Domande frequenti
Q. Potrebbe dirmi esattamente cosa sono i contratti Time and Materials e Fixed Price?
A. I contratti Time-and-materials (T&M) possono essere usati per acquisire forniture o servizi. Questi contratti prevedono il pagamento del costo del lavoro sulla base di tariffe orarie fisse di fatturazione che sono specificate nel contratto. Queste tariffe orarie di fatturazione includono i salari, i costi indiretti, le spese generali e amministrative, e il profitto. C’è un elemento di prezzo fisso nel contratto T&M – le tariffe orarie fisse di fatturazione. Ma questi contratti operano anche come contratti di tipo costo nel senso che le ore di lavoro da lavorare, e pagate, sono flessibili. I materiali sono fatturati al costo, a meno che l’appaltatore non venda abitualmente materiali del tipo necessario per il contratto nel corso normale della sua attività. In tal caso la disposizione di pagamento può prevedere il pagamento dei materiali sulla base di un catalogo stabilito o dei prezzi di listino in vigore quando il materiale viene fornito. Questi contratti possono anche prevedere il rimborso dei costi di gestione del materiale, che sono costi indiretti, come l’approvvigionamento, l’ispezione, il magazzinaggio, il pagamento, ecc. Questi costi indiretti sono fatturati come una percentuale dei costi del materiale sostenuto (simile alla fatturazione dei costi generali come percentuale del lavoro diretto). Tali costi di movimentazione del materiale devono essere segregati in un pool separato di costi indiretti dal sistema di contabilità del contraente e non devono essere inclusi nei costi indiretti inclusi come parte della tariffa oraria fissa di fatturazione per il lavoro diretto. Sarebbe sempre prudente ottenere un controllo pre-award del sistema di contabilità dell’appaltatore per determinare l’adeguatezza del sistema per separare correttamente i costi di movimentazione del materiale da altri costi generali che vengono fatturati con le tariffe orarie fisse per il lavoro. C’è una discussione completa dei contratti a tempo e materiali nella sezione 2.4.3.3 del Manuale di approvvigionamento delle migliori pratiche della FTA. (Rivisto: giugno 2010)
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Q. Il governo ha emesso una richiesta per un contratto a prezzo fisso, ma l’offerente ha proposto di cambiare il tipo di contratto in tempo e materiali. Se, durante i negoziati, il governo accetta questo cambiamento, qual è il risultato probabile? Ci sarà meno rischio per l’appaltatore? Ci sarà un maggiore incentivo per l’appaltatore a controllare i costi? Il tipo di contratto dovrà essere cambiato di nuovo dopo l’aggiudicazione del contratto?
A. La Common Grant Rule per i beneficiari governativi permette l’uso di contratti time and material solo dopo aver determinato che nessun altro tipo di contratto è adatto; e se il contratto specifica un prezzo massimo che il contraente non può superare se non a proprio rischio. Questo perché il contratto T&M non ha alcun incentivo per il contraente a controllare i costi – più tempo e denaro vengono spesi, più è redditizio per il contraente. Anche un contratto a costo maggiorato a tariffa fissa è preferibile da questo punto di vista, poiché fissa l’ammontare dei dollari di onorario per l’esecuzione del contratto e i superamenti dei costi non si traducono in un maggior profitto per il contraente.
Se questo era un appalto competitivo ed è stato pubblicizzato come un contratto a prezzo fisso, non si può poi negoziare un contratto T&M senza modificare la sollecitazione e permettere ad altre aziende di offrire proposte su quella base. Questo rappresenta un cambiamento materiale nell’appalto e ci potrebbero essere altre aziende che si sarebbero proposte su una base T&M che non hanno offerto proposte su una base di prezzo fisso.
