Vanliga frågor
Q. Kan du berätta exakt vad tids- och materialkontrakt och kontrakt med fast pris är?
A. Kontrakt om tid och material (T&M) kan användas för att förvärva varor eller tjänster. Dessa kontrakt föreskriver betalning av arbetskostnader på grundval av fasta timfaktureringssatser som specificeras i kontraktet. Dessa timdebiteringssatser omfattar löner, indirekta kostnader, allmänna och administrativa kostnader samt vinst. T&M-kontraktet innehåller ett fast priselement – de fasta timdebiteringarna. Men dessa kontrakt fungerar också som kontrakt av kostnadstyp i den meningen att de arbetstimmar som ska utföras och betalas är flexibla. Material faktureras till självkostnadspris, såvida inte entreprenören vanligtvis säljer material av den typ som behövs för kontraktet inom ramen för sin normala verksamhet. I det fallet kan betalningsbestämmelsen föreskriva betalning av material på grundval av fastställda katalog- eller listpriser som gäller när materialet levereras. Dessa kontrakt kan också innehålla bestämmelser om ersättning för materialhanteringskostnader, som är indirekta kostnader, t.ex. för inköp, inspektion, lagring, betalning osv. Dessa indirekta kostnader faktureras som en procentsats av de uppkomna materialkostnaderna (på samma sätt som fakturering av overheadkostnader som en procentsats av direkt arbetskraft). Sådana materialhanteringskostnader måste separeras i en separat indirektkostnadspool i entreprenörens redovisningssystem och får inte inkluderas i de indirekta kostnader som ingår som en del av den fasta timdebiteringen för direkt arbetskraft. Det är alltid klokt att före tilldelningen av kontraktet göra en revision av entreprenörens redovisningssystem för att fastställa om systemet är tillräckligt för att på ett korrekt sätt separera materialhanteringskostnader från andra indirekta kostnader som faktureras tillsammans med de fasta timpriserna för arbete. Det finns en fullständig diskussion om tids- och materialkontrakt i avsnitt 2.4.3.3 i FTA:s upphandlingshandbok för bästa praxis. (Reviderad: juni 2010)
Tillbaka till början
Q. Regeringen har utfärdat en anbudsinfordran för ett kontrakt med fast fast pris, men anbudsgivaren har föreslagit att kontraktstypen ska ändras till tid och material. Om regeringen under förhandlingarna går med på denna ändring, vad är det troliga resultatet? Blir det mindre risk för entreprenören? Kommer entreprenören att få större incitament att kontrollera kostnaderna? Måste kontraktstypen ändras igen efter kontraktstilldelningen?
A. Den gemensamma bidragsregeln för statliga mottagare tillåter användning av tids- och materialkontrakt endast efter att man har fastställt att ingen annan kontraktstyp är lämplig, och om kontraktet anger ett takpris som entreprenören inte får överskrida utom på egen risk. Detta beror på att T&M-kontraktet inte har något incitament för entreprenören att kontrollera kostnaderna – ju mer tid och pengar som läggs ner, desto mer lönsamt är det för entreprenören. Till och med ett cost-plus-fixed-fee kontrakt är att föredra i detta avseende eftersom det fastställer beloppet av avgiftsdollar för utförandet av kontraktet och kostnadsöverskridanden inte resulterar i mer vinst för entreprenören.
Om detta var en konkurrensutsatt upphandling och annonserades som ett fastpriskontrakt, kan du sedan inte förhandla om ett T&M kontrakt utan att ändra förfrågningsunderlaget och tillåta andra företag att erbjuda förslag på den grunden. Detta innebär en väsentlig förändring av upphandlingen och det kan mycket väl finnas andra företag som skulle ha lämnat förslag på T&M-basis men som inte erbjöd förslag till fast pris.
