Registration & Records

Texasin yliopiston San Antonion kirjaamotoimisto on iloinen voidessaan tarjota sähköisiä opintosuoritusotteita (e-transcripts) kaikille opiskelijoillemme.

Yhteistyössä SCRIP-SAFE®:n kanssa UTSA pystyy nyt tarjoamaan virallisia opintosuoritusotteita, jotka toimitetaan sähköisesti ”eSCRIP-SAFE”-palvelinverkon kautta.

Virallisen opintosuoritusotteen sisältö muunnetaan PDF-dokumentiksi ja tallennetaan suojatulle palvelimelle eSCRIP-SAFE:n kautta. Opiskelijan yksilöimälle yksityishenkilölle, yritykselle, teollisuudelle, korkeakoululle tai yliopistolle lähetetään suojattu linkki sähköiseen opintosuoritusotteeseen. Suojatun linkin vastaanottava vastaanottaja voi suorittaa välittömän testin varmistaakseen opiskelijan sähköisen opintosuoritusotteen aitouden.

Tämä on turvallisin ja nopein tapa toimittaa virallinen opintosuoritusote. Opiskelijan tulee ensin varmistaa, että vastaanottaja on halukas vastaanottamaan virallisen sähköisen opintosuoritusotteen, ja sitten syöttää vastaanottajan nimi, titteli ja suora sähköpostiosoite.

Opiskelijat – tietoa opintosuoritusotteen lähettäjille

Tärkeitä huomautuksia sähköisestä eSCRIP-palvelusta:

1. Ilmoita opintosuoritusotteen vastaanottajalle, että aiot lähettää hänelle sähköisen opintosuoritusotteen, ennen kuin jatkat. Näin vältät sen, että opintosuoritusotetta ei huomioida tai että se poistetaan roskapostina.
2. Vaikka yliopisto tarjoaa virallisia sähköisiä opintosuoritusotteita, jotkut vastaanottajat saattavat vaatia virallisia paperisia opintosuoritusotteita. Varmista, että vastaanottaja hyväksyy viralliset sähköiset opintosuoritusotteet ennen virallisen sähköisen opintosuoritusotteen pyynnön lähettämistä.

Elektronisen sähköisen opintosuoritusotteen lähettäminen/lähettäminen

Pyydetyt sähköiset opintosuoritusotteet käsitellään muutamassa minuutissa 24 tuntia vuorokaudessa, 7 päivää viikossa. Käsittelyn jälkeen e-transkripti lähetetään välittömästi nimetylle vastaanottajalle. Huomioithan, että kiireisinä aikoina, kuten ennakkoilmoittautumisaikoina, lukukauden lopun arvosanojen käsittelyssä jne, sähköisen opintosuoritusotteen käsittely voi viivästyä, koska järjestelmäresursseja saatetaan joutua ohjaamaan muihin prioriteetteihin.

Mitä opiskelija saa

Pyynnön lähettämisen jälkeen saat kaksi ilmoitussähköpostiviestiä (jotka eSCRIP-SAFE lähettää), kun e-transcript:

1. On lähetetty vastaanottajalle ASAPissa annetun sähköpostin kautta
2. On avattu vastaanottajan toimesta

Huomaa, että ilmoitukset lähetetään haluamaasi sähköpostiosoitteeseen, joka on tallennettu täällä UTSA:ssa. Jos haluat vaihtaa haluamasi sähköpostiosoitteen, mene osoitteeseen ASAP.

Jos et saa ensimmäistä sähköposti-ilmoitusta yhden arkipäivän kuluessa, varmista, ettei roskapostisuodatin ole siepannut ilmoitusta.

Mitä vastaanottaja saa

Kun sähköinen opintosuoritusote on lähetetty, opintosuoritusotteen vastaanottaja saa sähköpostiviestin, jossa on suojattu linkki, jonka kautta hän pääsee käsiksi viralliseen sähköiseen opintosuoritusotteeseen. Sähköposti lähetetään eSCRIP-SAFE:n kautta.

Vastaanottajalla on 14 työpäivää aikaa tutustua viralliseen opintosuoritusotteeseen. Jos hän ei pääse katsomaan virallista sähköistä opintosuoritusotetta tämän ajanjakson aikana, opiskelijan on pyydettävä uusi sähköinen opintosuoritusote. Kun vastaanottaja on katsonut opintosuoritusotteen, se on saatavilla 24 tuntia ennen kuin se poistetaan eSCRIP-SAFE-palvelimelta. Vastaanottaja voi tallentaa e-transkriptin PDF-tiedoston paikallisesti tai tulostaa sen paikallisesti tai tehdä molemmat.

Vastaanottajien, jotka eivät näytä saaneen e-transkriptiä, tulisi tarkistaa roskapostikansiostaan, ettei roskapostisuodatin ole pysäyttänyt sähköpostiviestiä.

Transkriptin tallentaminen

E-transkriptin tarkasteleminen edellyttää, että vastaanottajan tietokoneelle on asennettu Adobe Reader 7.0 tai uudempi.

Vastaanottajalla on kolme vaihtoehtoa opintosuoritusotteen säilyttämiseksi:

1. Tallentaminen oppilaitoksen asiakirjojen kuvantamisjärjestelmään
2. Tallentaminen sähköisesti PDF-dokumenttina
3. Tulostaminen paperille

Käyttämästään tallennusmenetelmästä riippumatta vastaanottajan on huolehdittava siitä, että dokumentti on suojattu ja FERPA-ohjeita noudatetaan.