Se assegnate un contratto a prezzo fisso non potrete cambiare il tipo di contratto successivamente in un contratto T&M e aspettarvi che la FTA vi rimborsi per i costi aggiuntivi. La FTA ha un interesse finanziario nel contratto a prezzo fisso e l’agenzia non può cedere l’interesse della FTA senza la preventiva approvazione della FTA. In altre parole, l’agenzia non può in seguito pagare di più per qualcosa per cui aveva un contratto ad un prezzo specifico (a meno che, ovviamente, l’agenzia non cambi i requisiti/specifiche del contratto). (Revisione: giugno 2010)
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Q. Stiamo cercando di determinare un costo “ragionevole” per la movimentazione dei materiali. L’appaltatore sta cercando di addebitare le sue spese generali e amministrative (G&A) – ma siccome il tasso fisso è tre volte l’importo pagato al dipendente – sembra che G&A sia una parte del loro tasso di lavoro. Qual è la base per i costi di movimentazione del materiale, cioè, quali tipi di spese sono permesse? Le tariffe non sono di solito il 5-10% dei materiali?
A. Il Federal Acquisition Regulations (FAR) nella sua discussione dei contratti Time and Materials alla sottoparte 16.601 (b) (2) dice che i costi di movimentazione del materiale devono includere solo quei costi che sono chiaramente esclusi dalla “tariffa dell’ora di lavoro”. La tariffa oraria del lavoro includerebbe il costo del lavoro diretto (salario) e le spese generali (e/o le spese G&A). In altre parole, i costi di movimentazione del materiale devono essere segregati in un pool di costi indiretti separati dagli altri costi generali e G&A. I costi di movimentazione del materiale includono tipicamente funzioni come la ricezione, l’ispezione, lo stoccaggio e la distribuzione dei materiali. Lei ha ragione nel dire che i tassi di movimentazione del materiale sono di solito meno del 10% dei costi del materiale stesso. Se l’appaltatore non ha un pool separato per la movimentazione dei materiali, potete negoziare un accordo anticipato nel contratto che richieda un tale pool, così come un accordo anticipato sui componenti del pool, e porre un limite o un tetto al tasso, regolabile verso il basso solo al momento della verifica finale dei costi. Non dovreste usare un tasso predeterminato (fisso) per la movimentazione dei materiali, perché questo potrebbe essere interpretato come un contratto di costo maggiorato (cost-plus-percent-of-cost) inammissibile. Se il contattore non è d’accordo con voi e continua ad insistere su un costo G&A che produce risultati di costo iniqui per la vostra agenzia, potreste anche comprare i materiali e fornirli al contraente come “materiali forniti dal proprietario/agenzia”. Questo annullerebbe qualsiasi aumento, anche se sarebbe ovviamente un onere amministrativo per la vostra agenzia. (Rivisto: giugno 2010)
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Q. Si prega di spiegare il ‘make-up’ delle tariffe Time and Material. Ho capito che nessuna tariffa deve essere applicata a qualsiasi costo diverso dal lavoro. Si afferma che l’onere materiale può essere applicato al materiale, a condizione che il costo non sia già incluso nella tariffa del lavoro. E per quanto riguarda i viaggi, un appaltatore può applicare degli oneri ai viaggi? Si prega di elaborare su ciò che può e non può essere applicato ai vari elementi di costo.
A. Lei è corretto nella sua affermazione che nessun compenso o profitto è permesso se non come parte del tasso di fatturazione fisso per le ore di lavoro diretto. Per fissare un tasso di onorario nel contratto e permettere all’appaltatore di fatturare per i costi effettivi (ad esempio, materiali o viaggi) più quel tasso di onorario costituirebbe un contratto vietato di costo più-percentuale del costo. Un appaltatore è autorizzato a recuperare le spese generali sui suoi costi diretti, come materiali o viaggi, se il sistema di contabilità dell’appaltatore separa chiaramente le spese generali associate a quei costi diretti (per esempio, in un pool di spese generali per la movimentazione dei materiali), e quelle spese generali non sono incluse nel pool di spese generali che è applicato ai costi di lavoro diretti. In altre parole, non ci deve essere una doppia fatturazione per i costi generali di movimentazione del materiale nei tassi applicati ai dollari di lavoro e ai dollari di materiale. L’appaltatore deve addebitare coerentemente tutti i contratti usando la stessa metodologia.