Om du tilldelar ett kontrakt till fast pris kommer du inte att kunna ändra kontraktstypen senare till ett T&M-kontrakt och förvänta dig att FTA ska ersätta dig för de extra kostnaderna. FTA har ett ekonomiskt intresse i kontraktet med fast pris och byrån kan inte ge bort FTA:s intresse utan FTA:s förhandsgodkännande. Med andra ord kan myndigheten inte senare betala mer för något som den hade ett kontrakt om till ett visst pris (såvida inte myndigheten ändrar kontraktets krav/specifikation). (Reviderad: juni 2010)
Tillbaka till början
Q. Vi försöker fastställa en ”rimlig” materialhanteringskostnad. Entreprenören försöker debitera sina allmänna och administrativa kostnader (G&A) – men eftersom det fasta priset är tre gånger så högt som det belopp som betalas till den anställde – verkar det som om G&A är en del av deras arbetskostnad. Vad är grunden för materialhanteringskostnader, dvs. vilka typer av avgifter är tillåtna? Är inte avgifterna vanligtvis 5-10 procent av materialet?
A. I Federal Acquisition Regulations (FAR) i sin diskussion om tids- och materialkontrakt i delavsnitt 16.601 (b) (2) står det att materialhanteringskostnader endast ska inkludera de kostnader som tydligt är uteslutna från ”arbetstimersatsen”. Arbetstimmarsatsen omfattar direkt arbetskostnad (lön) och overheadkostnader (och/eller G&A-kostnader). Med andra ord måste materialhanteringskostnaderna separeras i en separat indirekt kostnadspool från de andra allmänna omkostnaderna och G&A-kostnaderna. Materialhanteringskostnader omfattar vanligtvis funktioner som mottagning, inspektion, lagring och distribution av material. Du har rätt när du säger att materialhanteringsavgifterna vanligtvis är mindre än 10 procent av själva materialkostnaderna. Om entreprenören inte har en separat materialhanteringspool kan du förhandla fram ett förhandsavtal i kontraktet som kräver en sådan pool, liksom ett förhandsavtal om poolens beståndsdelar, och sätta ett tak eller en övre gräns för taxan, som kan justeras nedåt endast vid tidpunkten för den slutliga kostnadsrevisionen. Du bör inte använda en förutbestämd (fast) materialhanteringsavgift eftersom detta skulle kunna tolkas som ett otillåtet kontrakt med kostnad plus procent av kostnaden. Om entreprenören inte kommer överens med dig och fortsätter att insistera på en G&A-avgift som ger orättvisa kostnadsresultat för ditt organ, kan du också köpa materialet och tillhandahålla det till entreprenören som ”owner/agency furnished materials” (material som tillhandahålls av ägaren/organet). Detta skulle upphäva alla tilläggsavgifter, även om det naturligtvis skulle innebära en administrativ börda för ditt organ. (Reviderad: juni 2010)
Tillbaka till början
Q. Förklara hur tids- och materialpriserna är uppbyggda. Jag har förstått att ingen avgift ska tillämpas på någon annan kostnad än arbetskostnad. Det står att materialkostnad kan tillämpas på material, förutsatt att kostnaden inte redan ingår i arbetskostnaden. Hur är det med resor, kan en entreprenör tillämpa några kostnader för resor? Var snäll och utveckla vad som kan och inte kan tillämpas på de olika kostnadselementen.
A. Du har rätt i ditt uttalande att ingen avgift eller vinst är tillåten utom som en del av den fasta faktureringssatsen för direkta arbetstimmar. Att fastställa en avgiftssats i kontraktet och låta entreprenören fakturera för faktiska kostnader (t.ex. material eller resor) plus denna avgiftssats skulle utgöra ett förbjudet kostnads-plus-procent-av-kostnadskontrakt. En entreprenör får täcka overheadkostnader på sina direkta kostnader, t.ex. material eller resor, om entreprenörens redovisningssystem tydligt separerar de overheadkostnader som är förknippade med dessa direkta kostnader (t.ex. i en materialhanteringspool för overheadkostnader), och om dessa overheadkostnader inte ingår i den overheadpool som tillämpas på direkta arbetskostnader. Med andra ord får det inte förekomma någon dubbelfakturering av materialhanteringsomkostnader i de taxor som tillämpas på arbetspengar och materialpengar. Entreprenören måste konsekvent debitera alla kontrakt med samma metodik.
