Registration & Records

Le bureau du registraire de l’Université du Texas à San Antonio est heureux d’offrir des transcriptions électroniques (e-transcriptions) à tous nos étudiants.

En partenariat avec SCRIP-SAFE®, l’UTSA est désormais en mesure de fournir des transcriptions officielles livrées électroniquement par le biais du réseau de serveurs « eSCRIP-SAFE ».

Le contenu de la transcription officielle est converti en un document PDF et est stocké sur un serveur sécurisé via eSCRIP-SAFE. Un lien sécurisé vers le relevé de notes électronique est envoyé au particulier, à l’entreprise, à l’industrie, au collège ou à l’université identifiés par l’étudiant. Le destinataire qui reçoit ce lien sécurisé peut effectuer un test instantané pour vérifier l’authenticité du relevé de notes électronique de l’étudiant.

C’est la méthode la plus sûre et la plus rapide pour délivrer un relevé de notes officiel. L’étudiant doit d’abord s’assurer que le destinataire est disposé à recevoir un relevé de notes électronique officiel, puis saisir le nom, le titre et l’adresse électronique directe du destinataire.

Étudiants – informations pour les expéditeurs de relevés de notes

Notes importantes concernant le service eSCRIP électronique:

1. Informez le destinataire de votre relevé de notes que vous avez l’intention de lui envoyer un relevé de notes électronique avant de procéder. Cela permettra d’éviter que votre relevé de notes soit ignoré ou supprimé comme SPAM.
2. Bien que l’Université fournisse des relevés de notes électroniques officiels, certains destinataires peuvent exiger des relevés de notes papier officiels. Veuillez confirmer que le destinataire accepte les relevés de notes électroniques officiels avant de soumettre la demande de relevé de notes électronique officiel.

Envoi/soumission du relevé de notes électronique

Les relevés de notes électroniques demandés sont traités en quelques minutes selon un horaire de 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Une fois traité, le e-transcript est immédiatement envoyé au destinataire désigné. Veuillez noter que pendant les périodes de pointe telles que les inscriptions anticipées, le traitement des notes de fin de trimestre, etc, le traitement des e-transcriptions peut être retardé car les ressources du système pourraient nécessiter une redirection vers d’autres priorités.

Ce que l’étudiant recevra

Après avoir soumis votre demande, vous recevrez deux courriels de notification (envoyés par eSCRIP-SAFE) lorsque le e-transcript :

1. A été envoyé au destinataire via l’email fourni dans ASAP
2. A été ouvert par le destinataire

Veuillez noter que les notifications seront envoyées à votre adresse email préférée sur le dossier ici à UTSA. Pour changer votre adresse électronique préférée, allez sur ASAP.

Si vous ne recevez pas la première notification par courriel dans un délai d’un jour ouvrable, vous devez vous assurer que la notification n’a pas été interceptée par un filtre anti-spam.

Ce que le destinataire recevra

Lorsque la transcription électronique a été envoyée, le destinataire de la transcription recevra un courriel contenant un lien sécurisé pour accéder à la transcription électronique officielle. Le courriel sera envoyé par eSCRIP-SAFE.

Le destinataire aura 14 jours ouvrables pour consulter le relevé de notes officiel. S’il ne le consulte pas pendant cette période, l’étudiant doit demander un autre relevé de notes électronique. Une fois consulté par le destinataire, le relevé de notes restera disponible pendant 24 heures avant d’être supprimé du serveur eSCRIP-SAFE. Le destinataire peut enregistrer le fichier PDF du relevé de notes électronique localement ou l’imprimer localement ou faire les deux.

Les destinataires qui semblent ne pas avoir reçu le relevé de notes électronique doivent vérifier leur dossier de courrier indésirable pour s’assurer que le courriel n’a pas été intercepté par leur filtre anti-spam.

Enregistrer un relevé de notes

Pour visualiser le relevé de notes électronique, Adobe Reader 7.0, ou une version plus récente, doit être installé sur l’ordinateur du destinataire.

Le destinataire a trois options pour conserver le relevé de notes :

1. Enregistrer dans le système d’imagerie documentaire de l’établissement
2. Enregistrer électroniquement comme document PDF
3. Imprimer sur papier

Quel que soit le mode de stockage utilisé, le destinataire doit s’assurer que le document est sécurisé et que les directives FERPA sont respectées.

Entreprises / Organisations – informations pour ceux qui reçoivent des relevés de notes

Les étudiants actuels et anciens de l’UTSA ont maintenant la possibilité d’envoyer électroniquement aux entreprises et aux organisations des relevés de notes officiels par le biais du réseau sécurisé de serveurs eSCRIP-SAFE. Cette méthode de livraison est la plus rapide et la plus sûre pour obtenir un relevé de notes officiel de l’UTSA.