Yritykset / organisaatiot – tietoa opintosuoritusotteen vastaanottajille

UTSA:n nykyisillä ja entisillä opiskelijoilla on nyt mahdollisuus lähettää yrityksille ja organisaatioille virallisia opintosuoritusotteita sähköisesti suojatun eSCRIP-SAFE-palvelinverkon kautta. Tämä toimitustapa on nopein ja turvallisin tapa saada UTSA:n virallinen opintosuoritusote.

Tämänhetkinen tai entinen UTSA:n opiskelija, joka yrittää lähettää organisaatiollenne sähköisen opintosuoritusotteen, tarvitsee virallisen opintosuoritusotteen vastaanottavan henkilön (vastaanottajan) suoran sähköpostiosoitteen ja tittelin. Kun opintosuoritusote on vastaanotettu, sen aitous voidaan testata, tulostaa ja/tai tallentaa sähköisesti. Ohjeet näitä toimia varten ovat alla.

Huomaa, että nykyiset ja entiset UTSA:n opiskelijat voivat edelleen saada paperikopioita opintosuoritusotteista ja pyytää niitä, jos organisaatiosi sitä vaatii.

Mitä saat

Kun sähköinen opintosuoritusote on lähetetty, saat sähköpostiviestin, jossa on suojattu linkki, jonka kautta pääset käyttämään virallista sähköistä opintosuoritusotetta. Klikkaa linkkiä nähdäksesi virallisen opintosuoritusotteen.

Jos et ole saanut sähköistä opintosuoritusotetta 30 minuutin kuluessa siitä, kun opiskelija on lähettänyt sen, tarkista roskaposti- tai roskapostikansiosi varmistaaksesi, ettei suodatin ole siepannut sähköpostia.

Tutkintotodistuksen katsominen

Voidaksesi katsella sähköistä tutkintotodistusta, tietokoneellesi on asennettava Adobe Reader 7.0 tai uudempi versio.

1. Klikkaa sähköpostiviestissä olevaa suojattua eSCRIP-SAFE-linkkiä 14 arkipäivän kuluessa sen vastaanottamisesta. Jos sitä ei katsota tuona aikana, opiskelijan on pyydettävä uusi e-transcript.
2. Ikkuna tulee automaattisesti näkyviin, jossa vastaanottajaa pyydetään vahvistamaan henkilöllisyytensä antamalla nimensä, organisaationsa ja luomalla salasana. Vastaanottajaa pyydetään myös ilmoittamaan, mihin tarkoitukseen hän haluaa saada opintosuoritusotteen.
3. Varmennusprosessin päätyttyä vastaanottajaa pyydetään vahvistamaan annetut tiedot ja napsauttamaan ”Complete”-painiketta.
4. Vastaanottaja siirtyy tämän jälkeen latausnäyttöön. Klikkaamalla ”Lataa opintosuoritusote” -painiketta PDF-ikkuna näyttää automaattisesti virallisen opintosuoritusotteen ruudulla.
5. Opintosuoritusote on saatavilla vain 24 tuntia sen ensimmäisen katselun jälkeen. 24 tunnin kuluttua transkripti poistetaan eSCRIP-SAFE-palvelimelta.
6. Tämän 24 tunnin aikana transkripti voidaan katsoa rajoittamattoman määrän kertoja klikkaamalla sähköpostissa olevaa linkkiä. Vastaanottajaa pyydetään syöttämään todentamisprosessin aikana luotu salasana joka kerta, kun sähköistä opintosuoritusotetta käytetään. Voit myös tallentaa sähköisen opintosuoritusotteen PDF-tiedoston paikallisesti, tulostaa sen paikallisesti tai tehdä molemmat, jos haluat säilyttää sen 24 tuntia pidempään.

Opintosuoritusotteen tallentaminen

Opintosuoritusotteen säilyttämiseen on kolme vaihtoehtoa. Huomaa, että PDF-dokumenttiin ei voi tehdä muutoksia sähköisesti.

1. Tallenna sähköisesti PDF-dokumenttina
   • Kun PDF on avattu, käytä tallennustoimintoa.
   • Klikkaa ”File” (Tiedosto) ja valitse sitten ”Save as Copy” (Tallenna kopiona) ja valitse paikka, johon haluat sijoittaa opintosuoritusotteen kopion.
2. Tulosta paperiarkkeerille napsauttamalla tulostin-kuvaketta ruudun vasemmassa ylänurkkapuolella. Opintosuoritusotteen voi tulostaa myös napsauttamalla ”File” (Tiedosto) ja valitsemalla sitten ”Print” (Tulosta).
3. Kun asiakirja on tulostettu, se voidaan skannata käyttämällä organisaation asiakirjojen kuvantamisjärjestelmää.

Kuinka tahansa tallennustapaa käytetäänkin, vastaanottajan on varmistettava, että asiakirja on suojattu ja FERPA-ohjeita noudatetaan.

Tutkintotodistuksen aitouden testaaminen

Voit tarkistaa sähköisten tutkintotodistusten aitouden lataamalla PDF-dokumentin eSCRIP-SAFE:n tutkintotodistuksen validointiohjelmaan Doc-Safe.

1. Tallenna tutkintotodistus PDF-muodossa (ks. ohjeet yllä).
2. Klikkaa seuraavaa linkkiä: https://escrip-safe.com/validate/transcript
3. Klikkaa selauspainiketta.
4. Kun ikkuna tulee näkyviin, valitse transkripti tallennuspaikasta. Klikkaa ”Avaa”.
5. Kirjoitustiedosto ilmestyy ”Selaa”-painikkeen viereiseen tilaan.
6. Klikkaa ”Vahvista”.Vahvistustulokset tulevat näkyviin ja ne voidaan tarvittaessa tulostaa.