければならないことになっています。 この契約には、上限価格や助成金の総額の上限がありません。 このような契約は受け入れられるでしょうか。
A. 4220.1F, Chapter VI, 2. c. (2) (c) for T&M type contractsでは、上限価格/助成金受領者義務の制限が要求されています。 この契約は、補助金受領者の書面による承認なしに超えることができない上限価格を組み込むよう修正する必要があります。 (投稿日: 2015年10月)
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