För omkostnader som tillämpas på resor skulle det vara mycket ovanligt att en entreprenörs redovisningssystem separerar de omkostnader som är förknippade med direkt debiterade resor och tillämpar en separat belastningssats på dessa kostnader. Vi tror att det skulle vara praktiskt taget omöjligt att särskilja overheadkostnaderna för resor med direkta kostnader för kontrakt från andra typer av resor, t.ex. resor för företagsledare som reser i allmänna affärssyfte. Men om entreprenören hade en reserelaterad overheadpool som konsekvent fakturerade alla kontrakt och denna overheadpool har granskats av en oberoende revisor och befunnits vara korrekt i enlighet med FAR Part 31-kostnadsprinciperna, då skulle vi se det som acceptabelt.
Tillbaka till början
Q. Är inte en upphandling enligt Time and Material inget annat än en Cost-Plus-Percent-Cost-upphandling med omfördelade tillägg? Jag kan inte se någon skillnad … i båda scenarierna kommer en entreprenör att öka vinsten genom att ta på sig fler arbetstimmar. Oavsett om påslagen är dolda i timlönen eller om de tillämpas separat efter det att de totala direkta arbetskostnaderna har fastställts är den totala kostnaden densamma, och ännu viktigare är att incitamentet för entreprenören är detsamma: fler timmar ger mer vinst.
A. Det stämmer att för både kontraktstyperna T&M (Time and Material) och CPPC (Cost-Plus-Percent-Cost) har entreprenören ett negativt incitament att kontrollera kostnaderna, dvs. ju mer han anstränger sig, desto mer lönsamt blir jobbet. CPPC-kontraktet är förbjudet och kan inte användas när federala medel är inblandade. T&M-kontraktet är tillåtet men får endast användas när bidragsmottagaren fastställer att ingen annan typ av kontrakt är lämplig och kontraktet anger ett takpris som entreprenören inte får överskrida utom på egen risk.
Om du har ett kontraktsarrangemang där entreprenören får ersättning för sina faktiska kostnader i dollar (oavsett om dessa kostnader är arbetskraft, material, resor etc. spelar ingen roll) och det finns ett löfte om att tillämpa ett förutbestämt tillägg på dessa kostnader för omkostnader och/eller vinst, så har du en olaglig CPPC-situation. Du kan t.ex. inte komma överens med en entreprenör i ett avtal med fast kostnad plus avgift om att betala hans faktiska arbetskostnader plus en förutbestämd (fast) overheadkostnad. Du måste se till att det finns möjlighet att granska overheadkostnaden i efterhand och justera faktureringen till den faktiska kostnaden. På samma sätt kan du inte gå med på att betala alla entreprenörens kostnader plus en fast vinst på de faktiska kostnaderna. Båda dessa exempel är olagliga CPPC-avtal.
Du kan lagligen förhandla fram en fast, fullt belastad (arbete, omkostnader, vinst) timfaktureringssats för en viss typ av arbete och låta timmarna faktureras som ett flexibelt belopp om osäkerheterna i samband med utförandet av jobbet motiverar det. Upphandlingsbestämmelserna skulle säga att du måste övervaka och förvalta denna typ av kontrakt noga för att vara säker på att entreprenören utförde ett bra arbete. I dina exempel har du ett T&M-avtal om avtalet förhandlas fram i förväg och timfaktureringen för arbete, omkostnader och vinst är fast, då har du ett T&M-avtal. Om däremot endast en del av faktureringen är fast och det finns förutbestämda (fasta) tillägg, t.ex. omkostnader eller vinst, som tillämpas på den fasta delen av faktureringen (t.ex. arbetskostnaderna), har du ett CPPC-avtal. (Översyn: juni 2010)
Tillbaka till början
Q. Vår myndighet har ett Time and Materials-kontrakt som måste förlängas eftersom arbetet inte har slutförts som ursprungligen planerat. Kontraktet befinner sig i huvudsak i en situation av ”överskridande”. Kan vi ersätta detta kontrakt med ett kostnadsfritt kontrakt för att slutföra det oavslutade arbetet?