Per quanto riguarda le spese generali applicate al viaggio, sarebbe altamente insolito per il sistema di contabilità di un appaltatore separare le spese generali connesse con il viaggio a carico diretto ed applicare un tasso di onere separato a quei costi. Penseremmo che sarebbe virtualmente impossibile da segregare i costi generali per il viaggio diretto-carico-a-contratti da altri tipi di viaggio quali i responsabili corporativi che viaggiano sui viaggi generali di scopo di affari. Ma se l’appaltatore avesse un gruppo di spese generali relative ai viaggi che ha costantemente fatturato tutti i contratti e questo gruppo di spese generali è stato controllato da un revisore indipendente ed è stato trovato per essere corretto in conformità con i principi di costo della parte 31 della FAR, allora lo vedremmo come accettabile.
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Q. Un appalto Time and Material non è forse più di un Cost-Plus-Percent-Cost con le maggiorazioni rimescolate? Non vedo la differenza… in entrambi gli scenari, un appaltatore aumenterà il profitto sostenendo più ore di lavoro. Indipendentemente dal fatto che le maggiorazioni siano nascoste nelle tariffe orarie… o applicate separatamente dopo che i costi totali della manodopera diretta sono determinati… il costo totale è lo stesso, e più importante, il disincentivo per l’appaltatore è lo stesso: più ore forniranno più profitto.
A. È corretto che per entrambi i tipi di contratto Time and Material (T&M) e Cost-Plus-Percent-Cost (CPPC) il contraente ha un disincentivo a controllare i costi; cioè, più sforzo spende più il lavoro diventa redditizio. Il tipo di contratto CPPC è proibito e non può essere usato quando sono coinvolti fondi federali. Il contratto T&M è permesso, ma può essere usato solo quando il beneficiario determina che nessun altro tipo di contratto è adatto e il contratto specifica un prezzo massimo che l’appaltatore non deve superare se non a proprio rischio.
Se hai un accordo contrattuale in cui l’appaltatore viene rimborsato per i suoi costi effettivi in dollari (se questi costi sono lavoro, materiali, viaggi, ecc. non importa), e c’è una promessa di applicare un’aggiunta predeterminata a questi costi per spese generali e/o profitto, allora hai una situazione CPPC illegale. Per esempio, non si può concordare con un appaltatore su un contratto a costo più fisso di pagare i suoi costi di lavoro effettivi più un tasso di spese generali predeterminato (fisso). Dovete prevedere la possibilità di controllare il tasso di spese generali dopo il fatto e aggiustare le fatture al tasso effettivo sostenuto. Allo stesso modo, non potete accettare di pagare tutti i costi dell’appaltatore più un tasso fisso di profitto sui costi effettivi sostenuti. Entrambi questi esempi sono accordi CPPC illegali.
Potete legittimamente negoziare un tasso fisso, completamente caricato (lavoro, spese generali, profitto) di fatturazione oraria per un dato tipo di lavoro e lasciare le ore da fatturare come importo flessibile se le incertezze di eseguire il lavoro lo giustificano. I regolamenti sugli appalti vi direbbero di monitorare e gestire questo tipo di contratto da vicino per essere sicuri che l’appaltatore stia eseguendo bene. Nei vostri esempi, se l’accordo è negoziato in anticipo e la tariffa oraria di fatturazione per il lavoro, le spese generali e il profitto è fissa, allora avete un contratto T&M. Se, tuttavia, solo una parte della tariffa di fatturazione è fissa e ci sono aggiunte predeterminate (fisse) come un tasso di spese generali o di profitto che sono applicate alla parte fissa della fatturazione (ad esempio, il costo del lavoro), allora si ha un contratto CPPC. (Revisione: giugno 2010)
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Q. La nostra agenzia ha un contratto Time and Materials che deve essere esteso perché il lavoro non è stato completato come originariamente previsto. Il contratto è essenzialmente in una situazione di “overrun”. Possiamo sostituire questo contratto con un contratto Cost-No-Fee per completare il lavoro incompiuto?
