Registration & Records

University of Texas at San Antonio’s Office of the Registrar er glad for at kunne tilbyde elektroniske afskrifter (e-transcripts) til alle vores studerende.

I samarbejde med SCRIP-SAFE® er UTSA nu i stand til at levere officielle udskrifter, der leveres elektronisk via servernetværket “eSCRIP-SAFE”.

Indholdet af den officielle udskrift konverteres til et PDF-dokument og gemmes på en sikker server via eSCRIP-SAFE. Et sikkert link til e-transcriptet sendes til den person, virksomhed, industri, læreanstalt eller universitet, som den studerende har identificeret. Den modtager, der modtager dette sikre link, kan foretage en øjeblikkelig test for at verificere ægtheden af den studerendes e-udskrift.

Dette er den sikreste og hurtigste metode til at levere en officiel udskrift. Den studerende skal først sikre sig, at modtageren er villig til at modtage et officielt e-udskrift, og derefter indtaste modtagerens navn, titel og direkte e-mailadresse.

Studerende – oplysninger til afsendere af udskrifter

Vigtige bemærkninger om den elektroniske eSCRIP-tjeneste:

1. Informér modtageren af din udskrift om, at du har til hensigt at sende en e-udskrift, før du fortsætter. På den måde undgår du, at din udskrift bliver ignoreret eller slettet som SPAM.
2. Selv om universitetet tilbyder officielle elektroniske udskrifter, kan nogle modtagere kræve officielle udskrifter i papirudgave. Bekræft venligst, at modtageren accepterer officielle elektroniske udskrifter, inden du indsender den officielle elektroniske udskriftsanmodning.

Sendelse/indsendelse af den elektroniske eudskrift

E-udskrifter, der anmodes om, behandles inden for få minutter på en 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen-plan. Når den er behandlet, sendes e-transcriptet straks til den udpegede modtager. Bemærk venligst, at i travle perioder som f.eks. tidlig registrering, behandling af karakterer ved semesterafslutning osv, behandlingen af e-transcript kan blive forsinket, da systemressourcerne kan være nødt til at blive omdirigeret til andre prioriteter.

Hvad den studerende vil modtage

Når du har indsendt din anmodning, vil du modtage to notifikationsmails (sendt af eSCRIP-SAFE), når e-transcriptet:

1. Er blevet sendt til modtageren via den e-mail, der er angivet i ASAP
2. Er blevet åbnet af modtageren

Bemærk venligst, at notifikationerne vil blive sendt til din foretrukne e-mailadresse, der er registreret her på UTSA. Hvis du vil ændre din foretrukne e-mailadresse, skal du gå til ASAP.

Hvis du ikke modtager den første e-mailmeddelelse inden for en arbejdsdag, skal du sikre dig, at meddelelsen ikke er blevet opsnappet af et spamfilter.

Hvad modtageren vil modtage

Når e-transskriptionen er blevet sendt, vil modtageren af transskriptionen modtage en e-mail med et sikkert link til at få adgang til den officielle e-transskription. E-mailen vil blive sendt via eSCRIP-SAFE.

Modtageren har 14 arbejdsdage til at se den officielle udskrift. Hvis det ikke kan ses i løbet af denne periode, skal den studerende anmode om et nyt e-transcript. Når modtageren har set udskriftet, vil det være tilgængeligt i 24 timer, inden det slettes fra eSCRIP-SAFE-serveren. Modtageren kan gemme e-transcriptet som PDF-fil lokalt eller udskrive det lokalt eller gøre begge dele.

Modtagere, der tilsyneladende ikke har modtaget e-transcriptet, bør tjekke deres spam-mappe for at sikre sig, at e-mailen ikke er blevet opfanget af deres spamfilter.

Save a Transcript

For at kunne se e-transcriptet skal Adobe Reader 7.0 eller en nyere version være installeret på modtagerens computer.

Modtageren har tre muligheder for at opbevare udskriftet:

1. Save to the institution’s document imaging system
2. Save electronically as a PDF document
3. Print to paper

Uanset hvilken opbevaringsmetode der anvendes, skal modtageren sørge for, at dokumentet er sikkert, og at FERPA-retningslinjerne overholdes.

Virksomheder/organisationer – oplysninger til dem, der modtager udskrifter

Aktuelle og tidligere UTSA-studerende har nu mulighed for elektronisk at sende virksomheder og organisationer officielle udskrifter via det sikre eSCRIP-SAFE-servernetværk. Denne leveringsmetode er den hurtigste og mest sikre metode til at få en officiel UTSA-udskrift.