Un étudiant actuel ou ancien de l’UTSA qui tente d’envoyer à votre organisation un relevé de notes électronique aura besoin de l’adresse électronique directe et du titre de la personne qui reçoit le relevé de notes officiel (le destinataire). Une fois reçu, le relevé de notes peut être testé pour son authenticité, imprimé et/ou sauvegardé électroniquement. Les instructions pour ces actions sont ci-dessous.

Veuillez noter que les copies papier des relevés de notes sont toujours disponibles et peuvent être demandées par les étudiants actuels et anciens de l’UTSA si votre organisation le demande.

Ce que vous recevrez

Lorsque le relevé de notes électronique a été envoyé, vous recevrez un courriel d’eSCRIP-SAFE contenant un lien sécurisé pour accéder au relevé de notes électronique officiel. Cliquez sur ce lien pour consulter le relevé de notes officiel.

Si vous n’avez pas reçu le relevé de notes électronique dans les 30 minutes suivant l’envoi de l’étudiant, vous devez vérifier votre dossier de spam ou de courrier indésirable pour vous assurer que le courriel n’a pas été intercepté par le filtre.

Visualisation d’un relevé de notes

Pour visualiser le relevé de notes électronique, Adobe Reader 7.0 ou plus, doit être installé sur votre ordinateur.

1. Cliquez sur le lien sécurisé eSCRIP-SAFE dans le courriel dans les 14 jours ouvrables suivant la réception. S’il n’est pas consulté durant cette période, un autre e-transcrit doit être demandé par l’étudiant.
2. Une fenêtre s’affichera automatiquement demandant au destinataire de vérifier son identité en fournissant son nom, son organisation et en créant un code d’accès. Il sera également demandé au destinataire d’indiquer dans quel but il souhaite recevoir le relevé de notes.
3. Une fois le processus de vérification terminé, le destinataire devra confirmer les informations fournies et cliquer sur le bouton « Terminer ».
4. Le destinataire sera ensuite dirigé vers l’écran de téléchargement. En cliquant sur le bouton « Télécharger le relevé de notes », une fenêtre PDF affichera automatiquement le relevé de notes officiel à l’écran.
5. Le relevé de notes continuera à être disponible pendant seulement 24 heures après sa visualisation initiale. Après 24 heures, la transcription sera supprimée du serveur eSCRIP-SAFE.
6. Pendant la période de 24 heures, la transcription peut être consultée un nombre illimité de fois en cliquant sur le lien dans le courriel. Le destinataire sera invité à saisir le code d’accès créé lors du processus de vérification à chaque fois qu’il accède au relevé de notes électronique. Vous pouvez également enregistrer le fichier PDF du relevé de notes électronique localement, l’imprimer localement, ou faire les deux, afin de le conserver plus de 24 heures.

Enregistrer un relevé de notes

Vous avez trois options pour conserver le relevé de notes. Notez qu’aucune modification ne peut être apportée électroniquement à un document PDF.

1. Enregistrer électroniquement en tant que document PDF
   • Une fois le PDF ouvert, utilisez la fonction d’enregistrement.
   • Cliquez sur « Fichier », puis sélectionnez « Enregistrer comme copie » et choisissez un emplacement pour placer la copie de la transcription.
2. Imprimez sur papier en cliquant sur l’icône de l’imprimante en haut à gauche de l’écran. La transcription peut également être imprimée en cliquant sur « Fichier », puis en sélectionnant « Imprimer ».
3. Une fois qu’un document a été imprimé, il peut être numérisé en utilisant le système d’imagerie documentaire de l’organisation.

Quelle que soit la méthode de stockage utilisée, le destinataire doit s’assurer que le document est sécurisé et que les directives FERPA sont respectées.

Tester l’authenticité d’un relevé de notes

Vous pouvez vérifier l’authenticité des relevés de notes électroniques en téléchargeant le document PDF dans le programme de validation des relevés de notes d’eSCRIP-SAFE, Doc-Safe.

1. Enregistrez le relevé de notes en PDF (voir les instructions ci-dessus).
2. Cliquez sur le lien suivant : https://escrip-safe.com/validate/transcript
3. Cliquez sur le bouton de navigation.
4. Une fois la fenêtre affichée, sélectionnez la transcription à partir de l’emplacement où elle a été enregistrée. Cliquez sur « Ouvrir ».
5. Le fichier de transcription apparaîtra dans l’espace à côté du bouton « Parcourir ».
6. Cliquez sur « Valider » les résultats de la validation apparaîtront et pourront être imprimés si nécessaire.