A. Se avete un contratto Time and Materials (T&M) che considerate in una condizione di “overrun” (cioè, dove l’appaltatore non ha completato il lavoro a causa di problemi sui quali ha il controllo), vi consigliamo di cercare di rinegoziare le tariffe di fatturazione per il lavoro non finito in modo da eliminare il profitto stimato nelle tariffe di fatturazione, piuttosto che assegnare un nuovo contratto cost-no-fee per il lavoro non finito. Uno dei potenziali problemi nel cambiare il tipo di contratto per il lavoro originariamente sotto il contratto T&M è la questione di liberare l’appaltatore da una potenziale posizione di perdita sotto il contratto T&M. Qualcuno che riveda il file in futuro potrebbe sollevare questa questione, e potrebbe essere un problema legittimo se l’appaltatore stesse operando con costi superiori a quelli previsti quando sono stati negoziati i tassi di fatturazione del contratto originale. (Revisione: giugno 2010)
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Q. Quando un’azienda propone le categorie di lavoro e il numero di ore su un contratto a tempo & materiale, c’è l’obbligo di usare solo quelle categorie e ore esattamente come mostrato nel contratto, a meno che non ci sia una modifica del contratto? In un contratto T&M, i prezzi del contratto sono indicati per le ore e le categorie di lavoro specificate nel contratto. Se il lavoro assegnato differisce da quello originariamente definito, e quindi richiede categorie e ore diverse, allora le parti devono modificare il contratto per aggiungere le nuove categorie e ore, e i prezzi concordati per quelle particolari ore. L’appaltatore non è libero di usare altre categorie e farle pagare come meglio crede. L’appaltatore starebbe quindi consegnando elementi (categorie/ore di lavoro diverse) non previsti dal contratto. Se il lavoro è lo stesso di quello originariamente contrattato, l’appaltatore non può addebitare categorie diverse a tariffe diverse a meno che non ci sia una modifica del contratto che rifletta l’accordo di entrambe le parti ai cambiamenti. (Postato: Gennaio, 2010)
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Q. È possibile avere un subappalto a tempo e materiali sotto un contratto principale a prezzo fisso? C’è qualche divieto contro questo?
A. Non c’è nessun divieto contro un subappalto T&M se il contratto principale è a prezzo fisso. In questo caso è l’appaltatore principale che si assume il rischio che il subappaltatore non possa eseguire. Se il contratto principale fosse a rimborso dei costi, allora sarebbe prudente per l’agenzia essere coinvolta, al punto di richiedere il consenso al subappalto, poiché l’agenzia sopporterebbe il rischio di mancata esecuzione (e quindi di superamento dei costi) da parte del subappaltatore. In quest’ultimo caso l’agenzia vorrebbe assicurarsi che nessun altro tipo di subappalto sia fattibile, e anche che siano in atto controlli rigorosi per l’appaltatore principale per gestire e monitorare il lavoro del subappaltatore per garantire un progresso soddisfacente. (Inviato: Novembre, 2010)
Q. La nostra agenzia ha assegnato un contratto per servizi di paratransit. I termini di pagamento richiedono che l’appaltatore sia pagato un prezzo unitario fisso per ogni viaggio – ora fornito. Il contratto non ha un prezzo massimo o un limite dell’obbligo del beneficiario in termini di dollari totali. È accettabile?
A. Un prezzo massimo/limite dell’obbligo del beneficiario è richiesto dal 4220.1F, Capitolo VI, 2. c. (2) (c) per contratti di tipo T&M. Questo contratto deve essere modificato per incorporare un prezzo massimo che non può essere superato senza l’autorizzazione scritta del grantee. (Postato: Ottobre, 2015)