En nuværende eller tidligere UTSA-studerende, der forsøger at sende din organisation en elektronisk udskrift, skal have den direkte e-mailadresse og titel på den person, der modtager den officielle udskrift (modtageren). Når udskriftet er modtaget, kan det testes for ægthed, udskrives og/eller gemmes elektronisk. Instruktioner for disse handlinger findes nedenfor.

Bemærk venligst, at papirudskrifter stadig er tilgængelige og kan rekvireres af nuværende og tidligere UTSA-studerende, hvis din organisation ønsker det.

Hvad du vil modtage

Når e-udskriften er blevet sendt, vil du modtage en e-mail fra eSCRIP-SAFE med et sikkert link til at få adgang til den officielle e-udskrift. Klik på dette link for at se det officielle eksamensbevis.

Hvis du ikke har modtaget e-transcriptet inden for 30 minutter efter, at den studerende har indsendt det, skal du tjekke din spam- eller uønsket mail-mappe for at sikre dig, at e-mailen ikke er blevet opsnappet af filteret.

Visning af en udskrift

For at kunne se e-udskriftet skal Adobe Reader 7.0 eller højere være installeret på din computer.

1. Klik på det sikre eSCRIP-SAFE-link i e-mailen inden for 14 hverdage efter modtagelsen. Hvis den studerende ikke har set den i løbet af denne periode, skal han/hun anmode om en anden e-transcript.
2. Et vindue vises automatisk og beder modtageren om at bekræfte sin identitet ved at oplyse sit navn, sin organisation og oprette en adgangskode. Modtageren vil også blive bedt om at angive formålet med at modtage udskrift.
3. Når bekræftelsesprocessen er afsluttet, vil modtageren blive bedt om at bekræfte de afgivne oplysninger og klikke på “Complete”-knappen.
4. Modtageren vil derefter blive ført til skærmen for download. Ved at klikke på knappen “Download Transcript” vil et PDF-vindue automatisk vise den officielle udskrift på skærmen.
5. Udskriftet vil fortsat kun være tilgængeligt i 24 timer efter den første visning. Efter 24 timer vil udskriftet blive slettet fra eSCRIP-SAFE-serveren.
6. I løbet af de 24 timer kan udskriftet ses et ubegrænset antal gange ved at klikke på linket i e-mailen. Modtageren vil blive bedt om at indtaste den adgangskode, der er oprettet under verifikationsprocessen, hver gang der er adgang til den elektroniske udskrift. Du kan også gemme PDF-filen med den elektroniske udskrift lokalt, udskrive den lokalt eller gøre begge dele for at opbevare den længere end 24 timer.

Save a Transcript

Du har tre muligheder for at opbevare udskriftet. Bemærk, at der ikke kan foretages elektroniske ændringer i et PDF-dokument.

1. Spar elektronisk som PDF-dokument
   • Når PDF-dokumentet er åbnet, skal du bruge gemmefunktionen.
   • Klik på “File” og vælg derefter “Save as Copy” og vælg et sted at placere afskriftskopien.
2. Udskriv til papir ved at klikke på printerikonet i øverste venstre side af skærmen. Udskriftet kan også udskrives ved at klikke på “File” og derefter vælge “Print”.
3. Når et dokument er blevet udskrevet, kan det scannes ved hjælp af organisationens dokumentafbildningssystem.

Og uanset hvilken opbevaringsmetode der anvendes, skal modtageren sørge for, at dokumentet er sikkert, og at FERPA-retningslinjerne følges.

Test af en udskrifts ægthed

Du kan verificere ægtheden af elektroniske udskrifter ved at uploade PDF-dokumentet til eSCRIP-SAFE’s program til validering af udskrifter, Doc-Safe.

1. Save udskriftet som en PDF-fil (se instruktionerne ovenfor).
2. Klik på følgende link: https://escrip-safe.com/validate/transcript
3. Klik på knappen Gennemse.
4. Når vinduet vises, skal du vælge udskriftet fra den placering, det blev gemt på. Klik på “Open”.
5. Afskriftsfilen vises i feltet ved siden af “Browse”-knappen.
6. Klik på “Validate” valideringsresultaterne vises og kan om nødvendigt udskrives.