A. Om ni har ett T&M-kontrakt (Time and Materials) som ni anser vara i en situation av ”överskridande” (dvs. där entreprenören inte har slutfört arbetet på grund av problem som han har kontroll över), skulle vi råda er att försöka omförhandla faktureringssatserna för det oavslutade arbetet så att den beräknade vinsten stryks i faktureringssatserna, i stället för att tilldela ett nytt kostnadsfritt kontrakt för det oavslutade arbetet. Ett av de potentiella problemen med att ändra kontraktstyp för arbete som ursprungligen omfattades av T&M-kontraktet är frågan om att befria entreprenören från en potentiell förlustposition enligt T&M-kontraktet. Någon som granskar ärendet i framtiden kan mycket väl ta upp denna fråga, och det kan vara en legitim fråga om entreprenören arbetade med kostnader som var högre än vad som beräknades när de ursprungliga faktureringssatserna för kontraktet förhandlades fram. (Översyn: juni 2010)
Tillbaka till början
Q. När ett företag föreslår arbetskategorier och antal timmar på ett tids- & materialkontrakt, finns det då ett krav på att endast använda dessa kategorier och timmar exakt så som de visas i kontraktet, såvida inte kontraktet ändras?
A. I ett T&M-kontrakt anges kontraktspriserna för de timmar och arbetskategorier som anges i kontraktet. Om det tilldelade arbetet skiljer sig från det som ursprungligen definierades, och därmed kräver andra kategorier och timmar, måste parterna ändra kontraktet för att lägga till de nya kategorierna och timmarna, och de överenskomna priserna för dessa särskilda timmar. Det står inte entreprenören fritt att använda andra kategorier och ta betalt för dem på det sätt som entreprenören finner lämpligt. Entreprenören skulle då leverera varor (andra arbetskategorier/timmar) som inte föreskrivs i kontraktet. Om arbetet är detsamma som det som ursprungligen avtalades får entreprenören inte ta betalt för olika kategorier till olika priser såvida det inte finns en avtalsändring som återspeglar båda parters samtycke till ändringarna. (Postat: januari, 2010)
Tillbaka till början
Q. Är det tillåtet att ha ett underkontrakt för tid och material under ett huvudkontrakt med fast fast pris? Finns det något förbud mot detta?
A. Det finns inget förbud mot ett T&M-underkontrakt om huvudkontraktet har ett fast fast pris. I detta fall är det huvudentreprenören som tar på sig risken att underentreprenören inte kan utföra sitt arbete. Om huvudkontraktet är ett kostnadsersättningskontrakt skulle det vara klokt för myndigheten att engagera sig, till den grad att den kräver samtycke till underkontraktet, eftersom myndigheten skulle bära risken för att underleverantören inte utför sitt arbete (och därmed överskrider kostnaderna). I det senare fallet skulle myndigheten vilja försäkra sig om att ingen annan typ av underleverantörskontrakt är möjlig och att det finns stränga kontroller som gör det möjligt för huvudentreprenören att hantera och övervaka underleverantörens arbete för att säkerställa tillfredsställande framsteg. (Postat: november, 2010)
Q. Vår myndighet har tilldelat ett kontrakt för transporttjänster. Enligt betalningsvillkoren ska entreprenören få ett fast enhetspris för varje utförd resa – timme. Kontraktet har inget takpris eller någon gräns för bidragstagarens åtagande i totala dollarbelopp. Är detta godtagbart?
A. Ett takpris/gräns för bidragstagarens åtagande krävs enligt 4220.1F, kapitel VI, 2. c. (2) (c) för kontrakt av typen T&M. Detta kontrakt måste ändras så att det innehåller ett takpris som inte kan överskridas utan bidragsmottagarens skriftliga godkännande. (Postat: oktober, 2015)